Buscar, reemplazar y ordenar datos

Con tal de facilitar la búsqueda de datos y/o su modificación, se pueden utilizar los comandos de buscar, reemplazar y ordenar datos. La opción de buscarpermite localizar un registro determinado si se conoce alguno de sus datos. Para ello, se debe clicar sobre el botón Buscar dentro de la pestaña de Inicio. Aparecerá una ventana con diferentes campos (ver figura 93). En el primero de ellos, Buscar, se deberá determinar el dato que se desea buscar en los registros; Buscar en permite seleccionar dónde se pretende buscar el dato, siendo posible buscar en un campo determinado o en todo el documento; en Coincidir se debe indicar si se desea que aquello que se ha introducido en Buscar coincida con cualquier parte del campo, con todo el campo o solo con el principio del campo; hacia el final de la ventana vuelve a aparecer el campo Buscar, pero en este caso únicamente se debe indicar si se desea que la búsqueda solo se realice a partir del registro en el que estemos situados (Abajo), en los registros anteriores (Arriba) o en todos los registros; por último, se puede seleccionar la opción de Coincidir mayúsculas y minúsculas para que únicamente se busquen aquellos registros que tengan las mismas mayúsculas y minúsculas que aquello indicado en Buscar, y también se puede indicar Buscar los campos con formato para que localice solo aquellos campos que tengan exac- tamente el mismo formato que lo que escribimos en la búsqueda. Clicando sobre

el botón Siguiente se irán mostrando uno a uno todos los registros que contengan el dato incluido. La opción de buscar se diferencia de los filtros en que únicamente localiza los registros con ese dato de uno en uno, mientras que los filtros presentan de una sola vez todos los registros que tienen un dato en común.

Figura 93. Cuadro de diálogo de las opciones de buscar y reemplazar: pestaña Buscar

Además de buscar, es posible también reemplazar los datos buscados. Su fun- cionamiento es muy similar al de la opción de búsqueda. La opción Reemplazar

se encuentra en la misma pestaña de Inicio, en el bloque Buscar (ver figura 94).

Clicando sobre el botón Reemplazar se abrirá una ventana similar a la anterior, pero con dos pestañas: Buscar (con las mismas características y funcionamiento explicado anteriormente) y Reemplazar. La pestaña Reemplazar es muy parecida a la de Buscar pero, además de los elementos comentados anteriormente, incluye un campo con la opción de Reemplazar por. Tras escribir aquello que queramos lo- calizar en el campo Buscar, se deberá indicar en el campo Reemplazar por el dato por el que se desea sustituir el elemento encontrado. Clicando el botón Siguiente

se irán presentando uno a uno aquellos registros que contengan el dato determina- do en Buscar y, mediante el botón Reemplazar, se podrá sustituir por aquello que se haya escrito en Reemplazar por. Si se clica directamente el botón Reemplazar todos, Access reemplazará directamente todos los registros que coincidan con los datos indicados en Buscar por aquello indicado en Reemplazar por. Cuando se ha- yan sustituido todos los registros, aparecerá un mensaje de aviso donde se deberá clicar Aceptar.

Con respecto a la opción de ordenar datos, aunque de modo predeterminado los registros suelen aparecer en el orden en que han sido introducidos, Access permite la posibilidad de ordenar los registros por el campo que interese. La determinación del orden de los registros se puede hacer en base a un único campo o según varios campos. Para ordenar los datos de forma sencilla por un único campo, en la vista de formulario se debe seleccionar el campo por el que se desee establecer el orden y, a continuación, clicar en el botón Ascendente o Descendente de la pestaña Inicio

(bloque de Ordenar yfiltrar). También se puede ordenar seleccionando un campo, clicando sobre él con el botón derecho del ratón y seleccionando la opción Orde- nar de mayor a menor / menor amayor o bien _{Ordenar de la A a la Z /de la Z a}

la A, según sea un campo numérico o texto (ver figura 95).

Figura 95. Ordenar datos por el campo seleccionado

Si se desea ordenar por más de un campo, se deberá acudir a la vista de hoja de datos, ya que la vista de formulariono permite esta opción. La vista de hoja de da- tos únicamente está disponible en los formularios del tipo hoja de datos o cuando se crea un formulario a partir del diseño de formulario (explicados anteriormente). Para ordenar por más de un campo en la vista de hoja de datos, las columnas a ordenar deberán estar juntas; si no lo están, se pueden mover las columnas por las cuales se desea realizar el orden y situarlas de forma contigua seleccionando la columna a mover con el cursor del ratón y desplazándola hacia el lugar correspon- diente. Una vez las columnas estén juntas, se seleccionarán todos los campos por los cuales se desea realizar el orden (se selecciona la columna entera) y se pulsará el botón de _Ascendente o _Descendente (o, clicando sobre las columnas selecciona- das con el botón derecho del ratón, la opción Ordenar de mayor a menor / menor a mayor o bien Ordenar de la A a la Z /de la Z a la A). Access basará el orden primero en la columna de la izquierda y después en el resto de columnas seleccio- nadas, siempre de izquierda a derecha (ver figura 96).

nota

Si se desea establecer otro orden se debe cambiar la ubicación de las columnas.