PARA LA BAJ A DE ACTI VOS FI J OS

I NI CI O

Aut ori zaci ón para l a Baj a del Bi en Inf or me favorabl e o no favorabl e FI N NO OO OO OO SI

Inspecci ón de Bi enes por el Responsabl e de Acti vos Fij os, Del egado de l a Di r ecci ón Econó mi ca Fi nanciera

Const at aci ón de l a exi st enci a, est ado y cust odi o.

Soli cit ud al Direct or General de Aut ori zaci ón para l a Baj a del Bi en.

Ar chi vo

Conf or maci ón de l a Co mi si ón para l a Baj a del Bi en.

Baj a del Bi en.

Legali zaci ón de Act as.

Enví o al área cont abl e para regi stro y cont abili azaaci ón.

120 4. 4. 7 For mat os del Manual

Se ha di señado f or mat os det all ados a conti nuaci ón, con l a fi nali dad de mant ener un efi ci ent e contr ol ad mi ni strati vo y cont abl e.

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4. 4. 8 Políti cas para el reconoci mient o de Acti vos Fijos

Los bi enes t angi bl es serán reconoci dos co mo activos fij os de l a Instit uci ón cuando cu mpl an con l as si gui ent es caract erísti cas:

- Ser de pr opi edad de l a Uni dad Médi ca;

- Est ar desti nados para activi dades médi cas y/ o ad mi nistrati vas; - Tener una vi da útil esti mada mayor a un año; y,

- Tener un cost o de co mpr a i gual o mayor a ci en (100, 00).

4. 4. 9 Políti cas para bi enes sujet os de cont rol

Ser án l os bi enes t angi bl es de pr opi edad del Hos pi tal I ESS del Puyo l os que a pesar a t ener una vi da útil i gual o mayor a un año y utili zarse en acti vi dades ad mi ni strati vas y médi cas al mo me nt o de s u r egi stro o act uali zaci ón t engan un val or unit ari o de adqui si ci ón, fabri caci ón, i nt erca mbi o, donaci ón o aval úo menor a ci en dól ares ( USD 100, 00). Se r egi strará co mo t al es l os si gui ent es:

- Út il es de ofi ci na;

- Ut ensill os de coci na, vajilla, lencerí a - Instru ment al médi co y de laborat ori o - Herra mi ent as de mant enimi ent o menor es.

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4. 4. 10 Políti cas específi cas para el cont rol de Acti vos Fi j os

4. 4. 10. 1 Para l a Val uaci ón

Los bi enes muebl es r econoci dos co mo Acti vos Fij os, serán r egi strados a s u cost o, que co mpr enderá l o si gui ent e:

- Pr eci o de co mpr a;

- Der echos de i mport aci ón, de ser el caso; - Fl et es;

- Segur os; - Inst al aci ón;

- I mpuest os no ree mbol sables sobre co mpr a; y,

- Cual qui er otr o cost o di rect a ment e atri bui bl e al bi en par a ponerl o en condi ci ones de operaci ón y cu mplir el obj eti vo para el cual fue adquiri do.

Los descuent os serán deduci dos del cost o de adqui si ci ón para obt ener el preci o de co mpr a.

4. 4. 10. 2 Para el cont rol cont abl e

El val or cont abl e, l a depreci aci ón peri ódi ca y acumul ada, y val or en li br os de l os acti vos fij os serán contr ol ados en registros i ndi vi dual es y conj unt os.

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a) Cada bi en en f or ma i ndi vi dual.-

Cada bi en en f or ma i ndi vi dual será r egi strado, i dentifi cado y contr ol ado, de acuer do a s u estruct ura y caract erísti cas de funci ona mi ent o.

b) Bi enes con f unci onali dad rel aci onada. -

Todos l os bi enes t angi bles que no constit uyan co mponent es pri nci pal es ni accesori os de uni dades operati vas compuest as; per o que por sus caract erísti cas de f unci ona mi ent o requi eran vi ncul arse con ot r os bi enes pri nci pal es co mo es el caso de l os si gui ent es; mouse, tecl ado, parl ant es, auri culares y cá mar a.

4. 4. 10. 3 Para el trat a mient o de erogaci ones subsecuentes

Las mej oras, reposi ci ones y adi ci onal es que en base a crit eri os t écni cos son desti nados a au ment ar l a vi da útil esti mada, l a efi ci enci a o capaci dad pr oducti va de un bi en, serán regi stradas co mo un i ncre ment o del val or cont able del acti vo con el que se r el aci ona. En cas o de r eali zarse sustit uci ón o r ee mpl azo de pi ezas o part es, se l e asi gnará un cost o par a di s mi nui r el val or cont abl e.

Todos l os dese mbol sos r eali zados por r eparaci ones extraor di narias que au ment en si gnifi cati va ment e l a vi da útil esti mada, l a efici enci a o capaci dad pr oducti va de un bi en deberán regi strarse co mo un i ncre ment o al val or cont abl e de un acti vo.

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Así co mo t a mbi én t odos l os dese mbol sos destinados a r enovar o mant ener el est ándar de funci ona mi ent o i ni ci al de un acti vo deberá r egistrarse co mo un gast o al mo ment o que se i ncurra. Co mo por ej e mpl o; el mant eni mient o preventi vo de un equi po.

4. 4. 11 De l os Res pons abl es

4. 4. 11. 1 En l a ad mi ni straci ón

Son r esponsabl es el Direct or, l os Jefes Depart a ment al es y parti cul arme nt e t odos l os funci onari os de l a Uni dad Médi ca que t engan activos fij os a su car go.

4. 4. 11. 2 En el regi stro y cont rol cont abl e

El contr ol cont abl e l o deberá r eali zar úni ca y excl usi va ment e el cont ador o qui en haga s us veces.

El r egi stro det all ado de l os acti vos fij os l o r eali zará el r esponsabl e de operar el soft war e de acti vos fij os, qui en será part e del Co mit é de Acti vos Fij os.

4. 4. 11. 3 En l a gesti ón

El Di rect or asu me l a r esponsabili dad s obr e l a cust odi a de l os acti vos fij os suj et os de cont r ol asi gnados a l a Uni dad Mé di ca hast a cuando se l egali ce medi ant e el act a correspondi ent e a l a entrega de l os bi enes de lar ga duraci ón al responsabl e de su uso, cust odi a y conser vaci ón.

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El Di rect or asi gnará en for ma escrit a un r esponsabl e de acti vos fij os, el mi s mo que deber á cu mplir las si gui ent es responsabili dades;

- Parti ci par en l as const at aci ones físi cas y entrega recepci ones;

- Tr a mit ar l os r equeri mient os de acti vos en bi enes muebl es suj et os a contr ol para el us o de la uni dad; y l os trá mit es rel aci onados par a el manteni mient o y r eparaci ón r especti va de l os mi s mos;

- Tr a mit ar l a co mpr a de eti quet as de i dentifi cación de l os bi enes; y en caso de que l as mi s mas se hubi eran det eri orado o desprendi do realizar el ca mbi o respecti vo.

- Regi strar y l egali zar t odos l os movi mi ent os y t raspasos i nt er nos de bi enes de Uni dad Mé di ca;

- Ma nt ener act uali zado el invent ari o de l os bi enes de l ar ga duraci ón;

- Conser var un ar chi vo de t odos l os trá mit es r elaci onados con l os acti vos fij os de l a Instit uci ón;

- Report ar en un pl azo má xi mo de 24 hor as al Comi t é de Acti vos Fij os t odas l a novedades rel aci onadas con r equerimi ent os de mant eni mient o y r eparaci ón, movi mi ent os i nt er nos, pr ést a mos o devol uci ones efect uadas;

4. 4. 11. 4 El uso y conservaci ón

Corresponde a t odos l os ser vi dores y t rabaj adores de l a Uni dad Mé di ca, suj et os a l a Ley de Or gáni ca del Ser vi dor Públi co y Códi go del Tr abaj o y aquell os que a efect os de acuer dos o

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conveni os, se encuentren pr est ando ser vi ci os y se les haya asi gnado bi enes para el dese mpeño de sus funci ones.

La r esponsabili dad directa por el uso y conser vaci ón de l os bi enes no consi derados acti vos fij os, deno mi nados s uj etos a contr ol ad mi ni strativo, corresponde a l os servi dores a l os cual es se entrega par a el dese mpeño de s us f unci ones. Se pr ohí be el uso de estos bi enes par a fi nes políti cos, el ect oral es, doctri nari os o r eli gi osos o para acti vi dades parti culares y/ o extrañas al ser vi ci o.

4. 4. 12 Del cont rol físi co de l os acti vos

4. 4. 12. 1 I ns pecci ón y recepci ón

El Guar dal macén parti cipará en l a i nspecci ón y r ecepci ón de l os acti vos consi derados co mo de uso general o co mún adquiri dos por l a Uni dad Médi ca.

Par a el caso de bi enes consi derados co mo de uso especi ali zado que r equi eran s ust ent os técni cos para det er mi nar la conf or mi dad con l os requeri mient os y especificaci ones contrat adas se deberá conf or mar una co mi si ón para que parti cipe de l a respecti va recepci ón y verifi caci ón.

La Co mi si ón est ará confor mada por l os si gui ent es f unci onari os; Un del egado del Di rect or de la Uni dad Mé di ca, Jefe o Res ponsabl e del Depart a ment o, el Res ponsabl e del Depart a ment o Fi nanci er o, el Responsable de Acti vos Fij os y el Guar dal macén.

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Est a Co mi si ón parti ci pará en cada caso previ a convocat ori a del responsabl e de adqui si ci ones.

La Co mi si ón t endrá l as sigui ent es funci ones:

- Parti ci par en l a entrega - r ecepci ón de l os bi enes consi derados especial es adqui ri dos me di ant e contrat o de compr a, co modat o, donaci ón o traspaso a ti e mpo fij o o per pet ui dad; - Inf or mar en f or ma i n mediat a al Di rect or de l a Uni dad Mé di ca l as novedades encont radas a

fi n que t ome l as medi das necesari as; y,

- De ber án revi sar y anali zar l os t ér mi nos y condi ci ones contract ual es.

Los i nt egrant es de l a Comi si ón se constit uyen personal y pecuni ari a ment e responsabl es por l os perj ui ci os econó mi cos que por acci ón u o mi si ón causaren a l a Uni dad Médi ca. Según sea el caso t ant o l a Co mi si ón co mo el Guar dal macén deberán pr oducir i nf or maci ón que s ust ent e el i ngreso, l egali zar el acta de entrega-recepci ón y envi ar conj unt a ment e con el r est o de docu ment aci ón al jefe de depart a ment o respecti vo.

4. 4. 12. 2 Ent rega- recepci ón

Cuando se r eali ce el ca mbi o del ser vi dor cauci onado y r esponsabl e de l a cust odi a y cont r ol de l os bi enes exi st ent es en bodega, se efect uará l a const at aci ón fí si ca de l os bi enes en pr esenci a de l os r especti vos cust odi os entrant e y el sali ent e y j efe del Co mit é de Activos Fij os, sit uaci ón que t er mi na con l a s uscri pci ón de l a correspondient e act a de entrega –recepci ón y anexos respecti vos.

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Par a que se pr oceda a l a entrega – r ecepci ón entre r esponsabl es de Bodega, será necesari o que se encuentre debi da ment e regi strada l a cauci ón del ser vi dor entrant e.

4. 4. 12. 3 Ent rega recepci ón por sali da o ca mbi o de us uari o

Cuando se pr oduzca l a r enunci a, supr esi ón de parti da, co mi si ón de ser vi ci os o t rasl ado ad mi ni strati vo, del ser vidor r esponsabl e del uso y conser vaci ón de l os bi enes; el r esponsabl e de acti vos fij os, pr ocederá a l a const at aci ón fí si ca y r ecepci ón de l os acti vos fij os s uj et os a control de acuer do a la respecti va “Hoj a de Control de Bi enes por Servi dor”.

El r esponsabl e de acti vos fij os, pr ocederá a el abor ar el fi ni quit o de r esponsabili dades en el que hará const ar l as novedades encontradas, rel acionadas con f alt ant es o daños perj udi ci al es o t ot al es que serán i mput ables a l os encar gados del uso o cust odi a.

4. 4. 12. 4 Ent rega recepci ón por reposi ci ón

Cuando el ser vi dor en contra de qui en l a aut ori dad co mpet ent e est abl eció r esponsabili dades, reali za l a entrega de un bien, el de acti vos fij os en f or ma pr evi a a s u acept aci ón, verifi cará que las caract erísti cas sean si mil ares a l as del bi en desapareci do, destrui do o i nutili zado y co mpr obará el est ado de f unci ona mi ent o y conser vaci ón, y si se trat a de un bi en se caract erísti cas especi al es, soli cit ará l a parti ci paci ón de un t écni co del área correspondi ent e.

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En caso de acept arse el bi en, pr ocederá al r egi stro en el Soft war e de Aplicaci ón de Acti vos Fij os, así co mo t a mbi én el alt a y baj a del bi en r estit ui do y per di do, r especti va ment e; par a l o cual el aborará una act a de entrega – r ecepci ón en la que har á const ar el moti vo de s u e mi si ón e i dentifi cará l os códi gos y caract erísti cas especifi cas del bi en y su correspondi ent e val or.

4. 4. 12. 5 Cl asifi caci ón y codifi caci ón

La estruct ura general de l a codifi caci ón est abl eci da para el contr ol cont abl e y fí si co, pr ovee i nf or maci ón desagregada y uni f or me que per mite conocer l as diferentes cl asifi caci ones y subcl asifi caci ones de l os bi enes; su i dentifi caci ón i ndi vi dual, ubi caci ón espaci al o geogr áfi ca, y ser vi dor es responsabl es de l a cust odi a y uso.

El Cat ál ogo de Cuent as para l os Acti vos Fij os, es estruct urado s obr e l a base de l a codi fi caci ón nu méri ca est abl eci da en el Cl asifi cador Gener al de Cuent as e miti do por la Superi nt endenci a de Bancos y Segur os.

3. 7. 12. 5. 1 Est ruct ura del cat ál ogo de Acti vos Fij os

CA MP O

NI VEL _CONCEPTO

1 2 3 4 5

x TI TULO ( Acti vos) xx GRUP O ( Fijos)

Xx SUBGRUP O ( Bi enes In muebl es, Muebl es) xx CUENTAS NI VEL 1 ( Cuent as de Mayor General) Xx CUENTAS NI VEL 2 ( Subcuent as de Mayo)

138 4. 4. 12. 5. 1. 1 Pri mer Ca mpo o Ni vel.-

Int egrado por un dí git o (1), i dentifica al tít ul o de la cuent a, represent a a l os “Acti vos”

4. 4. 12. 5. 1. 2 Segundo Ca mpo o Ni vel.-

Co mpuest o por un dí git o (6), i dentifi ca al gr upo de acti vos, represent ada a los “Fij os”

1. ACTI VO