Beneficis i riscos de l’ERP

Els beneficis que pot aportar a l’organització la implantació d’un sistema ERP es poden classificar en tècnics i empresarials, mentre que els riscos són principalment factors de negoci.

Beneficis de l’ERP

Els beneficis d’adquirir i utilitzar un sistema ERP per una organització han estat exposats per diversos autors en la literatura com Davenport (2000), O’Leary (2004), Ross & Vitale (2000) i Sieber et al. (2006). A continuació se’n presenten els principals (veure taula 3.6):

Els beneficis de l’organització relacionats amb els aspectes d’empresa són:

B.Emp1. Avantatge competitiu: La reducció de despeses, millora de productivitat i reducció del temps en oferir el producte al mercat són alguns dels factors que augmenten l’avantatge competitiu de l’organització.

B.Emp2. Integració, optimització i estandardització de processos: La reenginyeria de processos prèvia a la implantació comporta l’anàlisi, la definició i el disseny de nous processos transversals a totes les unitats funcionals, fent més eficient l’organització.

B.Emp3. Comunicació: La coordinació de les unitats funcionals aporta una millora en la comunicació i facilita el control de l’activitat de les diferents unitats funcionals.

B.Emp4. Qualitat de les dades: L’eliminació de la redundància i fragmentació de les dades assegura la seva correctesa i completesa i, fomenta la compartició de la informació per augmentar-ne la visibilitat.

B.Emp5. Disminució de les despeses: La reducció de temps en el cicle financer i el cost operacional amb l’automatització i optimització dels processos de negoci, i la disminució del nivell d’estocs necessaris i del nombre i volum de les instal·lacions de magatzem.

B.Emp6. Incorporació de bones pràctiques: Els diferents sectors de negoci tenen asso- ciat un estàndard propi d’ERP adaptat a les característiques de cada sector. En el desenvolupament de l’ERP d’un sector de negoci s’incorporen les bo- nes pràctiques; és a dir, els processos més eficients en la manera de treballar, anomenats bones pràctiques.

Els principals beneficis de l’organització relacionats amb els aspectes tècnics: B.Tec1. Base de dades integrada: La base de dades única i accessible des de les unitats

funcionals.

B.Tec2. Qualitat de les dades: Les dades úniques, correctes i completes; major pre- cisió de la informació; estandardització i millora del format de les dades que proporcionen una millora en la visualització, comprensió i utilització.

B.Tec3. Dades actuals: L’accés a tota la informació actualitzada en temps real i reducció de temps en realitzar les transaccions dels processos de negoci. B.Tec4. Digitalització: La promoció de l’ús dels documents en format digital per

És recomanable utilitzar indicadors per avaluar prèviament a la implantació de l’ERP si la ràtio benefici/inversió indica que és una decisió encertada (Markus & Tanis 2000). Cada organització estableix quins són els seus indicadors d’acord a les seves necessitats o els seus interessos, no totes les organitzacions han de coincidir a l’hora de definir els seus indicadors i d’altres no estableixen cap mesura quantitativa per avaluar-los (Markus & Tanis 2000). Per exemple, en la literatura es presenten algunes organitzacions que indiquen l’obtenció del benefici a través de l’assoliment de les expectatives inicials que tenien dipositades en el sistema ERP, però no especifiquen quines són, ni com estan mesurades aquestes expectatives. D’altres indiquen mètriques concretes, com ara l’increment en la productivitat i el ROI. Assolir un indicador no implica assolir-ne un altre; és a dir, hi ha organitzacions que veuen incrementada la seva productivitat, però consideren que el ROI obtingut és baix.

Criteris tècnics Criteris empresarials

Base de dades comuna. Millora en la coordinació en l’organització. Qualitat de les dades. Orientació al client.

Millora de l’accés a les dades. Reducció de recursos temporals i econòmics. Augment del format digital i reducció despesa

paper. Millora en l’avantatge competitiu. Estandardització de processos i dades. Transformació del negoci.

Optimització de processos. Millora del servei al client.

Taula 3.6: Beneficis del sistema ERP

Riscos de l’ERP

Malgrat els beneficis que aporta un ERP a l’organització, l’adquisició d’un sistema ERP també pot comportar un conjunt de riscos. Diversos autors, com Aloini et al. (2007), Beretta (2002) i Markus & Tanis (2000), hi identifiquen els principals (veure taula 3.7):

R1. Econòmic: Les implantacions d’ERP són una aventura cara i perillosa. L’elevat cost financer i les desviacions del projectes en pressupost i temps són alguns dels principals riscos per a l’organització.

R2. Tècnic: Una implantació és un repte tecnològic, i un dels punts crítics és la mi- gració de les dades dels sistemes antics al nou sistema i, evidentment l’acceptació del sistema per part dels usuaris.

R3. Gerencial: La necessitat de la implicació gerencial en la implantació d’un ERP com a principal espònsor del projecte. Les implantacions dels ERP són un desafi- ament per a la gerència perquè impliquen diverses unitats funcionals i estructures polítiques de l’organització.

R4. Selecció: Una selecció de l’ERP inadequada i una estratègia i planificació inefici- ent poden tenir impactes negatius a nivell competitiu de l’organització i, a nivell individual dels empleats i del sistema de treball dels processos.

Criteris tècnics Criteris empresarials

Repte tecnològic.

Baix o nul suport gerencial com a espònsor. Inversió econòmica superior al benefici estimat. Selecció d’una solució ERP inadequada.

Taula 3.7: Riscos del sistema ERP

Aloini et al. (2007) classifica els riscos d’un projecte d’implantació d’ERP en els quatre aspectes següents:

• Procés: El projecte no s’ha completat dins el temps i el pressupost inicialment previstos.

• Expectatives: El sistema ERP no coincideix amb les expectatives dels usuaris.

• Interacció: L’actitud dels usuaris envers al sistema és negativa.

• Objectius: Els objectius que proporciona el sistema no coincideixen amb els planificats inicialment.