Como has ido comprobando con el paso de las páginas, hay cambios y medidas de todos los colores. Algunas se refieren a ti, otras a todo tu equipo; otras aparentan ser más profundas y otras más livianas; otras más rápidas de poner en marcha y otras más comprometedoras; otras afectan a hábitos puramente personales y otras a aspectos de organización y hasta logística. ¿Cuáles son las más importantes? ¿Por dónde deberíais empezar? ¿Qué cosas poner en marcha para conseguir el cambio sustancial que buscáis?
El primer (y para mí indispensable) ingrediente de la “receta” es no tener prisa. Cambiar hábitos y estilos de trabajo exige esfuerzo, y más si nos referimos a todo un colectivo. Es necesario ser
y que os acompañe para siempre. Por así decirlo, más que una tirita o una cura temporal necesitáis una sanación total.
Es cierto que con muchos de estos cambios y medidas experimentaréis alivio en el corto plazo, pero hay que entender esta mejoría como algo que lleva semanas y meses. Aquí no hay varitas ni polvos mágicos ni sanaciones que obren el milagro de hoy para mañana.
Y además de la paciencia, ¿cuál sería el siguiente ingrediente o paso a dar? Naturalmente vosotros tenéis la última palabra para decidir cómo y por dónde queréis iniciar ese cambio. Nadie como vosotros conoce en qué aspectos falláis más, qué cosas hay que mejorar antes, y qué medidas podéis poner en marcha con más facilidad o aceptación.
Ahora bien, no quiero concluir este libro sin daros mi opinión, sin compartir mi experiencia y parecer en este sentido. Si yo estuviera ahí, junto con vosotros, ¿cómo iniciaría ese cambio? ¿En qué rincones me enfocaría?
Interrupciones
1
Integrad la “cultura de la no-interrupción” en vuestro día a día. Elaborad unalista con las pautas y claves para a) erradicar las interrupciones innecesarias; y b) reducir el resto de interrupciones. Haced circular estas ideas entre todo el equipo y recordadlas con regularidad.
2
Instaurad la Hora feliz al comienzo del día. Haced que en la primera hora del díallamadas, consultas, reuniones e interrupciones estén, literalmente, vetadas.
3
Aprended a manejar mejor las interrupciones necesarias que os hacéis entrevosotros. Y manejar implica siempre acortar. Practicad y practicad hasta que seáis mejores a la hora de atender al otro pero regresando lo más deprisa posible a lo que estaba haciendo.
Urgencias
1
Empezad a distinguir mejor entre imprevistos y urgencias. Tanto a títuloindividual como colectivo, necesitáis empezar a ahogaros menos en vasos de agua para no comprometer tanto planificación como objetivos y resultados. Recordad: la mayoría de las urgencias no son urgencias.
2
Manejad juntos las urgencias y consensuar próximas acciones. Sois como vasos comunicantes y las urgencias de uno siempre terminan por impactar a los objetivos y resultados de todo el colectivo. Analizando y viendo en grupo se acierta más y mejor.Reuniones
1
Elaborad una checklist para vuestras reuniones. Una lista con detalles,información y cosas que hay que comprobar o hacer antes, durante y después. Serán como los “mandamientos” de vuestras reuniones.
2
Introducid las minireuniones como mecanismo diario de trabajo. Tanto paraeliminar interrupciones (agrupando consultas), asegurar la coordinación y seguimiento de proyectos en curso, como para reforzar el contacto y comunicación entre todos los miembros del equipo.
3
Reforzad e invertid en la reunión de planificación semanal. Es el momentoprivilegiado para evaluar lo hecho hasta ese día y enfocar los próximos días. Preparadla bien y, por encima de todo, enfocadla hacia acciones concretas y tareas claramente asignadas.
Comunicación
1
Sentad las claves (rasgos) de vuestra comunicación efectiva y productiva.Anotad qué características, información y detalles presidirán todas vuestras comunicaciones, reuniones, emails… Será un documento de oro que podréis consultar y recordar regularmente.
2
Cuidad siempre el qué, el cuándo y el cómo al delegar tareas, encargar osolicitar nuevas acciones.
1
Acordad empezar el día sin abrir el email. En su lugar, volcad toda vuestraenergía inicial de la jornada en las tareas más exigentes, las de más valor, las que generan más resultados.
2
Utilizad filtros comunes para organizar el correo de forma automática. Esto os ayudará a clasificar y separar el correo para priorizarlo mejor. Sumado a ello, podéis acordar palabras clave para incluir en los asuntos de cada email. Esto os ayudará a interpretar mensajes sin necesidad de abrirlos.Y de todo ello, si yo tuviera que elegir sólo tres para iniciar el cambio, me quedaría con estos:
✔ Interrupciones: hora feliz. ✔ Reuniones: minireuniones
✔ Comunicación: lenguaje efectivo.
Claves para cambiar
Y para rematar este último capítulo, comparto contigo algunas pistas para lograr introducir estos cambios de un modo efectivo, para conseguir que cuajen entre todos los miembros de vuestro equipo:
❏ Comunicad los cambios de forma colectiva, eligiendo bien el momento y el canal.
❏ Explicad las “razones productivas” que hay detrás de cada cambio.
❏ Recoged los cambios en un documento o memo interno que se distribuya, o al que poder acceder fácilmente a posteriori.
❏ Dividid y desglosad los cambios en secuencias o fases con una duración entre 10 y 30 días.
❏ Recordad estas medidas con regularidad. La insistencia es clave para no bajar la guardia.
❏ Transcurrido cierto tiempo (15-30 días) evaluad en grupo: efectos de cambio, mejoría, dificultades, etc.
Y aquí lo dejamos.
Ahora os toca a vosotros. Por delante tenéis mucho trabajo y esfuerzo pero la recompensa sin duda merece la pena. Los cambios, medidas y nuevos hábitos de productividad que vais a adoptar en los próximos meses harán de vosotros mejores profesionales. Y no hay recompensa mayor para un profesional que “ser un poco mejor” cada día. Tú y tu equipo estaréis ahí para vivirlo en primera persona.