Capítulo II: Caracterización de la Empresa de Alojamiento ¨Villa Centro¨ y diagnóstico de su Gestión de Riesgos.
II.1: Caracterización de la Empresa de Alojamiento Villa Centro
La Empresa de Alojamiento Villa Centro , cuyo domicilio legal radica en Cuba # 154 entre San Miguel y Nazareno en la ciudad de Santa Clara, pertenece al Poder Popular desde 1981 mediante la Resolución de Aprobación Nº 995/81 del Ministerio de Economía y planificación (MEP). Posee carácter provincial y clasifica en la rama de Comercio Interior, con categoría III. Fue creada por el Consejo de la Administración Provincial con fines de presentar servicios de alojamiento, cafetería, restaurante, bar, recreación, tiendas para la venta de productos y servicios de convenciones y eventos. Esta Empresa brinda los servicios definidos por su Objeto Social:
• Prestar servicios de alojamiento no turístico, gastronómicos, comerciales y recreativos, a personal extranjero en funciones de colaboración en divisas y a entidades estatales durante la celebración de eventos científicos, culturales y deportivos en moneda nacional.
• Efectuar el alquiler de locales eventualmente disponibles, en moneda nacional y a extranjeros en divisas.
• Brindar servicios de alojamiento no turístico y gastronómico asociados a este cuando las capacidades lo permitan en moneda nacional.
• Preparar y organizar eventos y ferias en el Recinto Ferial, en moneda nacional y a extranjeros en divisas.
• Efectuar el cobro de entrada al Recinto Ferial en moneda nacional y a extranjeros en divisas.
• Brindar servicios de alquiler de espacios y medios expositivos en el montaje de ferias, exposiciones y eventos en el Recinto Ferial, en moneda nacional y a extranjeros en divisas.
• Alquilar y confeccionar espacios de publicidad dentro del Recinto Ferial en moneda nacional.
• Brindar servicios gastronómicos, comerciales y de parqueo, en moneda nacional y a extranjeros en divisas.
• Brindar servicios de alimentación a trabajadores en moneda nacional.
La Empresa de Alojamiento Villa Centro 16 tiene como misión: Prestar servicios de alojamiento no turístico, gastronómicos y recreativos, así como la organización y desarrollo de ferias, eventos, exposiciones y otras actividades que se desarrollen en la Provincia . Constituye
su visión: Perfeccionar la gestión para la satisfacción de los clientes, prestando servicios de
excelencia con una mayor consagración al trabajo, profesionalidad y competitividad, erigiéndose como una entidad competente y eficiente .
En el momento de su creación se aprobó la estructura que muestra su organigrama (Ver Anexo No.2). En el mismo se puede apreciar que al Director General de la Empresa se subordinan cinco subdirecciones: Economía, Recursos Humanos, Comercial, Alojamiento y Desarrollo. A él se subordinan además el Asesor Jurídico, el Jefe de Seguridad y Protección y los directores de las Unidades Empresariales de Base (UEB): Hotel Riviera y Recinto Ferial Expocentro y el administrador de la unidad Villa Riviera. A la subdirección Comercial se le subordina el Almacén Central. La subdirección de Alojamiento y Gastronomía es quien dirige la administración de la Empresa (encargada de los servicios internos), que a su vez administra los centros de costos Comedor y Cafetería.
La Subdirección Económica tiene como funciones básicas:
• Dirigir, organizar y controlar la actividad contable y financiera de la Empresa y sus unidades.
16Los datos que permitieron caracterizar la empresa fueron obtenidos de varios documentos, tal es el caso de Planificación Estratégica 2009.
• Organizar y establecer los procedimientos generales para la actividad contable en la Empresa y unidades.
• Ejecutar coordinar y controlar el proceso de elaboración del Plan Técnico Económico y de los presupuestos de la Empresa y unidades.
• Responder por los resultados financieros de la Empresa y Unidades.
• Evaluar mensualmente los resultados obtenidos en el cumplimiento del Plan.
• Solicitar créditos bancarios en moneda nacional y divisa una vez aprobado por el Director General.
• Emitir mensualmente los Informes de los Estados, Balances Contables, Comportamiento de los Indicadores, Cuentas por Cobrar y Pagar al Consejo de Dirección; con el propósito de facilitar la toma de decisiones a tiempo.
• Desarrollar funciones en el manejo de las finanzas de la Empresa garantizando permanentemente mantener actualizado el Flujo de Caja.
• Garantizar un eficiente seguimiento y control de la actividad económica general de la Empresa y Unidades mediante la ejecución de visitas, controles, aplicación de guías de Control Interno, auditorías.
• Garantizar una eficiente gestión de cobros y pagos que permita lograr la liquidez necesaria de la Empresa, para cumplir sus obligaciones económicas.
La Subdirección de Recursos Humanos es la encargada de:
• Planificar, organizar y controlar las medidas que garanticen la satisfacción de los trabajadores por la labor que desarrollan, definiendo además la estrategia para la atención al hombre de la Empresa y sus unidades.
• Organizar y controlar la actividad de Seguridad y Salud del Trabajo y las medidas para preservar el Medio Ambiente.
• Organizar de conjunto con el sindicato todo el sistema de estimulación moral y material a los trabajadores, en correspondencia con los resultados de la presentación de los servicios respondiendo por la eficaz aplicación de los mismos.
• Garantizar la proyección y ejecución de un sistema de Gestión de los Recursos Humanos que incluya el reclutamiento, selección, preparación o capacitación, promoción y retiro de la fuerza laboral.
• Orientar y controlar la eficiente utilización de la fuerza de trabajo
• Responder por el comportamiento eficaz acorde a lo planificado de los indicadores correlación salario medio- productividad, índice de ausentismo e interrupciones laborales.
• Responder por la eficaz labor de los técnicos en el control de las tarjetas de entrada y salida, la actualización y custodia de los expedientes laborales.
• Responder por la elaboración, actualización y cumplimento de los Manuales de Gestión de los Recursos Humanos.
• Responder por mantener cubiertas las plazas aprobadas en la plantilla que sea verdaderamente necesario cubrir.
• Trabajar en la categorización de la Empresa de acuerdo al grado de complejidad alcanzado.
• Ocuparse del funcionamiento del Comité de Ingreso.
• Mantener el Órgano de Justicia Laboral de Base emplantillado. La Subdirección de Desarrollo se encarga de:
• Elaborar y controlar las políticas y estrategias de calidad, medio ambiental, inversiones, mantenimiento, propiedad intelectual, información y desarrollo de los nuevos servicios a prestar.
• Elaborar y controlar los procedimientos, normas y lineamientos de trabajo de las diferentes actividades que rige la subdirección hasta la base.
• Organizar, controlar y promover la actividad de ciencia e innovación tecnológica y gestión del conocimiento, la actividad del FORUM, así como colaborar con el desarrollo de la Asociación Nacional de Innovadores y Racionalizadores (ANIR) y las Brigadas Técnicas Juveniles (BTJ).
• Garantizar la aplicación del sistema de Seguridad Informática.
• Establecer y controlar la política del uso energético de la Empresa y sus unidades.
• Establecer y controlar la política del uso y explotación del transporte en la Empresa y sus unidades.
• Controlar el uso y explotación del transporte, sustitución de partes y piezas.
• Controlar los portadores energéticos, hacer la propuesta para su distribución y elaborar las medidas para su uso eficiente (Plan de Ahorro).
• Velar por el buen estado técnico de los inmuebles y equipamiento técnico de la Empresa. La Subdirección Comercial tiene las funciones siguientes:
• Elaborar, implementar y controlar la política de compras de todo tipo de productos.
• Elaborar y proponer la estrategia y la política de comercialización en sus funciones básicas, mercado y ventas para el cumplimiento de las metas de la empresa y sus unidades en las distintas categorías del plan de negocios.
• Planificar la política de contratación económica que garantice el aseguramiento requerido para la prestación de los servicios de la Empresa y unidades.
• Orientar; asesorar y controlar los procesos de almacenamiento de las mercancías compradas, garantizando que estas estén debidamente controladas y conservadas de acuerdo a su naturaleza.
• Dirigir la distribución y destino de las mercancías, garantizando la rotación de las mismas según las normas establecidas.
• Velar por que no se compren productos en excesos o que no tengan salida, evitando el vencimiento de los mismos.
• Gestionar y comprar recursos para garantizar la atención al hombre desde el punto de vista material.
• Hacer cumplir el Plan de inventario programado.
• Garantizar la categorización de los almacenes.
La subdirección de Alojamiento y Gastronomía tiene las funciones siguientes:
• Elaborar y proponer la estrategia de gastronomía y alojamiento a corto, mediano y largo plazo de la empresa y unidades.
• Orientar, controlar y supervisar el plan de venta como categoría del plan técnico económico, efectuando reunión previa mensual para su aseguramiento.
• Chequear el comportamiento del plan de servicios en sus diferentes actividades (Alojamiento y gastronomía) mensualmente y mediante los partes diarios emitidos a la subdirección por las diferentes unidades de la Empresa.
• Elaborar, implementar y controlar las normas técnicas para la prestación de los diferentes servicios que presta la empresa y unidades.
Como muestra su organigrama (Anexo No.2), la Empresa Provincial de Alojamiento Villa Centro cuenta con dos UEB: Hotel Riviera y Recinto Ferial Expocentro
La UEB Hotel Riviera es la encargada de prestar servicio de alojamiento al personal que participa en los eventos organizados por el Poder Popular Provincial y en las ferias comerciales que se realizan en Expocentro, así como a la población en general, que puede disfrutar de los servicios en ambas monedas. Mantiene disponible las capacidades necesarias para garantizar el alojamiento en Peso Cubano Convertible (CUC), así como prestar servicios en esta moneda que aseguren el cumplimiento del plan y su incremento sostenido siendo una fuente fundamental para el resto de las UEB que conforman la Empresa. Debe velar además por el mantenimiento y puesta en explotación de todas las capacidades instaladas, entre otras funciones.
La UEB Recinto Ferial Expocentro , tiene entre sus funciones fundamentales las siguientes:
• Organizar, promover y efectuar ferias comerciales.
• Realizar eventos orientados por el Poder Popular Provincial.
•Prestar servicios gastronómicos en moneda nacional (MN) y en CUC asociado a los diferentes eventos que realice.
Cada UEB realiza su Estado de Resultados y su Balance General, los que se reciben y revisan en la dirección económica de la Empresa, donde luego se efectúa la consolidación. Es la dirección de la Empresa quien orienta, asesora y dirige metodológicamente a sus UEB subordinadas.
La Empresa cuenta además con la unidad Villa Riviera , que no constituye una UEB, sino que funciona desde el punto de vista contable como un centro de costo; no realiza Estado de Resultados ni Balance General independientes. Cuenta con seis habitaciones que brindan servicio de alojamiento y gastronomía asociada en ambas monedas a diferentes organismos según autorización de la Asamblea Provincial del Poder Popular. Esta unidad La unidad de Comedor y Cafetería, brinda servicios de alimentación a los trabajadores de la Dirección de la Empresa.
La Empresa cuenta además con un Almacén Central, que recepciona las mercancías en ambas monedas y luego efecto las transferencias hacia las diferentes áreas.
Los clientes fundamentales que reciben los servicios de la empresa en moneda nacional son los siguientes:
• Consejo de la Administración Provincial (CAP) y organismos globales.
• Cardiocentro • Vivienda • Educación • Cultura • Deporte • Organizaciones de Masas
• Partido Comunista de Cuba (PCC)
• Población en general Reciben servicios en divisa:
• CIMEX
La Empresa actualmente cuenta con la plantilla siguiente:
Total Empresa Expocentro Hotel Riviera
A C A C A C A C Dirigentes 41 33 11 10 15 10 15 13 Técnicos 55 47 20 18 24 24 11 5 Administrativos 5 3 2 1 1 1 2 1 Servicios 135 110 20 15 41 29 74 66 Obreros 89 63 19 13 38 26 32 24 Total 325 256 72 27 119 90 134 109 A: Aprobada C: Cubierta
La plantilla correspondiente a la unidad Villa Riviera , al Almacén Central y al Comedor y la Cafetería entra dentro de la que se presenta en Empresa; pues estas no constituyen UEB. La Empresa cuenta con un Comité de Evaluación y Aprobación Financiera, un Comité de Contratación, Compras, Ventas y Negocios, un Comité de Inversiones, una Comisión de Mermas y Faltantes, un Comité de Ingreso, un Órgano de Justicia Laboral de Base y además un Comité de Control Interno, que forman parte de los órganos colegiados de dirección junto al consejo de Dirección y al Consejo de Cuadros.
El Comité de Evaluación y Aprobación Financiera, se encarga de realizar una valoración de la situación financiera de la entidad y tomar decisiones en cuanto a la debida utilización de dichos recursos, en aras de administrarlos en la forma más eficiente para el desarrollo de la actividad estatal, garantizando con ello resultados positivos. Además, desarrolla su análisis de la disponibilidad Financiera, las Cuentas por Pagar y Cobrar, las obligaciones financieras, la
evaluación de las solicitudes financieras y el análisis de otros gastos y es el encargado de aprobar el Plan de Temas anual a debatir.
El Comité de Contratación, Compras, Ventas y Negocios se encarga de Evaluar toda la contratación económica, tanto la referida a ventas, compras como los posibles negocios. Realiza las precisiones que resulten necesarias con el objetivo de garantizar la debida protección jurídica del patrimonio estatal, ante probables incumplimientos de clientes y proveedores, fijando a ese efecto, las correspondientes penalidades. Garantiza que la contratación y los negocios se ejecuten con organización, y en correspondencia con el Objeto Empresarial aprobado. Garantiza que las relaciones comerciales con organizaciones no gubernamentales se realicen con la autorización del nivel correspondiente. En el proceso de adquisición de bienes y servicios provenientes de la producción nacional, garantiza que los precios estén aprobados por listados oficiales o fichas de costo debidamente aprobados por el MFP o el organismo nacional al que se subordina el productor. Garantiza que la contratación esté fundamentada por un proceso de búsqueda y análisis riguroso de diferentes ofertas, debiendo existir una correspondencia entre la calidad y precios, plazos de entrega y condiciones de pago con el objetivo de seleccionar la que resulte más ventajosa.
El Comité de Inversiones controla los procesos inversionistas aprobados, sus adecuaciones, ejecución y financiamiento. Gestiona la compra de los materiales y medios de trabajo para las diferentes inversiones y reparaciones o mantenimientos. Contrata los proyectos y controla el Proceso Inversionista. Controla la ejecución de los mantenimientos y reparaciones a realizar tanto con terceros como con medios propios. Mantiene actualizado los expedientes de cada obra y concilia con el área económica y el constructor.
La Comisión de Mermas y Faltantes se encarga de efectuar las investigaciones procedentes, en el término de los sesenta días posteriores a la determinación de los faltantes y sobrantes y de definir lo relativo a las mermas permisibles y las que se consideren faltantes, velando por el cumplimiento efectivo de la legislación aplicable al efecto.
El Comité de Ingreso analiza la solicitud de valoración del asunto y emite su recomendación al jefe facultado que realizó la solicitud, el que adopta la decisión final. Además asesora al jefe de la entidad con relación a si es injustificada la no aceptación por los trabajadores, de las ofertas
de empleo o de reubicación laboral o incorporación a cursos, o cuando abandonen o no aprueben el curso.
El Órgano de Justicia Laboral de Base constituye el órgano primario y obligado en la solución de los litigios que, con motivo de la imposición de medidas disciplinarias o el reconocimiento, concesión y reclamación de las obligaciones y de los derechos emanados de la legislación laboral, se susciten entre los trabajadores, o entre éstos y las administraciones de las entidades laborales.
El Comité de Control Interno es el encargado de trabajar en la implementación e implantación de la Resolución 297/03, tomando en consideración los cinco subsistemas. Este comité confecciona y controla el Plan de Prevención, de acuerdo con el inventario de riesgos valorado, el impacto provocado por delitos, indisciplinas e ilegalidades, las medidas dejadas por los órganos de inspección externos e internos y los lineamientos del Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros, para fortalecer la lucha contra tales flagelos.
La Empresa presenta los siguientes objetivos de trabajo:
1- Prestación de servicios de logística, alojamiento, feriales y gastronómicos.
Consiste en asegurar los niveles de prestación de servicios y ventas, con énfasis en el incremento sostenido en la generación de los ingresos en divisas, que garanticen el encargo estatal y el desarrollo de la organización.
Criterios de medidas:
• Perfeccionar los manuales de procedimientos e implementar los sistemas que garanticen un eficaz control.
• Garantizar la prestación de los servicios que ofertan las instalaciones.
• Garantizar la contratación con los clientes acorde a lo establecido en el Objeto Empresarial.
• Alcanzar los niveles de ventas planificados.
• Prestar los servicios con eficiencia que permita alcanzar los niveles de ganancia planificados.
• Garantizar de forma oportuna los niveles de compra requeridos para la prestación de los servicios previstos.
• Mantener el control, rotación y conservación de los productos almacenados y su distribución hacia las unidades.
• Efectuar inventario físico periódicamente en el universo de los almacenes según programa previsto.
• Trabajar para categorizar el universo de los almacenes.
• Mantener actualizada la contratación con los proveedores que garanticen la adquisición de los productos requeridos para el Plan 2009.
2- Desarrollo y eficiencia.
Consiste en incrementar el aprovechamiento de las capacidades de los servicios instalados, el uso óptimo de las materias primas y los portadores energéticos, así como la actualización y el reordenamiento tecnológico, una adecuada gestión de la innovación y el control y desarrollo de la Informática.
Criterios de medidas:
• Mejoramiento de los medios de servicios en las instalaciones gastronómicas, hoteleras y Expocentro.
• Mantenimiento programado de las instalaciones y medios de prestación de servicios.
• Ejecutar la continuidad del proceso inversionista en el Hotel La Riviera , Expocentro y planificar para el año Villa Riviera .
• Mantener un uso racional del transporte y el combustible para descansar los parámetros de ahorro planificados.
• Creación de las Brigadas Técnicas Juveniles (BTJ) y la ANIR en la entidad.
• Trabajar por la implementación de un sistema de Gestión de la Calidad para el mejoramiento de los servicios en la entidad.
• Reorganizar la Subdirección Comercial en su gestión con el fin de optimizar el transporte y contribuir al ahorro de combustible.
• Elaborar en el 100% de las unidades un Programa de Ahorro Energético que responda a las exigencias actuales de reducción y uso racional de estos portadores.
• Planificar los cambios tecnológicos que faciliten una mejor eficiencia económica y contribuyan a elevar la calidad de los servicios.
• Implantar e implementar el Sistema de Seguridad Informática en la organización, así como el desarrollo de programas, e instalación de medios que garantice un desarrollo progresivo en la organización.
3- Gestión económica financiera
Consiste en instrumentar los mecanismos que garanticen el cumplimiento de lo establecido en la Resolución Económica del V Congreso del PCC y los lineamientos en materia de economía, la contabilidad, las finanzas y la eficiencia.
Criterios de medidas:
• Velar por el funcionamiento correcto del Comité de Control basado en un programa detallado de trabajo y con la integración de todos los factores.
• Velar por el control de todos los subsistemas de acuerdo a las regulaciones de la contabilidad.
• Cumplir el Programa de Supervisión por el área económica a las unidades subordinadas para comprobar el cumplimiento de los subsistemas contables.
• Cumplir y velar por el cumplimiento en las unidades de lo establecido en el Plan de Seguridad Informática.
• Lograr la contabilización y revisión diaria de cada operación económica.
• Cumplir con la implementación, actualización y control de la Política de Precios de la Empresa.
• Dar seguimiento estricto al cumplimiento de las medidas derivadas de las deficiencias detectadas por las auditorías y visitas de control.
• Implementar e implantar el sistema informático VERSAT para las operaciones contables.
• Proceder a la oportuna actualización de los inmuebles.
• Depurar el universo de las ventas contables.
• Desarrollar los Consejos económicos trimestrales, identificando las principales insuficiencias en la gestión económica y definiendo los planes de acción para revertirlo.
4- Perfeccionamiento institucional.
Consiste en garantizar el reordenamiento sostenido de los procesos, estructuras e infraestructura para incrementar la eficiencia y la eficacia de la organización.
Criterios de medidas:
• Capacitar a los trabajadores en materia de Perfeccionamiento Empresarial.
• Aprobar el diagnóstico y se elabora el Plan de Medidas.
• Elaborar y presentar el Expediente de Perfeccionamiento Empresarial