Beneficios de la Aplicación

Toda entidad que busque dar respuesta oportuna a las necesidades de sus clientes necesita identificar, analizar, y detallar sus procesos, es importante registrar las actividades creando acciones que incrementen las buenas prácticas para lograr eficiencia y eficacia en el desarrollo de las mismas, y la satisfacción del cliente.

Las ventajas que se obtienen al utilizar este manual de procesos son entre otras: 1. Uniformar y controlar el cumplimiento de las prácticas de trabajo.

2. Documentar el funcionamiento interno en lo relativo a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

3. Auxiliar en la inducción del puesto y en el adiestramiento y capacitación del personal.

5. Apoyar el análisis y revisión de los procesos del sistema y emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.

6. Construir una base para el análisis del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procesos y métodos.

7. Facilitar las labores de auditoría, la evaluación del control interno y su vigilancia.

8. Permitir la integración de la Gestión en las Áreas de Planeación, Calidad y Control Interno.

9. Minimizar los riesgos personales, legales e institucionales al cumplir con los parámetros normativos de la institución.

10. Asegurar la evolución del conocimiento en la medida que se mejoren los procedimientos. (ORTIZ IBAÑEZ, Luis Orlando, 2008, Manual de Procesos y Procedimientos, Cartagena de Indias)

2.2.4.1 Componentes y Contenido del Manual

El contenido de los manuales de procedimientos es diferente en cada entidad, varía según su ámbito de aplicación y su alcance. Sin embargo, se recomienda adoptar, en su caso, el siguiente modelo:

1. Nombre del Procedimiento.- Se debe orientar por el resultado que se desea obtener, se recomienda combinar de acuerdo a la siguiente sintaxis:

Sustantivo derivado de un verbo que actúa + Sobre un sujeto u

Autores: Erika del Carmen Cordero Aguilar

2. Objetivo.- Se deberá describir, de manera clara y precisa, el resultado que se desea alcanzar con cada procedimiento. El objetivo siempre inicia con un verbo en infinitivo.

3. Base Legal.- Se debe indicar las normas, códigos, manuales, instructivos que sirven de soporte de los procedimientos, no se trata de trascribir todo el texto, sino solo se debe indicar el nombre y los apartados que rigen las acciones del procedimiento.

4. Alcance.- Permite definir y describir las fronteras lógicas externas e internas del procedimiento, por lo que indica qué actividades, personas y áreas afecta. En caso de existir exclusiones, deberán indicarse.

5. Responsabilidades.- Se debe detallar los deberes y obligaciones de todos quienes intervienen en los puestos del proceso que se va a desarrollar.

6. Definiciones.- Brinda el significado de palabras, esto es de ayuda para mejorar la comprensión de los textos utilizadas en los procesos.

7. Insumos.- Indicar los requisitos documentales, y materiales que la dependencia solicite para poder iniciar con el procedimiento.

8. Resultados.- Describe el producto o servicio que se consigue después de seguir el procedimiento.

9. Interacción con Otros Procedimientos.- Escribir el nombre, si fuera necesario, de los procedimientos que tienen relación con el procedimiento que se está desarrollando.

10. Descripción.- En este punto se deben describir las actividades que se efectúan en el procedimiento, así como los puestos que intervienen para su realización.

Los lineamientos para la redacción del procedimiento son los siguientes:

1.- Objetividad.- Se debe utilizar un lenguaje describa las situaciones lo más exactamente posible.

2.- Evitar las obviedades.- Para la redacción se debe considerar todos los aspectos del procedimiento, no hay que dejar espacio para que pueda existir alguna duda.

3.- Precisión.- Hay que omitir términos imprecisos que generan confusión en su comprensión, es necesario especificar todos los aspectos necesarios para una comprensión rápida y directa.

4.- Sencillez.- Es necesario evitar redundancias, y se debe utilizar un lenguaje accesible, claro y preciso.

11. Diagramación.- Una vez explicado el procedimiento se procede a su representación gráfica, se debe elaborar un diagrama en el cual se demuestre los documentos que se necesitan, y los puestos que intervienen en el proceso.

La diagramación se efectúa mediante el uso de símbolos ANSI (American National Standard Institute), los cuales tienen la representación siguiente:

SIMBOLO REPRESENTA

Inicio o Fin del procedimiento. Señala el principio o terminación de un procedimiento.

Anexo de documentos. Indica que dos o más documentos se anexan para concentrarse en un solo paquete.

Autores: Erika del Carmen Cordero Aguilar

Conector de procedimientos. Es utilizado para señalar que un procedimiento proviene o es continuación de otros. Es importante anotar, dentro del símbolo, el nombre del proceso del cual se deriva o hacia donde va.

Decisión. Se emplea cuando en la actividad se requiere preguntar si algo procede o no, identificando dos o más alternativas de solución.

Formato no impreso. Indica que el formato usado en el procedimiento es un modelo que no está impreso; se distingue del anterior únicamente en la forma, las demás especificaciones para su uso son iguales.

Inspección. El cuadro es utilizado como símbolo de inspección, verificación, revisión o bien, cuando se examine una acción, un formato o una actividad.

Operación. Muestra las principales fases del procedimiento y se emplea cuando la acción cambia. Asimismo, se anotará dentro del símbolo un número en secuencia y se escribirá una breve descripción de lo que sucede en este paso al margen del mismo.

(Gráfico tomado de Guía Técnica Para la Elaboración de Manuales de Procedimientos, p.45)

La diagramación tiene como objetivos representar de manera general las interrelaciones del procedimiento, indicar la secuencia de las operaciones y los elementos que intervienen en su ejecución. (Guía Técnica para la elaboración de

Manuales de Procedimientos, Recuperado de:

http://salud.edomexico.gob.mx/intranet/uma/doctos/guia_para_manual_de_proced imientos.pdf)