ANALIZAR EL PROCESO EN BUSCA DE POSIBLES MEJORAS

Una vez que hemos definido nuestras metas para cada etapa del proceso y las hemos plasmado en nuestro mapa, es momento de analizar cada una de las etapas para determinar en donde podemos mejorar las tareas que se llevan a cabo con el fin de alcanzar los valores metas de nuestras métricas.

Este proceso consiste en un análisis detallado de la etapa del proceso que vamos a mejorar y se recomienda que en dicho análisis participen tanto los encargados del proceso de mejora como los dueños de los procesos involucrados.

Debe realizarse una visita al piso de trabajo para ver que es lo que realmente se hace y nunca confiarnos en lo que dice en los documentos, si es que estos existen, que se debe hacer.

En muchas ocasiones el solo hecho de analizar detenidamente un proceso entre varias personas, nos permite realizar mejoras considerables a este, esto es porque en muchas ocasiones los problemas o fallas en los procesos son producto de prácticas anticuadas que pasan de operador en operador sin cuestionar su razón de ser, es decir son producto de la ceguera de taller.

Por otra parte también es necesario un análisis un poco más estructurado para lo cual nosotros proponemos utilizar la herramienta SMED como una metodología englobadora, es decir que servirá de guía o base para analizar el proceso y posteriormente aplicar otras herramientas de mejora al proceso, ya que la forma en que esta herramienta identifica y clasifica las actividades de los procesos facilita la tarea de delimitar claramente cada una de estas actividades para posteriormente analizarlas por separado y aplicar las herramientas de mejora que mejor se adecuen a cada caso en particular.

• Definición de generalidades y propósito de la aplicación del SMED.

Como sabemos el propósito original de esta metodología es eliminar o reducir los tiempos de preparación de las máquinas con el fin de maximizar el tiempo en que agregan valor al producto, nuestro propósito al aplicar esta herramienta será reducir los tiempos de preparación del camión, desde que este esta disponible hasta que finalmente sale a su destino.

Una vez que hemos identificado la meta que queremos alcanzar con la aplicación de esta herramienta es momento de comenzar con el proceso de mejora siguiendo los pasos de la metodología SMED.

• Diseño y aplicación del SMED.

El diseño que utilizaremos es el mismo que se utiliza originalmente con pequeñas modificaciones que de presentarse serán mencionadas durante el proceso de diseño.

Etapa 1. Separar en operaciones internas, externas y despilfarro.

Etapa 3. Convertir actividades internas en externas.

Etapa 4. Optimizar las internas remanentes.

Etapa 5. Optimizar las actividades externas.

En esta etapa se aplicarán las herramientas de mejora (Poka Yoke, 5’s, Administración Visual, Mejores Prácticas) que mejor solución propongan para cada tarea a optimizar, concluyendo con esto la principal tarea de la aplicación del SMED que era como mencionamos anteriormente identificar los subprocesos del sistema.

A continuación se muestra una tabla (Tabla 3.1) en donde aparecen las métricas que hemos propuesto para empresas de mensajería y paquetería, así como las causas más comunes de un bajo desempeño en estas y las herramientas que podemos utilizar para mejorar.

Esta tabla es de gran utilidad al momento de decidir que métrica queremos mejorar, ya que facilita la búsqueda de oportunidades de mejora y ayuda a alinear los esfuerzos de la compañía exactamente en la dirección que se desea, es decir, podemos elegir una métrica en especial que queremos mejorar, analizar las causas específicas que la afectan y elegir una herramienta de mejora para esta causa en particular, esto garantiza que todos nuestros esfuerzos estarán orientados a mejorar la métrica que nos interesa, ahorrando tiempo en la búsqueda de oportunidades de mejora y el análisis de posibles herramientas.

Métricas Causas que la afectan

Herramientas o estrategias de mejora

% Tiempo

disponible Fallas mecánicas

TPM.

• Mantenimiento preventivo e inspecciones básicas por parte de los operadores.

• Análisis de causas de fallas frecuentes.

• Mantenimiento preventivo durante tiempos muertos. Inspección secuencial.

• En el caso de que las unidades pasen de un operador a otro, este último debe realizar una inspección a la unidad para asegurarse de las condiciones en las que se encuentra.

Tiempos de carga y descarga

5’s.

• Contar con todo lo necesario para agilizar el proceso, como papelería y documentación necesaria.

• Mantener el área de carga y descarga libre de objetos que interfieran en las operaciones.

SMED.

• Realizar las actividades previas a la carga y descarga antes de que el camión llegue.

Administración visual.

• Utilizar señales visuales para identificar las distintas zonas del área de carga y descarga con la finalidad de agilizar la clasificación y asignación de los paquetes a sus destinos.

Poka yoke.

• Colocar alguna señal en los paquetes de tal forma que sea más fácil identificar su destino y evite errores al momento de asignar los paquetes a las distintas rutas.

Consolidar la carga en contenedores.

• Utilizar contenedores para agrupar paquetes pequeños con un mismo destino, agilizando la carga y el manejo de los paquetes.

Rediseño de las áreas de carga y descarga.

• Generar un nuevo layout de tal forma que se optimicen los tiempos que toma cargar y descargar las unidades. Un layout apropiado ayude a mejorar el flujo de los paquetes y reduce los tiempos de carga y descarga.

Falta de demanda

Abrir nuevas rutas o servicios diferenciados en precio, cambiando las políticas de entrega.

• Mediante estas estrategias se pueden abrir nuevos servicios, como entregas en 48 hrs. o servicios de entrega en diferentes horarios, con precios diferentes.

Falta la documentación

adecuada

5’s.

• Contar con la documentación de la carga y la unidad a la mano, además de los materiales necesarios para liberar la salida de las unidades.

Poka yoke.

• De ser posible instalar estaciones de trabajo fijas en los puntos de carga y descarga que proporcionen todo lo necesario para generar la documentación de las unidades y la carga.

% Tiempo rodando

Unidades mal asignadas a rutas

Analizar asignación de unidades a rutas.

• Realizar un análisis de las rutas y las unidades asignadas a cada ruta para asignar unidades de capacidades adecuadas a los niveles de demanda de cada ruta.

Métricas Causas que la afectan

Herramientas o estrategias de mejora

Rotación de operadores

Sistemas de compensación del desempeño.

• Generar sistemas de incentivos que propicien empleados mas conformes con su trabajo, evitando la constante rotación de personal.

Bajo desempeño de la unidad

TPM.

• Mantenimiento preventivo e inspecciones básicas por parte de los operadores.

• Análisis de causas de fallas frecuentes.

• Mantenimiento preventivo durante tiempos muertos. Inspección secuencial.

• En el caso de que las unidades pasen de un operador a otro, este último debe realizar una inspección a la unidad para asegurarse de las condiciones en las que se encuentra.

Nivel de desempeño en velocidad Caminos bloqueados o dañados

Realizar un estudio costo beneficio para seleccionar nuevas rutas. • Analizar distintas rutas en busca de alternativas, en ocasiones debemos

seleccionar nuevas vías de transito aunque alguno de nuestros costos se aumente, siempre y cuando el beneficio global sea mejor. Es decir se sacrifica algo por un bien mayor.

Rutas mal diseñadas

Analizar las rutas.

• Realizar un análisis de las rutas en busca de nuevos puntos de recolección y entrega. Es necesario realizar un estudio para constatar que el aumento del tiempo de recorrido de la unidad debido a los nuevos puntos que debe tocar, es aceptable a cambio del aumento en las ganancias que se generen con estos cambios a las rutas.

Falta de monitoreo de rutas

Realizar un monitoreo de las rutas.

• Con el fin de detectar bajas o altas en la demanda para asignar unidades que cubran las necesidades de carga sin desperdiciar capacidad.

Saturación de las unidades en volumen o peso

Analizar el contenido de la carga para maximizar la capacidad de la unidad.

• En ocasiones la carga excede el volumen o el peso que puede transportar la unidad y se desperdicia capacidad de carga, si se estudia el contenido de la carga se pueden mezclar de tal forma que se maximice el uso de la unidad.

Diseño de empaques, contenedores y cajas de carga especiales para maximizar la capacidad de la unidad.

• Se pueden utilizar pallets para apilar carga sin dañarla, o racks dentro de la unidad para contar con otra superficie de carga.

% Carga

Desperdicio de capacidad

Analizar asignación de unidades a rutas.

• Realizar un análisis de las rutas y las unidades asignadas a cada ruta para asignar unidades de capacidades adecuadas a los niveles de demanda de cada ruta.

Métricas Causas que la afectan

Herramientas o estrategias de mejora

Errores en la documentación

5’s.

• Mantener el área de documentación limpia y libre de material y documentos que no sean necesarios en esta área.

Poka yoke.

• Utilizar etiquetas de colores para identificar el destino de los paquetes, esta práctica ayuda a eliminar los errores que se presentan en los procesos de documentación durante el proceso.

Errores en la asignación de la

carga

Poka yoke.

• Utilizar etiquetas de colores para identificar el destino de los paquetes. De esta forma se eliminan los errores al asignar la carga en las unidades. Administración visual.

• Utilizar señales visuales para identificar las distintas zonas del área de carga, con la finalidad de eliminar los errores en la asignación de la carga. Diseño de un layout apropiado.

• El diseño del área de carga puede ayudar a evitar errores, delimitando claramente los espacios para cada uno de los destinos de la carga.

% Yield Errores en la transferencia de carga de una unidad a otra Poka yoke.

• Utilizar etiquetas de colores para identificar el destino de los paquetes. De esta forma se eliminan los errores al momento de cruzar la carga de una unidad a otra en el área de crossdocking.

Administración visual.

• Utilizar señales visuales para identificar las distintas zonas del área de carga, con la finalidad de eliminar los errores en la asignación de la carga. Diseño de un layout apropiado.

• El diseño del área de carga puede ayudar a evitar errores, delimitando claramente los espacios para cada uno de los destinos de la carga.

Métricas Causas que la afectan

Herramientas o estrategias de mejora

Rutas físicas en mal estado

Realizar un estudio costo beneficio para seleccionar nuevas rutas. • En ocasiones elegir nuevas rutas que en un principio parecen tener costos

más altos, pueden traer ciertos beneficios como la reducción en los tiempos de ruta. Estos beneficios pueden ser o no justificados, para eso se requiere de dicho estudio.

Falta la documentación

adecuada

5’s.

• Mantener el área de documentación limpia y libre de material y documentos que no sean necesarios en esta área, para evitar que los papeles de la carga se pierdan.

% Entregas a tiempo

Tiempos de carga y descarga

5’s.

• Contar con todo lo necesario para agilizar el proceso, como papelería y documentación necesaria.

• Mantener el área de carga y descarga libre de objetos que interfieran en las operaciones.

SMED.

• Realizar las actividades previas a la carga y descarga antes de que el camión llegue.

Administración visual.

• Utilizar señales visuales para identificar las distintas zonas del área de carga y descarga con la finalidad de agilizar la clasificación y asignación de los paquetes a sus destinos.

Poka yoke.

• Colocar alguna señal en los paquetes de tal forma que sea más fácil identificar su destino y evite errores al momento de asignar los paquetes a las distintas rutas.

Consolidar la carga en contenedores.

• Utilizar contenedores para agrupar paquetes pequeños con un mismo destino, agilizando la carga y el manejo de los paquetes.

Rediseño de las áreas de carga y descarga.

• Generar un nuevo layout de tal forma que se optimicen los tiempos que toma cargar y descargar las unidades. Un layout apropiado ayude a mejorar el flujo de los paquetes y reduce los tiempos de carga y descarga. Tabla 3.1 Tabla de herramientas de mejora propuestas.

Como podemos observar claramente en las tablas hay muchos problemas que son propiciados por las mismas causas, y por consiguiente una sola herramienta ayuda al mejoramiento del desempeño de varias métricas.

Por eso es necesario que se analicen los problemas que se presentan en la organización y se escoja mejorar primero aquellos que se repiten en varias ocasiones o darle prioridad a la herramienta que ayude a mejorar más métricas.