Solicitante:
Unidad o Servicio solicitante:
Fecha de solicitud: 27/04/2005
Código y título de clasificación:
Descripción de la serie documental:
Años:
Número de cajas:
Acción que se solicita:
ELIMINACIÓN MUESTREO
Observaciones:
Firma del Jefe Firma de autorización3 Firma del Responsable
de la Unidad del Archivo General
Nombre y sello Nombre y sello Ángel Muñoz Mazagatos
3
Si los documentos que se solicita destruir son académicos, es necesaria la firma de la autoridad académica competente.
9. GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA
- Accesibilidad: Posibilidad de consultar los documentos del Archivo, respetando la normativa establecida al efecto
- Actividad administrativa: Conjunto de acciones, reguladas por normas de procedimiento y realizadas por las unidades de la UAL, que se materializan en un tipo documental.
- Archivo de gestión: Conjunto de documentos y expedientes activos ubicados en las diferentes unidades administrativas y servicios de la UAL, como consecuencia de las funciones y actividades que les son propias, y que se utilizan para la tramitación de sus actuaciones.
- Archivo de oficina: V. Archivo de gestión.
- Archivo General: Órgano, dentro del sistema archivístico de la UAL, al cual se ha asignado la función de controlar la gestión documental y la custodia de toda la documentación proveniente de los archivos de gestión, una vez finalizada su tramitación y custodia temporal.
- Asunto: Contenido específico de cada uno de los expedientes de una serie documental, que permite individualizarlos dentro del conjunto.
- Calendario de conservación y eliminación: Lista de normas, períodos de permanencia en cada fase del documento y destrucción o conservación permanente del mismo, establecidas para cada tipo documental.
- Carpeta: Hoja de cartulina o cartón ligero, plegable, que sirve para conservar los documentos que forman un expediente convenientemente ordenados.
- Categoría: Primer nivel de clasificación que divide los documentos administrativos de un organismo en documentos de gestión y en documentos de explotación.
- Ciclo de la documentación: Etapas por las que sucesivamente pasan los documentos, desde que son producidos o recibidos en una unidad administrativa, hasta que son eliminados o conservados permanentemente en el Archivo General.
- Ciclo de vida de los documentos: V. Ciclo de la documentación
- Clase: Segundo nivel de clasificación que corresponde a una función de gestión o de explotación de un organismo, y bajo la cual se reagrupan las subclases relativas a funciones de la misma naturaleza.
- Clasificación: Agrupación de la documentación bajo conceptos que reflejen las funciones generales o las actividades concretas de la Universidad, dentro de una estructura jerárquica y lógica. La identificación y agrupación de los documentos se hará mediante el Cuadro de clasificación de la UAL.
- Codificación: Acción de atribuir un código a un documento, a fin de identificarlo sistemáticamente.
- Código de clasificación: Conjunto de las equivalencias entre la expresión de los conceptos de la clasificación (clase, subclase, divisiones y subdivisiones) y los símbolos correspondientes (signaturas).
- Consulta: Examen directo de la documentación por parte de los usuarios.
- Cuadro de clasificación: Estructura jerárquica y lógica que permite identificar los expedientes y los documentos administrativos y también los archivos de todas las unidades administrativas dentro del conjunto.
- Custodia: Responsabilidad jurídica que implica, por parte del Archivo General, la conservación adecuada de los fondos documentales.
- Depósito: Lugar donde se instalan los documentos semiactivos e inactivos, en las condiciones idóneas de conservación y recuperación de los mismos.
- Descripción: Fase del tratamiento archivístico que consiste en la elaboración de instrumentos para facilitar el conocimiento y la consulta de los fondos documentales.
- División: Cuarto, quinto, sexto o séptimo nivel de clasificación que corresponde a una subactividad de gestión o de explotación de un organismo.
- Documento activo: Documento administrativo en tramitación o de uso corriente, con finalidades administrativas, fiscales o legales.
- Documento administrativo: Toda información textual, gráfica o en imágenes, fijada en cualquier tipo de soporte material, generada o recibida por los diferentes servicios y personas adscritas a la Universidad de Almería, en el ejercicio de sus funciones administrativas y docentes, y como testimonio de las diferentes actividades en el ámbito de la vida universitaria.
- Documento de gestión: Documento relativo a las funciones administrativas comunes a todos los organismos.
- Documento de explotación: Documento relativo a las funciones administrativas específicas de cada organismo, en este caso, de la UAL (estudio, investigación y docencia).
- Documento esencial: Documento administrativo indispensable para el funcionamiento de un organismo, que garantiza su continuidad.
- Documento inactivo: Documento administrativo que ya no se utiliza con finalidades administrativas, fiscales o legales.
- Documento semiactivo: Documento administrativo que se utiliza ocasionalmente con finalidades administrativas, fiscales o legales.
- Edades del documento: V. Ciclo de la documentación
- Eliminación: Destrucción física de los documentos que han perdido su valor primario y no han adquirido el valor secundario.
- Expediente administrativo: Conjunto ordenado de documentos sobre un mismo asunto, sujetos a un procedimiento administrativo.
- Expediente informativo: Conjunto ordenado de documentos sobre un mismo asunto, no sujetos a un procedimiento administrativo y cuya función es informativa.
- Expurgo: V. Eliminación
- Foliación: Operación, incluida en el procedimiento de ordenación, que consiste en numerar correlativamente todas las hojas de cada unidad documental.
- Fondo documental: Conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos por un organismo o por una persona en el transcurso de su actividad.
- Formulario de autorización para la eliminación de documentos: Instrumento de descripción y control normalizado que las unidades deberán cumplimentar, a fin de solicitar la pertinente autorización para la eliminación de documentos.
- Formulario de control de documentos en circulación: Instrumento de descripción y control normalizado que las unidades deberán cumplimentar, a fin de controlar los documentos o expedientes que se encuentran temporalmente fuera de su ubicación habitual, para su consulta por otra unidad o persona interesada.
- Formulario de préstamo de documentos: Instrumento de descripción y control normalizado que las unidades habrán de cumplimentar para solicitar la consulta o el préstamo de cualquier documento depositado en el Archivo General.
- Formulario de relación de entrega de documentos: Instrumento de descripción y control normalizado, que las unidades remitentes habrán de cumplimentar para hacer efectiva la transferencia de documentación y el traspaso físico de la custodia de la misma al Archivo General.
- Instrumento de control: Documento en cualquier soporte destinado al seguimiento, comprobación e inspección de los documentos: registro de entrada, registro de préstamo, repertorio de series, etc.
- Instrumento de descripción: Documento en cualquier soporte que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales y que permite su localización y recuperación.
- Norma de conservación: Indicación que señala los períodos de utilización y los soportes de conservación de los documentos activos y semiactivos, y que identifica los expedientes inactivos que se han de eliminar y los que se han de conservar permanentemente.
- Número cúrrens: Método de ordenación de documentos que utiliza como criterio el número correlativo de entrada de los mismos.
- Ordenación: Operación que, dentro de cada agrupación documental, consiste en establecer un orden según un criterio determinado: alfabético, cronológico, numérico.
- Organización: Adaptación material o física de un fondo a la estructura que le corresponde. Incluye las tareas de clasificación u ordenación de la documentación, independientemente de su soporte.
- Serie documental: Conjunto de documentos producidos por una unidad administrativa en el ejercicio de una misma competencia y regulados por la misma norma de procedimiento.
- Signatura: Combinación de cifras y letras, o bien, numeración correlativa, que identifica un documento o una unidad de instalación, y que permite localizar un documento o expediente. También se denomina signatura topográfica.
- Sistema de gestión documental: El sistema archivístico de la UAL garantiza la ordenación de la documentación, su transferencia en las sucesivas etapas de su evolución, su consulta, el acceso a la información y, finalmente, la selección y eliminación o conservación de los documentos, según su valor administrativo, fiscal, legal o histórico.
- Subclase: Tercer nivel de clasificación que corresponde a una subfunción de gestión o de explotación de un organismo, y bajo la cual se agrupan las divisiones relativas a las actividades de la misma naturaleza.
- Subdivisión específica: Nivel de clasificación que permite subdividir ciertas clases, subclases, divisiones y subdivisiones nominales.
- Subdivisión nominal: Nivel de clasificación que permite identificar un expediente específico o un expediente relativo a una persona o a un organismo.
- Subdivisión uniforme: Nivel de clasificación que permite subdividir todas las clases, subclases, divisiones, subdivisiones específicas y subdivisiones nominales.
- Testigo: Indicador que sustituye a una unidad documental extraída de su lugar habitual, en el que ha de constar la signatura, el destino y la fecha de salida de dicha unidad documental, y que será retirado y destruido una vez se reintegre la documentación.
- Tipo documental: Unidad documental producida o recibida por un organismo en el ejercicio de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento, y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos.
- Transferencia: Traspaso físico de la documentación de un archivo a otro del sistema archivístico, a medida que se va cumpliendo su vigencia administrativa y disminuye la frecuencia de su consulta
- Unidad de instalación: Cualquier agrupación de unidades documentales homogéneas para su colocación en el depósito: caja, carpeta, libro, etc.
- Unidad documental: Elemento básico de una serie documental que puede estar constituido por un solo documento (unidad singular) o por varios documentos, formando un expediente (unidad compuesta).
- Valoración: Fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de los documentos, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial de los mismos.