TABLA N°35 DEBILIDAD OPORTUNIDAD DE MEJORA N° DESCRIPCION N° DESCRIPCION 1
Existe actualmente una sobrecarga de trabajo para el personal existente (un analista jurídico y un especialista administrativo).
1.1
Dotar del recurso humano mínimo para efectuar los trámites asignados de una manera más ágil y eficiente.
3
Actualmente existe un límite de copias para la utilización de la unidad el cual debido a los procesos propios resulta insuficiente.
3.1
Realizar una revisión del límite de copias establecido para que se establezcan los recursos necesarios para efectuar los trámites del área.
5
En algunos casos, las Unidades solicitantes no envían la documentación dentro del plazo establecido por la Ley.
5.1
Concienciar a los
funcionarios de las unidades solicitantes sobre la importancia y criticidad de enviar la información y documentos en el tiempo previsto por la Ley.
6
No se cuenta con las facilidades técnicas para desarrollar un trabajo oportuno.
6.1
Dotar de los equipos e insumos necesarios para el desarrollo ágil del proceso.
Fuente: MDMQ/ DMRRHH
3. PROCESOS MEJORADOS
En el presente capítulo se encuentran desarrollados los temas involucrados con el mejoramiento de procesos, identificando la metodología que se utilizó para plantear dicho mejoramiento.
La propuesta presentada se formuló en base a todos los insumos que fueron expuestos en el capítulo anterior, en el que a través de las debilidades y oportunidades de mejora, se establecieron las estrategias a ser implementadas con el fin de generar una gestión basada en procesos.
Luego de haber discutido los cambios, se estructuró un cronograma de reuniones, dentro del cual se revisó con cada uno de los Jefes de Unidad, los escenarios propuestos de cada proceso. Como producto de esta fase se elaboró un documento que permite soportar el proceso propuesto; estableciendo el objetivo, alcance, políticas, definiciones, indicadores y flujos para cada uno. Además, como medida inicial para poder apalancar las mejoras planteadas en cada proceso, se establece una nueva estructura basada en una gestión por procesos, que permita realizar una correcta gestión administrativa de la entidad.
Dentro del presente documento se desarrollarán los siguientes temas: Mapa de procesos.
Análisis de cada proceso. Estructura orgánica propuesta.
3.1MARCO TEÓRICO
3.1.1 Mejoramiento de Procesos
En el capítulo anterior se estableció la importancia de la gestión basada en procesos sobre una gestión tradicional, en la tabla N°36 se presenta una síntesis de lo expuesto.
TABLA N°36
Centrado en la Organización
Centrado en el Proceso
- Los empleados son el problema. - El proceso es el problema. - Empleados. - Personas.
- Hacer mi trabajo. - Ayudar a que se hagan las cosas. - Comprender mi trabajo. - Saber que lugar ocupa mi trabajo
dentro del proceso. - Evaluar a los individuos. - Evaluar el proceso. - Cambiar a la persona. - Cambiar el proceso - Siempre se puede encontrar un
mejor empleo.
- Siempre se puede mejorar el proceso.
- Motivar a las personas. - Eliminar barreras.
- Controlar a los empleados. - Desarrollo de las personas. - No confiar en nadie. - Todos estamos en esto
conjuntamente.
- ¿Quién cometió el error? - ¿Qué permitió que el error se cometiera?
- Corregir errores. - Reducir la variación. - Orientado a la línea de fondo. - Orientado al cliente.
Fuente: James Harrington (1997)
Elaborado por: José Páez Mantilla
Se concluye entonces que la gestión basada en procesos establecerá una organización enfocada en la satisfacción de las necesidades del cliente tomando en cuenta para este fin que debe establecerse un mecanismo de mejora continua basada en el mejoramiento de sus procesos establecidos, de manera que se obtenga una organización flexible y en constante evolución.
3.1.2 Mapa de Procesos
3.1.2.1Clasificación de Procesos
Según José Pérez Fernández en su libro Gestión por Procesos (2010: p. 107), los procesos de clasifican en:
Procesos Operativos: Combinan y transforman recursos para obtener el producto o proporcionar el servicio conforme a los requisitos del cliente, aportando en consecuencia un alto valor añadido.
Procesos Apoyo: Proporcionan las personas y los recursos necesarios por el resto de procesos y conforme a los requisitos de sus clientes internos.
Procesos de Gestión: Mediante actividades de control, seguimiento y medición aseguran el funcionamiento controlado del resto de procesos, además de proporcionarlos la información que necesitan para tomar decisiones (mejor preventivas que correctivas) y elaborar planes de mejora eficaces.
Procesos de Dirección: Los concebimos con carácter transversal a todo el resto de procesos de la empresa.
Hernando Mariño Navarrete en su libro Gerencia de Procesos (2001: p. 38) clasifica los procesos en:
Procesos organizacionales y funcionales: Los procesos organizacionales involucran a toda la organización o gran parte de ella para asegurar valor a los clientes externos. Los procesos funcionales son actividades que transforman entradas en salidas, requeridas normalmente por un cliente interno de la organización y que son ejecutadas al interior de una misma área funcional.
Procesos gerenciales operativos y de apoyo: Los procesos gerenciales son los procesos que se realizan para brindar dirección a toda la organización, establecer su estrategia corporativa y darle un carácter único. Estos procesos son responsabilidad de la alta gerencia y se ejecutan con su guía y liderazgo. Los demás procesos en una organización, son las actividades que realiza ésta para agregar valor a lo que entrega a sus clientes, usuarios o consumidores, y cualquiera de ellas puede clasificar en procesos esenciales, llamados también operativos o primarios; y en procesos de soporte o apoyo.
De las citadas clasificaciones, se concluye que los procesos dentro de una organización se clasifican de la siguiente manera:
Procesos Estratégicos o Gerenciales: son aquellos procesos que permiten ejecutar la gestión estratégica de la organización, medirla y plantear cambios a los horizontes planteados conforme los cambios del entorno lo ameriten.
Procesos Operativos: son los que le dan la razón de ser a la organización, cuyos productos permiten concluir con la misión y ayudan a construir la visión y constituyen la cadena de valor de la institución.
Procesos de Apoyo: corresponden a todos los procesos que soportan el actuar de los procesos tanto estratégicos como operativos.
3.1.3 Fases del Mejoramiento
Según Harrington (1997), existen 5 fases mismas que se presentan en la tabla N°37. TABLA N°37