Pérgola patio y construcción de baños Construcción baño
SALA CUNA Y JARDIN INFANTIL INTERCULTURAL “ILUÑA POREKO TAÑI MAPU”,.
IV. Aplicación de Mejoras y Nuevos Procedimientos 2009.
En la medida que los procedimientos de control interno se vuelven más eficientes, se van detectando nuevas fuentes de riesgos que deben ser monitoreados por la Dirección de Contraloría. Es por esto que durante este año se han implementado los siguientes procedimientos de control.
Informe de Gestión 2009 Corporación Municipal Desarrollo Social Macul
1 Modificaciones al Sistema de Rendición a JUNJI
Producto de la implementación de nuevos sistemas de entrega de subvención, establecidas en el Decreto Ley Nº 442, se determinaron nuevas condiciones en cuanto a los formatos y documentos a entregar en la rendición mensual. Principalmente, los cambios dicen relación con la entrega de respaldos originales, lo que nos obligó a efectuar legalizaciones notariales de los documentos a entregar, en circunstancias que con anterioridad solo se entregaban copias.
Por otra parte, se hizo cada vez más necesaria la acreditación de mayor cantidad de información que justificara las transacciones, además de la correspondencia de las mismas con lo autorizado expresamente por JUNJI a través del Manual de Transferencia de Fondos. Lo anterior, debido a exigencias establecidas por la Contraloría General de la República mediante Auditoria practicada a JUNJI durante el 2009.
i. Aumento de volúmenes de trabajo por aumentos de cobertura JUNJI
Es importante destacar que desde el año 2008 en adelante, la cobertura hacia los párvulos de la comuna ha aumentado de manera sustancial, lo que se traduce en la puesta en marcha en Abril de 2008 de los Jardines Infantiles “23 Estrellitas” y “Semillitas de Amor”; y durante el 2009 del Jardín Infantil Intercultural “Iluña Poreko Tañi Mapu”. Esto nos muestra que desde el 2008 la cobertura aumento de 3 a 6 Jardines, denotando la creciente demanda de atención párvulos en la comuna.
Consecuentemente, aumentaron los volúmenes de trabajo en la confección de rendiciones mensuales a JUNJI, Informes Financieros por centro de costo, resolución de problemas y adecuación permanente de gastos a normativas JUNJI. Adicionalmente; también se acrecentaron considerablemente los volúmenes de compra (Proceso de Adquisiciones), las reparaciones de infraestructura (Personal de Proyectos) y los procedimientos de Administración del Personal (Personal de Recursos Humanos, Remuneraciones y Tesorería). En conclusión los movimientos descritos han afectado las operaciones de esta Corporación de manera creciente y transversal.
Finalmente y para graficar la importancia de los Jardines Infantiles en la comuna, es necesario destacar que dadas las buenas gestiones realizadas, durante el 2010 se procederá a la inauguración de 3 nuevos Jardines Infantiles, los cuales en la actualidad se encuentran en etapa de Construcción e implementación de Mobiliarios.
2 Sistema de Remuneraciones
Durante el 2009, los procedimientos de remuneraciones se vieron alterados principalmente por las modificaciones de normativas implementadas, entre las que se cuentan:
• Implementación de Aporte Patronal de la totalidad del Seguro de Invalidez y Sobrevivencia. • Implementación de Ley 20.305 por aporte del empleador para entrega de Bono Post Laboral. • Cálculo y entrega de Anticipo de Bono SAE
3 Aplicación de Ley de Subcontratación
Producto del contrato mantenido con la empresa de seguridad Guardias Asociados S.A., quien durante el mes de Agosto de 2009, dio cuenta de sus problemas de liquidez y de la imposibilidad de Pago de Remuneraciones y de las obligaciones impositivas de su personal, nuestra Corporación dando fiel cumplimiento de la Ley de Subcontratación Nº
20.123 se vio en la obligación de retener los montos
facturados según contrato. Consecuentemente, y recurriendo a la totalidad de las institucionesInforme de Gestión 2009 Corporación Municipal Desarrollo Social Macul
previsionales involucradas, se determinaron los montos impositivos adeudados y sueldos líquidos, para luego ser cancelados a los involucrados. El proceso descrito debió ser repetirse para las cotizaciones provisionales comprendidas entre los meses de Junio y Noviembre de 2009; y para las Remuneraciones entre Agosto y Noviembre de 2009.
Por otra parte, las circunstancias permitieron implementar procedimientos de control alternativos en relación al pago de las imposiciones, ya que a través de la plataforma PREVIRED se determinaron los montos a cancelar, los cuales vía control cruzado eran cotejados con los montos determinados vía software de la Caja de Compensación (Procedimiento habitual utilizado por la Corporación). Esta situación ha podido generalizarse a la totalidad de las obligaciones impositivas mantenidas por esta Corporación, dándole una relevante importancia al proceso impositivo.
4 Contratos de Honorarios
Durante el 2009 se puso especial hincapié, en la correcta elaboración de los contratos de honorarios, así como el cumplimiento de sus condiciones, para efectos de la materialización del pago de las cuotas pactadas. En este sentido, mediante el requerimiento de informes de cumplimiento adicionales y procedimientos de verificación en terreno, se veló por la correcta utilización de los recursos asociados a los contratos esporádicos.
5 Adquisiciones: Petición de Ejecutivo Cedible
Dada la crisis financiera del año 2009 y los crecientes problemas de liquidez, que afectaron en mayor o menor medida a nuestros proveedores, la Dirección de Control se enfocó en los procedimientos de emergencia utilizados por las empresas para la obtención de Recursos. En este sentido vital importancia adquirieron las empresas de factoring y el documento que permite operar bajo esta modalidad, la copia “Ejecutivo Cesible” de las facturas.
Consecuentemente y dentro de nuestro quehacer, la entrega de montos en efectivo por concepto de Fondos a Rendir y Cajas Chicas tenia especial relevancia, ya que en general las compras asociadas, realizadas por personal no familiarizado con el proceso de Adquisiciones, solo eran respaldadas con la factura “Original Cliente” y el triplicado de “Control Tributario”.
Existía por ende, el riesgo de que los proveedores enviaran sus Ejecutivos Cedibles a empresas de Factoring, aunque las facturas se encontraran canceladas, ya que no era demostrable por parte nuestra, en el caso de que la factura no tuviera timbres de cancelación y además el pago fuera en efectivo, situación que se daba muy a menudo.
Es por esto que se adoptó como procedimiento que cada que cada rendición de fondos en el caso que adjuntara facturas, debía incluir en forma obligatoria el respectivo “Ejecutivo Cedible”, generando una modificación de normativas que tomo tiempo de acostumbramiento y la respectiva reticencia del personal ante los cambios, que al día de hoy ya se encuentra subsanada e internalizada por éstos.