Análisis de los lineamientos para la Integración, Manejo y Conservación del Expediente Único de Personal:

Para la regulación del manejo de archivos, el Gobierno Federal publicó la Ley Federal de Archivo que en su artículo 6 fracción I, dispone:

“Promover el uso, métodos y técnicas que garanticen la localización y disposición expedita de documentos a través de sistemas modernos de organización y conservación de los archivos, que contribuyan a la eficiencia gubernamental, la correcta gestión gubernamental y el avance institucional;” (Ley Federal de Archivo, 2012: 5).

También, el referido ordenamiento en las fracciones III, IV, XVIII y XIX establece que debe haber un acceso oportuno para la administración de archivos que eficiente el proceso de integración, manejo, conservación, guarda y custodia de la información pública gubernamental, como se describe a continuación:

“Regular la organización y conservación del sistema institucional de archivos de los sujetos obligados, a fin de que […] se preserven actualizados y permitan la publicación en medios electrónicos de la información relativa a sus indicadores de gestión y el ejercicio de recursos públicos, así como de aquélla que por su contenido tenga un alto valor para la sociedad;

Garantizar la correcta conservación, organización y consulta de los archivos de trámite, concentración e históricos; para hacer eficiente la gestión pública y el acceso a la información pública; así como para promover la investigación histórica documental;

“Establecer mecanismos para la colaboración entre las autoridades federales, estatales y municipales

en materia de archivos y;

“Contribuir a la promoción de una cultura de valoración de los archivos y su reconocimiento como eje de la actividad gubernamental”. (Ley Federal de Archivo, 2012: 5).

Lo anterior pretende resaltar la importancia que la documentación y/o archivos tienen, ya que el ordenamiento jurídico referenciado destaca el uso para

75 consulta, conservación y organización, como la inclusión de otros niveles de administración pública en este rubro para el cumplimiento de funciones y actividades que corresponden y generar un manejo eficiente, eficaz, efectivo y viable para la transparencia y rendición de cuentas.

En el ámbito Estatal, la regulación del manejo de archivos ésta contemplada por la Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México, ordenamiento jurídico que en su exposición de motivos destaca que:

“[…] la tarea de recopilación y sistematización de material documental que comprende estudios, informes, dictámenes, obras históricas y en suma, cualquier otro documento importante, debe ser propiciada bajo la normatividad legal que prevea su administración, conservación, restauración y enriquecimiento, por ser ese acervo patrimonial, el reflejo de nuestra historia”. (Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México, 1986: 1).

La importancia que la referida ley otorga a los documentos es trascendental al denominarla:

“[…] símbolos de una memoria compartida, por lo tanto, se regula la administración documental tanto en los tres Poderes del Estado, Municipios y Organismos Auxiliares”. (Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México, 1986: 1).

Por tanto, la Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México en su capítulo primero, dispone la prohibición de que ningún documento puede ser destruido a menos que lo determine la autoridad competente; por lo que, su conservación tiene que ser de por lo menos treinta años, otorgando amplia vigencia a su conservación, guarda y custodia.

Por otra parte, en cuanto al manejo documental, a continuación detallamos el artículo, relativo al tema y que también define lo que debemos entender por documento:

“Artículo 1.- […] normar y regular la Administración de Documentos Administrativos e Históricos de los Poderes del Estado, Municipios y Organismos Auxiliares. Se entiende por documento, cualquier objeto que pueda dar constancia de un hecho”. (Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México, 1986: 4).

76 También la citada ley en términos de Administración de Documentos, en su artículo 2 e incisos dispone lo siguiente:

a) “Los actos tendientes a inventariar, regular, coordinar y dinamizar el funcionamiento

y uso de los documentos existentes en los Archivos Administrativos e Históricos de los Poderes del Estado, Municipios y Organismos Auxiliares y en su caso, los que posean particulares.

b) Los actos que se realicen para generar, recibir, mantener, custodiar, reconstruir,

depurar o destruir Documentos Administrativos o Históricos, que por su importancia, sean fuentes esenciales”. (Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México, 1986: 4).

Dentro de las disposiciones enunciadas anteriormente, destacan las responsabilidades de la administración, las cuales son amplias y de trascendencia esencial en las distintas formas de organización del Estado y demás organismos que la conforman.

“Artículo 4.- Todo documento que realicen los servidores públicos, deberán depositarse en los Archivos de trámite correspondientes, en la forma y términos prevenidos por esta Ley, y demás disposiciones administrativas que se dicten al respecto”. (Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México, 1986: 4).

El enfoque y validez de los documentos radica principalmente en el desempeño de atribuciones, funciones y actividades que ejecutan los servidores públicos; por ende, la ley influencia su manejo en el Estado de México; así mismo, la ley establece una vigencia para su conservación, tal como lo enuncia el siguiente artículo:

“Artículo 8.- Los documentos de contenido administrativo de importancia, serán conservados por 20 años, y si el documento se vincula con las funciones de 2 o más sujetos públicos, deberá transmitirse la información correspondiente, para el efecto, del proceso o vaciado en otros documentos”. (Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México, 1986: 5).

Considerando que, el numeral referido enfatiza la conservación de la documentación que tiene trascendencia caso expreso refiere aquellos de “contenido administrativo” porque influyen en la organización, lo cual describimos a continuación:

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“Artículo 20.- El Archivo de los Organismos Auxiliares, se integrará por los documentos que de ellos emanen y los que le remita el Ejecutivo del Estado o cualquier otra autoridad particular.