Gestión comprende todas las actividades de una organización que implica el establecimiento de metas y objetivos, así como la evaluación de su desempeño y
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cumplimiento; además del desarrollo de una estrategia operativa que garantice la supervivencia.
Definición de Control
Control es un conjunto de mecanismos utilizados para lograr unos objetivos determinados.
Definición de Control de Gestión
El control de gestión es el examen de eficiencia y eficacia de las entidades de la administración y los recursos públicos, determinada mediante la evaluación de los procesos administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad pública y desempeño y la identidad de la distribución del excedente que éstas producen, así como de los beneficios de su actividad.
Propósito del control de Gestión
Al Estado le corresponde proveer de obras, servicios y bienes al pueblo como retribución a la contribución que éste realiza, mediante los tributos que entrega, es ahí donde nace su real derecho de exigir que los mismos sean de buena calidad, y entregados en forma oportuna a su servicio; pero también le interesa a la sociedad saber que la producción sea como consecuencia de una gestión pública gerenciada con una mentalidad empresarial, que procure la máxima productividad a un costo razonable que significa la utilización óptima de los recursos financieros materiales y humanos disponibles, evitando el desperdicio de los mismos o la apropiación indebida para fines particulares sin importar el perjuicio que se cause a la sociedad.
La gestión pública necesariamente tiene que realizarse como un imperativo social, entendido esto, que las autoridades, directivos y funcionarios que prestan su contingente en los diversos Poderes del Estado y en las instituciones y organismos públicos, manifiesten y actúen con profesionalismo, mística de servicio y transparencia. La gestión gubernamental, comprende todas las actividades de una organización que implica el establecimiento de metas y objetivos, así como la evaluación de su desempeño y cumplimiento; además del desarrollo de una estrategia operativa que garantice la supervivencia.
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El Estado, al igual que en la actividad privada, requieren tener Metas, Misión, Visión, poder medir resultados y evaluar su gestión en términos de eficiencia, eficacia y economía, para lo cual el Estado necesita implantar y profundizar una Cultura de Servicio. (Estado, Manual de Auditoría de Gestión, 2001)
Instrumentos para el Control de Gestión
El control de gestión como cualquier sistema, posee unos instrumentos para entenderlo, manejarlo y evaluarlo, entre ellos se encuentran:
Índices: Permiten detectar variaciones con relación a metas o normas.
Indicadores: Son los cocientes que permiten analizar rendimientos.
Cuadros de Mandos: Permiten la dirección y enfoque hacia los objetivos.
Gráficas: Representación de información (variaciones y tendencias).
Análisis comparativo: Compararse con el mejor, para lograr una mayor superación.
Control Integral: Participación sistemática de cada área organizacional en el logro de los
objetivos.
Uno de los instrumentos para lograr un buen control de gestión es la utilización de indicadores de eficiencia, eficacia, economía, calidad e impacto.
Indicadores.- Se define un indicador como la relación entre las variables cuantitativas o cualitativas, que permite observar la situación y las tendencias de cambio generadas en el objetivo o fenómeno observado, respecto de objetivos y metas previstas e influencias esperadas.
Los indicadores clave de desempeño son métricas financieras o no financieras, utilizadas para cuantificar objetivos que reflejan el rendimiento de una organización, y que generalmente se recogen en su plan estratégico.
Estándar.- Es el nivel deseado de gestión, constituye el parámetro al que se comparará el indicador. Se obtiene de la planificación y se genera mediante modelos de proyección u otros medios. También se los conoce como normas de desempeño o umbrales.
Índice.- Es la comparación entre el indicador y el estándar, de cuyo resultado se pueden establecer brechas o desviaciones, las mismas que pueden ser favorables o desfavorables.
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En el índice está la esencia del control, al proceder a comparar lo realmente ejecutado con aquello que se planificó. Su cuantificación y análisis constituye la base para generar acciones correctivas. Es conveniente que esta comparación se realice en forma de razón o división, ya que esto facilitaría su comparación posterior con un óptimo del 100%.
Eficiencia.- Se refiere a obtener los mejores resultados a partir de la menor cantidad de recursos, es decir significa hacer una tarea correctamente y se representa como la relación que existe entre los insumos y los productos, si se habla de eficiencia en administración de operaciones es la razón real de un proceso en relación con algún estándar. Con frecuencia a esto se lo conoce como “hacer bien las cosas”, es decir no desperdiciar recursos.
Eficacia.- La eficacia se suele describir como “hacer las cosas correctas”, es decir realizar aquellas actividades que ayudarán a la organización a alcanzar sus metas. (Estado, Manual de Auditoría de Gestión, 2001)
Calidad.-
La Guía didáctica del Módulo IV Auditoría de Gestión III, de la Universidad Técnica Particular de Loja.
La calidad es herramienta básica para una propiedad inherente de cualquier cosa que permite que esta sea comparada con cualquier otra de su misma especie. La palabra calidad tiene múltiples significados. De forma básica, se refiere al conjunto de propiedades inherentes a un objeto que le confieren capacidad para satisfacer necesidades implícitas o explícitas. Por otro lado, la calidad de un producto o servicio es la percepción que el cliente tiene del mismo, es una fijación mental del consumidor que asume conformidad con dicho producto o servicio y la capacidad del mismo para satisfacer sus necesidades. Por tanto, debe definirse en el contexto que se esté considerando, por ejemplo, la calidad del servicio postal, del servicio dental, del
35 Otros indicadores aplicables en el sector público
Efectividad.- Es la relación entre los resultados de una intervención o programa, en términos de efectos sobre la población objetivo (impactos observados), y los objetivos pretendidos (impactos esperados), traducidos por los objetivos finales de la intervención.
Se refiere al alcance de los resultados pretendidos, a medio y largo plazo. Se trata de
verificar la ocurrencia de cambios en la población objetivo que se podría razonablemente atribuir a las acciones del programa evaluado.
Equidad.- Principio que reconoce la diferencia entre los individuos y la necesidad de tratamiento diferenciado, según sus necesidades, para que se eliminen las desigualdades
existentes. Se trata de garantizar “más” derechos a quien tenga “más” necesidades (justicia
distributiva). Es tratar desigualmente a los desiguales…..”
Estos criterios adicionales, insisten en el objeto social de las instituciones y empresas de servicio público. Similar reflexión se realiza en la preparación del cuadro de mando integral, en el cual se prioriza la perspectiva del usuario o consumidor antes que la perspectiva financiera.
En lo público, es necesario medir el impacto de las políticas institucionales en la sociedad y el entorno. No es suficiente con cumplir las metas de manera eficiente y con un nivel aceptable de calidad. Hay que involucrar en la evaluación de gestión los aspectos primordiales del servicio público, el impacto en la sociedad. (Estado, Manual de Auditoría Financiera Gubernamental: , 2001)
Auditoría de Gestión
Definición
La auditoría de gestión es el examen que se efectúa a una entidad por una profesional externo e independiente, con el propósito de evaluar la eficacia de la gestión en relación con los objetivos generales; su eficiencia como organización y su actuación y posicionamiento desde el punto de vista competitivo, con el propósito de emitir un informe
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Refiere a la auditoría de gestión es el mecanismo dispuesto por los organismos de control para examinar y evaluar las actividades realizadas en un sector, entidad, programa, proyecto u operación, dentro de un marco legal respectivo para determinar su grado de eficiencia, eficacia y economía.
Objetivos
Determinar lo adecuado de la organización de la entidad
Verificar la existencia de objetivos y planes coherentes y realistas
Vigilar la existencia de políticas adecuadas y el cumplimiento de las mismas.
Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles establecidos
Verificar la existencia de métodos o procedimientos adecuados de operación y la
eficiencia de los mismos
Comprobar la utilización adecuada de los recursos.
Alcance y enfoque del trabajo
La auditoría de gestión examina las prácticas de gestión. Los criterios de evaluación de la gestión han de diseñarse para cada caso específico, pudiéndose extender a casos similares. No existen principios de gestión generalmente aceptados, que estén codificados, sino que se basan en la práctica normal de gestión.
Las recomendaciones sobre la gestión han de ser extensas y adaptadas al área examinada, analizando las causas de las ineficacias e ineficiencias y sus consecuencias.
En la auditoría de gestión, el desarrollo concreto de un programa de trabajo depende de las circunstancias particulares de cada entidad.
Auditoría de la gestión global del ente:
Evaluación de la posición competitiva
Evaluación de la estructura organizativa
Balance social
Evaluación del proceso de la dirección estratégica
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Auditoría de gestión del sistema comercial:
Análisis de la estrategia comercial
Oferta de bienes y servicios
Sistema de distribución física
Política de precios
Función publicitaria
Función de ventas
Promoción de ventas
Auditoría de gestión del sistema financiero:
Capital de trabajo
Inversiones
Financiación a largo plazo
Planeación financiera
Área internacional
Auditoría de gestión de los recursos humanos:
Productividad
Clima laboral
Políticas de promoción e incentivos
Políticas de selección y formación
Diseño de tareas y puestos de trabajo
Auditoría de gestión de sistemas administrativos:
Análisis de proyectos y programas
Auditoría de la función de procesamiento de datos
Auditoría de procedimientos administrativos y formas de control interno en las áreas
38 2.3 PROCESO DE LA AUDITORÍA INTEGRAL