CAPÍTULO 5: PROPUESTA
5.1. Antecedentes (de la herramienta o metodología que propone como solución)
Hoy en día las empresas, gremios e instituciones compiten a un ritmo acelerado y aquellas que no están preparadas para asumir retos y apoderarse de mecanismos nuevos e innovadores que el mercado impone, no podrán permanecer en este mundo globalizado.
En este contexto las ferias, eventos, congresos, exposiciones y las ruedas de negocios, se perfilan como un mecanismo idóneo de comunicación y promoción comercial.
Campbell Design es un proveedor integral que abarca las áreas en 360 grados atendiendo las necesidades de comunicación dedicada a la ejecución de proyectos comerciales de promoción y marketing corporativo, con una amplia experiencia y fortaleza comercial de intangibles de más de 15 años, con profesionales
especializados, que a más de ser innovadores en diseño, publicidad, comunicaciones, organización de eventos corporativos, eventos especializados y ferias masivas, branding de marcas, ofrecen una atención personalizada, soluciones rápidas, efectivas y aportes directos para la toma de decisiones.
Actualmente Campbell Design se ve en la necesidad de implementar un manual de procedimientos para la Administración en el Área Contable y Financiera, con la finalidad de mantener un control interno en el cual se especificarán los procesos a seguir en un orden lógico y en un tiempo definido, esto debido a que en la
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organización se presentan varias problemáticas tales como la carencia de un
organigrama claro, el cual no alcanza a definir las funciones específicas de cada área de trabajo, generando actualmente exista desorganización por parte de la Gerente, tanto en la autonomía en la toma de decisiones del área financiera, lo que ocasiona que no se pueda cumplir con los entes de control tales como: Instituto de Seguridad Social (IESS), Servicio de Rentas Internas (SRI), lo que ocasiona recargos en cuanto a multas e intereses innecesarios lo que puede conllevar al cierre de la microempresa por el pago a destiempo.
Es de gran importancia la implementación de un manual de procedimientos ya que se pretende mejorar el funcionamiento en dicha área, lo cual permitirá al personal operativo y a la gerencia que conozca los diversos pasos que deben seguir para el desarrollo de las actividades, además que el manual de procedimientos se establece como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y desempeños de los empleados involucrados en un determinado procedimiento, sirviendo como guía para ejecutar el trabajo de una manera eficaz y eficiente, optimizando tiempo y recursos económicos.
La metodología que se propone como solución es la implementación de un Manual de Procedimientos en Campbell Design, puesto que esta herramienta aporta al desarrollo cotidiano de las actividades en el Área Contable y Financiera además de las actividades y las tareas del personal del área antes indicada, la determinación del tiempo de realización, el uso de recursos materiales, tecnológicos y financieros, la aplicación de métodos de trabajo y de control contribuirá al crecimiento de la microempresa.
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5.2. Descripción (de la Estructura de la herramienta o metodología que propone como solución)
Manual de Procedimientos
La empresa en el momento de implementar el sistema de control interno, debe elaborar un manual de procedimientos, en el cual debe incluir todas las
actividades y establecer responsabilidades de los funcionarios, para el cumplimiento de los objetivos organizacionales. (Gómez, 2001)
El manual de procedimientos es un documento que contiene en forma ordenada y sistemática la información que permite conocer o aclarar los objetivos, las políticas a seguir, la estructura y funciones, las técnicas, métodos y sistemas para el desarrollo propio de las funciones de toda la microempresa.
Ventajas del Manual de Procedimientos
Auxilian y contribuyen en la capacitación del personal. Auxilian en la inducción al área de trabajo asignada.
Describen en forma detallada las actividades de cada área de trabajo. Facilitan la interacción de las distintas áreas de la microempresa. Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo.
Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen para el desarrollo de las actividades de rutina.
Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo eficiente de información.
Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al personal. Proporcionan una visión integral de la empresa al personal.
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Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y desempeños de los empleados involucrados en un determinado
procedimiento.
Son guías del trabajo a ejecutar.
El Manual de Procedimientos, contribuirá a mejorar la gestión financiera en Campbell Design, puesto que este manual proveerá a los involucrados de la organización un medio para recibir instrucciones, informaciones y métodos para realizar sus tareas, así como instruirse de los detalles de las políticas generales y administrativas de la organización.
5.2.1. Enfoque de la Investigación
Es muy necesaria ya que de esta depende la forma de trabajo, la obtención de información, los análisis que se practiquen y por consiguiente el tipo de resultados que se obtengan, procesarán la información recopilada, el método que se selecciona para el presente proyecto es el de enfoque cuantitativo ya que esta ayudará a medir los datos estadísticos aplicados en las encuestas que se realizarán al personal de Campbell Design que dará como resultado el porcentaje de conocimiento que tienen los empleados acerca de un manual de procedimientos.
5.2.1.1 Modalidad Básica de la Investigación
La investigación realizada se encuentra dirigida al personal de la microempresa Campbell Design, bajo la modalidad de una investigación de campo.
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5.2.1.2 Tipos de Investigación
Existen varios tipos de investigación, depende la metodología que se desee aplicar en el proyecto para obtener los mejores resultados.
5.2.1.3 Investigaciones descriptivas
Describir en términos metodológicos consiste en indicar todas las características del fenómeno que se estudia.
Precisan aún más esto señalando que “...Desde el punto de vista científico, describir es medir”. Esta última definición es importante, por cuanto implica por parte del investigador la capacidad y disposición de evaluar y exponer, en forma detallada, las características del objeto de estudio. Además, estos estudios permiten poner de manifiesto los conocimientos teóricos y metodológicos del autor del estudio, ya que evidencia el nivel cognitivo y operativo de conceptos y categorías relacionados con el tema. (Hernández & Fernández & Baptista, 1998)
5.2.1.4 Investigación de campo
El trabajo de campo implica la relación directa del investigador con las fuentes de información no documentales, implica una aproximación integral al fenómeno a estudiar, identificando las características naturales, económicas, residenciales y humanas del objeto de estudio, individual, que implica la aproximación y relacionamiento con las personalidades más importantes del grupo (identifica los líderes de los distintos niveles como los más importantes proveedores de
información). (Hernández, 2003)
En este proyecto se aplicará la investigación de campo ya que la información es proporcionada directamente de las instalaciones de Campbell Design la cual permite obtener los datos ágilmente.
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5.2.2. Población y Muestra
La población es un conjunto finito o infinito de elementos con características comunes para los cuales serán extensivas las conclusiones de la investigación. Esta queda delimitada por el problema y los objetivos del estudio. (Arias, 2006) La muestra es un subgrupo de la población. Se puede decir que es un subconjunto de elementos que pertenecen a ese conjunto definido en sus necesidades al que llamamos población. (Behar, 2008)
La población es la muestra que identifica las características de acuerdo a
segmentaciones demográficas o referencias que permite encontrar quien es el objeto de interés para la investigación, los cuales son aplicados a todo el personal de la microempresa Campbell Design, por ser una población pequeña se cuenta con 10 personas lo cual constituye la muestra.
Tabla 7 Población y Muestra
CONCEPTO VALOR
Hombres 5
Mujeres 5
Discapacidad especial 0
Total 10
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
5.2.2.1 Recolección de Información
Consiste en la recopilación de información dentro de un cierto contexto, en el presente proyecto se aplican de distintas formas, ya que los datos que se obtienen son de fuentes primarias porque se las puede encontrar directamente en la
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5.2.2.2 La observación
La observación en la investigación es importante porque a partir de ella, se puede indagar, discutir y concluir sobres problemas o necesidades dentro de las áreas y darle una respuesta dependiendo de lo captado en el proceso, llegando a un análisis breve y conciso.
5.2.2.3 La entrevista
Es un intercambio de ideas, opiniones mediante una conversación que se da entre una, dos o más personas donde un entrevistador es el designado para preguntar.
5.2.2.4 Encuesta
Las encuestas son instrumentos de investigación descriptiva que precisan identificar a las preguntas a realizar, las personas seleccionadas en una muestra representativa de la población, especificar las respuestas y determinar el método empleado para recoger la información que se vaya obteniendo. (Gutiérrez & Vázquez & Bello, 2005)
De acuerdo al proyecto se utilizará una encuesta la misma que se aplicará al personal de Campbell Design la cual permitirá la recolección de información para el manual que se pretende implementar.
5.2.3. Modelo de Encuesta realizada al personal
El objetivo de la encuesta es recopilar información para realizar un Manual de Procedimientos para la Administración en el Área Contable y Financiera que se va implementar en Campbell Design, el modelo de la encuesta se encuentra en el anexo 1 en el cual se puede visualizar todas las preguntas realizadas al personal.
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5.2.3.1Análisis de la Información
Pregunta No. 1 ¿Conoce usted la Filosofía Corporativa de Campbell Design?
Tabla 8 Conoce la Filosofía Corporativa
OPCIONES FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 8 80%
NO 2 20%
TOTAL 10 100%
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
Figura No. 5 Conoce la Filosofía Corporativa Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
Análisis: Se demuestra que una gran parte del personal encuestado conoce de la Filosofía Corporativa de Campbell Design lo que contribuirá positivamente para la implementación del Manual de Procedimientos.
80% 20%
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Pregunta No. 2 ¿Cree usted necesario la implementación de un Manual de Procedimientos?
Tabla 9 Implementación de un Manual de Procedimientos
OPCIONES FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 9 90%
NO 1 10%
TOTAL 10 100%
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
Figura No. 6 Implementación de un Manual de Procedimientos Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
Análisis: En la Encuesta se puede percatar que la gran mayoría está de acuerdo con la implementación de un Manual de Procedimientos, debido a que en su mayoría son conscientes de los cambios que puedan surgir para el mejoramiento de la
organización.
90% 10%
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Pregunta No. 3 ¿Alguna vez ha realizado actividades que crea que no corresponden a su área de trabajo?
Tabla 10 Actividades que no corresponden al área de trabajo
OPCIONES FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 6 60%
NO 4 40%
TOTAL 10 100%
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
Figura No. 7 Actividades que no corresponden al área de trabajo Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
Análisis: En su mayoría el personal encuestado manifiesta que ha realizado actividades que no corresponden a su área de trabajo, esto se debe a que no están definidas las actividades que deben cumplir cada uno de los empleados en Campbell Design.
60% 40%
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Pregunta No. 4 ¿Conoce usted la definición de un Manual de Procedimientos?
Tabla 11 Definición de un Manual de Procedimientos
OPCIONES FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 7 70%
NO 3 30%
TOTAL 10 100%
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
Figura No. 8 Definición de un Manual de Procedimientos Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
Análisis: El 70% de los encuestados expresa que tiene conocimiento acerca de lo que es un Manual de Procedimientos además de ser beneficioso para el presente proyecto, ya que el personal puede aportar en el cumplimiento fiel de los procesos cuando se realice la implementación del mismo.
70% 30%
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Pregunta No. 5 ¿Usted tiene conocimiento de las políticas y reglamentos dentro de la empresa?
Tabla 12 Conoce de las políticas y reglamentos
OPCIONES FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 8 80%
NO 2 20%
TOTAL 10 100%
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
Figura No. 9 Conoce de las políticas y reglamentos Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
Análisis: El personal encuestado en su mayoría conoce de las políticas y reglamentos los cuales se cumplen sin mayor inconveniente, esto ocasiona que el clima laboral sea el adecuado, evitando cualquier tipo de conflicto que se pueda generar internamente.
80% 20%
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Pregunta No. 6 ¿Se siente participe de los éxitos y fracasos de su área de trabajo?
Tabla 13 Se siente participe de los éxitos y fracasos
OPCIONES FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 10 100%
NO 0 0%
TOTAL 10 100%
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
Figura No. 10 Se siente participe de los éxitos y fracasos Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
Análisis: El total de los encuestados manifiesta que se siente participe de los éxitos y fracasos de su área de trabajo lo que demuestra que los empleados se sienten parte de la organización es decir que pueden contribuir al crecimiento de la
microempresa con la nuevas metodologías que se puedan aplicar a la misma. 100%
0%
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Pregunta No. 7 ¿Se realizan reuniones estratégicas que hayan contribuido a mejorar el desarrollo de su trabajo?
Tabla 14 Reuniones estratégicas que contribuyen al trabajo
OPCIONES FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 9 90%
NO 1 10%
TOTAL 10 100%
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
Figura No. 11 Reuniones estratégicas que contribuyen al trabajo Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
Análisis: En su mayoría los encuestados expresan que las reuniones que se han realizado han contribuido a mejorar el desarrollo de su trabajo, ya que estos se han dado oportunamente una vez por semana solventando los vacíos que puedan tener para desempañar sus actividades.
90% 10%
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Pregunta No. 8 ¿En algún momento se ha sentido con sobre cargo de trabajo?
Tabla 15 Se ha sentido con sobre cargo de trabajo
OPCIONES FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 6 60%
NO 4 40%
TOTAL 10 100%
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
Figura No. 12 Se ha sentido con sobrecargo de trabajo Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
Análisis: La encuesta efectuada arroja que el 60% de los empleados se ha sentido con sobrecargo de trabajo, por ende muchas de las veces las tÁREAs encomendadas no han sido efectuadas correctamente por la presión que esto les genera.
60% 40%
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Pregunta No. 9 ¿Cuenta con capacitaciones que le han ayudado a mejorar su desempeño en el área de trabajo?
Tabla 16 Capacitaciones que mejoran el desempeño
OPCIONES FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 3 30%
NO 7 70%
TOTAL 10 100%
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
Figura No. 13 Capacitaciones que mejoran el desempeño Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
Análisis: El personal encuestado manifiesta que no ha contado con capacitaciones que le ayuden a mejor el desempeño un su área de trabajo esto se debe a que las áreas que han tenido algún tipo de capacitación se lo ha realizado aleatoriamente y no por la necesidad que tenga dicha área.
30% 70%
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5.3. Formulación del proceso de socialización de la propuesta
Se realiza un Manual de Procedimientos para la Administración en el Área Contable y Financiera de la Microempresa Campbell Design, con la finalidad de mejorar las actividades del área antes indicada.
PROPUESTA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, PARA LA
ADMINISTRACIÓN EN EL ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA,
PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN, UBICADA
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5.3.1 Introducción
El Manual de Procedimientos es una herramienta técnica necesaria de gran relevancia para el buen funcionamiento de una organización con el fin de obtener un excelente control del recurso humano, tecnológico, económico.
El área Contable y Financiera tiene como prioridad generar un mayor control tanto de los recursos económicos, relaciones con los proveedores ya que al tener un poder de negociación con los mismos aportará a que exista una mayor ventaja con relación a los costos desarrollando estrategias y así contribuir con el crecimiento económico de la microempresa.
La elaboración del manual de procedimientos permite desarrollar de una forma cronológica el proceso de ejecución en cualquier área, las empresas que ponen en práctica esta herramienta administrativa son más organizadas, más productivas y por consiguiente más competitivas ya que permite que sus colaboradores conozcan los procesos y así contribuyan con el éxito de la organización.
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5.3.2. Filosofía Corporativa 5.3.2.1 Misión
Somos una empresa que brinda un soporte y apoyo para nuestros clientes siendo una pieza clave en la consecución de sus estrategias y objetivos de mercado.
Nuestros servicios de comunicación, diseño, publicidad, organización de eventos, ferias y convenciones, están alineados a 4 conceptos fundamentales: eficiencia, diferenciación, mejora continua y garantía de resultados.
5.3.2.2 Visión
En 5 años seremos una empresa que tendrá una imagen sólida, fortalecida gracias al cumplimiento de nuestros procesos, enmarcada en nuestros 4 conceptos