ANÁLISIS ORGANIZACIONAL

En la actualidad la Clínica Santa Catalina no cuenta con un diseño organizacional definido, sin embargo, realiza sus labores bajo un modelo jerárquico tradicional basado en la centralización de las decisiones y la mala distribución del personal, siendo estos sujetos a las decisiones tomadas por personas no adecuadas para el cargo.

Por lo cual se realizará una propuesta que permita formalizar y definir una estructura organizacional relacionada a las actividades que se desarrollan para la prestación de los servicios, incluyendo la definición de cargos dentro de la organización, estableciendo sus funciones y atributos para cada labor.

3.2.1 Organigrama actual Clínica Santa Catalina. A continuación, se presenta el organigrama actual bajo el cual realiza sus labores la organización.

Organigrama 1. Estructura actual Clínica Santa Catalina.

En la manera que actualmente la Clínica Santa Catalina desarrolla sus funciones, se observa que la jerarquía inicia en la Gerencia General y se traslada al Gerente de servicios y calidad, quien es principalmente el encargado de tomar las decisiones en la clínica tanto del servicio y del ámbito administrativo, adicionalmente maneja el recurso humano de la compañía, así mismo verifica la información contable entregada por el auxiliar, el área de facturación y recepción, mostrando la sobrecarga de funciones y responsabilidades que se focalizan en este cargo. Respecto a la rama del organigrama que se destina a labores administrativas, no se identifica una división de áreas que permitan delimitar las actividades correspondientes a los cargos que conforman este equipo administrativo, no solamente porque están liderados por una persona con un conocimiento diferente

al requerido para el manejo de estas funciones administrativas, si no que la jerarquía de los cargos se encuentra en el mismo nivel para todos.

El área de quirófanos actualmente es liderada por la enfermera jefe, la cual coordina la labor del equipo médico de la clínica, como lo es enfermera auxiliar, instrumentadora, farmacia y anestesiología el cual cuenta directamente con un auxiliar de anestesia. Se evidencia que la cabeza de la rama correspondiente a quirófanos es un cargo que no corresponde a las actividades que se deben realizar para lograr un óptimo funcionamiento del servicio, puesto que se requiere de una persona con mayor conocimiento para mantener los lineamientos entre el equipo de anestesia y el de enfermería.

Por último, se concluye que la Clínica en la actualidad no cuenta con personal destinado a actividades comerciales y recursos humanos, aunque la clínica expresó contar con apoyo de una empresa especializada en temas contables, esto no se logró evidenciar en el organigrama establecido por la organización.

Basándonos en los hallazgos se demuestra que la clínica requiere de una organización en los cargos estipulados en su organigrama, que permitan focalizar las actividades para mejorar su funcionamiento buscando mantener el mismo número de cargos con los que cuenta la Clínica actualmente.

3.2.2 Organigrama propuesto Clínica Santa Catalina. Evidenciados los problemas en el organigrama actual de la organización, se presenta a continuación en el Organigrama 2., una propuesta de un nuevo organigrama con el fin de dar solución a las problemáticas de orden que enfrenta en la actualidad la clínica. Organigrama 2. Propuesta estructura Clínica Santa Catalina.

En el organigrama propuesto se realizó una modificación de los cargos con los que actualmente funciona la Clínica, manteniendo el mismo número de colaboradores y tercerizando la actividad de servicios generales, además se propone incluir el soporte de un tercero, encargado de ser especialista en gestión de calidad y otro en temas contables.

El gerente general mantendrá sus funciones de liderar y establecer los lineamientos bajo los cuales se regirá la institución, además teniendo presente que Clínica Santa Catalina es una organización pequeña se propone que las labores comerciales propuestas en este estudio sean realizadas por el gerente general considerando que su carga laboral se apoya en los gerentes de cada área, buscando no incrementar el costo de personal.

El cargo que anteriormente se conocía como gerente de servicios y calidad ahora solo se denominará como gerente de servicios asistenciales, el cual se encargará de crear una sinergia para el óptimo funcionamiento del servicio respecto a temas técnicos, manejando las áreas de anestesia y enfermería, esta última será liderada por un director de enfermería o jefe enfermera(o), que solamente manejará a los cargos de instrumentador, enfermera auxiliar y asistente de farmacia.

Se crea un nuevo cargo de gerente administrativo y financiero, el cual se encargará de entregar los resultados del área al gerente general y a su vez liderar el equipo que lo compone, un auxiliar de recursos humanos, un auxiliar administrativo y contable y por ultimo una recepcionista.

Respecto a los cargos tercerizados, el gestor de calidad, se ubica como apoyo del soporte general, el cual no solamente ayudará a certificar la calidad de los procesos y futuras capacitaciones, si no que se encargará de la revisión fiscal requerida para la organización; el contador será nombrado por la empresa con la cual se establezca relaciones, soportará todo el tema respecto a documentación física, manejo del software contable y declaración ante autoridades públicas, por último los servicios generales serán contratados con una empresa especialista, buscando reducir costos y asegurar el personal requerido para estas actividades.

Propuestas las anteriores modificaciones al organigrama actual, se establecen en el siguiente numeral los beneficios logrados bajo esta propuesta.

3.2.3 Beneficios organigrama propuesto de la Clínica Santa Catalina. Realizada la propuesta para la mejora del organigrama de la clínica, se consideran los siguientes beneficios.

 La mejora estructural del organigrama permite a los colaboradores conocer la jerarquía que se tiene en la organización, logrando definir la autoridad y el canal de comunicación que se debe llevar, de esta manera se podrá establecer las responsabilidades de cada cargo.

 El Gerente General estará encargado de desarrollar los planes estratégicos de la organización, velando por la articulación e integración de la Gerencia de Servicios Asistenciales y la Gerencia Administrativa y Financiera, fomentando la correcta toma de decisiones; a su vez, se encargará de mejorar e incentivar a la comunicación, cooperación y sentido de responsabilidad entre todos los colaboradores.

 Las estrategias comerciales serán realizadas por el Gerente general, considerando que su habilidad y conocimiento del entorno facilitara el logro de dichas estrategias, con el fin de aumentar el número de servicios prestados por la clínica.

 Se logra una separación de funciones entre el área médica y el área administrativa & financiera, esto permite un mejor direccionamiento de procesos, teniendo en cuenta las habilidades descritas en el manual de funciones para cada cargo, los cuales tendrán que presentar soportes a la Gerencia general informando sobre el manejo del área para facilitar la toma de decisiones con base en evidencia documentada obtenida según la división.

 La integración de un tercero como lo es la asesoría contable permitirá tener mayor manejo y conocimiento en las actividades relacionadas al cargo del auxiliar administrativo y contable, facilitando la toma de decisiones y mejorando la veracidad en la información entregada al Gerente administrativo y financiero.  El contratar a una empresa externa como gestora de calidad, permitirá identificar

y corregir las falencias que aleja a la Clínica para el óptimo cumplimiento de la normativa y de esta manera prestar un servicio de alta calidad.

3.2.4 Manuales de funciones. En la actualidad ninguna de los miembros de la Clínica cuenta con un manual de funciones, cada uno acorde a su profesión se ha ido acoplando a sus funciones, sin embargo, cada uno conoce sus labores y las desempeña bajo un concepto general. Por falta de documentación se omiten responsabilidades del personal, esto influyendo directamente en la prestación de un servicio de alta calidad.

Para generar un cambio e implantar un orden en la organización se requiere realizar una propuesta de manuales de funciones para los cargos actuales como para los propuestos logrando una articulación con el organigrama propuesto para la Clínica Santa Catalina teniendo como base la información suministrada por la institución. Con la propuesta de los manuales de funciones para la Clínica se busca formalizar y estandarizar las actividades del personal, creando un sentido de responsabilidad y pertenencia con sus actos, con esto logrando fortalecer la estructura interna de la empresa y así buscando prestar un servicio íntegro y de alta calidad a sus clientes.

En el Anexo C., se presentan los manuales de funciones para cada cargo relacionado en el organigrama propuesto.

A continuación, se muestra el manual del Gerente General.

MANUAL DE FUNCIONES Código: RHA-01 Fecha: Octubre/17 IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo Gerente General

Jefe inmediato Socios e inversionistas

Departamento Gerencia