Aplicación por pasos del procedimiento para calcular y analizar los costos

Capítulo 2: Aplicación del procedimiento para calcular y analizar los costos

2.3 Aplicación por pasos del procedimiento para calcular y analizar los costos

El procedimiento que se aplica es el propuesto por Velázquez Albiol (2013) que fue estudiado en el capítulo anterior. Aunque se tomó la esencia de la propuesta de Rizo Lorenzo (2013), fue necesario realizar algunas adecuaciones las cuales consisten en conformar una serie de etapas y pasos ya que este procedimiento en su totalidad está redactado de manera general por lo que se dificulta su aplicación.

En la figura 2.1 se muestra el procedimiento resultante para el cálculo y análisis de los costos de aprovisionamiento.

Figura 2.1: Representación esquemática del procedimiento para el cálculo y análisis de los costos de aprovisionamiento. Fuente: Elaboración propia.

Etapa 1: Preparación del estudio

 Selección del equipo de trabajo. Cálculo y selección del número de expertos.

 Descripción detallada del proceso de aprovisionamiento.

Etapa 2: Cálculo de los costos de la gestión de aprovisionamiento

 Definición de las partidas de gastos.

 Cálculo de los gastos y de los costos.

Etapa 3: Análisis de los costos. Detección de las oportunidades de

mejora.

Etapa 4: Propuesta de acciones de mejora

Etapa 6: Seguimiento y control Etapa 5: Implementación de las mejoras

Etapa 1: Preparación del estudio.

Esta etapa tiene como objetivo preparar las condiciones necesarias para conducir el estudio de los costos. Debe realizarse una comunicación interactiva a todo el personal involucrado resaltando la necesidad y la importancia del proyecto, de esta manera se logra el compromiso del personal. En esta etapa se seleccionan además el equipo de trabajo y los expertos que participarían en el estudio.

Paso 1: Selección del equipo de trabajo. Cálculo y selección del número de expertos.

Este paso comprende la formación de un equipo de trabajo interdisciplinario que serán los encargados de recopilar, procesar y analizar la información necesaria que se requiere en cada una de las etapas del procedimiento. Debe estar compuesto como máximo tres personas y su composición no debe cambiar durante el proyecto. El éxito del estudio depende de la participación continuada y comprometida de estos durante el desarrollo de todo el proyecto. Los miembros del equipo deben poseer conocimientos sobre logística empresarial y en específico sobre el subsistema de aprovisionamiento, filosofías, actividades que lo componen y herramientas; técnicas de trabajo en grupo, etc. Independientemente del nivel de conocimiento sobre la temática, se impartirá una preparación previa.

También debe quedar conformado en este paso el grupo de expertos en los que se sustentará el análisis y las decisiones en determinados aspectos del procedimiento, debiéndose seleccionar estos cuidadosamente. El número de expertos necesarios puede calcularse utilizando un método probabilístico y asumiendo una ley de probabilidad binomial, como se muestra en la ecuación 2.1.

Primeramente se realiza una estimación por el analista del tamaño de la población de expertos (N) que puede existir en general, estos pueden coincidir con el equipo de trabajo definido.





2 1 i k p p M    (2.1) Donde: M: Cantidad de expertos

i: Nivel de precisión deseado

p: Proporción estimada de error de los expertos

K: Constante cuyo valor está asociado al nivel de confianza elegido.

Los valores de K se muestran a continuación: Nivel de confianza (%) valor de K

99 6.6564

95 3.8416

90 2.6896

Fuente: Marrero Delgado (2001).

Una vez determinada la cantidad necesaria se procede a su selección teniendo en cuenta que los mismos deben tener los requisitos generales siguientes (Díaz Curbelo, 2009):

 Interés en participar en el estudio; el personal debe estar de antemano motivado a participar y a ofrecer sus criterios sin perjuicios de ninguna índole.

 Poseer una formación de tipo empresarial en general.

 Competencia profesional; deben poseer un nivel de formación superior y estar relacionados en alguna medida, con las teorías y conceptos sobre los que se fundamenta el problema abordado.

37  No estar comprometido con los resultados, de manera tal que sus motivaciones e intereses individuales no se superpongan con el problema abordado, evidenciando imparcialidad.

Primeramente se realizó una breve introducción a la investigación en la empresa, esta consistió en la comunicación a todo el personal involucrado de su desarrollo resaltando la necesidad y la importancia que representa para la entidad.

Luego el equipo de trabajo quedó integrado por tres miembros: el Director Técnico, el Director de la UEB Mercadotecnia y la autora de esta investigación. En el cálculo del número de expertos a partir de la expresión 2.1, se estimó una probabilidad de error entre los expertos de p = 0.02, un nivel de precisión de i = 0,10 y un nivel de confianza del 95% (k = 3.8416). El cálculo arrojó la necesidad de trabajar con ocho expertos.

A partir de una población inicial de expertos y teniendo en cuenta los requerimientos planteados con anterioridad se conformó el listado final de ocho expertos a participar en el estudio (Tabla 2.2). El mismo tiene en su composición directivos que están motivados e implicados con la investigación, que además comprenden la filosofía y los conceptos relativos a la logística empresarial y los demás contenidos que se abordan en la investigación.

Tabla 2.2: Expertos seleccionados para participar en el estudio.

No Nombre Cargo que ocupa

1 Guillermo Pérez Molina Director Recursos Humanos

2 Julio C Pérez Osenes Especialista C en Inversiones

3 Ana J Arredondo Dreke Especialista de Calidad

5 Yasmany Rodríguez Díaz Especialista A en Recursos Materiales

6 Juan M Daniel Acebo Director UEB Aseguramiento Material

7 Niurka Machado Morales Especialista Comercial

8 Magalys Pérez Torres Directora Contable Financiera Fuente: Elaboración propia

Paso 2: Descripción detallada del proceso de aprovisionamiento.

El proceso de aprovisionamiento en la entidad comienza con la solicitud de suministros realizada por los especialistas y funcionarios, en correspondencia con el manual de especificaciones de materias primas y suministros y el plan de negocios aprobado para el periodo. Estas solicitudes se ajustan a las regulaciones del Ministerio de Economía y Planificación (MEP) y de los organismos rectores y reflejan claramente los requisitos: cantidad, especificaciones, referencias, métodos de inspección, certificaciones, envase, embalaje, identificación, conservación, plazos de entrega, garantía, documentos técnicos para la utilización, mantenimiento y reparación, servicios de pos-venta, fichas de seguridad para el caso de los productos químicos, sustitutos, fabricantes y todo lo que pueda facilitar la tramitación de la compra. Luego se realiza la recepción y confección de la solicitud teniendo en cuenta el plan de producción, el manual de especificaciones y la relación de proveedores calificados y condicionados. Se analizan los proveedores, si estos son aprobados se les envía la solicitud, sino el director técnico es el encargado de dar la autorización para ello.

Después se evalúan las ofertas brindadas por los proveedores o por la importadora y se procede a su selección. Una vez seleccionada la oferta se realiza la contratación para efectuar la compra dándole seguimiento a la misma. Si el proveedor no cumple con el plazo de entrega, se consulta con el mismo y luego se procede a la compra, sino se realiza el permiso de entrada a la empresa donde el agente de seguridad de la puerta de entrada comunica al encargado de almacén para la autorización al acceso hacia el mismo.

Cuando se autoriza la entrada de los suministros se procede a la inspección, verificación y recepción de los mismos por parte de los encargados de los almacenes, si estos están conformes se firma la factura para el pago, de no ser así, se prepara el informe de reclamación al proveedor con una argumentación técnico económica por parte del solicitante y se negocia y se acuerda con el proveedor sobre acciones correctivas y compensatorias para mejorar el servicio. Estando todos conformes se realiza la evaluación de los proveedores y se le hace llegar una comunicación con los resultados de la misma, como retroalimentación para garantizar la mejora continua. (Anexo 3)

Etapa 2:Cálculo de los costos de la gestión de aprovisionamiento.

El objetivo de esta etapa es determinar el costo total de aprovisionamiento en la empresa, para ello primeramente se deben identificar cuáles son las partidas de gastos asociadas al mismo y luego determinar los gastos y costos que estas provocan. En los siguientes pasos se muestran los cálculos.

Paso 3: Definición de las partidas de gastos asociadas al aprovisionamiento.

Para determinar las partidas de gastos asociadas al aprovisionamiento en la entidad se consideraron a partir de los costos de las actividades que se desarrollan (acorde al flujograma) y a otros costos implícitos en este proceso. Las actividades consideradas fueron: emisión de pedidos y mantenimiento del inventario.

Cada una de estas actividades tiene asociado un costo y es importante destacar que en el caso del mantenimiento de inventario se incluye un costo de oportunidad. Como un elemento de costo importante se considera, además, el de ruptura de inventario y el de adquisición.

I. Partidas de gastos asociadas a la emisión de pedidos son:

1. Estimado del gasto de los modelos, impresos y materiales de oficina.(GIMP)

2. Gastos de combustible y/o subcontratación (GC) durante la

3. Gastos de salario (GSP) del personal que atiende el proceso de los

pedidos y de los choferes y ayudantes de los equipos de transporte de la organización, que realizan el traslado de los suministros.

4. Gastos por contribución a la seguridad social.(GSS)

5. Gasto de energía eléctrica, incluyendo la necesaria para iluminación y equipos de procesamiento de información.(GE)

6. Gastos por depreciación (GDP) que existe en el área implicada en el

proceso de emisión de los pedidos.

7. Gastos por las mermas, pérdidas y deterioros que sufren las mercancías en el proceso de transportación que son imputables a la organización. (GM)

8. Otros gastos (GOTROS) que incluyen dietas de choferes y

comunicaciones.

II. Partidas de gastos asociadas al mantenimiento del inventario.

1. Gastos de modelos, impresos, materiales de limpieza y oficina en que incurre el almacén. (GMAT)

2. Estimado de la energía gastada, incluyendo la necesaria para iluminación y equipos de procesamiento de información en el almacén. (GEA)

3. Gastos de combustible por los equipos de manipulación (GCM) durante la

recepción, el despacho y el almacenamiento.

4. Gastos por las mermas, pérdidas, deterioros y obsolescencia que sufren los productos en el período de almacenamiento. (GMA)

5. Gastos de salario de todo el personal que labora en el almacén (GSA).

6. Gastos por contribución a la seguridad social (GSSA).

7. Gastos que incluye el pago por seguros, impuestos, comunicaciones y alquiler de instalaciones y equipos durante el almacenamiento.(GALQ)

8. Gastos correspondientes a la depreciación en el almacén (GDA).

41 IV. Costo de ruptura del inventario.

V. Costo de adquisición.

Paso 4: Cálculo de los gastos y de los costos de aprovisionamiento en el período analizado.

Se toma como periodo de cálculo de los gastos y costos del aprovisionamiento, el mes de marzo de 2014; en este mes se realizaron 20 pedidos. A continuación se muestran los cálculos a partir de las partidas determinadas en el paso anterior.

 Costo total de emisión (CE) (expresión2.2)

CE = GIMP + GC +GSP +GSS+GE+ GDP+ GM +GOTROS(2.2)

Estimado del gasto de los modelos, impresiones y materiales de oficina. (GIMP)

Este valor resulta despreciable por ser tan pequeño. GIMP = 0

Gastos de combustible y/o subcontratación durante la transportación de los suministros y la gestión de pedidos. (GC)

La transportación de los suministros se realiza en la empresa utilizando tres vías: 1) responsabilidad del proveedor, 2) subcontratación del servicio y 3) por medios propios (tres camiones y un panel). En la Tabla 2.3 se muestra un resumen de los gastos de incurridos por conceptos de combustible y subcontratación del servicio (Empresa Camiones del Centro) para el periodo estudiado.

Tabla 2.3 Resumen del cálculo de los gastos de combustible y/o subcontratación durante la transportación de los suministros y la gestión de pedidos

42 VÍAS DE TRANSPORTACIÓN CANTIDAD DE PEDIDOS ATENDIDOS LUGARES DONDE SE ORIGINA EL SUMINISTRO DISTANCIA RECORRIDA POR VEHÍCULOS PROPIOS (KM/MES) GASTOS DE COMBUSTIBLE Y/O SUBCONTRATACIÓN ($/MES) Responsabilidad del proveedor 1 1 3 Las Tunas Holguín La Habana - - - - - - Subcontratación del servicio 7 La Habana 7 200,00

Por medios propios 5

2 1 Santa Clara Matanzas Las Tunas 250 800 830 39,58 126,66 131,42 Total 7 497,66

Fuente: Elaboración propia

De la tabla 2.3 se deriva que GC = $ 7 497,66 / mes

Gastos de salario del personal que atiende el proceso de los pedidos y de los choferes y ayudantes de los equipos de transporte de la organización, que realizan el traslado de los suministros. (GSP)

En la entidad existe un total de 7 trabajadores, estos se dividen en 3 personas que atienden el proceso de pedidos (salario mensual por trabajador de $436,50) y 4 choferes (salario mensual por chofer de 375,30), lo que implica un gasto de salario de $ 2 810,70 / mes.

Si se le adiciona a este gasto de salario los $243.40 recibidos durante este mes por concepto de estimulación se obtiene que GSP =$ 3 054.10 / mes

Gastos por contribución a la seguridad social. (GSS)

Los gastos por contribución a la seguridad social se calculan a través del 14% del salario total.

43 Gasto de energía eléctrica, incluyendo la necesaria para iluminación y equipos de procesamiento de información. (GE)

En la entidad se contabilizan los gastos de energía de manera general y no por áreas lo que dificulta el cálculo del mismo para esta actividad. Por tal razón, se consultó a los expertos los cuales, a partir de las luminarias (1 doble de 40 W) y equipos de computo (3) existentes estimaron un GE = $120 / mes.

Gastos por depreciación que existe en el área implicada en el proceso de emisión de los pedidos. (GDP)

Para hallar los gastos por depreciación se incluyen todos los activos fijos tangibles existentes en la gestión de pedidos, lo que implica un GDP = $ 854.04

/ mes.

Gastos por las mermas, pérdidas y deterioros que sufren las mercancías en el proceso de transportación que son imputables a la organización. (GM)

Debido a la buena manipulación que se tiene con los suministros cuando son transportados y la correcta evaluación de los proveedores, no se sufren gastos por pérdidas de mercancías.

GM = 0

Otros gastos que incluyen dietas de choferes y comunicaciones. (GOTROS)

Dentro de otros gastos se incluyen los referidos a las comunicaciones y a las dietas de los choferes; suma un total para el periodo de $ 1312.95.

GOTROS= $ 1 312.95 / mes

Calculando el costo total de emisión en el periodo, según la expresión 2.2 se tiene:

CE = $ 0 +$ 7 497.66 + $ 3 054.10 + $ 427.57 +$ 120.00 + $ 854.04 + $ 0 +

$ 1 312.95

CE = $ 13 266.32 / mes.

 Costo total de almacenamiento (CALM) (expresión 2.3)

CALM = GMAT +GE + GCM +GMA + GSA + GSSA +GALQ+ GDA (2.3)

44 almacén. (GMAT)

Se estima que los gastos correspondientes son de GMAT = $ 368.07 / mes.

Gastos de energía eléctrica, incluyendo la necesaria para iluminación y equipos de procesamiento de información en el almacén. (GE)

En la entidad se contabilizan los gastos de energía de manera general y no por áreas lo que dificulta el cálculo del mismo. No obstante se consultó a los expertos y teniendo en cuenta la existencia de luminarias (40 dobles de 40 W) y de dos (2) computadoras, se estimó un GE = $4 100.00 / mes.

Gastos de combustible por los equipos de manipulación durante la recepción, el despacho y el almacenamiento. (GCM)

En la entidad existen 3 equipos de manipulación, dos montacargas y un cargador frontal.

Para estimar el gasto de combustible de los montacargas durante un mes se conoce que un montacargas trabaja seis horas diarias durante 24 días laborables al mes y que su índice de consumo es de 2.7 litros por hora sabiendo que un litro cuesta $ 0.95.

 Para un montacargas:

6 horas/días * 24 días/mes * 2.7 l/hora = 388.8 l/mes

 Para dos montacargas:

388.8 l/mes * 2 equipos = 777.6 l/mes Lo que implica un costo de:

777.6 l/mes * $ 0.95 = $ 738.72 / mes

Para el cargador frontal se sabe que trabaja ocho horas diarias durante los 24 días laborables al mes y tiene un índice de consumo de 14.6 litros por hora. 8 horas/días * 24 días/mes * 14.6 l/hora = 2 803.20 l/mes

2 803.20 l/mes * $ 0.95 = $ 2 663.04 / mes GCM= $ 738.72 + $ 2 663.04 = $ 3 401.76 / mes

45 Gastos por las mermas, pérdidas, deterioros y obsolescencia que sufren los productos en el período de almacenamiento. (GMA)

Durante el periodo de almacenamiento, los suministros no sufren daños por lo que no se incurre en estos gastos en la entidad.

GMA = 0

Gastos de salario de todo el personal que labora en el almacén. (GSA)

En el almacén laboran cuatro (4) obreros, con un salario mensual por cada uno de $393.58.

GSA = $ 393.58 * 4 trabajadores = $ 1 574.32 / mes

Gastos por contribución a la seguridad social. (GSSA)

Los gastos por contribución a la seguridad social se calculan a través del 14% del salario total.

GSSA = $ 1 574.32 * 0.14 = $ 220.40/ mes

Gastos que incluye el pago por seguros, impuestos, comunicaciones y alquiler de instalaciones y equipos durante el almacenamiento. (GALQ)

La empresa cuenta con todos los medios necesarios para el almacenamiento por lo que no realiza gastos en ello.

GALQ = 0

Gastos correspondientes a la depreciación en el almacén. (GDA)

Para hallar los gastos por depreciación se incluyen todos los activos fijos tangibles existentes en los almacenes, lo que implica un GDA = $ 3 531.11/ mes

Por la expresión 2.3 se tiene que:

CALM= $ 368.07 + $ 4 100.00 + $ 3 401.76 + $ 0 + $ 1 574.32 + $ 220.40 + $ 0 +

$ 3 531.11

CALM = $ 13 195.66 / mes

 Costo total de oportunidad (CO)

Para calcular el costo total de oportunidad se debe tener en cuenta el valor del nivel de inventario (V (NI)prom) que se mantiene como promedio en el periodo de

estudio que es de $ 811 225.64 (ver Anexo 4) y la tasa de interés (TI) empleada por las organizaciones bancarias que en este caso es del 7% anual . CO = V(NI)prom * TI (2.4)

CO = $ 811 225.64 * 0.07/12 = $ 4 732.15 / mes

 Costo total de mantenimiento del inventario (CM) (expresión 2.5)

CM = CALM+ CO (2.5)

CM = $ 13 195.66 + $ 4 732.15 = $ 17 927.81 / mes

 Costo total de ruptura de inventario (CR)

Este costo es muy difícil de estimar y se precisaría información con la que no se cuenta en la empresa. Debido a esto se decidió trabajar con los expertos para realizar un estimado del mismo durante el periodo de estudio. Según los expertos en el mes hubo una interrupción en la producción por ruptura de inventario en tres productos lo cual provocó la parada del proceso productivo y un costo asociado de $ 6 571.60 / mes.

 Costo total de adquisición (CADQ)

Para el cálculo de este costo se empleó la expresión 2.6. Los datos fueron tomados a partir de los registros existentes en la empresa y que una muestra de ellos aparece reflejada en el Anexo 5.

CADQ =



 n i1 cadqi * Di(2.6) Donde:

n: Número de artículos diferentes a adquirir en el período.

cadqi : Costo de adquisición del tipo de artículo i.

Di: Demanda total del tipo de artículo i en el período.

CADQ =$ 1 070 200.90 / mes

De acuerdo con los valores calculados anteriormente, el costo total de aprovisionamiento en el período considerado es:

CTA = CE+ CADQ+ CALM +CO + CR (2.7)

CTA = $ 13 266.32 + $ 1 070 200.90 + $ 13 195.66 + $ 4 732.15 + $ 6 571.60

CTA = $ 1 107 966.63 / mes

Etapa 3: Análisis de los costos. Detección de las posibilidades de mejora.

En la siguiente tabla se muestra una representación de los costos y sus gastos correspondientes para hacer más efectivo su análisis.

Tabla 2.4: Representación de los costos con sus gastos correspondientes.

Concepto Marzo 2014 ($)

Costo total de emisión.

Estimado del gasto de los modelos, impresos y materiales de oficina.

0 Gastos de combustible y/o subcontratación durante la

transportación de los suministros y la gestión de pedidos.

7 497.66 Gastos de salario del personal que atiende el proceso de los

pedidos y de los choferes y ayudantes de los equipos de transporte de la organización, que realizan el traslado de los suministros.

3 054.10

Gastos por contribución a la seguridad social. 427.57 Gastos de energía eléctrica, incluyendo la necesaria para

iluminación y equipos de procesamiento de información.

120 Gastos por depreciación que existe en el área implicada en el

proceso de emisión de los pedidos.

854.04 Gastos por las mermas, pérdidas y deterioros que sufren las

mercancías en el proceso de transportación que son

imputables a la organización.

Otros gastos que incluyen dietas de choferes y comunicaciones.

1 312.95

Total 13 266.32

Costo de Adquisición 1 070 200.90

Costo total de Almacenamiento

Gastos de modelos, impresos, materiales de limpieza y oficina en que incurre el almacén.

368.07 Gastos de energía eléctrica, incluyendo la necesaria para

iluminación y equipos de procesamiento de información en el almacén.

4 100

Gastos de combustible por los equipos de manipulación durante la recepción, el despacho y el almacenamiento.

3 401.76 Gastos por las mermas, pérdidas, deterioros y obsolescencia

que sufren los productos en el período de almacenamiento.

0 Gastos de salario de todo el personal que labora en el

almacén.

1 574.32 Gastos por contribución a la seguridad social. 220.40 Gastos que incluye el pago por seguros, impuestos,

comunicaciones y alquiler de instalaciones y equipos durante el almacenamiento.

Gastos correspondientes a la depreciación en el almacén. 3 531.11

In document Cálculo y análisis de los costos de aprovisionamiento en la Empresa Electroquímica de Sagua (página 48-83)