Comisariato del Comité de Empresa de los Trabajadores de la Compañía

3.1.1.1. Situación Actual.

En la actualidad el comisariato del Comité de Empresa de los Trabajadores de la Compañía Palmeras de los Andes S. A., se dedica a la venta de productos de consumos masivos para los socios de dicha institución y pocos proveedores relaciones con la Compañía Palmeras de los Andes S.A.

El Comité de Empresa de los Trabajadores de la Compañía Palmeras de los Andes S.A. ha funcionado desde hace casi dieciocho años, durante los cuales ha debido enfrentar grandes dificultades sobre todo en su nivel de organización. La Abogada Modesta Macías Ganchoso, es la representante legal, poseedora de un profundo sentimiento de la responsabilidad, capacidad de trabajo, honestidad sin fisuras, son las bases sobre las cuales la empresa ha venido creciendo durante su periodo como Secretaria General de la institución.

La empresa inicio en el año de 1999, en un reducido local ubicado en la ciudad de Quinindé, en las calles 5 de Agosto y Cipriano Quiñonez, con la venta de artículos de primera necesidad y otros para beneficio de sus socios.

En la actualidad se sigue laborando en las mismas instalaciones, también existe un proyecto de construcción de un local dentro de la sede de la organización, expende una de gama de productos donde estos poseen una

utilidad apenas del 2%, por lo cual le permite competir con los grandes almacenes de la ciudad de Quinindé.

También en estos momentos presenta problemas con la aplicación del proceso contable, donde solamente se registran las compras y ventas diariamente que tiene la institución, donde sus pagos no se registran el sistema contable sino en una hoja de cálculo de Excel, y sus cobros no son registrados y dados de baja en el sistema.

El personal que labora actualmente en el comisariato no se encuentra capacitado en conocimientos contable y tributarios; la falta de este provoca que se presente errores por motivo de desconocimiento. Esto conlleva a tener retraso en registros contables, error en la aplicación de LRTI, y demás situaciones que se pueden presentar en el transcurso cronológico de las transacciones de la empresa.

La empresa posee un sistema contable con el nombre de “SACFIN” Sistema Administrativo Contable Financiero, este sistema no funciona en su totalidad ya que posee otros módulos que aún no son utilizados, que presentan falencias y falta de programación.

La asistencia técnica por parte del proveedor del sistema es muy poca, provocando atraso en los registros contables de la empresa y muchas veces paralizando el trabajo diario del comisariato.

3.1.1.2. Situación Diagnóstica.

El análisis FODA, es una herramienta que contribuye en la fijación del diagnóstico de la Compañía; en este se puntualizan las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.

3.1.1.2.1. Fortalezas.

 Variedad, calidad y buenos precios de los productos.  Experiencia por más de 18 años de trabajo en el mercado.  Una extenso un grupo de proveedores seleccionados.  Ubicación geográfica adecuada dentro de la ciudad.  Acogida por parte de los clientes.

 Trabajo en equipo

 Excelente ambiente laboral. 3.1.1.2.2. Debilidades.

 Administración con poca aplicación de técnicas científicas.  Falta de capacitación contable y tributaria al personal.  Presencia de falencias en el sistema contable.

 Falta de soporte técnico,

 Carencia de un manual de procedimientos para la adquisición de mercaderías.

 Carencia de un manual de procedimientos para la baja de artículos obsoletos.  Falta de un control interno de las Cuentas por Cobrar.

3.1.1.2.3. Oportunidades.

 Creciente demanda de productos de consumo masivo.  Reducción de la tarifa del IVA al 12%

3.1.1.2.4. Amenazas.

 Competencia de supermercados de la localidad (AKI, TIA).  Recesión económica.

3.1.1.3. Organización Interna.

El Comité de Empresa de los Trabajadores de la Compañía Palmeras de los Andes S.A., es una empresa, por lo tanto, debe manejarse siguiendo una planificación organizada por parte de los órganos que la constituyen, las mismas que son:

Figura 3

Organigrama del Comisariato del Comité de Empresas

Fuente: Comisariato del Comité de Empresa de los Trabajadores de la Compañía Palmeras de los Andes S.A.

Elaborado por: David Coveña Hidalgo 3.1.1.4. Funciones del Personal.

A continuación, se detallan las funciones del personal que labora en Comisariato del Comité de Empresa

3.1.1.4.1. Secretaria de Finanzas.

 Realizar pedidos a los proveedores de acuerdo al reporte de pedidos. Miembros del Directorio

Secretaria General

Jefe Encargado de Almacén

Secretaria de Finanzas

Auxiliar Contable

 Realizar los cheques y pagos a proveedores.  Realizar cobros a los clientes.

3.1.1.4.2. Jefe Encargado de Almacén.

 Revisar inventario y enviar reporte de pedidos a la Secretaria de Finanzas.  Recibir la mercadería de acuerdo el pedido y factura.

 Realizar el ingreso al sistema de la mercadería recibida.  Contabilización y emisión de retenciones.

3.1.1.4.3. Auxiliar Contable.

 Revisión de los ingresos de las facturas de compras y su contabilización.  Revisión de la emisión de retenciones, y entrega a los proveedores.  Emisión de comprobantes de pago y su respectivo archivo en folders.  Revisión de las facturas de ventas durante el día.

 Archivo de documentos. 3.1.1.4.4. Vendedor.

 Ventas diarias.

 Arreglo de bodega y perchas.  Limpieza del almacén.

3.1.1.5. Área de Crédito y Cobranza.

El Comité de Empresa de los Trabajadores de la Compañía Palmeras de los Andes S.A., maneja un volumen considerable de ventas a crédito, pero actualmente se cuenta con un problema de cartera en el sistema contable que son muy importantes, ya que no son depuradas del mismo y causan perdidas económicas a la institución.

Actualmente se cuenta con una persona designada al área de Crédito y cobranzas que es la secretaria de Finanzas, pero no hay nada establecido dentro de esta área. Por esta razón, no cuenta con políticas de crédito y cobranzas que tenga como objetivo garantizar la recaudación del dinero que se compromete al momento de aprobar los límites de crédito.

El tipo de crédito otorgado por la empresa es directamente al socio o cliente relacionados con la Empresa Palmeras de los Andes S.A., pero su cobro es indirecto, por lo que es descontado vía rol de pagos a cada uno de los socios y clientes por Palmeras de los Andes S.A., y esta institución realiza los pagos directos al Comité de Empresa de los Trabajadores de la Compañía Palmeras de los Andes S.A. y así es como se realiza el seguimiento de estas deudas. Pero no comprueba con lo detallado en el sistema contable.

3.1.2. Evaluación del Sistema de Control Interno.