Ciclo DEMING PDCA

(Cuatrecasas Arbós, 2012) Señala que el Ciclo DEMING PDCA (o PHVA) o Ciclo de mejora

continua también conocido como “Círculo de Deming” (de Edwards Deming), es una

estrategia de mejora continua de la calidad viene de las siglas Planificar, Hacer, Verificar y Actuar, en inglés “Plan, Do, Check, Act”.

Está metodología describe los cuatro pasos que se deben considerar de forma sistemática para lograr la mejora continua, la disminución de errores, el aumento de la eficacia y eficiencia, solución de problemas, previsión y eliminación de riesgos. El círculo de Deming

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se desarrolla en 4 etapas cíclicas (una vez terminada la etapa final se debe volver a la primera y repetir el ciclo) de forma que las actividades son reevaluadas periódicamente para incorporar nuevas mejoras.

A continuación los aspectos que se consideran en cada una de las etapas:

a) Planificar (Plan): Se identifican las actividades/ proceso que se quiere mejorar, para lo cual se debe recopilar, analizar e interpretar los datos para profundizar en el conocimiento del proceso susceptibles de mejora y establecer los objetivos a alcanzar.

b) Hacer (Do): Se ejecutan los cambios para implantar la mejora Propuesta. Generalmente conviene hacer una prueba piloto para probar el funcionamiento antes de realizar los cambios a gran escala para lo cual se pueden realizar trabajos en grupo, infocus groups, etc. Es necesario que se documente las acciones realizadas.

c) Controlar o Verificar (Check): Una vez establecida la mejora, se deja un periodo de prueba para verificar su correcto funcionamiento. Si las soluciones determinadas no cumplen con las expectativas iniciales se deberá modificarla y ajustarla a los objetivos esperados, adicionalmente es necesario que se documentes todas las conclusiones que se hayan determinado.

Las herramientas que se utilizan son: Diagrama de Pareto; Diagrama de Ishikawa (método para localizar las causas de los problemas); MAQ matriz auto-calidad (herramienta para detectar en tiempo real donde se producen defectos y el lugar donde son generados); entre otros.

1. Actuar (Act): Una vez concluido el periodo de prueba se estudian los resultados y se compara con el funcionamiento de las actividades antes de haber sido implantada la mejora o solución. Si los resultados son satisfactorios se implantará la mejora de forma definitiva, caso contrario se realizará cambios para ajustar los resultados o simplemente se desecha esa alternativa. Una vez terminado el paso 4, se debe volver al primer paso periódicamente para estudiar nuevas mejoras a implantar.

Este ciclo PDCA sirve paraimplantar un sistema de mejora continua, se caracteriza por tener una estrecha relación con algunas normas ISO, concretamente con la ISO 9001

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“Requisitos de los Sistemas de gestión de la calidad”, donde aparece mencionado como un

principio fundamental para la mejora continua de la calidad.

Para ello es necesario establecer las situaciones que generan incumplimientos y su incidencia, así como también las Propuestas de mejora para afrontarlos., a través de un Programa de Acciones que permita gestionar adecuadamente los fallos surgidos en la organización

Los incumplimientos se deben controlar de forma que se establezcan soluciones mediante una Corrección puntual (o Disposición) y, en el caso de que los fallos sean importantes y que no se repita en el futuro, es necesario realizar un estudio de las causas que han generado los incumplimientos, estableciendo una Acción Correctiva que solvente estás causas. En el caso de que existan incumplimientos potenciales, se pueden analizar las causas y establecer Acciones Preventivas que eviten la incidencia antes de que se genere. Adicionalmente el programa de acciones debe incluir la posibilidad de realizar Acciones de Mejora, que optimicen y mejoren nuestros procesos.

*Nota: A partir de la ISO9001:2015 se propone eliminar el concepto de Acción Preventiva, e incluirlas dentro de las Acciones de Mejora, ya que al fin y al cabo todas las acciones preventivas son también acciones de mejora.

Según el autor mencionó “Para implantar un Programa de Acciones Correctivas (Mejora Continua) se debe realizar lo siguiente” (Fleitman, 2008, pág. 432)

1. La dirección motivará a todos los empleados a identificar y reportar cualquier clase de problema.

2. Los empleados deben tener un acceso sencillo al sistema de reporte de acontecimientos.

3. Si se considera que las acciones correctivas son suficientes para solventar los problemas, no será necesario realizar más acciones. Es necesario que se documente la acción que se ha realizado, para poder consultarla en el futuro si fuera el caso.

4. Se deben definir formalmente los criterios para reportar incidencias, el funcionamiento del sistema para reportar las incidencias, la forma de evaluar los problemas y las líneas generales de las acciones que se pueden tomar. Se incluirán

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tanto no conformidades como desviaciones, deficiencias, preocupaciones, situaciones no deseables y no conformidades potenciales.

5. Los acontecimientos reportados tendrán un seguimiento apropiado según su influencia en la seguridad y relevancia.

6. El personal que se encargue del seguimiento de los acontecimientos tendrán el conocimiento y experiencia apropiados.

7. Se hará un seguimiento para asegurar que los resultados son los correctos.

8. Las incidencias serán evaluadas en función de su relevancia para determinar sus causas.

9. Se definirá formalmente el término “incidencia significativa”.

10. Se prestará especial atención a analizar l origen de las incidencias importantes que no se quiere que se vuelvan a repetir.

11. El personal que analiza las causas y establece las acciones correctivas debe tener los conocimientos adecuados.

12. Las personas encargadas de analizar las incidencias relevantes deben estar entrenadas para aplicar metodologías estructuradas de análisis de causas. Esto se hace para poder encontrar el origen y poder proponer acciones correctivas que eviten que el suceso se vuelva a repetir.

13. En el análisis de incidencias de poca relevancia a veces se puede buscar una acción que corrija la causa inmediata, en vez de la causa origen.

14. Los responsables del Programa de Acciones deben asegurarse de que las acciones son aprobadas, priorizadas y completadas a tiempo en función de su relevancia. 15. Las personas que identifiquen los problemas deberían recibir un feedback sobre las

acciones correctivas que se han realizado.

16. Las tendencias de las incidencias y sus causas asociadas deben ser analizadas para identificar repeticiones, problemas frecuentes y vulnerabilidades antes de que estás

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generen nuevas incidencias, estos deben ser analizados (análisis de tendencias) y evaluados periódicamente.

17. La información operativa sobre las actividades debe ser evaluada periódicamente para buscar tendencias y determinar si se necesitan análisis adicionales o acciones correctivas. Un análisis completo de toda la organización ayudará a identificar debilidades globales que afecten simultáneamente a varias actividades o departamentos.

18. Las acciones correctivas diseñadas para prevenir que se repitan incidencias relevantes deben ser comprobadas para asegurar que han sido eficaces.

19. El Programa de Acciones Correctivas en su conjunto debe ser analizado y evaluado

periódicamente para comprobar su eficacia.

(http://www.pdcahome.com/6339/implantar-programa-de-acciones-correctivas- mejora-continua/, s.f.).