El sistema permite bloquear y desbloquear manualmente un expediente. Cuando se bloquea manualmente el expediente de un alumno es posible incluir las causas del bloqueo, a las cuales es posible asociarles unas consecuencias académicas y/o administrativas, con la posibilidad de consultar los alumnos según el motivo del bloqueo.
Cuando se desbloquea manualmente un expediente de la misma forma es posible incluir las causas del desbloqueo.
10.1.1. MANTENIMIENTO DE CONSECUENCIAS DE BLOQUEO FORMA DE ACCESO
• Módulo de Expediente Menú Bloqueo
FUNCIÓN
Desde esta pantalla se realiza el mantenimiento de las posibles consecuencias derivadas de realizar un bloqueo manual de expediente, como por ejemplo, impedir la emisión de un certificado, no permitir la modificación de la matrícula, etc. Para dar de alta una consecuencia de bloqueo basta con dar de alta un código, una descripción e indicar a que módulo afecta; no obstante, será necesario comunicar a OCU qué causa y su consecuencia se quiere definir para verificar su correcta implementación en el paquete correspondiente.
10.1.2. MANTENIMIENTO DE CONSECUENCIAS DE DESBLOQUEO FORMA DE ACCESO
• Módulo de Expediente Menú Bloqueo
Pantalla Mantenimiento de consecuencias de desbloqueo
FUNCIÓN
Se debe completar de la misma forma el mantenimiento de las consecuencias del desbloqueo. Para ello bastará con definir un código, una descripción e indicar el módulo al que afecta.
10.1.3. CAUSAS DE BLOQUEO Y DESBLOQUEO FORMA DE ACCESO
• Módulo de Expediente Menú Bloqueo
Pantalla Causas de bloqueo y sus consecuencias Pantalla Causas de desbloqueo y sus consecuencias
FUNCIÓN
Ambas pantallas (bloqueo o desbloqueo, según corresponda) permiten realizar el mantenimiento de las causas que originan dicho bloqueo o desbloqueo. La pantalla está dividida en tres bloques: en el primer bloque de la pantalla se introduce la razón del bloqueo/desbloqueo del expediente informando al usuario si se trata de un motivo administrativo (por ejemplo, se va a bloquear el expediente porque el alumno no ha pagado) y/o académico (al alumno se le ha abierto un expediente disciplinario).
• Existirán dos causas de bloqueo que deben darse precargadas, porque son de aplicación automática según la normativa de la Universidad, que son las siguientes:
100 Bloqueo por permanencia, agotadas todas las convocatorias de una asignatura 110 Bloqueo parcial, agotadas todas las convocatorias de una asignatura
• Igualmente existen dos causas de desbloqueo asociadas a los bloqueos mencionados anteriormente que deben estar dadas de alta y asociadas a la 100 y 110:
101 Concesión de la convocatoria de gracia
En el segundo bloque se asociarán, mediante la lista de valores, las consecuencias, que va a tener ese tipo de bloqueo/desbloqueo (por ejemplo, si el expediente está bloqueado por impago tampoco se va a permitir generar un certificado). En el caso de los bloqueos, por medio del botón de enlace Causas de desbloqueo, se agregan los motivos que permitirán desbloquear el expediente para la causa especificada.
10.1.4. BLOQUEO / DESBLOQUEO MANUAL DE EXPEDIENTES FORMA DE ACCESO
• Módulo de Expediente Menú Bloqueos
Pantalla Bloqueo / Desbloqueo manual
FUNCIÓN
Esta pantalla permite bloquear y desbloquear manualmente el expediente de un alumno. El expediente de un alumno puede estar:
• Bloqueado: por un motivo especial la Universidad puede decidir paralizar el expediente de un alumno. Dicho expediente no se podrá cerrar, ni trasladar. Sobre un expediente bloqueado, no se puede hacer ningún tipo de modificación.
• Trasladado: el expediente de un alumno puede ser trasladado a otro centro o a otra Universidad.
• Cerrado: el sistema cierra el expediente del alumno cuando dicho alumno consigue un nodo de finalización y solicita el pago de los derechos del título. No obstante, un expediente siempre se podrá reabrir de forma manual, cuando existan para ese mismo plan de estudios otros nodos de finalización que el alumno aún no haya conseguido.
Para realizar el bloqueo, el usuario consultará el alumno y plan en el que se quiere realizar el bloqueo y chequeando la casilla Bloqueado expediente, se especificará la causa o causas del bloqueo y la fecha.
En el caso de desbloqueo se actuará de la misma manera: al deschequear la casilla de bloqueo será necesario incluir una causa de desbloqueo (en la lista de valores se recuperarán únicamente aquellas causas de desbloqueo que se asociaron a esa causa de bloqueo).
Es importante indicar que si un expediente se ha bloqueado automáticamente porque ha superado el número de convocatorias asociadas a la asignatura, para poder crearle la correspondiente convocatoria de gracia, es necesario, en primer lugar, desbloquearle desde esta pantalla y posteriormente generarle la convocatoria que sea necesario.
10.1.5. CONSULTA DE EXPEDIENTES BLOQUEADOS Y DESBLOQUEADOS FORMA DE ACCESO
• Módulo de Expediente Menú Bloqueos
Pantalla Consulta de expedientes bloqueados Pantalla Consulta de expedientes desbloqueados
Desde estas pantallas es posible realizar consultas y recuperar a todos aquellos alumnos cuyos expedientes han sido bloqueados por una determinada causa de bloqueo, y de aquellos cuyos expedientes han sido desbloqueados por una determinada causa de desbloqueo. Si el bloqueo se ha producido por incumplir permanencia en una asignatura, se podrá consultar cuál es pulsando el botón Asignatura bloqueante.
10.2. BLOQUEO AUTOMÁTICO DE EXPEDIENTES POR PERMANENCIA
La Universidad establecerá el momento en que habrá de producirse el bloqueo, si de forma inmediata o al finalizar el curso académico, y si se ha de bloquear el expediente completo o sólo la gestión del acta de la asignatura en cuestión.
El tipo de bloqueo hace referencia a si se va a ver afectado todo el expediente o sólo la gestión de la asignatura para la que se ha superado el número de convocatorias permitido:
• Bloqueo parcial: únicamente se bloquea la asignatura en la que se han agotado las convocatorias. • Bloqueo total: se bloquea el expediente completo, impidiendo cualquier modificación del mismo. El momento de bloqueo determina cuándo se paraliza automáticamente el expediente:
• En la convocatoria en la que el alumno agota las convocatorias, permitiendo, no obstante, calificar todas las asignaturas que tengan una línea de acta en esa convocatoria o
• Al final del curso académico
La definición de las características del bloqueo automático por permanencia se realizará desde la pantalla Sistemas de convocatorias, ya que es posible definir para cada uno de los sistemas de convocatorias existentes en la Universidad estas características.
FORMA DE ACCESO • Módulo de Actas
Menú Definición de convocatorias Pantalla Sistemas de convocatorias
FUNCIÓN
En esta pantalla se define el número de convocatorias de gracia que genera automáticamente el sistema, el número de convocatorias de gracia que el usuario generará manualmente, el momento en que se bloquea el expediente: en la convocatoria o al final del curso, el tipo de bloqueo al agotar las convocatorias ordinarias: parcial o total, y el tipo de bloqueo al agotar las convocatorias de gracia manuales: parcial o total.
El momento del bloqueo será aplicable tanto al agotar las convocatorias ordinarias para una asignatura (definidas en el parámetro MAXCONPMT, en el módulo de Administración), como al agotar las convocatorias de gracia automáticas o manuales (definidas ambas en los campos Nº de convocatorias de gracia automáticas y Nº de convocatorias manuales de la pantalla Sistemas de convocatorias).
El tipo de bloqueo puede ser diferente para cada clase de convocatoria (es decir, para las ordinarias, de gracia o manuales), si así se define en los campos Bloqueo ordinarias, Bloqueo automáticas de gracia y Bloqueo gracia manual. Por ejemplo, si la Universidad decide que cuando el alumno agote las convocatorias
ordinarias de una asignatura se bloquee sólo dicha asignatura, el campo Bloqueo ordinarias estará a P (bloqueo parcial) y si desea que al agotar todas las convocatorias de gracia se bloquee todo el expediente, el campo Bloqueo automáticas de gracia y Bloqueo gracia manual estará a T (bloqueo total).
Si se ha definido el momento de bloqueo en la convocatoria, el sistema efectuará el bloqueo automático cuando se hayan calificado y cerrado definitivamente todas aquellas actas de la convocatoria en cuestión (por ejemplo, si se han agotado las convocatorias para una asignatura en febrero, el sistema esperará a que se califiquen el resto de las actas de febrero del alumno para bloquear posteriormente el expediente).
Cuando el bloqueo se realice al final del curso académico, será el propio usuario el que lance el proceso. Para ello especificará para qué centro, plan, departamento, asignatura, grupo o alumno quiere que se efectúen los bloqueos automáticos, en la pantalla Bloqueo masivo de expedientes.
FORMA DE ACCESO • Módulo de Expediente
Menú Bloqueos
Pantalla Bloqueo masivo de expedientes FUNCIÓN
Desde esta pantalla se ejecuta el proceso de bloqueo masivo de expedientes. Bastará con seleccionar los criterios de bloqueo: por alumno, por plan, por asignatura, por departamento…
Como resultado de este proceso de bloqueo masivo, el usuario puede consultar todos los alumnos bloqueados en la pantalla Consulta de expedientes bloqueados. Con el código de bloqueo 100 se recuperarán los alumnos con bloqueo completo de su expediente y con el código 110, los alumnos afectados por un bloqueo parcial que sólo afectará a la asignatura en cuestión.
FORMA DE ACCESO
Módulo de Expediente Bloqueos
Consulta de expedientes bloqueados FUNCIÓN
Si se efectúa la rectificación de calificaciones en las asignaturas causantes de un bloqueo, será el sistema el que actualice la situación del expediente o el estado de la asignatura del alumno; por ejemplo, si a un alumno, con el expediente bloqueado de forma automática por haber agotado las convocatorias ordinarias de la asignatura “A” sin superarla, se le realiza una rectificación de la calificación que supone la superación de dicha asignatura, será el sistema el que desbloquee automáticamente el expediente o la asignatura, ya que no existe motivo para el bloqueo. Por el contrario, al alumno que se le rectifique la calificación de una asignatura que implique la no superación y además agote las convocatorias ordinarias o de gracia se le bloqueará automáticamente el expediente o la asignatura.
Para realizar el desbloqueo del expediente, en el caso de que al alumno se le conceda las convocatorias de gracia automáticas o manuales, el usuario ha de acceder a la pantalla Bloqueo/Desbloqueo manual. Si se trata de un bloqueo total de expediente, al recuperar el alumno en la pantalla, el usuario desactiva la casilla Bloqueo expediente y ha de introducir la causa del desbloqueo y la fecha en la que se realiza. Si se trata de un bloqueo parcial de la asignatura, el usuario desactiva la casilla Bloqueo parcial, y recupera todas
convocatorias de gracia.