Las nuevas tecnologías de información están transformando la naturaleza de los productos, los procesos, las compañías, las industrias y la competencia en los mercados. No es sino hasta los últimos años cuando los administradores han visto la importancia de la tecnología de información para el desarrollo de las empresas y ahora la ven como una herramienta de apoyo imprescindible.
Sin embargo, no solamente se trata de visualizar su importancia y aceptar que es una herramienta de apoyo, sino que las compañías deben entender los grandes efectos e implicaciones que tiene la nueva tecnología y cómo pueden éstas crear importantes ventajas competitivas.
Actualmente estamos en el inicio de la etapa de estandarización de sistemas: interoperabilidad, proyectos en colaboración, correo electrónico interno, intranets, y la necesidad de mejorar la administración de los sistemas distribuidos son los catalizadores que mantienen la atención puesta sobre la industria informática.
La definición de una visión, misión y objetivos estratégicos, así como correlacionarlos con los factores clave del éxito de la corporación que los apoya, analizar las áreas de negocios y los procesos, al igual que identificar las aplicaciones necesarias que tendrán funcionalidad en la organización, se encuentran entre los pasos que se deben tomar en cuenta para la elaboración de una estrategia de tecnologías de información.
El uso de la información como un arma estratégica, con soporte en herramientas informáticas, conteniendo aplicaciones analíticas, que ayudan a las organizaciones a maximizar su rendimiento en los negocios, generando la eficiencia operativa, forma parte de la Inteligencia del Negocio (Roque, 2001).
3.4.1 HISTORIA DE LAS HERRAMIENTAS ANALÍTICAS
Durante la década pasada, organizaciones consumieron considerables cantidades de recursos construyendo sistemas de Procesamiento de Transacciones en Línea (Online Transaction Processing, OLTP), así como sistemas de Planeación de Recursos Empresariales (Enterprise Resource Planning, ERP), los cuales son indispensables para el funcionamiento de la organización. La cantidad de información acumulada en los almacenes de datos llego a alcanzar niveles incalculables.
Mientras que estos sistemas generaron significativos avances en la automatización y organización de la información, ellos se convirtieron en “silos de información” ofreciendo un mínimo de capacidades de acceso o capacidades analíticas para los usuarios finales del negocio. Un estudio conducido por IBM identificó que las compañías típicas utilizaban solo del 2 % al 4 % de sus datos almacenados (Cherry Tree, 2002).
En el pasado, el acceso a los sistemas de información requería de administradores de base de datos y desarrolladores. Cualquier acceso no anticipado por usuarios finales era raramente permitido. Para fines analíticos se utilizaban: consultas personalizadas, hojas de cálculo, bases de datos relacionales y aplicaciones gráficas.
Sin embargo, estas soluciones fueron diseñadas y reconstruidas por el departamento de Tecnologías de Información, el cual muchas veces no tiene un completo entendimiento de las necesidades de información del usuario final. Además, estas soluciones raramente permitían análisis ad-hoc y eran muy limitados en la manipulación de datos, así como en las posibilidades de análisis y visualización de los mismos. Finalmente, estas soluciones carecen de conectividad hacia diversos recursos de información tanto interna como externa.
En la actualidad, estos sistemas tradicionales no proveen de una herramienta analítica integrada y funcional para los usuarios finales, particularmente para los usuarios de negocios. Dichos sistemas fallaban al tratar de satisfacer las necesidades de los analistas de negocios debido a dos razones:
% Manejan información inaccesible
% Manejan información no integrada
Tradicionalmente, los usuarios finales utilizaban éstos sistemas aislados y aplicaciones no integradas para sus necesidades analíticas.
3.4.2 ANTECESORES DEL BUSINESS INTELLIGENCE
Los Sistemas de Información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc.
Por otra parte, los sistemas de información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los sistemas de soporte a la toma de decisiones, sistemas para la toma de decisión de grupo, sistemas expertos de soporte a la toma de decisiones y por último, los sistemas de información para ejecutivos (Peralta, 2001).
Sistemas de Soporte a la Decisión
Los sistemas de soporte a la decisión (DSS: Decision Support Systems) conllevan a un ahorro de tiempo, dinero y esfuerzo. Gracias a las facultades de las investigaciones de informática en facilitar las operaciones de los ejecutivos de las instituciones, se llega a un punto en el que las tecnologías de información soportan y realizan gran parte de dichas averiguaciones, otorgando al usuario el potencial de contar con la información necesaria y oportuna para tomar decisiones vitales para el curso de la organización.
Los sistemas de soporte a la decisión son aquellos que permiten al usuario final desarrollar los análisis que crea necesarios sobre información compleja de la empresa, en un ambiente amigable.
Fernández (1999) menciona que el 10 por ciento del personal pasa el 90 por ciento de su tiempo haciendo algún tipo de análisis para el empleo de una persona (altos ejecutivos), por lo que se tiene que cambiar de enfoque en el que cualquier individuo que desee realizar un análisis pase solamente el 10 por ciento de su tiempo haciéndolo.
Obviamente este cambio implica que estén disponibles para la mayoría de los usuarios, herramientas analíticas y los sistemas de este tipo que proveen en gran medida estas capacidades.
Los sistemas de esta índole proporcionan un significativo ahorro en tiempo, dinero y esfuerzo, al realizar análisis y cálculos complejos necesarios para la toma de decisiones en una organización, de manera automatizada e inmediata.
Las empresas cuyo mercado es el mundo, manejan un sinfín de información, donde el manejo de los datos representan los puntos que pueden fortalecer o debilitar el rumbo de la organización, es por ello, que los sistemas que soportan la toma de decisiones auxilian el manejo de dichos volúmenes de información para obtener el mejor provecho de ella, lo que repercutirá evidentemente en competitividad para la compañía.
Sistemas de Información Ejecutiva
Sistemas de información ejecutiva, una forma de analizar los factores de éxito. El término Sistema de Información Ejecutiva (EIS: Executive Information System) fue inventado por Rockart y Treacy en 1982. Ellos veían al EIS como un sistema intensamente orientado a datos, diseñado para proporcionar información que ayudara a los ejecutivos a mejorar el manejo de su planeación, monitoreo y análisis de sus procesos.
Un sistema de información ejecutiva se caracteriza por la habilidad de examinar y enfatizar factores críticos de éxito; responsabilidad de usuarios individuales; la habilidad de extraer, filtrar y sintetizar un amplio rango de información interna y externa, de manera de minimizar el tiempo de respuesta a niveles ejecutivos; la habilidad de proporcionar accesos en línea, reportes por excepción, y drill down (obtener el detalle del cruce de tablas en bases de datos), un ambiente amigable en el cual se requerirá un mínimo o nulo entrenamiento para su uso, organización y presentación de opciones de vistas de la información en un formato sencillo para usuarios específicos, y la habilidad de combinar información gráfica, tabular y textual en una misma pantalla.
Aterrizando estos conceptos a las necesidades de una organización global, le permite al ejecutivo administrar y tener la información precisa de la situación comercial y operativa de su empresa, en el momento adecuado, y sobre todo, de una manera ampliamente amigable y sencilla, presentada en sustitución de aquellos informes del estado
de la empresa que requerían horas, incluso días, de esfuerzo humano en equipo para tener dicha información concentrada, que inclusive no siempre llegaba a tiempo. Por lo que se puede observar la importancia de contar con un sistema con estas características, le brinda al ejecutivo una dirección, planeación y acción oportuna de la compañía. (Pérez, 1999)