Este proceso es útil cuando la IPS le envía la información al usuario mediante una plantilla de Excel (732-R01 CONSOLIDADO MENSUAL DE ACTIVIDADES
PYP.xls) por el cual en ese archivo va el reporte de las actividades ejecutadas
de un mes específico. Para cargar las actividades ejecutadas de un periodo, el usuario debe acceder a la opción Procesos – Cargue Datos Actividades Mensuales y dentro de ella debe llenar los filtros de departamento, municipio, contrato, IPS y la fecha de corte para cargar en la matriz la actividad mensual de ejecución al cual corresponde.
Gráfico 30: Carga Datos Actividades
El usuario debe cerciorar la información que va a cargar, cual mes y año le corresponde, para luego evitar inconsistencias en los registros. El usuario debe
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seleccionar el mes que corresponde el cargue de la actividad a registrar y digitar el año que corresponde el año de la actividad.
Si el usuario conoce el código del departamento, debe digitarlo en la caja de texto del mismo y el nombre al cual le corresponde el código del departamento aparece al lado derecho del campo. Si el usuario no conoce los códigos, debe ubicar el cursor en la casilla de Departamento y oprime la tecla F4, lo cual muestra la siguiente pantalla:
Gráfico 31: Selección Departamento
El usuario debe seleccionar un departamento de la lista o mediante los filtros de búsqueda disponibles puede ubicar la información más ágilmente. Luego debe ubicarse en la casilla de la tabla o grilla del registro a cargar y dar clic en el botón o simplemente oprimir la tecla Enter.
Igualmente sucede con el Municipio, si el usuario conoce el código del municipio, debe digitarlo en el campo de texto del mismo y el nombre al cual le corresponde el código del municipio aparece al lado derecho del campo. Si el usuario no conoce los códigos, debe ubicar el cursor en la casilla de Municipio y oprime la tecla F4, lo cual muestra la siguiente pantalla:
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El proceso ya se encuentra vinculado con el departamento que ha seleccionado o digitado anteriormente, por esta razón solo encuentra los municipios asociados a dicho departamento.
El usuario debe seleccionar un municipio de la lista o mediante los filtros de búsqueda disponibles puede ubicar la información más ágilmente. Luego debe ubicar el cursor en la casilla de la tabla o grilla y dar clic en el botón o simplemente oprimir la tecla Enter para cargar la información seleccionada. Igualmente sucede con el contrato, si el usuario conoce el código del contrato, debe digitarlo en el campo de texto del mismo y la información asociada al código del contrato aparece debajo del campo donde se visualiza el número de contrato, la vigencia y el número de beneficiarios. Si por lo contrario el usuario no conoce los códigos, debe ubicar el cursor en la casilla de Contrato y oprime la tecla F4, lo cual muestra la siguiente pantalla:
Gráfico 33: Selección Contratos con Ente Territorial
El proceso ya se encuentra vinculado con el municipio que ha seleccionado o digitado anteriormente, por esta razón solo se encuentran los contratos asociados a dicho municipio. El usuario debe seleccionar un contrato de la lista o mediante los filtros de búsqueda disponibles puede ubicar la información más ágilmente. Luego debe ubicar el cursor en la casilla de la tabla o grilla del archivo a cargar y dar clic en el botón o simplemente oprimir la tecla Enter. Igualmente sucede con la IPS, si el usuario conoce el código de la IPS, debe digitarlo en la caja de texto del mismo y el nombre al cual le corresponde al código de la IPS aparece al lado derecho del campo. Si el usuario no conoce los códigos, debe ubicar el cursor en la casilla de IPS y oprime la tecla F4, lo cual muestra la siguiente pantalla:
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Gráfico 34: Selección de Ips
El proceso ya se encuentra vinculado con el municipio que ha seleccionado o digitado anteriormente, por esta razón solo encuentra las IPS asociadas a dicho municipio.
El usuario debe seleccionar una IPS de la lista o mediante los filtros de búsqueda disponibles puede ubicar la información más ágilmente. Luego debe ubicar el cursor en la casilla de la tabla o grilla del registro a cargar y dar clic en el botón o simplemente oprimir la tecla Enter.
Luego de que el usuario haya digitado los campos para realizar el cargue, debe hacer clic sobre el botón , lo cual muestra el siguiente mensaje:
Si el usuario da clic en No, anula la realiza el cargue, de lo contrario si se da clic en Si, muestra una ventana en la cual debe buscar el archivo de Excel donde contiene la información a cargar.
Por defecto el sistema le muestra al usuario los archivos contenidos en la carpeta HERMES tal y como se muestra a continuación:
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Luego de ubicar y seleccionar el archivo, el sistema procede a guardar la información en cuestión de pocos segundos.
Si el sistema detecta que la matriz por el cual se está cargando el archivo ya contenía información digitada en ese mes que el usuario selección, lo cual muestra el siguiente el mensaje por pantalla:
Si el usuario da clic en Si, el sistema procede a actualizar la información dejando una bitácora para conocer el valor que existía antes de actualizar y el nuevo valor actualizado, además el usuario y la fecha en que se hizo dicha actualización; si el usuario da clic en No, el sistema no realiza el cargue del archivo. Cuando el sistema termina el proceso de cargue, presenta el siguiente mensaje:
Para salir dar clic en el botón . 5.2.2 Consultas
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Esta opción del menú permite al usuario conocer mediante consulta, la bitácora de las actividades de las matrices que han sido modificadas en el sistema, con el fin de llevar un control de los registros que han sido modificados por los usuarios. Para realizar las consultas, el usuario debe acceder a la opción Consultas – Consultas Actividades, lo cual muestra la siguiente pantalla:
Gráfico 36: Consulta Bitácora de PyP
El usuario puede mediante de filtros de búsqueda seleccionar la información que mas le interese ya sea por los que han modificado por Municipio, contratos, IPS, fecha de corte. Año, mes, programa, actividad, fecha de modificación o usuario que modifico el registro.
Si el usuario conoce el código del municipio, debe digitarlo en el campo de texto del mismo y el nombre al cual le corresponde al código del municipio aparece al lado derecho del campo. Si el usuario no conoce los códigos, debe ubicar el cursor en la casilla del Municipio y oprime la tecla F4, lo cual muestra la siguiente pantalla:
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El usuario debe seleccionar un municipio de la lista o mediante los filtros de búsqueda disponibles puede ubicar la información más ágilmente. Luego debe ubicar el cursor en la casilla de la tabla o grilla del registro a cargar y dar clic en el botón o simplemente oprimir la tecla Enter.
Igualmente sucede con el contrato, si el usuario conoce el código del contrato, debe digitarlo en la caja de texto del mismo, si el usuario no conoce los códigos, debe ubicar el cursor en la casilla de Contrato y oprime la tecla F4, lo cual muestra la siguiente pantalla:
Gráfico 38: Selección Contratos con Ente Territorial
El proceso ya se encuentra vinculado con el municipio que ha seleccionado o digitado anteriormente, por esta razón solo se encuentran los contratos asociados a dicho municipio. El usuario debe seleccionar un contrato de la lista o mediante los filtros de búsqueda disponibles puede ubicar la información más ágilmente. Luego debe ubicar el cursor en la casilla de la tabla o grilla y dar clic en el botón o simplemente oprimir la tecla Enter.
Igualmente sucede con la IPS, si el usuario conoce el código de la IPS, debe digitar en la caja de texto del mismo y el nombre al cual le corresponde al código de la IPS aparece al lado derecho del campo. Si el usuario no conoce los códigos, debe ubicar el cursor en la casilla de IPS y oprime la tecla F4, lo cual muestra siguiente pantalla:
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El proceso ya se encuentra vinculado con el municipio que ha seleccionado o digitado anteriormente, por esta razón solo se encuentran las IPS asociadas a dicho municipio.
El usuario debe seleccionar una IPS de la lista o mediante los filtros de búsqueda disponibles puede ubicar la información más ágilmente. Luego debe ubicar el cursor en la casilla de la tabla o grilla del archivo a cargar y dar clic en el botón o simplemente oprimir la tecla Enter.
Para seleccionar un programa, el usuario debe digitar el código del programa, de lo contrario debe ubicar el cursor en la casilla de programa y oprimir la tecla F4 para visualizar la siguiente pantalla:
Gráfico 40: Selección de Programa PYP
El usuario puede escoger un programa de la lista o usar el filtro de búsqueda por el nombre del programa. Realice la selección y dar clic en el botón para volver a la pantalla anterior y traer la información seleccionada.
Para seleccionar una actividad, el usuario debe digitar le código en la caja de texto del mismo, si lo desconoce debe ubicar el cursor en la casilla de actividad y oprimir la tecla F4, lo cual muestra la siguiente pantalla:
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Si con anterioridad el usuario seleccionó un programa, se verán solo las actividades relacionadas al programa, de lo contrario se visualizan todas las actividades; El usuario puede escoger una actividad o utilizar el filtro de búsqueda por el nombre de la actividad. Realice la selección y de clic en el botón para volver a la pantalla anterior y traer la información seleccionada. El usuario puede mover la barra horizontal de la tabla o grilla hacia la derecha, puede ver la información que corresponde a cada programa y actividad junto con el valor que fue modificado y el valor que fue actualizado, la fecha, hora y usuario de modificación y el tipo de causa que se denota por D como Digitado o en C como Cargado.
Gráfico 42: Consulta Bitácora de P y P
Para salir dar clic en el botón . 5.2.3 Tablas Básicas
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Las tablas básicas son uso exclusivo de los administradores o Usuarios líderes del módulo. En ella se crean y se configuran los programas y actividades que conforman las matrices.
5.2.3.1 Programas
Para crear un programa, el usuario debe digitar un nuevo código en el cuadro de texto de Código Programa de PyP, digitar la descripción al cual corresponde el programa y el estado en que debe quedar el programa ingresado.
Gráfico 44: Programas de PYP
Para salir dar clic en el botón . 5.2.3.2 Actividades
Para crear una actividad, el usuario debe digitar o seleccionar un programa en el cuadro de texto de Código del Programa, luego debe digitar un nuevo código de actividad por el cual va a estar relacionado al programa seleccionado, digitar la descripción al cual corresponde la actividad, el valor tarifaría por ISS y SOAT, el código de activación RIPS, el porcentaje de la Nota Técnica y el estado del registro.
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Para salir dar clic en el botón . 6 ANEXO 1