11 CANALES DE COMUNICACIÓN 11.1 Bitácora

11.1. 1 Bitácora de Obra

La Supervisión Gerencial deberá verificar que se encuentra actualizada la bitácora de Obra, en la que se anotará las instrucciones a la contratista, los planeamientos y solicitudes de la contratista, así como los hechos cuya relevancia hagan conveniente su registro permanente. La bitácora será utilizada conforme a la Ley de Obras Publicas y Servicios Relacionados con las Mismas y su Reglamento y las Reglas y Lineamientos establecidos por la (s) dependencia (s) ejecutora (s).

11.1.2 Bitácora de Servicios.

La DECDI será responsable de resguardar y mantener actualizada la bitácora de servicios, en la que se anotará las instrucciones, planeamientos, solicitudes de la CDI a la Supervisión Gerencial y los incidentes más relevantes para el desarrollo de estos; durante la ejecución de los servicios, la pondrá a disposición de los servidores públicos acreditados para ello y al finiquito de dichos trabajos, la DECDI resguardará el original, conservando Supervisión Gerencial una copia de la misma.

11.2 Juntas de Obra.

La Supervisión Gerencial será responsable de organizar y convocar a nombre de la CDI la celebración de las juntas de obra que se realicen bajo calendario fijo, así como de las juntas extraordinarias que solicite alguno de los participantes, las que podrán celebrarse en la propia oficina de la Supervisión Gerencial de la (s) obra (s), o en las oficinas de la (s) dependencia (s) ejecutora (s), proporcionando la propia Supervisión Gerencial apoyo de secretariado técnico. Participarán en ellas exclusivamente los representantes de la Supervisión Gerencial, de la (s) dependencia (s) ejecutora (s), de la CDI y, si fuera necesario, representantes de la contratista.

Dentro de las labores del secretariado técnico, se destacan la elaboración de las minutas y el seguimiento de acuerdos; la Supervisión Gerencial será responsable de obtener las firmas de las partes en las minutas, entregando los originales a la DECDI y copias a los demás participantes.

11.2.1 Contraloría Social.

Como ya se ha mencionado, la Supervisión Gerencial se considera como una extensión de la CDI en cuanto a su relación de trabajo; por lo tanto, debe identificarse plenamente con sus políticas y metas. En este sentido, y en atención a las disposiciones que en materia de Contraloría Social establece la Ley General de Desarrollo Social, así como el “Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos para la promoción y operación de la Contraloría Social en los programas federales de desarrollo social”, la Supervisión Gerencial apoyará a los Comités de Contraloría Social en su función de vigilancia y verificación del cumplimiento de las metas y la correcta aplicación de los recursos públicos asignados al Programa.

Para tal efecto, el (los) residente(s) de supervisión programará(n) con el (los) Comité(s) de Contraloría Social las fechas en que se recorrerá(n) la(s) obra(s) de manera conjunta, sirviendo de asesor en cuanto a las dudas técnicas que se presenten, y llenando la minuta de reunión conforme al formato que le sea entregado por la DECDI. El original de las minutas debe ser entregado a la DECDI, dejando copia al (los) Comité(s) de Contraloría Social.

11.2.2 Comité de Regulación y Seguimiento (CORESE)

El Jefe de Supervisión, nombrado por la Supervisión Gerencial, deberá presentar ante el Comité de Regulación y Seguimiento (CORESE) sus informes supervisión por obra, entregando documento original al Secretariado Técnico para su integración al expediente de dicho Comité, copia del informe de todas las obras a quien presida el Comité y copia a las dependencias ejecutoras de sus obras correspondientes.

11.3 Documentación de expediente

La Supervisión Técnica Gerencial de Obra será responsable de integrar y mantener actualizado el “Expediente de obra del PIBAI” de la (s) obra (s); que deberá ser la documentación, inherente a la ejecución de la (s) obra (s) y además de los actos previos y derivados del contrato de obra pública y/o servicios relacionados con las mismas de manera impresa y en archivos electrónicos. De tal manera que permitan una visión clara, transparente, completa y confiable de todo el proceso de ejecución de las obras ya que la supervisión conjuntamente con la CDI será la responsable de futuras aclaraciones con los órganos de control que revisen las obras.

Para la debida integración de los expedientes, en su momento la DECDI entregará a la Supervisión Técnica Gerencial de Obra la Guía para la integración de expedientes de obra PIBAI que emite la DGPIB, la cual en esencia contiene aspectos mencionados en el párrafo inmediato anterior, así como documentos emitidos por la propia CDI, la Dependencia Estatal Responsable del Programa o el CORESE. En términos enunciativos pero no limitativos, deberá entregar copia de los siguientes documentos:

En términos enunciativos pero no limitativos, deberá entregar copia de los siguientes documentos: 1. Solicitud y aceptación de obra por parte de la comunidades

2. Oficio de validación técnica y presupuestal por la dependencia normativa del proyecto ejecutivo. (CONAGUA, CFE, SCT)

3. Copia de documentos derivados del proceso de contratación de la(s) obra(s) 4. Contrato de obra.

5. Licencias y permisos (Dictamen de impacto ambiental SEMARNAT, Aprovechamiento de aguas (CONAGUA), Construcción sobre cauces de río (CONAGUA), INAH, Otros).

6. Convenios adicionales y modificatorios.

7. Programa contratado de obra (fechas de inicio y terminación). 8. Reprogramación de obra (fechas de inicio y terminación Reales).

9. Dictámenes de los precios unitarios por conceptos fuera de catálogo autorizados. 10. Reportes de pruebas de control de calidad de materiales, instalaciones y equipo. 11. Proyecto ejecutivo actualizado.

12. Presupuesto actualizado.

13. Actas de Entrega-Recepción ( Contratista- Ejecutora y en su caso de la Ejecutora – Operador) 14. Estimaciones y concentrado de estimaciones.

15. Finiquito 11.4 Informes.

garantizar las fechas de entrega pactadas contractualmente, comparando la producción real contra la programada, con la periodicidad de revisión preestablecida o la que amerite la problemática de avance de la (s) obra (s).

La Supervisión Gerencial reportará oportuna e invariablemente y de acuerdo a su relevancia las desviaciones que se presenten como resultado de la comparación mencionada anteriormente de forma directa a la DECDI informando las causas de retraso. Sí son imputables a la Ejecutora por falta de recursos y/u omisión de actividades en el catálogo de conceptos, o bien, son responsabilidad de terceros, señalando también el motivo de las mismas.

Cuando haya retrasos por causas imputables a la contratista, avisar oportunamente a la Residencia de Obra para aplicar las penalizaciones que procedan, de acuerdo a las cláusulas establecidas para estos casos en el contrato respectivo.

La Supervisión Gerencial elaborará y presentará oportunamente el informe de acuerdo a la siguiente lista: • Datos generales de la obra

• Avance físico programado • Avance físico real

• Avance financiero programado • Avance financiero real

• Fuerza de trabajo • Materiales en obra • Fotografías • Problemática

• Comentarios y/o recomendaciones • Seguimiento de acuerdos

• Copias de pruebas de laboratorio • Copias de notas de bitácora

• Reporte de los procesos de licitación, celebrados en el periodo del informe • Informe de revisión de generadoresy estimaciones

• Informe de trabajos topográficos

Este informe deberá reportarlo a la DECDI en los formatos que se convengan debidamente firmados; para oficinas centrales CDI se enviará en presentación electrónica vía correo electrónico y también soportado en disco compacto. Este informe se enviará invariablemente durante los primeros (3) días hábiles de cada mes. En el informe mensual la Supervisión Gerencial destacará las desviaciones respecto a lo programado, emitiendo un juicio sobre sus posibles causas y medidas correctivas. Propondrá las modificaciones y ajustes al proyecto que juzgue conveniente y los ajustes programáticos necesarios para lograr el término de la (s) obra (s) en la fecha prevista, con la calidad especificada y al costo presupuestado.

Al cierre de los servicios de supervisión, la Supervisión Gerencial entregará un informe final que contendrá la descripción general de todos los trabajos realizados, los resultados obtenidos y la documentación que se entrega por obra.