CAPÍTULO NOVENO SISTEMA DE EVALUACIÓN DE CÁMARAS DE COMERCIO SECC

El Sistema de Evaluación de Cámaras de Comercio - SECC, corresponde a la evaluación anual de la gestión de las Cámaras de Comercio, basado en la información reportada a la Superintendencia de Industria y Comercio, así como en las respuestas a los requerimientos de información que de manera puntual se realicen, con el fin de analizar principalmente los siguientes aspectos:

- Cumplimiento de la normativa que las regula en materia jurídica, contable y administrativa.

- Aplicación de las instrucciones emitidas por la SIC, a través de Circulares Externas, Instructivos y demás actuaciones.

- Gestión Administrativa - Gestión Financiera - Revisoría Fiscal

- Evaluación de la prestación del Servicio Público de Registro y de la Atención al Usuario 9.1. Reportes de información por las Cámaras de Comercio a la SIC

Para efectos de la evaluación SECC, las Cámaras de Comercio deberán reportar a la Superintendencia de Industria y Comercio a través de los aplicativos dispuestos, la siguiente información:

9.1.1. Plan Anual de Trabajo

En este informe deberán indicarse las actividades que se desarrollarán durante el año siguiente. En el mismo se incluirá para cada actividad, su cobertura, la función que cumple de conformidad con el artículo 2.2.2.38.1.4 del Decreto Único 1074 de 2015, las fechas de programación, el presupuesto requerido y el área responsable, el cual debe someterse a aprobación de la Junta Directiva.

Las actividades que en este programa se incluyan corresponderán a aquellas que tienen como finalidad desarrollar y/o perfeccionar la prestación de los servicios que ofrece la Cámara de Comercio, o de otra forma incrementar su eficiencia y calidad.

Las Cámaras de Comercio deben elaborar este informe anualmente, remitirlo a la Superintendencia de Industria y Comercio y radicarlo dentro de los plazos establecidos en la presente Circular.

9.1.2. Encuesta de Evaluación

Las Cámaras de Comercio del país, deberán diligenciar la Encuesta de Evaluación Anual de Cámaras de Comercio, de acuerdo con el cuestionario que para tal efecto les remita la Superintendencia de Industria y Comercio. Dicha encuesta debe ser debidamente diligenciada y enviada a la Superintendencia de Industria y Comercio, dentro del término establecido en la presente Circular.

9.1.3. Información financiera

Las Cámaras de Comercio deben radicar en la Superintendencia de Industria y Comercio, los estados financieros en forma comparada con el período inmediatamente anterior, junto con las notas a la información financiera, certificación y el dictamen del revisor fiscal, elaborados de conformidad con las normas vigentes.

La Superintendencia de Industria y Comercio podrá solicitar estados financieros intermedios e informes complementarios a los mismos cuando lo considere necesario.

9.1.4. Relación de Ingresos y Egresos

Las Cámaras de Comercio deberán presentar anualmente a la Superintendencia de Industria y Comercio el detalle de sus ingresos y egresos, tal como lo establece el numeral 11 del artículo 86 del Código Comercio. 9.1.5. Estudios Económicos de las Zonas

Las Cámaras de Comercio deberán elaborar el concepto sobre la situación económica de sus respectivas zonas, de acuerdo con los lineamientos que establezca esta Superintendencia. Dicho informe deberá tenerse a disposición de los usuarios que lo requieran, publicarlo en su página Web y remitirlo a esta Entidad.

9.1.6. Informe Estadístico de Registros Públicos

Las Cámaras de Comercio deberán diligenciar, el “Informe Estadístico de los Registros Públicos” correspondiente a la vigencia anterior, a través del aplicativo disponible en la página Web de la Entidad.

9.1.7. Informe de Labores

Las Cámaras de Comercio deberán remitir el formato “Informe de Labores” de acuerdo con los lineamientos que para tal efecto establezca la Superintendencia de Industria y Comercio.

Las Cámaras de Comercio deben publicar en su página Web y tener a disposición del público a más tardar el 31 de enero de cada año, como mínimo la siguiente información, sin perjuicio de dar publicidad a los aspectos regulados en otras disposiciones como la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional:

9.2.1. Informe de Gestión

Las Cámaras de Comercio deberán elaborar un informe de gestión, el cual deberá contener una exposición fiel sobre la evolución de su gestión y la situación económica, administrativa y jurídica de la Entidad.

9.2.2. Estudio Económico de las Zonas

El estudio económico elaborado deberá tenerse a disposición de los usuarios internos y externos, a través de la página Web de la entidad en un link de fácil acceso.

9.3. Requisitos para el reporte de la información

La información que preparen las Cámaras de Comercio debe cumplir con las normas vigentes y como mínimo atender las siguientes características:

9.3.1. Íntegra: que cumpla en su totalidad con los requisitos exigidos por las normas vigentes y/o requerimientos establecidos.

9.3.2. Fidedigna: que garantice a los usuarios confianza y credibilidad. 9.3.3. Legible: que sea de fácil acceso y lectura.

9.3.4. Verificable: que sea posible comprobar el origen de la información y la manera como fue obtenida.

Una vez radicada la información en el sistema, la cámara de comercio será responsable de los errores u omisiones en la información suministrada so pena de las investigaciones o sanciones que se impongan por el incumplimiento a lo establecido en el presente numeral.

9.4. Periodicidad

9.4.1. Las Cámaras de Comercio deben reportar a través del aplicativo a más tardar el 31 de enero de cada año, la siguiente información:

- Encuesta de Evaluación de la Gestión de cada vigencia - Informe de Labores

9.4.2. Las Cámaras de Comercio deben reportar en la primera quincena del mes de febrero de cada año, a través del aplicativo de la Superintendencia de Industria y Comercio, el informe estadístico de los registros públicos.

9.4.3. Las Cámaras de Comercio deben reportar a través del aplicativo a más tardar el 31 de marzo de cada año, la siguiente información:

- La información financiera.

- El estudio económico de las zonas (envío y publicación)

9.4.4. Las Cámaras de Comercio deben reportar mensualmente a través del aplicativo, la siguiente información: - La constancia de la noticia mercantil.

- Resumen de las conclusiones adoptadas en las reuniones de Junta Directiva, que deberá ser firmada por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión.

Las Cámaras de Comercio deberán dar cumplimiento a las fechas establecidas en la presente Circular o en los requerimientos que se efectúen, so pena de la apertura de investigaciones por el incumplimiento a las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

9.5. Resultado de la evaluación

Evaluada la información remitida por cada Cámara de Comercio, la Superintendencia de Industria y Comercio remitirá un informe de la misma, en la cual podrá:

- Efectuar las observaciones a que haya lugar e impartir instrucciones correspondientes a fin de que las Cámaras de Comercio den estricto cumplimiento y/o adopten los correctivos que sean necesarias para el efecto.

- Solicitar la adopción de un Plan de Mejoramiento, con el fin de que ajusten los aspectos indicados por la Superintendencia.

En estos planes de mejoramiento deberá indicarse las actividades a desarrollar, las fechas previstas de ejecución y los responsables de ejecutarlas.

En caso de presentarse desviaciones en las fechas de ejecución u otro de los elementos antes señalados, los responsables indicarán las razones para que ello hubiere sucedido y de ser necesario modificar las condiciones

reportadas a la Superintendencia de Industria y Comercio. Dicha circunstancia será informada a la Dirección de Cámaras de Comercio como mínimo con diez (10) días hábiles de antelación a la implementación del cambio y en todo caso antes de la fecha de terminación señalada en el plan de mejoramiento.

Los planes de mejoramiento estarán sujetos a la verificación de la Superintendencia de Industria y Comercio y ante su incumplimiento, la Superintendencia adoptará cualquiera de las acciones previstas en la ley.

- Ordenar la apertura de una investigación, cuando se evidencie el incumplimiento en la aplicación de las normas legales o estatutarias, o instrucciones impartidas.

4. DEROGATORIA Y VIGENCIA. La presente Circular rige a partir de la fecha de su publicación en el diario oficial y deroga el contenido del anterior Título VIII de la Circular Única.

Término para efectuar ajustes tecnológicos. Las cámaras de comercio, para efectos de hacer los ajustes tecnológicos necesarios para cumplir la presente Circular, tendrán un plazo de seis (6) meses contados a partir de la fecha de su publicación en el diario oficial.

Atentamente,

PABLO FELIPE ROBLEDO DEL CASTILLO