En esta sección se comentan situaciones que no necesariamente implican violaciones de leyes y de reglamentos, pero que son significativas para las operaciones de la entidad auditada. También se incluyen situaciones que no están directamente relacionadas con las operaciones de la entidad, las cuales pueden constituir violaciones de leyes o de reglamentos, que afectan al erario.
Comentario Especial 1 - Suspensión de subvención federal del Programa Head Start / Early Head Start
Situación
Las agencias federales que asignan fondos a los municipios establecen los reglamentos, las normas y los procedimientos para la administración y la fiscalización de los distintos programas, con los cuales deben cumplir. En el 45 CFR, Public Welfare, se establecen las reglas y regulaciones emitidas por las agencias federales de Estados Unidos relacionadas con la beneficencia pública con las cuales los municipios deberán cumplir. El 16 de enero de 2014 la Administración para el Cuidado y Desarrollo Integral de la Niñez (ACUDEN) determinó finalizar la delegación de fondos para el Programa Head Start del Municipio. Esto, debido a que el Municipio no corrigió las deficiencias detectadas, luego de 10 meses de haber comenzado un proceso de intervención en alto riesgo, por el incumplimiento de regulaciones federales. Entre los hallazgos encontrados durante dicha intervención, se determinó que el Municipio incurrió en el uso de fondos para propósitos no autorizados ($193,1803), e incumplió con las aportaciones locales para el pago del bono de Navidad ($22,981) y del plan médico ($113,439). Además, realizó transferencias indebidas de fondos ($333,000) y no devolvió los sobrantes de fondos de programas de años anteriores ($194,668). El 31 de enero el Municipio apeló la determinación de la ACUDEN ante la Junta de Apelaciones del Departamento de la Familia. El 4 de junio
3 Cantidad devuelta por el Municipio.
la Junta de Apelaciones ratificó la determinación de la ACUDEN. Según información provista por ACUDEN, el contrato, como agencia delegada, tuvo vigencia hasta el 30 de junio de 2014.
Comentario Especial 2 - Litigios pendientes de resolución Situación
Al 30 de junio de 2015, estaban pendientes de resolución por los tribunales 73 demandas civiles presentadas contra el Municipio por $26,705,326. Las demandas eran por daños y perjuicios, y violación a derechos civiles ($24,758,397); cobro de dinero ($487,083); sentencia declaratoria ($36,666); expropiaciones ($100,180); y discrimen político, despidos injustificados o ilegales, y salarios ($1,323,000).
Además, estaban pendientes de resolución 46 casos presentados por empleados ante la Comisión Apelativa del Servicio Público (CASP), por retribución, traslados, clasificación de puestos, descensos, jornada de trabajo y asistencia, reclutamiento y selección, retención y beneficios marginales; y un caso ante la Comisión de Investigación, Procesamiento y Apelación (CIPA). Estos casos no incluían cuantías.
Comentario Especial 3 - Pagos relacionados con demandas incoadas contra el Municipio que se resolvieron mediante acuerdos entre las partes
Situaciones
a. De marzo a septiembre de 2013, se presentaron en los tribunales cinco demandas contra el Municipio por cobro de dinero, ejecución de hipotecas, madamus e injuction. De diciembre de 2013 a mayo de 2014, el Municipio pagó $1,024,373, con relación a las sentencias de dichas demandas. Estas se resolvieron mediante acuerdos entre las partes. La Legislatura Municipal autorizó los acuerdos y pagos correspondientes. Con relación al pago de las cinco sentencias, la Legislatura Municipal autorizó un empréstito por $3,935,0004, para el cual utilizó el margen prestatario del Municipio en el Banco Gubernamental de Fomento para Puerto Rico.
4 Véase nota al calce 2.
b. En mayo de 2012, un empleado presentó una demanda contra el Municipio en el Tribunal de Primera Instancia de Arecibo, por daños y perjuicios, represalias y violación de derechos constitucionales. En diciembre de 2013, mediante un acuerdo por estipulación, el Tribunal ordenó al Municipio a pagarle al empleado $6,000 y restituirlo en su puesto. En agosto de 2014, el Municipio desembolsó dicho importe. Además, restituyó al empleado en el puesto.
RECOMENDACIONES Al Comisionado de Asuntos Municipales
1. Ver que el Municipio cumpla con el Plan de Acción Correctiva establecido por esta Oficina y con las disposiciones del
Boletín Administrativo 1998-16, aprobado el 13 de junio de 1998 por
el Gobernador de Puerto Rico. [Hallazgos del 1 al 11]
2. Ver que el Municipio continúe con las medidas administrativas necesarias para eliminar el déficit presupuestario en el Fondo Operacional y los sobregiros en las partidas presupuestarias y en las cuentas bancarias. [Hallazgo 1]
Al Alcalde
3. Continuar con las medidas administrativas necesarias para eliminar el déficit presupuestario en el Fondo Operacional y los sobregiros en partidas presupuestarias y en las cuentas bancarias. [Hallazgo 1] 4. Asegurarse de que se cumpla con los requerimientos de la EPA para
evitar el pago de multas e incurrir en otros gastos que imponga dicha agencia. [Hallazgo 2]
5. Ver que no se transfieran las asignaciones presupuestarias sin que se emita una orden o resolución ejecutiva que la autorice, excepto cuando se determine y se certifique un sobrante en las partidas presupuestarias correspondientes. [Hallazgo 3-a.1) y 3)]
6. Ver que las transferencias de las asignaciones presupuestarias, destinadas para cubrir el pago de los gastos legalmente obligados, cumplan con los requisitos establecidos por ley. [Hallazgo 3-a.2)]
7. Ejercer una supervisión eficaz sobre las funciones de la UAI para asegurarse de que esta cumpla con los deberes y las obligaciones que se le imponen en la Ley 81-1991. [Hallazgo 4-a.]
8. Ejercer una supervisión eficaz sobre las funciones del Director de Finanzas para asegurarse de que:
a. Emita las certificaciones de sobrantes de las partidas correspondientes antes de autorizar las transferencias de crédito entre partidas presupuestarias, y que se detallen en las mismas la asignación presupuestaria, y las obligaciones y los desembolsos girados contra cada partida afectada. [Hallazgo 3-a.1) y 3)] b. Cumpla con los requisitos mínimos establecidos por la OCAM
para el nuevo sistema de contabilidad computadorizado. [Hallazgo 4-b.]
c. Corrija las deficiencias relacionadas con las pruebas o los simulacros, y los procedimientos de emergencia relacionados con el plan de contingencias. [Hallazgo 4-c.1)]
d. Se tomen las medidas necesarias para verificar que se realicen los respaldos y se asegure la confidencialidad e integridad de la información financiera del Municipio. [Hallazgo 4-c.2) y 3)] e. Mantenga inventarios físicos de los recibos de recaudación y de
los certificados de patentes, y efectúe verificaciones periódicas de la existencia de estos. [Hallazgo 5-a.1) de la a) a la c) y e)] f. Se realicen inventarios perpetuos de los recibos de recaudación y
se establezcan por escrito los valores sin depositar cuando surjan cambios de recaudadores. [Hallazgo 5-a.1)d)]
g. Corrija las deficiencias relacionadas con los inventarios perpetuos, y las verificaciones periódicas de los cheques en blanco y de la anulación de los cheques en blanco de las cuentas bancarias cerradas. [Hallazgo 5-a.2)]
h. Se efectué un inventario físico de toda la propiedad que esté bajo la custodia del Encargado de la Propiedad que cesa en sus funciones por renuncia o separación del puesto, y se efectúe el traspaso al funcionario entrante, conforme a lo dispuesto en la
Ley 81-1991. [Hallazgo 7-a.]
i. Se cumpla con la reglamentación y los procedimientos establecidos para el decomiso de la propiedad inservible. [Hallazgo 7-b.]
j. Se remita a esta Oficina la certificación anual sobre la notificación de irregularidades y pérdidas de propiedad y de fondos públicos, según lo dispuesto por el Reglamento 41. [Hallazgo 7-c.]
9. Ver que el Municipio actualice, a base de nueva legislación municipal, los planes de clasificación y retribución uniforme para los empleados en los servicios de carrera y confianza de la Rama Ejecutiva, y que se refieran para la aprobación de la Legislatura Municipal. [Hallazgo 6]
10. Asegurarse de que se corrijan, y no se repitan, las deficiencias relacionadas con el área designada para el almacén de materiales de oficina y limpieza del Teatro Oliver. [Hallazgo 7-d.]
11. Asegurarse de que se corrijan, y no se repitan, las deficiencias de los almacenes relacionadas con los inventarios perpetuos y físicos de la existencia de los materiales, suministros y equipos en los departamentos y las oficinas municipales, y realizar revisiones periódicas de los mismos. [Hallazgo 7-e.]
12. Notificar al Secretario de Justicia de toda demanda, emplazamiento, sentencia y apelación que se genere de los casos civiles incoados contra el Municipio, o promovidos por este, en cumplimiento de la Ley 1-2003. [Hallazgo 8]
ANEJO 1
MUNICIPIO DE ARECIBO
FUNCIONARIOS PRINCIPALES DEL MUNICIPIO