5.1. DIAGRAMA CAUSA - EFECTO
Para determinar las posibles causas de los problemas encontrados, se desarrolló el diagrama Causa - Efecto analizando los diferentes factores que intervienen en el problema, tales como máquinas, mano de obra, información, método y entorno.
Diagrama 4: Diagrama Causa-Efecto Proceso de Compras
53 El anterior diagrama evidencia de manera categorizada las posibles causas de las problemáticas encontradas en el proceso de compras de Pollo Andino.
Inicialmente se evaluó el factor Máquina, en dónde se encontró que el principal inconveniente es la inexistencia de un Software especializado de inventarios y de una plataforma para la gestión de proveedores. La compañía maneja una base de datos bastante extensa en cuanto a materia prima, insumos y proveedores, por lo que se hace necesario implementar un sistema de información robusto que permita gestionar con mayor facilidad y eficiencia estos procesos.
El siguiente factor es el de Mano de obra, el cual refleja que el perfil profesional de las personas que actualmente llevan a cabo este proceso no es el indicado, puesto que están enfocadas en desarrollar actividades netamente operativas sin tener en cuenta aspectos como la estrategia, el análisis y la mejora continua.
En cuanto al factor de Información, una de las debilidades es la falta de análisis y seguimiento de los datos debido a que no se lleva a cabo un registro completo del proceso. Además el flujo de información con las demás áreas y con los proveedores no es lo suficientemente fluido, lo cual dificulta conocer con exactitud sus necesidades, reaccionar a tiempo ante cualquier inconveniente y obtener datos actualizados de los demás procesos de la compañía.
Algunas de las causas que se identificaron en el factor de Métodos están relacionadas a la no estandarización de los procesos: no existe un sistema de inventarios, no se realiza una gestión de proveedores, la planeación de la demanda presenta un alto porcentaje de error, el proceso de compras no se encuentra estandarizado, etc. Todos estos aspectos dificultan la implementación de nuevos procedimientos en el área de compras pues tienen un alto impacto en la toma de decisiones.
Finalmente, se tuvo en cuenta el factor del Entorno en donde se identificaron tres causas principales: alta carga laboral, falta de motivación en el personal y desintegración entre las áreas. Esta última genera inconvenientes con las demás dependencias de la compañía ya que no existe la suficiente colaboración para identificar problemas de alto impacto y para implementar mejoras conjuntas.
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5.2. GRÁFICO DE RADAR
Diagrama 5: Gráfico de Radar Proyección de la Demanda
Fuente: Los Autores
En la Gráfica de Radar se evalúan las diferentes causas o condiciones que están afectando directamente al proceso de Gestión de Proyección de la Demanda. Para cada condición existe una pregunta que se debe responder para asignarle una calificación (cuando la respuesta es negativa el puntaje es mayor y cuando es positiva el puntaje es menor). Con el objetivo de crear posteriormente estrategias que estén orientadas a aquellas causas, que en el caso de este Diagrama, apunte el Radar.
Se evaluaron 8 condiciones, factores y/o causas derivadas de la Gestión de Proyección de la demanda, 3 de ellas tienen una calificación Alta (de 5 a 8), las cuales apunta el Radar y quiere decir que son posiblemente condiciones que estén afectando directamente a esta Gestión:
El proceso de Proyección de la Demanda no está estandarizado.
El modelo actual de la proyección de la demanda no es eficaz.
La diferencia entre las ventas reales y las proyectadas es alta.
Identificados estos factores de la problemática existente en la Gestión de Proyección de la demanda, se tiene claro que la estrategia para darle solución debe estar enfocada en la implementación de un modelo que tenga en cuenta más variables estadísticas, con el objetivo de disminuir el porcentaje de error, que actualmente se encuentra en 10.69%.
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5.3. DOFA
Diagrama 6: DOFA Gestión de Inventarios Pollo Andino S.A
Fuente: Los Autores
Tabla 18: Matriz Impacto DOFA Gestión de Inventarios Pollo Andino S.A
Fuente: Los Autores OPORTUNIDADES
- Sistema de información tecnológico para Gestión de inventarios.
- Experiencia del Almacenista.
- Existencia de la Planeación de la demanda. - Existencia de teoría de Gestión de Inventarios.
AMENAZAS
- Separación entre el área de Compras,el almacén y el área comercial.
- Ítems costosos perecederos.
- Distribución del espacio del Almacén. - El almacenista no se encuentra capacitado en gestión de inventarios.
FORTALEZAS
- Comunicación entre las coordinadoras de Compras y el Almacenista.
- Espacio de la Bodega de Inventarios de Insumos.
DEBILIDADES
- No se cuenta con un Sistema de inventarios. - No se tiene en cuenta el Stock de Seguridad y el Lead Time de los proveedores.
- Se toman decisiones a criterio del almacenista.
DOFA
FORTALEZAS IMPACTO OPORTUNIDADES IMPACTO
A M B A M B
Comunicación entre las
coordinadoras de Compras y el Almacenista.
X
Sistema de información tecnológico
para Gestión de inventarios. X Experiencia del Almacenista. X Espacio de la Bodega de
Inventarios de Insumos. X
Existencia de la Planeación de la
demanda. X
Existencia de teoría de Gestión de
Inventarios. X
DEBILIDADES IMPACTO AMENAZAS IMPACTO
A M B A M B
No se cuenta con un Sistema de
inventarios. X
Separación entre el área de
Compras, el almacén y el área ccial. X No se tiene un Stock de
Seguridad. X Ítems costosos perecederos. X
No se tiene información de
Lead Time de los proveedores. X
Distribución del espacio del
Almacén. X
Se toman decisiones a criterio
del almacenista. X
El almacenista no se encuentra capacitado en gestión de inventarios.
56 Tabla 19: Matriz DOFA Gestión de Inventarios Pollo Andino S.A
MATRIZ DOFA
OPORTUNIDADES AMENAZAS
Sistema de información tecnológico para Gestión de inventarios.
Experiencia del Almacenista.
Existencia de la Planeación de la demanda.
Existencia de teoría de Gestión de Inventarios.
Separación entre el área de Compras, el almacén y el área ccial.
Ítems costosos perecederos.
Distribución del espacio del Almacén.
El almacenista no se encuentra capacitado en gestión de inventarios. FORTALEZAS Integrar al sistema de información de Pollo
Andino toda la gestión de inventarios, derivada de la base de datos del área de compras.
Aprovechar la amplia experiencia del almacenista y la planeación de la demanda que realiza el área Comercial, para así sincronizar este conocimiento y estos requerimientos, con un modelo teórico de inventarios.
Diseñar e implementar una adecuada distribución de la Bodega de Inventario con estantes de 2 o 3 pisos, para aprovechar el espacio del Almacén.
Crear o buscar un curso de capacitación en sistemas de inventarios que se adecúe al modelo del negocio para el Cargo de Almacenista.
Hacer alianzas estratégicas con las compañías proveedoras de productos perecederos, para que en el caso de vencimientos se tenga la opción de devoluciones o logística inversa. Conectar definitivamente el área de
Compras con el Almacén para lograr ser más eficientes en la gestión. • Comunicación entre las
coordinadoras de Compras y el Almacenista. • Espacio de la Bodega de Inventarios de Insumos. DEBILIDADES
Crear una base de datos sólida y de fácil manejo que contenga toda la información necesaria de productos de inventario y proveedores.
Definir inventario de seguridad y tener claro el Lead Time de los proveedores para consolidar un sistema de gestión de inventarios.
Crear un modelo de Gestión de Inventarios adecuado para el desarrollo del negocio.
Documentar toda la información necesaria en cuanto a Ítems y proveedores para sustentar un sistema de inventarios, generando efectividad en la gestión. • No se cuenta con un Sistema de inventarios. • No se tiene un Stock de Seguridad. • No se tiene información de Lead Time de los proveedores.
• Se toman decisiones a criterio del almacenista.
Fuente: Los Autores
Como se puede observar en el análisis DOFA, se proponen las estrategias FO, FA, DO, DA. A partir de la ponderación de impacto del DOFA se establecen las siguientes opciones, según los factores de más alto impacto:
Aprovechar la amplia experiencia del almacenista y la planeación de la demanda que realiza el área Comercial, para así sincronizar este conocimiento y estos requerimientos, con un modelo teórico de inventarios.
Diseñar e implementar una adecuada distribución de la Bodega de Inventario con estantes de 2 o 3 pisos, para aprovechar el espacio del Almacén.
Definir inventario de seguridad y el Lead Time de los proveedores para crear un modelo de Gestión de Inventarios adecuado para el desarrollo del negocio.
Crear o buscar un curso de capacitación en sistemas de inventarios que se adecue al modelo del negocio para el Cargo de Almacenista.
57 Con lo anterior se establece la necesidad de la creación de un modelo de Gestión de Inventarios adecuado para el desarrollo del negocio que tenga en cuenta la planeación de la Demanda y la información de los proveedores.