2.2 Documents de pagament i cobrament en suport digital
2.2.3 Cobrament de les vendes
Pestanya Administración \apartat Cobros
Des d’aquest apartat (vegeu la figura2.17) es poden gestionar els cobraments dels diferents documents de vendes: albarans, factures i rebuts.
Figura 2.17.Apartat de cobraments
Les opcions que ofereix aquest apartat són les següents:
• Cobros: desplegant aquesta icona apareix un menú amb diverses opcions per registrar el document cobrat.
– Albaranes. – Facturas. – Recibos.
– Cobros: obre la finestra Archivo de cobros y pagos i per defecte
es pot seleccionar la visualització de només les factures cobrades, els albarans cobrats, els rebuts cobrats i, fins i tot, les factures pagades.
– Contrapartida: per configurar els cobraments que s’han de registrar i
en quina caixa o compte corrent ho han de fer.
• Estado de clientes: permet seleccionar un client i mostrar-ne els cobra- ments, així com també afegir-ne de nous.
• Calendario: mostrarà tots els pagaments i els cobraments pendents entre les dates indicades i segons la forma de pagament o cobrament seleccionada. Desplegant-lo apareix una nova opció:
– Mostrar avisos de cobros y pagos al iniciar la gestión: perquè el
programa comprovi, en iniciar la gestió amb l’empresa, els cobraments i els pagaments pendents del dia actual i, si hi ha algun pagament o cobrament per fer, mostri un missatge emergent.
• Cheques: permet administrar els xecs rebuts dels clients.
• Recibos: s’utilitza per generar els rebuts de les factures de vendes. Desplegant-lo apareix un menú amb diferents opcions per generar-los de forma ràpida.
• Caja: mostrarà els moviments que s’hauran generat automàticament en crear els pagaments i els cobraments. També es poden introduir i modificar manualment. Desplegant aquesta opció apareixerà la següent:
– Cajas / Cuentas corrientes: s’hi poden escriure diferents caixes o
comptes corrents per utilitzar-los en la introducció de dades del fitxer
Caja.
• Remesas: permet preparar remeses de rebuts per lliurar-les a l’entitat bancària.
Procediment de cobrament en FactuSOL
1. Si cal, prèviament es crearan els rebuts de la factura de vendes.
2. El cobrament real del document de venda s’ha de fer a través d’algun dels mitjans de cobrament que hi ha en el mercat, tal com s’hagi pactat amb el client. Des de FactuSOL es poden:
• Generar remeses de factures o rebuts en un document en suport digital (en fitxer) per enviar-lo al banc a través d’Internet.
3. Al mateix temps, cal indicar al programa la informació del cobrament per poder completar la gestió de l’operació de venda.
En crear un nou cobrament, quedarà registrat sempre a Cobros i, segons la contrapartida seleccionada, també es pot crear automàticament el seu moviment a Caja.
Creació de documents de cobrament en paper: rebuts
Opció Recibos
Des d’aquesta opció es poden generar els rebuts de les factures de vendes.
Utilitat dels rebuts
• La creació de rebuts és útil per les factures que s’han de cobrar en diferents
terminis, ja que permeten assignar un rebut per cada pagament. D’aquesta
manera, es podrà gestionar cada cobrament per separat.
• També es pot crear un rebut per a imprimir-lo i després domiciliar-lo
en suport paper o per lliurar-lo al client com a justificant del seu pagament.
Així doncs, en les factures que es preveu un únic cobrament, la seva gestió en el programa FactuSOL és més aconsellable fer-la directament des de la factura.
1) Creació de rebuts
Per generar els rebuts, FactuSOL ofereix diferents possibilitats, perquè l’empresa pugui escollir-ne una segons la seva necessitat:
• De forma predeterminada. • De forma automàtica. • De forma ràpida. • De forma manual.
a. De forma predeterminada
Pestanya Ventas \Clientes \des de la fitxa del client, en la finestra Otros datos Si en la fitxa del client se selecciona l’opció Crear recibo al emitir factura (vegeu la figura2.18), alhora que es generen les factures del client, es crearan també els rebuts de forma predeterminada.
Figura 2.18.Selecció de l’opció per crear un rebut en emetre una factura
b. De forma automàtica
Pestanya Ventas \Facturas \icona Generar recibos (figura2.19)
Des d’aquesta icona es generaran els rebuts de la factura seleccionada de manera automàtica segons la forma de pagament assignada en la factura.
Figura 2.19.Generació de rebuts de forma automàtica
c. De forma ràpida
Desplegant el menú de l’opció Recibos
Des d’aquest menú es poden generar múltiples rebuts segons les opcions selecci- onades (vegeu la figura2.20).
El nom d’aquestes opcions indica com serà la selecció de les factures per generar- ne els rebuts. Els resultats de cada una seran diferents en...
• el nombre de rebuts: en general, es generaran tants rebuts com venciments hi hagi en cada factura. Però en les opcions que incorporen “(agrupando)”, si hi ha més d’una factura d’un mateix client dins del rang seleccionat, s’emetrà un únic rebut per l’import total de totes les factures.
• la data d’expedició: en general, la data d’expedició del rebut serà la data de la factura. Però en les opcions que incorporen “(agrupando)”, en haver-hi més d’una factura, per defecte serà la data de l’última.
Figura 2.20.Opcions per crear rebuts de forma ràpida
d. De forma manual
Opció Recibos \botó Nuevo
Les dades que demanarà són les següents (vegeu la figura2.21):
• Recibo Nº: està format pel número de sèrie, número de rebut i número de venciment. Si es deixa a 0, el generarà el programa.
• Lugar de expedición / Importe / Fecha de expedición / Fecha de vencimiento
/ Conceptos.
• Estado: es pot escollir entre Pendiente, Cobrado o Cobrado parcial. • Cliente: seleccionant el codi de client, apareixeran totes les seves dades:
nom, NIF, adreça completa i CCC. També es poden escriure manualment. • C.C.C.: és el compte de la domiciliació bancària. Es pot escriure manual-
Figura 2.21.Finestra de rebuts i les seves opcions
2) Obtenció dels rebuts
Els rebuts s’han d’imprimir des de la mateixa opció Recibos:
• En la finestra Recibos que s’obrirà, es pot seleccionar el rebut que es vol imprimir i activar l’opció Imprimir de la solapa. Si se’n volen imprimir diversos, es podran seleccionar des de la finestra següent.
• En la finestra Impresión de recibos (vegeu la figura2.22) que s’obrirà, es poden seleccionar les opcions d’impressió necessàries, entre les quals es troben els diferents models de rebut (uns com a rebuts normalitzats i altres com a models de lletres de canvi).
Amb el botó Imprimir, també es possible seleccionar Enviar por correo
electrónicoo Convertir a .PDF.
Abans d’imprimir és convenient fer una visualització prèvia del resultat de la impressió, amb el botó Vista previa. Després d’activar-lo, en la finestra
Figura 2.22.Opcions d’impressió dels rebuts
Creació de documents de cobrament en suport digital: remeses
Opció Remesas
Figura 2.23.Finestra de remeses
Si els cobraments dels rebuts els ha de gestionar una entitat financera, l’empresa els haurà de lliurar com a remeses. Per tant, si és el cas, s’hauran de crear les remeses (vegeu la figura2.23) i lliurar-les en paper o en suport digital (en fitxer) a l’entitat.
Una vegada creades les remeses en el programa FactuSOL, se’n pot emetre un informe o generar un fitxer amb el format bancari del quadern 19 o del quadern
58 per enviar-lo posteriorment al banc a través d’Internet. 1) Creació d’una remesa
Es poden crear de forma manual (introduint totes les dades) o seleccionant factures o rebuts (amb les opcions de validació de factures o rebuts).
En cada remesa es poden incloure un nombre il·limitat de cobraments, tant de rebuts com de factures.
Des de la solapa d’aquesta finestra, cal utilitzar la icona Nuevo i indicar les dades que demana (vegeu la figura2.24):
• Nº de remesa: si es deixa a 0, el número el generarà el programa. • Fecha: data de la remesa i d’emissió en la generació del fitxer Q19. • Fecha de cargo (sólo para C19): quan es farà efectiva la remesa. • Banco: on s’ingressarà la remesa.
• Estado: estat actual de la remesa.
• Traspasada a contabilidad: si s’ha traspassat a ContaSOL.
• Botó Nueva: ha de crear-se una línia de remesa per cada cobrament inclòs. Cada línia pot crear-se de forma manual o validant alguna factura o rebut amb els botons Validar facturas o Validar recibos, respectivament.
– Cliente: seleccionant una factura o rebut, apareixeran totes les dades
del client i del document: NIF, nom, adreça completa i CCC del client, venciment de la remesa, conceptes i imports dels documents, etc. Aquestes dades apareixeran en seleccionar el rebut o la factura d’aquesta línia, amb el botó [R] o [F] respectivament.
– CCC: codi del compte del client.
– Vencimiento: data de venciment del cobrament.
– Conceptos: apareix un text explicatiu del cobrament, però es pot
modificar.
– Importes: són els imports de cadascun dels conceptes.
• Botó Validar facturas: s’utilitzarà per seleccionar el rang de factures que es volen incloure en la remesa (vegeu la figura2.25). Després d’afegir-les, es poden esborrar les que no interessin. Aquestes factures afegides, ho seran per l’import total. Si la forma de pagament assignada a la factura és per diversos terminis, en validar la factura els inclourà tots.
• Botó Validar recibos: s’utilitzarà per seleccionar el rang de rebuts que es volen incloure en la remesa. Després d’afegir-los, es poden esborrar els que no interessin.
Quadern 19
És una ordre de cobrament per domiciliacions en suport digital.
Quadern 58
És un document de crèdit que es comunica amb un fitxer informàtic per avançar-lo i gestionar-ne el cobrament.
Figura 2.24.Finestra de remeses i les seves opcions
Figura 2.25.Opció per validar factures
2) Generació del fitxer de la remesa
Des de la solapa d’aquesta finestra, s’ha utilitzar la icona C-19 o la C-58 per generar el fitxer de la remesa de cobrament, segons si es tracta d’una domiciliació o d’un descompte d’efectes, respectivament.
Aquest fitxer es pot desar a la ubicació i amb el nom que es vulgui. Per defecte quedarà desat dins de la carpeta del programa, a l’interior de la subcarpeta
Remesas20XX (on 20XX és l’any en què es treballa), amb el nom corresponent
al número de remesa i l’extensió Q19 o de Q58, segons l’opció activada. Per exemple: R000001.Q19.
• Botó Configuración: per presentar el quadern 19 o el quadern 58 a una entitat bancària, també s’han d’emplenar les dades del presentador (l’em- presa que presenta el suport digital) i de l’ordenant de la remesa (l’empresa que rebrà l’import de la remesa). Presentador i ordenant acostumen a ser la mateixa persona o empresa.
3) Obtenció de l’informe de la remesa
Tot i que el més habitual és presentar una remesa a l’entitat bancària en suport digital, també és possible imprimir-ne l’informe per presentar-la en paper o, simplement, per arxivar-la.
Es pot imprimir aquest informe des de la mateixa opció Remesas:
• En la finestra Remesas que s’obrirà, cal seleccionar el pagaré que es vol imprimir i activar l’opció Listado de la solapa.
• En la finestra Listado de remesas que s’obrirà (vegeu la figura 2.26), es poden seleccionar les opcions d’impressió necessàries, entre les quals hi ha obtenir la llista per impressora o en fitxer (Calc o Excel). Segons l’opció escollida, caldrà completar les opcions que segueixen.
Abans d’imprimir és convenient fer una visualització prèvia del resultat de la llista amb el botó Vista previa. Després d’activar-lo, en la finestra Vista
previatambé es pot seleccionar Convertir a .PDF i Enviar por e-mail.
Quan la remesa es cobri, també s’haurà de registrar aquest cobrament.
Registre del lliurament d’una remesa a l’entitat bancària
Quan la remesa es presenta a l’entitat bancària, s’haurà de fer constar en el programa: cal obrir la remesa i seleccionar Girada en l’opció Estado (vegeu la figura2.27).
Figura 2.27.Opció de l’estat d’una remesa
Registre dels cobraments fets
Els cobraments es poden registrar des d’opcions diferents, segons el document que s’hagi cobrat:
• Albarans: els cobraments es traspassaran automàticament a les factures quan aquestes es generin a partir dels albarans cobrats.
• Factures: per registrar els cobraments de factures en l’import total. • Rebuts: quan una factura s’ha de cobrar en diversos terminis, prèviament
s’haurà generat un rebut per a cada termini i amb aquesta opció es poden registrar els cobraments de cada rebut individualment.
• Bestretes: per als cobraments fets abans de generar un albarà o una factura, o del venciment acordat. Posteriorment s’hauràn d’aplicar a una factura o rebut, per reduir el seu import pendent de pagament.
• Remeses: després de crear-les i lliurar-les a l’entitat financera, quan el cobrament es faci efectiu també s’haurà de registrar.
1) Cobrament d’albarans, factures o rebuts
Opció Cobros \desplegant el menú es mostren les opcions: • Albaranes
• Facturas • Recibos
Tot i que el control de cada document té la seva pròpia opció, tots funcionen exactament igual.
En entrar en qualsevol de les tres opcions de gestió de cobraments, apareix la finestra principal (vegeu la figura 2.28) amb la relació del tipus de documents seleccionat (albarans, factures o rebuts).
En el menú Estado de l’esquerra, es poden seleccionar aquests documents per pendents, cobrats o tots junts.
Aquesta finestra incorpora també la seva pròpia solapa amb les opcions per gestionar els cobraments.
Figura 2.28.Exemple: finestra de cobraments de rebuts i les seves opcions
Des d’aquesta eina es faran constar tots els cobraments de les vendes fetes, sigui quin sigui el mitjà utilitzat. Per fer-ho, cal seleccionar el document, fer clic a la icona Nuevo i completar les dades següents:
• Código: és la sèrie i el número de document seleccionat (factura, albarà o rebut).
• Importe pendiente: mostra l’import pendent de cobrament del document seleccionat.
• Fecha de cobro: data del cobrament. Prement la tecla F3, es pot localitzar una bestreta del client introduïda amb anterioritat.
• Importe cobrado: import cobrat. Prement la tecla F1, el programa indicarà automàticament l’import de liquidació del document. Prement la tecla de funció F2, insereix aquest import i tanca la finestra del cobrament. També es pot seleccionar una bestreta del client introduïda amb anterioritat amb la tecla F3.
• Devolución: s’activarà per indicar que aquest cobrament és una devolució, és a dir, en realitat serà un pagament al client. Per aquest motiu s’afegirà el signe negatiu (-) al davant de l’import.
• Concepto: per defecte, apareix una descripció explicativa del cobrament. Si cal, es pot modificar.
• Contrapartida: si s’ha cobrat a caixa, si es rep per transferència, etc. • Observaciones: de la línia de cobrament.
Altres opcions
També es pot introduir el cobrament d’un albarà o d’una factura des d’altres ubicacions del programa:
Pestanya Administración \opció Estado de clientes
Figura 2.29.Finestra de l’estat de cobrament dels clientes i les seves opcions
Seleccionant el client i els exercicis inicial i final, i utilitzant el botó Ver cobros apareixeran els cobraments fets d’aquest client i el botó Nuevo per afegir-ne de nous.
Si s’activa aquest botó per crear un nou cobrament, s’obrirà la finestra Gestión de
cobro, on heu d’utilitzar el botó Nuevo per introduir el seu detall (vegeu la figura 2.29).
Pestanya Ventas \icona Albaranes Pestanya Ventas \icona Facturas
Des de l’interior del document, amb l’opció Cobrar (figura2.30)
Cobraments múltiples
Hi ha 2 opcions:
Pestanya Ventas \icona Albaranes \icona Cobrar Pestanya Ventas \icona Facturas \icona Cobrar
Figura 2.31.Solapa de les factures emeses
Quan l’empresa necessita registrar diversos cobraments en una mateixa entitat, en una mateixa data i sense canvis en els imports que consten en els albarans o les factures de vendes, pot utilitzar aquesta eina (vegeu la figura2.31).
Aquesta opció permet registrar més d’un cobrament en una única operació, seleccionant diversos documents (albarans o factures) alhora, però tots han de tenir la mateixa contrapartida, data de pagament i sense la possibilitat d’indicar els seus imports.
2) Cobrament de bestretes
Pestanya Ventas \opció Anticipos
En la finestra que s’obrirà (vegeu la figura 2.32), apareixeran totes les bestretes dels clients. Amb el botó Nuevo se’n poden crear de noves.
Les dades que es demanen en crear una nova bestreta són les següents: • Código: si es deixa a 0, el codi el generarà el programa.
• Fecha: quan el client paga la bestreta. • Cliente.
• Importe.
• Estado: mostrarà No aplicado o Aplicado. Indica si la bestreta ha estat aplicada a algun document. És recomanable no modificar-lo i deixar-lo com a No aplicado. Per aplicar una bestreta, s’ha d’utilitzar l’eina de la gestió de cobraments.
• Documento i Número: aquestes dades apareixeran després de l’aplicació de la bestreta, quan l’opció Estado és Aplicado, per indicar el document en el qual s’ha aplicat la bestreta.
• Observaciones: d’aquesta bestreta en concret.
Figura 2.32.Finestra de bestretes i les seves opcions
La creació de la bestreta no quedarà registrada a Cobros ni a Caja fins que no s’hagi aplicat a un albarà, una factura o un rebut.
Des d’aquesta opció no s’han aplicar aquests cobraments a cap dels docu- ments del client, perquè han de quedar lliures per ser seleccionats i aplicats amb
les eines de cobrament.
L’aplicació d’una bestreta significa que se n’assigna l’import com a pagament d’un document concret, i que ja no estarà disponible per ser assignat a cap altre
Aplicació de la bestreta
Mentre s’està creant un cobrament d’un albarà, d’una factura o d’un rebut, des de la finestra Línea de cobro, amb la tecla [F3]
Figura 2.33.Finestra de bestretes
En la finestra que s’obrirà (vegeu la figura2.33), apareixeran les bestretes del client seleccionat, però només les que no estan aplicades a cap document.
Així doncs, només caldrà seleccionar la bestreta i el programa n’inclourà l’import en aquest cobrament que s’està creant.
3) Cobrament de remeses
Pestanya Administración \icona Remesas \icona Cobrar
En registrar un cobrament d’una remesa, es generarà un moviment de cobrament, tant en els rebuts com en les factures que formen part de la remesa.