Para lograr una correcta implementación de un sistema integral de Business Intelligence, Liautaud (2000) en su libro e-Business Intelligence propone cinco estrategias para derivar el máximo valor de las grandes cantidades de datos que manejan las organizaciones actuales:
# Empezar con el negocio
# Definir la arquitectura de datos en un esfuerzo entre el negocio y las tecnologías de información
# Desarrollar la estrategia de Business Intelligence con el usuario en mente.
# Construir para crecer
# Pensar más allá de las fronteras del negocio
Estas estrategias deberán de estar en la mente de los administradores de negocios cuando sus compañías construyan un sistema de Business Intelligence para hacer frente a la sobrecarga de datos:
3.6.1 EMPEZAR CON EL NEGOCIO
En esta estrategia se deberán tener en cuenta los siguientes puntos:
Definir los requerimientos del negocio. El plan de negocios para un sistema de Business Intelligence debe de ser bien definido. El plan de negocios incluye la identificación de las necesidades del negocio, las fuentes de datos y los beneficios al negocio que un sistema de
Business Intelligence pueda traer. Dicho plan aproxima los costos del sistema contra las ganancias que puedan ser esperados, esto, para manejar los costos que puedan ser recortados en áreas ocultas del negocio.
Los administradores deben conducir el Business Intelligence. Los sistemas de Business Intelligence más exitosos comienzan por satisfacer las necesidades de negocio de los usuarios administrativo ya que éstos proveen los impulsos necesarios para la implementación del BusinessIntelligence.
Nunca dejar que la tecnología remplace los objetivos de negocios. La verdaderas causas de fallas en la implementación de Business Intelligence son a menudo demasiados objetivos manejados por un deseo de hacer que los ingenieros frecuentemente hacen por omisión: resolver el problema en el sentido mas general posible. Por perder de vista los requerimientos del negocio y definir un proyecto con un alcance demasiado largo, ellos pueden llevar el proyecto al fracaso. El sistema de Business Intelligence se convierte en un hoyo negro de tiempo y recursos, y, eventualmente puede ser cancelado por un ejecutivo que ve un gran proyecto fuera de calendario que no tiene un vínculo a la solución de ningún problema del negocio en específico.
Asegurar un patrocinio de alto nivel ejecutivo. Construir un sistema de Business Intelligence puede llegar a costar millones de dólares y puede tomar más de un año. La principal causa de fallo en un proyecto de éste tipo es el insuficiente patrocinio y una inadecuada política. Es por ello que el líder de proyecto debe de poder vender adecuadamente el proyecto tanto a nivel tecnológico como organizacional para asegurar el éxito del proyecto.
Como en cualquier proyecto de Tecnologías de Información, el análisis previo a la implementación donde se logre la alineación de la tecnología con la estrategia del negocio resulta fundamental para el éxito del proyecto.
3.6.2 DEFINIR LA ARQUITECTURA DE DATOS EN UN ESFUERZO ENTRE EL NEGOCIO Y LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
Una vez definidos los objetivos del negocio se debe establecer una arquitectura de datos. Esta parte deberá de ser definida en un esfuerzo conjunto de los usuarios tecnológicos y administrativos. La producción de las largas y complejas bases de datos deben de ser orquestadas por los profesionales de tecnologías de información, sin embargo, los requerimientos de datos deben de ser identificados por los usuarios de negocios. Tradicionalmente, un sistema de Business Intelligence consiste de al menos tres componentes clave:
Una utilería de Extracción, Transformación y Carga (ETL). Esta es la herramienta que transforma los datos y los transporta desde los sistemas transaccionales, como los ERP (Enterprise Resource Planning) o aplicaciones de
front-office al data warehousing.
Un Data Warehousing. Este es un lugar donde son almacenados los datos para ser accesados, analizados y compartidos por los usuarios de negocios. En pocas palabras, es una base de datos de soporte a la decisión. Se define como la transformación y presentación de la información para saber instantáneamente como marcha una empresa o negocio con unos cuantos datos o gráficas (Mandujano, 1995).
Una herramienta (o plataforma) de Business Intelligence. Esta es la herramienta que el usuario de negocios puede usar para accesar, analizar y compartir la información almacenada en el Data Warehousing. Éstos pueden ser usados como una herramienta, o bien utilizados como una plataforma para la personalización hacia una aplicación analítica específica.
Inventariar los activos de datos. Inventariar dichos activos provee una imagen completa de los temas de cada área, alimentando el Data Warehousing desde una gran variedad de fuentes. Esto es, observar debajo de las piedras de la corporación para incrementar el poder del sistema de Business Intelligence.
Como vemos en esta estrategia, una suite de poderosas herramientas no son suficientes para el lograr el máximo desempeño del Business Intelligence, hace falta además una adecuada administración de las mismas.
3.6.3 DESARROLLAR UNA ESTRATEGIA DE BUSINESS INTELLIGENCE CON EL USUARIO EN MENTE
En esta estrategia se deberán tener en cuenta los siguientes puntos para asegurar que el usuario obtenga la información precisa para su trabajo cotidiano, información clara y concisa que le permita tomar decisiones correctas en un corto periodo de tiempo, asegurándose de contar con una interfaz amigable.
Mapear los requerimientos de los usuarios. En el mapeo de requerimientos, son comunes las entrevistas con los usuarios. Se debe de ser claro en cual es la información que ellos necesitan y en qué formato la requieren. Asegurar su satisfacción con el sistema y en particular con la herramienta interfase. El entrenamiento de los usuarios es esencial, pero la herramienta debe de ser lo suficientemente simple para requerir solo un mínimo de entrenamiento.
Escoger la solución correcta. Para todo el tiempo, dinero y esfuerzo que se invierte en el desarrollo de un sistema de Business Intelligence, la prueba de fuego es la de la interfase que van a utilizar cientos o miles de usuarios todos los días. Los usuarios no se fijan en el funcionamiento interno de las bases de datos del sistema, es por ello que el trabajo duro y visionario debe de hacer que todo este a un solo clic del ratón.
Por lo tanto, cuando se selecciona y personaliza una interfase final de un sistema de
Business Intelligence para usuarios inexpertos, la herramienta deberá de:
# Tener una interfaz gráfica intuitiva.
# Ser muy fácil de usar.
# Proveer flexibilidad de hacer reportes a la medida y responder preguntas.
# Aislar al usuario de la complejidad de los sistemas.
Uso del Internet. El Internet lo ha cambiado todo, incluyendo el Business Intelligence. Las plataformas de Business Intelligence basadas en web habilitan a los usuarios para accesar, analizar y compartir información a través de un navegador de Internet. Estos sistemas ofrecen ventajas sobre los sistemas de software tradicionales instalados en las computadoras de los usuarios. Dichas plataformas basadas en web se caracterizan por:
# Habilitar a los empleados para accesar los sistemas mientras viajan o están en casa.
# Usar la interfase del navegador, la cual es familiar para la gran mayoría de los usuarios.
# Ampliar la disponibilidad, desde los usuarios de negocios avanzados hasta los usuarios casuales.
# Librar al departamento de sistemas de los costos de instalación, mantenimiento y soporte de aplicaciones cliente.
Con esta estrategia correctamente implementada se asegura que los sistemas de
Business Intelligence cumplan los requerimientos de los usuarios haciendo su trabajo más eficiente en un entorno de trabajo más amigable.
3.6.4 CONSTRUIRLO PARA CRECER
Cuando se formula una estrategia de Business Intelligence, no se debe subestimar el poder de opinión del usuario dentro de la organización. En la mayoría de las organizaciones, los usuarios tienen grandes requerimientos de información que sea consistente, actualizada y de fácil acceso. Una vez que el sistema se integra de manera adecuada a un grupo de usuarios del negocio, otros usuarios rápidamente van a solicitar participar y ser incluidos.
Es por ello que se deben de hacer las inversiones para que los sistemas tengan un alto desempeño y escalabilidad para soportar cientos o miles de usuarios, y que tengan la habilidad de manipular altos volúmenes de datos complejos.
3.6.5 PENSAR MÁS ALLÁ DE LAS FRONTERAS DEL NEGOCIO
Los usuarios de negocio internos de una compañía necesitan un fácil acceso a todos los datos analíticos del sistema. Existe la posibilidad de que los clientes requieran acceso a ellos también, especialmente si los datos afectan su línea productiva. Así como la mayoría de los bancos proveen a sus clientes de acceso en línea a sus cuentas, así también hay negocios en prácticamente todo tipo de industrias ganando ventajas competitivas al permitir el acceso a sus almacenes de datos a clientes externos, proveedores y socios de negocios.
Estas estrategias tienen que ser analizadas tanto por los profesionales de tecnologías de información como por los ejecutivos del negocio, ya que, como vimos anteriormente, es fundamental que exista una sinergia entre ambos que asegure el éxito en la implementación de un sistema de Business Intelligence.