Las encuestas realizadas entregaron resultados de acuerdo a las variables que se plantearon para la elaboración de la misma: pertenencia de estudios y comunicación, mismas que forman parte de este análisis presentado a continuación.
5.7.1 Análisis situacional de comunicación externa de la PUCE SD.
6.7.1.1 Pertenencia de estudios.
A pesar de que la encuesta estuvo pensada también en estudiantes de la PUCE SD, es importante reconocer que la mayor parte de los encuestados fueron personas ajenas a la institución, es decir estudiantes de bachillerato de diferentes colegios de la ciudad y bachilleres que aún no inician sus estudios superiores o que a su vez han dejado los estudios por diferentes circunstancias.
Dentro del grupo estudiantil de la PUCE SD se tomaron en cuenta a estudiantes de las diferentes escuelas de la universidad, haciendo hincapié en los estudiantes de la Escuela de Comunicación Social, considerando el hecho de la propuesta de fortalecimiento de la comunicación externa de la sede universitaria.
Los estudiantes de bachillerato fueron seleccionados de diferentes colegios locales particulares, considerando que la universidad es de carácter particular y necesitan alguna inversión para cursar sus estudios superiores en la sede. Sin embargo existieron acercamientos con chicos en diferentes áreas de la ciudad donde practican todo tipo de actividad deportiva o artística, centrando el foco a los parques de Santo Domingo, donde
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cada chico que se encontraba dentro del rango de edad solicitado en la encuesta fue abordado para el desarrollo de la encuesta.
Esta actividad se llevó a cabo para poder tener un panorama claro de toda la población que posiblemente será estudiante de a PUCE SD.
Estos públicos fueron definidos por proyecciones del INEC y por ser estos jóvenes quienes se encuentran en edades de estudios superiores y de capacitación a través de los cursos de formación continua que se oferta en la sede universitaria.
6.7.1.2 Comunicación externa.
Según el Coordinador de Comunicación Virtual de la PUCE SD, coordinación que se encarga de la realización de productos de comunicación interna y externa de la sede, todos los proceso de comunicación que se desarrollan son encaminados a las necesidades temporales de la sede, es decir no existe una planificación de contenidos y soportes para la ejecución de los mismos, ya que no se cuenta con un Plan de Comunicación Interno ni Externo aprobado.
En el análisis de este proyecto se consideran varios datos que hacen reconocer que estas afirmaciones sean ciertas, ya que del total de encuestados, el 60.2% dijo no reconocer los medios de comunicación externa que utiliza la universidad, mientras que el 39.8% restante sí los podía reconocer. Este panorama se clarifica cuando se considera que existieron estudiantes de carreras que no pertenecían a Comunicación Social y por ende no reconocían estas herramientas, a pesar de estar en constante uso.
Uno de los canales más utilizados para emitir comunicaciones a los públicos externos es la prensa escrita, a más de las redes sociales, la página web y el correo electrónico, medios no tradicionales que han reemplazado a la televisión y a la radio.
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Este dato no es menos relevante, ya que la comunicación de la PUCE SD hacia su entorno en la actualidad pasa en su mayoría por medios digitales, dejando de lado los no digitales como los antes mencionados. Sin embargo los encuestados, principalmente aquellos que no son estudiantes de la sede entregaron un dato muy importante, al reconocer que habían tenido información de la PUCE SD por medio de recomendaciones personales y de la prensa escrita principalmente.
Esto se reafirma en el momento de conocer cuáles serían los medios por los cuales prefieren recibir información de la universidad, puesto que a más del Internet, es decir redes sociales, página web y correo electrónico, que ocupó un 45.9% de aceptación, hubo la alternativa de elegir más medios para este fin, donde se obtuvo el dato del 49.5% de aceptación, llegando a la conclusión de que los medios tradicionales y no tradicionales resultan ser efectivos en el entorno de la PUCE SD, todos respaldados su uso en una planificación adecuada.
Herramientas como la folletería, ferias estudiantiles, visitas guiadas a la universidad, visitas a los colegios por delegaciones de la sede, perifoneos en espacios permitidos, boletines informativos digitales, líneas telefónicas de atención gratuita, publicidad radial y televisiva, también forman parte de las alternativas comunicacionales que puede utilizar la PUCE SD para cumplir con sus objetivos por medio de una comunicación efectiva.
Sin bien es cierto, las ferias estudiantiles de universidades también son parte de la propuestas comunicacionales de la sede a decir del Coordinador de Comunicación Virtual, pero estas se las realiza una vez por año y en conjunto con las demás universidades de la zona.
Un punto favorable de la encuesta es el conocimiento de la página web de la universidad (www.pucesd.edu.ec) y de las páginas y canales de redes sociales que controla la PUCE SD como son los casos de Facebook (www.facebook.com/pages/PUCESD-Pontificia- Universidad-Cat%C3%B3lica-del-Ecuador-Sede-Santo-Domingo/132725053447431), Twitter (twitter.com/somospucesd) y YouTube (www.youtube.com/user/PUCESD), mismos que
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gestionan en gran cantidad las comunicaciones de carácter académico y social de la universidad, sin embrago hay temas que solo tienen cabida de respuesta por medio de contactos directos en Facebook, visitando la sede en información o por medio de solicitudes a las autoridades, haciendo que los usuarios tengan pérdida de tiempo en sus actividades y ocasionando malestar en ellos.
Las valoraciones a cada servicio digital en torno a su manejo y estructura están en una buena posición, ya que a más de su conocimiento, el mayor porcentaje de valoración entre excelente y bueno, indicando así la calidad de trabajo de quienes se encuentran con el control de estas herramientas.
Otro aspecto muy importante es el manejo de contenidos, mismos que han tenido buena aceptación por los encuestados, quienes en un 80.6% indicaron que los mensajes recibidos han sido claros, lo que indica que cada mensaje es trabajado por diferentes personas antes de que se publique, manteniendo un perfil de posicionamiento adecuado para una universidad, sin embargo, el porcentaje restante debe ser considerado en la creación de futuros mensajes.
Para el Coordinador de Comunicación Virtual, los mensajes tratan de ser lo más claro y sencillo posible para los públicos externos, ya que como él reconoce, cada mensaje emitido es parte de la identidad e imagen de la institución, situación que se trata de controlar y revisar la mayor cantidad de veces posibles de acuerdo al tiempo que se posea para poder exponerlos en los diferentes canales comunicacionales.
En relación a los oportuno de los mensajes, el porcentaje bajó en relación a la claridad de los mismos, ya que 64.3% de los encuestados mencionaron tener la información oportuna, situación que para una organización resulta en problemas, ya que la oportuna entregan de los mensajes hace que la retroalimentación de los públicos sea la esperada.
La planificación de la comunicación como herramienta es fundamental para el Coordinador de Comunicación Virtual, pudiendo tener por anticipado todas las actividades de importancia
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en materia comunicacional de la sede en orden, evitando retraso o destiempo que pueden acarrear inconvenientes con los públicos y por ende una mala reputación.