Aplicación de políticas para el funcionamiento adecuado de la empresa.

Se considera de gran importancia el saber realizar una manual de políticas, pero sobre todo el aplicarlo y utilizarlo, pues de cierta forma ahorra trabajo a los administradores, y hace que la empresa cuente con una mayor y mejor estructura.

Las políticas son enunciados o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento durante la toma de decisiones en la empresa.

Son los medios por los cuales se logran los objetivos anuales.

Las políticas incluyen:

 Lineamientos, reglas, métodos, procedimientos y prácticas para reforzar las actividades a efecto de alcanzar los objetivos enunciados.  Las políticas son guías para la toma de decisiones y abordan

~ 159 ~

 Ejemplo: política salarial.

Objetivo del Manual de Políticas:

 Presentar una visión de conjunto de la organización para su adecuada organización.

 Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse en cada unidad administrativa.

 Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio.  Ser instrumento útil para la orientación e información al personal.  Facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios

lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.

 Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa.

Importancia de las políticas

 Facilitan la delegación de autoridad.

 Motivan y estimulan al personal al dejar a su libre arbitrio ciertas decisiones.

 Evitan pérdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas innecesarias que pueden hacer sus subordinados.

 Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas actividades.

 Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa.

~ 160 ~

 Indican al personal como debe actuar en sus operaciones.  Facilitan la inducción del nuevo personal.

Importancia del manual de políticas:

Su importancia radica en que representa un recurso técnico para ayudar a la orientación del personal, también ayuda a declarar políticas y procedimientos, o proporcionar soluciones rápidas a los malos entendimientos y a mostrar como puede contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo.

También ayuda a los administradores a no repetir la información o instrucciones.

Asuntos que requieren establecimiento de políticas.

Pueden elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como: producción, ventas, finanzas, personal, compras, seguridad, prevención de accidentes…

Ejemplos:

 Reclutamiento del personal  Utilizar uno o más proveedores  Destacar o no el control de la calidad  Ofrecer capacitación al personal

~ 161 ~

 Establecer los niveles de inventarios  Comprar o rentar equipo de producción  Establecer el uso de horas extras

Clasificación de las políticas

Según Velázquez y Sánchez18, las políticas se clasifican en:

* Estratégicas o generales.

Se formulan al nivel de alta gerencia, su función es establecer y emitir lineamientos que guíen a la empresa como una unidad integrada. Ejemplo: "Los empleados que laboran en la empresa tendrán la posibilidad de ascender de puesto, de acuerdo con su eficiencia y antigüedad".

* Tácticas o departamentales.

Son lineamientos específicos que se refieren a cada departamento. Ejemplo: "El departamento de producción determinara los turnos de trabajo conforme a sus necesidades, siguiendo las disposiciones legales".

* Operativas o específicas.

Se aplican principalmente en las decisiones que tienen que ejecutarse en cada una de las unidades de las que consta un departamento. Ejemplo: "Sección de tornos; de ocurrir una falla en el equipo, es conveniente

18 _{Lic. Armando Velázquez y Sánchez, Tutorial del proceso administrativo,}

~ 162 ~

reportarla inmediatamente al supervisor en turno o en su caso, al departamento de mantenimiento".

Las políticas no interesando su nivel, deben estar interrelacionadas y contribuir a lograr las aspiraciones de la empresa; asimismo, su redacción debe ser clara, accesible y de contenido realista, de tal forma que su interpretación sea uniforme.

En cuanto a su origen, las políticas pueden ser:

* Externas.

Cuando se originan por factores externos a la empresa; como la competencia, el gobierno, los sindicatos, los proveedores, los clientes…

* Consultadas.

Normalmente dentro de una empresa existen actos esporádicos que dan lugar a que el personal tenga que recurrir a su jefe inmediato para poder solucionar algún problema, originándose así éstas políticas.

* Formuladas.

Son emitidas por diversos niveles superiores, con el propósito de guiar la correcta acción y decisión del personal en sus actividades.

* Implícitas.

En las actividades diarias de una empresa, el personal se enfrenta a situaciones de decisión en donde no existe una política previamente

~ 163 ~

establecida, lo que origina ciertos lineamientos que sin estar escritos, se aceptan por costumbre en la organización. Ejemplo: "una empresa no ha determinado cual será el límite de entrada de su personal, y a este se le acepta hasta con 15 minutos de retraso".

Lineamientos para su formulación

 Establecerlos por escrito y darles validez.  Redactarse claramente y con precisión.

 Darse a conocer a todos los niveles donde se va a interpretar y aplicar.

 Coordinarse con las demás políticas.  Revisarse periódicamente.

 Ser razonables y aplicables en la práctica.  Estar acordes con los objetivos de la empresa.  Ser flexibles.

Ventajas de los manuales de Políticas:

 Las políticas escritas requieren que los administradores piensen a través de sus cursos de acción y predeterminen que acciones se tomarán bajo diversas circunstancias.

 Se proporciona un panorama general de acción para muchos asuntos, y solamente los asuntos poco usuales requieren la atención de altos directivos.

 Se proporciona un marco de acción dentro del cual el administrador puede operar libremente.

~ 164 ~

 Las políticas escritas ayudan a asegurar un trato equitativo para todos los empleados.

 Las políticas escritas generan seguridad de comunicación interna en todos los niveles.

 El manual de políticas es fuente de conocimiento inicial, rápido y claro, para ubicar en su puesto nuevos empleados.

Según Rodríguez Valencia19, el contenido y el desarrollo del manual de políticas es el siguiente:

Contenido del Manual de Políticas:

Un manual no debe contener más que los apartados estrictamente necesarios para alcanzar los objetivos del manual previstos y mantener los controles indispensables.

1. Índice

2. Introducción  Objetivos  Alcance

 Como usar el manual

 Revisiones y recomendaciones

3. Organigrama

19

Joaquín Rodríguez Valencia, Como utilizar y elaborar manuales administrativos, España, 2003.

~ 165 ~

In document Los instrumentos financieros en la gestión óptima de las pequeñas empresas del sector de la construcción (página 168-175)