JOHNWAYNE Organización del trabajo
La mejor forma (en mi opinión) de organizar un trabajo para su presen- tación verbal es seguir el mismo itinerario lógico que habitualmente se si- gue al escribirlo, comenzando por “¿cuál es el problema?” y terminando por “¿cuál es la solución?”. Sin embargo, es importante recordar que la presen- tación verbal de un trabajo noconstituye una publicación y, por consiguien- te, se aplican reglas diferentes. La mayor diferencia es que un artículo pu- blicado debe contener todos los detalles experimentales, a fin de que los experimentos puedan repetirse. Una presentación verbal, en cambio, no re- quiere ni debe contener todos los datos experimentales, a no ser que, por ca- sualidad, le hayan convocado para administrar un somnífero a una reunión de insomnes. La cita copiosa de bibliografía tampoco resulta conveniente en una presentación verbal.
Si acepta mi afirmación de que las presentaciones verbales deben orga- nizarse siguiendo los mismos principios que los trabajos escritos, no tengo que decir nada más sobre la “organización”. Esta cuestión se trata en el ca- pítulo 26: “Cómo escribir una comunicación a una conferencia”.
Presentación del trabajo
La mayoría de las presentaciones verbales son breves (en muchas reu- niones, el límite es de 10 minutos). Por ello, incluso su contenido teórico debe reducirse en comparación con el de un artículo escrito. Por muy bien que estén organizadas, un gran número de ideas presentadas demasiado rá- pidamente resultarán confusas. Debe atenerse a su tesis o resultado más im- portante y subrayarlo. No habrá tiempo para que presente todas sus otras bonitas ideas.
Existen, desde luego, otros tipos de presentaciones verbales más largas. El tiempo que comúnmente se concede para hacer una exposición en un simposio es de 20 minutos; a veces más. En un seminario es normalmente de una hora. Evidentemente, podrá presentar más material si tiene más tiempo. Aun así, debe proceder con calma, presentando detenidamente al- gunos puntos o temas principales. Si avanza muy de prisa, especialmente al principio, su público perderá el hilo; mucha gente comenzará a soñar des- pierta y su mensaje se perderá.
Diapositivas
En las reuniones científicas pequeñas e informales se pueden utilizar di- versos tipos de ayudas visuales. Es posible usar con provecho proyectores de transparencias, tableros y hasta pizarras. En la mayoría de las reuniones científicas, sin embargo, las diapositivas de 35 mm son la lengua franca. Todo científico debería saber cómo preparar buenas diapositivas, pero la asistencia a casi cualquier reunión demuestra rápidamente que muchos no lo saben.
He aquí algunas consideraciones importantes. En primer lugar, las dia- positivas deben prepararse específicamente para su utilización en presenta- ciones verbales. Las gráficas dibujadas para su publicación en revistas rara vez son eficaces, y a menudo no resultan siquiera legibles. Las diapositivas preparadas a partir de un original mecanografiado o de una revista o libro impresos casi nunca son útiles. Hay que recordar también que las diapositi- vas deben ser apaisadas y no verticales, lo que es exactamente lo contrario de las dimensiones preferidas para las ilustraciones impresas. Aunque las diapositivas de 35 mm son cuadradas (sus medidas exteriores son 5 x 5 cm), la cámara fotográfica ordinaria de 35 mm produce una zona de imagen que tiene 3,63 cm de ancho y 2,45 cm de alto; además, las pantallas son normal- mente más anchas que altas. Por ello, suelen ser preferibles las diapositivas dispuestas horizontalmente.
En segundo lugar, las diapositivas deben ser preparadas por profesiona- les o, al menos, utilizando equipo profesional. Los programas de prepara- ción de textos valdrán si se elige un tipo grande. Una tipografía sans serif
como Helvética suele resultar muy adecuada para las diapositivas. Las grá- ficas, indudablemente, se prepararán con computadora.
En tercer lugar, hay que recordar que la iluminación en las salas de con- ferencias rara vez es la óptima para proyectar diapositivas. Por ello, el con- traste es importante. Las mejores diapositivas (las más legibles) son las de texto negro sobre un fondo blanco.
En cuarto lugar, las diapositivas no deben estar demasiado llenas. Cada una debe estar destinada a ilustrar un aspecto determinado o tal vez a resu-
Cómo presentar un trabajo verbalmente 179 mir unos cuantos aspectos. Si una diapositiva no se puede comprender en 4 segundos, es una mala diapositiva.
En quinto lugar, debe usted llegar a la sala antes que el público. Com- pruebe el proyector, el mecanismo de avance y las luces. Cerciórese de que las diapositivas están colocadas en orden y con la orientación debida. No hay ninguna necesidad de que aparezcan diapositivas fuera de lugar, inver- tidas o desenfocadas, ni tampoco excusa para ello.
Normalmente, cada diapositiva debe hacer una declaración visual senci- lla y fácilmente comprensible. La diapositiva ha de complementar lo que usted esté diciendo en el momento en que se proyecta en la pantalla; no
debe limitarse a repetir lo que usted dice. Ynunca debe leer el texto de una diapositiva al público; hacerlo sería insultarlo, a menos que se esté dirigien- do a un grupo de analfabetos.
Unas diapositivas bien diseñadas y preparadas pueden aumentar grande- mente la utilidad de una presentación científica. Unas diapositivas malas hubieran hundido al propio Cicerón.
El público
La presentación de un trabajo en una reunión científica es un proceso en dos sentidos. Como el material que se presenta en una conferencia científi- ca será probablemente la información más reciente en ese campo, tanto los oradores como el público tienen que aceptar ciertas obligaciones. Como queda dicho, los oradores deberán presentar sus materiales clara y eficaz- mente, de forma que el público pueda comprender la información que se co- munica y aprender de ella.
Casi con toda seguridad, el público de una presentación verbal será más diverso que los lectores de un artículo científico. Por ello, la presentación oral deberá orientarse a un nivel más general que el que tendría un trabajo escrito. Evite los detalles técnicos. Defina los términos. Explique los con- ceptos difíciles. Un poco de redundancia puede ser muy útil.
Ensayar el papel ante los miembros (aunque solo sean algunos) de su departamento o grupo puede determinar la diferencia entre un éxito y un desastre.
Para que la comunicación sea eficaz, el público tiene que aceptar tam- bién varias responsabilidades, que empiezan por la simple cortesía. El pú- blico debe estar silencioso y atento. Los oradores responden bien a un pú- blico interesado y atento, mientras que el proceso de comunicación puede quedar prácticamente destruido cuando el público es ruidoso o, lo que es peor, cuando se duerme.
La mejor parte de una presentación oral es a menudo el período de pre- guntas y respuestas. Durante ese tiempo, los miembros del público tienen
la opción, cuando no la obligación, de suscitar cuestiones no tratadas por los oradores y presentar brevemente ideas o datos que confirmen los pre- sentados por el orador o contrasten con ellos. Esas preguntas y comenta- rios deben hacerse cortés y profesionalmente. No es ese el momento (aun- que todos lo hayamos visto) para que algún tipo petulante y locuaz descargue su bilis o describa con infinito detalle su propia erudición. Se puede discrepar, pero no increpar. En pocas palabras, el orador está obli- gado a ser considerado con el público, y el público está obligado a ser con- siderado con el orador.
Preparación electrónica de diapositivas para presentaciones verbales
Las diapositivas son el medio preferido al hacer una presentación ver- bal, aunque las transparencias para retroproyección, utilizadas juntamente con fotografías o diapositivas de alta calidad de 35 mm son una posible al- ternativa. Sin embargo, las proyecciones de transparencias y diapositivas pueden prepararse electrónicamente y convertirse en diapositivas de 35 mm, transparencias o monitores o proyectores electrónicos. Al trabajar con una aplicación electrónica de proyección de diapositivas, elija el producto final antes de diseñar sus diapositivas.
Independientemente del medio que elija, la organización del tema es esencial. Debe diseñarse cada diapositiva para que trate de un aspecto im- portante, con una lista que enumere como máximo seis temas conexos. Los títulos principales deben tener de 20 a 24 puntos al menos, y los de los sub- temas no menos de 16 puntos. Si la sala en que hace la presentación es gran- de, utilice tipos de cuerpo grande. Cuando utilice un cuadro o gráfica, déle un nombre y haga que todos los tipos tengan 14 puntos al menos, para que pueda leerse a distancia. No abarrote la página con otros temas y subtítulos que no sean el encabezamiento y el nombre del gráfico.
Transparencias de retroproyección
Puede crear transparencias de retroproyección con su programa de tra- tamiento de textos e imprimirlas en acetato de calidad láser. También pue- de crearlas con una aplicación para diapositivas, aunque no sea necesario. Las transparencias de retroproyección son preferibles en los ambientes in- formales y salas más pequeñas. Pueden prepararse para su proyección vertical u horizontal. A diferencia de las sesiones de diapositivas, con fre- cuencia se prefiere el formato vertical para las transparencias, porque se puede situar con comodidad una gráfica con una lista de temas dentro de esas dimensiones.
Presentaciones con diapositivas
Las presentaciones digitales con diapositivas le ofrecen el medio de cre- ar y presentar sesiones de diapositivas desde una computadora. También puede preparar diapositivas fotográficas de 35 mm, reveladas por un servi- cio profesional, e imprimir una serie de folletos y notas para distribuirlos al público. La presentación electrónica de diapositivas le permitirá incluir so- nidos y fragmentos de video. También le dará la posibilidad añadir a su pre- sentación otros materiales, en función del interés del público por un tema determinado. Naturalmente, tendrá que haber preparado anticipadamente esas diapositivas.
Los dos programas de diapositivas más populares son Microsoft Power- point y Adobe Persuasion. Los dos pueden utilizarse con plataformas Mac y Windows, y los dos tienen características similares. Si decide utilizar la opción de plantilla, elija sencillamente el estilo que le gustaría y utilícelo. Si tiene aficiones gráficas, puede hacer su propia plantilla, eligiendo el fon- do y el formato visual desde el principio. Esa plantilla puede guardarse y utilizarse para otras presentaciones por usted mismo o sus colegas. La plan- tilla proporcionará una diapositiva de título y formatos que incluirán subtí- tulos e ilustraciones. El material ilustrativo puede incluir cuadros y gráficas, así como ornamentos tipográficos. Se dispone de una biblioteca artística con ilustraciones, más apropiadas para la comunidad empresarial que para la científica. Las ilustraciones que haya creado usted, como gráficas y foto- grafías, pueden importarse y situarse en la diapositiva que elija.
Puede escribir el contenido de una diapositiva como texto, con un pro- cesador de esquemas (outliner) para textos sencillos, o escribirlo en una plantilla para ver cómo aparecerá en la pantalla. Es mejor componer prime- ro el material en el procesador. Ello le permitirá organizar sus ideas y ver los subtemas a medida que trabaje. Si quiere, podrá suprimir o añadir dia- positivas dentro de los esquemas. Incluso podrá organizar la secuencia de las diapositivas al revisar su material. También podrá reorganizar, añadir o suprimir diapositivas mediante un clasificador que permite ver los distintos elementos en miniatura.
Utilización del color en la presentación de diapositivas
Cuando trabaje con color, decida la gama cromática antes de empezar a ocuparse de la legibilidad y el efecto de la presentación. La legibilidad es de la mayor importancia. El texto debe destacarse del fondo, y un buen con- traste entre fondo y texto hará que sea así. Si elige un color oscuro para el texto, utilice un color pálido y suave para los elementos de fondo. Una bue- Cómo presentar un trabajo verbalmente 181
na combinación es un fondo amarillo suave con un texto azul oscuro bri- llante. Los puntos tipográficos pueden ser de un azul más oscuro. Esta com- binación de colores le permitirá hacer buenas impresiones para su distribu- ción al público. Si quiere utilizar un fondo oscuro, como gris oscuro o azul marino, las letras y otros elementos deberán ser blancos, amarillo pálido o de algún otro color claro. Esa combinación de colores hará buen efecto en la pantalla pero no será la mejor para imprimir. Tenga presente, sin embar- go, que es fácil exagerar los efectos de color y estropear así una presenta- ción excelente.
El uso coherente del color añadirá congruencia a la presentación. Si uti- liza siempre el mismo color para cada elemento de su presentación de dia- positivas, comunicará sus ideas sin confusiones. Por ejemplo, si está usan- do puntos tipográficos de color azul oscuro y una forma estándar, no cambie esa forma por un triángulo a mitad de la presentación. Cambiar de color se- ría aún peor. El espectador se preguntaría por la razón de ese cambio e, in- conscientemente, la buscaría aunque no hubiera ninguna. Las plantillas ofrecen normalmente una gama cromática que funciona bien. Si no le gus- ta el diseño de una plantilla pero sí sus colores, utilícelos como parte del di- seño de diapositivas que le agrada. Para terminar su presentación, añada una diapositiva en negro; es lo que hacen los profesionales.
Transiciones en la presentación de diapositivas
Las transiciones son efectos visuales aplicados a una diapositiva cuando aparece en la pantalla. Pueden ser tan sencillos como un fundido o la suave aparición gradual de otra transparencia, como en las películas cuando se abre una nueva escena. Las transiciones consistentes en un fundido pueden hacerse de arriba abajo, de abajo arriba, de izquierda a derecha o de dere- cha a izquierda. Se incluyen muchos efectos de fantasía, pero esos efectos resultan completamente fuera de lugar en una presentación científica. Sin embargo, cualquiera que sea la transición por la que se decida, utilícela con- secuentemente de una diapositiva a otra.
También puede aplicar un proceso de construcción a su presentación. En lugar de que aparezca toda la diapositiva a la vez, puede formarse gradual- mente. La primera imagen mostrará solo el título; luego irán apareciendo los elementos sucesivos, de uno en uno. Los anteriormente mostrados per- manecerán en la pantalla. Ese proceso de construcción añade un poco de suspenso y acción a un formato inmóvil. Aunque ello agrega interés a la presentación, limite su utilización a lo que realmente funcione. Si se utiliza con todas las diapositivas, también la construcción se hará aburrida. Puede determinar el tiempo para que el cambio de una diapositiva a la siguiente
sea automático y tenga tiempo suficiente para hablar del material mostrado, o puede controlar el paso de una diapositiva a otra utilizando el ratón.
Características como estas permiten que las presentaciones de diapositi- vas ofrezcan muchas formas de mejorar la claridad y agregar interés a la presentación.
Al hacer una presentación electrónica, es prudente llevar también un conjunto de diapositivas o transparencias por si hay problemas. Los artilu- gios electrónicos no siempre funcionan, especialmente si se tropieza con un técnico que no sabe cómo utilizar el equipo.