El Archivo de Origen de Datos

El origen de datos externos (en este caso la Base de Datos) se conecta al libro a través de una conexión de datos, que es un conjunto de información que describe cómo localizar, iniciar una sesión, crear una consulta y tener acceso al origen de datos externo.

Cuando se conecta a un origen de datos externos, también puede realizar una operación de actualización para recuperar los datos actualizados. Cada vez que actualice los datos, verá la versión más reciente de los datos, incluidos los cambios realizados desde la última actualización; en otras palabras, el archivo de conexión de datos permite mantener un enlace entre Excel y la Base de Datos externa permitiendo actualizar los datos en Excel una vez que cambien los datos en la Base de Datos original.

NOTA A través de un archivo de conexión de datos el usuario evita la importación continua de los datos a Excel cada vez que la base de datos es actualizada, puesto que los datos en Excel son actualizados con la Base de Datos, sin embargo si usted realiza cambios en los datos de la Hoja de Excel, esto no afectara los registros de su Base de Datos original.

Para lograr la Importación de Datos con Microsoft Query es necesario contar con un archivo de conexión de datos lo cual realizara con los pasos siguientes:

1. Haga clic en la celda en la que desea colocar los datos.

2. En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en De otras fuentes. De la Lista de opciones que se ha desplegado, seleccione la opción denominada “Desde Microsoft Query”.

3. Elija el origen de Datos para establecer la conexión, seleccionando la opción <Nuevo

4. Escribir un nombre para el origen de Datos, el cual puede ser cualquiera de su elección y que le ayude a identificar que datos son los que extrae de a BD.

5. En dependencia del tipo de Base de Datos con la que se desea conectar usted deberá seleccionar el controlador o extensión de la Base de Datos.

6. Seleccione el botón Conectar, en donde deberá seleccionar la ubicación de la Base de Datos con la que se desea conectar. Aparecerá una ventana que cambiara en dependencia del tipo de controlador que ha elegido. La imagen situada a su izquierda corresponde a la ventana para una Base de Datos de Access y a la derecha una

En cualquier ventana que aparezca debe seleccionar la ubicación de la Base de Datos correspondiente del lugar correspondiente.

7. Clic en Aceptar.

Podrá Observar que su nuevo archivo de conexión de datos ha sido creado, puesto que será visible en la ventana de Elección del Origen de Datos.

6.4.3 Microsoft Query

Para poder entrar a Microsoft Query debe cerciorarse en deshabilitar la opción de “Usar el Asistente para consultas para crear o modificar consultas”, de la ventana de Elección del Origen de Datos. Una vez deshabilitada seleccione el origen de Datos y clic en Aceptar.

Una vez en Microsoft Query usted deberá cumplir con 4 pasos fundamentales para poder extraer los datos de manera exitosa:

I. Insertar Tablas de la Base de Datos. II. Combinar Tablas.

III. Agregar Registros. IV. Establecer los criterios.

A continuación se detallan los procesos de cada uno de los anteriores: I. Insertar las Tablas:

Una vez seleccionado el origen de datos, aparecerá una ventana que contendrá las diferentes Tablas existentes en la Base de Datos. Seleccione las Tablas a partir de las cuales desea incorporar los datos presionando doble clic sobre cada una de ellas o posicionando el cursor sobre la Tabla de Interés y presionando el botón Agregar.

Cada una de las tablas que seleccione contiene información en particular de su interés, no es necesario agregar tablas que no contienen información relevante para usted, esto hace que la información contenida en su consulta sea exclusiva para el trabajo que la necesite.

Una vez que agrego todas las Tablas de interés seleccione el botón cerrar. Podrá observar como cada

una de las Tablas se han agregado al entorno de Microsoft Query una a una.

En caso de haber incluido una Tabla no deseada podrá eliminarla seleccionando la misma y dando en clic en el menú Tabla --- Quitar Tabla.

Así mismo si ha olvidado alguna Tabla seleccione el menú Tabla --- Agregar Tablas..., esto desplegara nuevamente la ventana para Agregar Tablas.

II. Combinar Tablas:

Como se menciono anteriormente, la combinación de Tablas es la creación de una nueva Tabla virtual a través de la combinación de dos o más Tablas reales que tienen campos en común. En el ejemplo de la imagen anterior se observa que al incorporar las tablas

Esto es posible cuando la Microsoft Query identifica que amabas tablas tienen campos que se llaman de la misma manera y que contienen el mismo tipo de información.

NOTA El que dos tablas posean campos con el mismo nombre, no implica que sean campos en común. Por Ejemplo:

Tabla de Empleados

Cod Empleado Nombre Cargo

FI1495 Marcela Mora Gerente Financiero

CO3256 Casimiro Colon Contador

VT8965 Rubén Raudez Vendedor

VT3625 Zaida Zeledón Vendedor

Tabla de Ventas

Factura Monto C$ Vendedor

15689 4’500ºº VT8965

15690 8’900ºº VT3625

15691 1’500ºº VT0645

15692 12’400ºº VT8965

Las Tablas anteriores forman parte de una Base de Datos corporativa, la primera es utilizada por el departamento de Recursos Humanos y en la cual se registran todos los empleados de la corporación. La segunda es usada por el área de Ventas y en donde se registra cada venta realizada. Note que en la segunda tabla existe un campo llamado Vendedor que registra el código del vendedor que realiza la venta, en esta tabla no es necesario escribir el nombre del empleado puesto que este ya existe en la Tabla de Empleados.

Para lograr unir dos tablas basta con arrastrar los campos en común de una tabla a la otra o bien auxiliarse con el menú Tablas --- Uniones, en donde podrá observar 3 diferentes tipos de uniones:

i. Incluir solo los registros de las tablas en donde los campos en común sean iguales.

Factura Monto C$ Vendedor Nombre Cargo

15689 4’500ºº VT8965 Rubén Raudez Vendedor

15690 8’900ºº VT3625 Zaida Zeledón Vendedor

15692 12’400ºº VT8965 Rubén Raudez Vendedor

ii. Incluir todos los registros de la primera Tabla y solo los registros de la segunda tabla en donde los campos en común sean iguales.

Factura Monto C$ Vendedor Nombre Cargo

15689 4’500ºº VT8965 Rubén Raudez Vendedor

15690 8’900ºº VT3625 Zaida Zeledón Vendedor

15692 12’400ºº VT8965 Rubén Raudez Vendedor

- - FI1495 Marcela Mora Gerente Financiero

- - CO3256 Casimiro Colon Contador

iii. Incluir todos los registros de la segunda Tabla y solo los registros de la primera tabla en donde los campos en común sean iguales.

Factura Monto C$ Vendedor Nombre Cargo

15689 4’500ºº VT8965 Rubén Raudez Vendedor

15690 8’900ºº VT3625 Zaida Zeledón Vendedor

15691 1’500ºº VT0645 - -

15692 12’400ºº VT8965 Rubén Raudez Vendedor

III. Insertar las Tablas:

Las Tablas unidas ayudaran a conformar lo registros de la nueva tabla virtual que será utilizada en los reportes de interés. En el menú Registros --- Agregar Columnas, seleccione todos los campos que poseerá su nueva Tabla.

Cada vez que Micosoft Query accede a un campo de una Tabla determinada, este coloca primeramente el nombre de

la Tabla, seguido por el nombre del campo (por ejemplo Empleados.Nombre, indica que se trabajara con la columna Nombre de la Tabla Empleados). En caso de seleccionar * antecedido por el nombre de una Tabla, indica que se agregaran todas las columnas de dicha

El campo Titulo de la columna, hace referencia a un alias o apodo que podrá colocar al encabezado de la tabla, en caso que el nombre inicia de la columna contenido en la tabla no refleje el contenido de la información bajo la misma (por ejemplo si el campo es llamado Grupo.NombreGrupo, un buen Titulo de columna seria Categoría).

Igualmente es posible agregar campos que contengan operaciones matemáticas que consoliden información de un registro.

IV. Insertar Criterios:

A través los criterios es posible establecer restricciones a los registros que deseamos enviar a Excel, los cuales están basados en la información de las tablas que han sido incorporadas en la creación de su nueva tabla. Por ejemplo usted desea ver únicamente las facturas de un mes o un año determinado.

Los criterios son establecidos con ayuda del menú criterios --- Agregar Criterios, en la ventana que aparece se ingresara el nombre del campo que servirá como restricción, un operador lógico que establezca la comparación con el valor deseado (igual, menor, mayor, diferente, etc.) y el valor que debe cumplir el

campo de interés. Cuando agrega el primer criterio, Microsoft Query deshabilita los botones de opción Y & O que se encuentran en la parte superior izquierda, sin embargo después de haber completado el primer criterio, estos botones estarán habilitados para su selección en donde el botón Y exigirá que todos los criterio sean cumplidos, y la opción O solamente indicara que se cumpla uno de todos los criterios.

El botón de Valores facilitara el trabajo al momento de establecer el valor de restricción, puesto que con él se visualizaran los diferentes valores del campo establecido, reduciendo los errores de digitación. Una vez que se han agregado todos los criterios finalice Cierre la ventana de Criterios.