5. Implementación y operación (I) Recursos, funciones, responsabilidad y
5.2. Competencia, formación y toma de conciencia
5.2.1. Requisito OHSAS
5.2.2. Interpretación del requisito: pasos a seguir para
su cumplimiento
Adicionalmente, para los propósitos de este elemento de OHSAS, es conveniente definir los siguientes conceptos:
• Competencia: aplicación de conocimientos, habilidades y comportamiento
en el desempeño.
La organización debe asegurarse de que cualquier persona que trabaje para ella y que realice tareas que puedan causar impactos en la SST, sea competente tomando como base una educación, formación o experiencia adecuadas, y deben mantener los registros asociados.
La organización debe identificar las necesidades de formación relacionadas con sus riesgos para la SST y su sistema de gestión de la SST. Debe proporcionar formación o emprender otras acciones para satisfacer estas necesidades, evaluar la eficacia de la formación o de las acciones tomadas, y debe mantener los registros asociados. La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para que las personas que trabajan para ella sean conscientes de:
a) las consecuencias para la SST reales o potenciales, de sus actividades laborales, de su comportamiento y de los beneficios para la SST de un mejor desempeño personal;
b) sus funciones y responsabilidades y la importancia de lograr la conformidad con la política y procedimientos de SST y con los requisitos del sistema de gestión de la SST, incluyendo los requisitos de la preparación y respuesta ante emer- gencias;
c) las consecuencias potenciales de desviarse de los procedimientos especificados. Los procedimientos de formación deben tener en cuenta los diferentes niveles de:
a) responsabilidad, aptitud, dominio del idioma y alfabetización; y b) riesgo.
• Formación: proceso que proporciona y desarrolla conocimientos, habilidades
y comportamientos para cumplir los requisitos.
La organización debería asegurarse de que las personas bajo su control trabajen de manera segura y de que:
• Sean conscientes de sus riesgos de SST.
• Sean conscientes de sus funciones y responsabilidades en SST. • Dispongan de la competencia necesaria en SST.
• Reciben la formación necesaria en materia de SST.
Los objetivos de una organización para la mejora continua, incluyendo el rendimiento de su personal, pueden estar afectados por un cierto número de factores internos y externos; entre ellos, cambios en los mercados, la tecnología, la innovación, y en los requisitos de clientes y otras partes interesadas. Tales cambios pueden requerir que una organización analice sus necesidades relacionadas con la competencia. La figura 5.1 muestra cómo la formación podría ser seleccionada como un medio eficaz para tratar estas necesidades.
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5. Implementación y operación (I). Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad. Competencia...
Figura 5.1. Formación como medio eficaz para la mejora continua Novedades para la mejora Análisis de las necesidades de formación Necesidades relacionadas con la competencia Otras necesidades Necesidades de formación Formación Otras necesidades
5.2.2.1. Competencia y formación
Del análisis de las diferentes definiciones existentes sobre competencias puede con- cluirse que las competencias:
• Son características permanentes de la persona.
• Se ponen de manifiesto cuando se ejecuta una tarea o se realiza un trabajo. • Están relacionadas con la ejecución exitosa de una actividad, sea laboral o de
otra índole.
• Tienen una relación causal con el rendimiento laboral, es decir, no están sola- mente asociadas con el éxito, sino que se asume que realmente lo causan. • Pueden ser generalizables a más de una actividad.
En materia de SST, la organización debería determinar los requisitos de competen- cia relacionados con las actividades que puedan tener impacto en la SST.
La organización debería determinar los requisitos de competencia individualmente, y debería prestar especial atención a las siguientes figuras:
• Personal que realiza las identificaciones de peligros y evaluaciones de riesgos. • Personal que realiza las investigaciones de incidentes.
• Personal que realiza las auditorías. • Personal designado por la dirección.
Todo el personal de la organización debe ser competente antes de desempeñar tareas que puedan tener impacto en la SST. Asimismo, deberían considerarse requisitos de competencia en SST antes de contratar personal.
Además, la organización debería mantener registros sobre la competencia del per- sonal.
La implicación del personal cuya competencia está siendo desarrollada como parte del proceso, puede dar como resultado que este personal tenga un mayor sentido de propiedad del proceso, obteniéndose así que asuma más responsabilidades en el ase- guramiento de su éxito.
La organización debe identificar las necesidades de formación relacionadas con sus riesgos para la SST y su sistema de gestión de la SST. Debe proporcionar formación o emprender otras acciones para satisfacer estas necesidades, evaluar la eficacia de la formación o de las acciones tomadas, y debe mantener los registros asociados.
Un proceso de formación planificado y sistemático puede hacer una contribución importante, ayudando a una organización a mejorar sus capacidades y a cumplir sus objetivos de SST.
5.2.2.2. Proceso de competencia y formación
El proceso representado en la figura 5.2 puede ayudar en el cumplimiento de los requisitos de competencia y formación:
Definición de las necesidades de formación
El proceso de formación conviene que se inicie después de que se haya realizado un análisis de las necesidades de la organización y hayan sido registrados sus resul- tados relacionados con la competencia.
Derivada de la definición de competencias necesarias para cada tarea que pueda afec- tar a la SST, es conveniente que la organización evalúe la competencia del personal que realice dichas tareas, y desarrolle planes para eliminar cualquier carencia de com- petencia que pudiera existir.
La definición debería basarse en un análisis de las necesidades presentes y expec- tativas de la organización, comparadas con la competencia existente de su per- sonal.
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5. Implementación y operación (I). Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad. Competencia...
Figura 5.2. Proceso para el cumplimiento de los requisitos de competencia y formación
4. Evaluar los resultados
de la formación SEGUIMIENTO
1. Definir las necesidades de la formación
3. Proporcionar la formación
2. Diseñar y planificar la formación
El propósito de esta etapa debería ser:
• Definir las carencias entre la competencia existente y la requerida.
• Definir la formación que necesitan los empleados cuya competencia en el momento no alcanza la requerida para las tareas.
• Documentar las necesidades de formación especificadas.
Debería realizarse el análisis de las carencias halladas entre las competencias exis- tentes y las requeridas, para determinar si estas pueden eliminarse mediante forma- ción o si pudieran ser necesarias otras acciones.
Definición de las necesidades de la organización
Es conveniente que las políticas de formación de la organización, los requisitos del SGSST, el resultado de la identificación de peligros y evaluación de riesgos, los recursos, etcé- tera, sean considerados como un elemento de entrada para la definición de las necesi- dades de formación cuando se realice la misma, con el fin de asegurar que la forma- ción requerida estará dirigida hacia el cumplimiento de las necesidades de la organización.
Definición y análisis de los requisitos de competencia
Conviene que los requisitos de competencia estén documentados. Esta documenta- ción puede revisarse periódicamente, o según sea necesario, cuando se hagan las asig- naciones de trabajo y se evalúen las prestaciones.
La definición de las futuras necesidades de una organización relativas a sus objetivos de SST, incluyendo la competencia requerida de su personal, puede derivarse de una variedad de fuentes internas y externas, tales como:
• Un cambio organizativo o tecnológico que afecte a los procesos de trabajo o impacte sobre los niveles de riesgos de la organización.
• Los datos registrados de procesos de formación anteriores o actuales. • La valoración de la organización sobre la competencia del personal para rea-
lizar las tareas especificadas.
• Los registros del movimiento o las fluctuaciones estacionales relativos al per- sonal temporal.
• La certificación interna o externa necesaria para la realización de tareas espe- cíficas.
Revisión de la competencia
Conviene que se realice una revisión regular de los documentos que identifiquen la competencia requerida para cada proceso y los registros que identifican la compe- tencia para cada empleado. Esta revisión está relacionada con los requisitos de la tarea y la prestación de esta.
Entre los métodos utilizados para la revisión de la competencia podrían incluirse: • Entrevistas/cuestionarios con los empleados y mandos.
• Observaciones. • Discusiones de grupo.
Definición de las carencias de competencia
Conviene que se realice una comparación entre las competencias existentes y las reque- ridas, para definir y registrar las carencias de competencia.
Identificación de soluciones para eliminar las carencias de competencia
Las soluciones para eliminar las carencias de competencia podrían encontrarse por medio de la formación u otras acciones de la organización, tales como el rediseño de procesos, contratación de personal completamente formado, contratación externa, mejora de otros recursos, rotación de trabajos o modificación de los procedimientos de trabajo.
Definición de la especificación de las necesidades de formación
Cuando se elige una solución de formación para eliminar las carencias de compe- tencia, deberían especificarse y documentarse las necesidades de formación.
La especificación de las necesidades de formación debería documentar los objetivos y los resultados esperados de la formación. Los elementos de entrada para la espe- cificación de las necesidades de formación deberían obtenerse de la lista de requi- sitos de competencia mostrada en el apartado 5.2.2.1, de los resultados de forma- ción previa, de las carencias de competencias actuales y de las solicitudes de acciones correctivas.
Este documento debería formar parte de la especificación del plan de formación e incluir un registro de los objetivos de la organización, que serán considerados como elementos de entrada para el diseño y planificación de la formación y para el segui- miento del proceso de formación.
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Diseño y planificación de la formación
La etapa de diseño y planificación proporciona las bases para la especificación del plan de formación.
Definición de las limitaciones
Se deberían determinar y enumerar los elementos pertinentes que limitan el proceso de formación. Estos podrían incluir:
• Requisitos reglamentarios impuestos por la legislación.
• Requisitos de la política, incluyendo aquellos relacionados con los recursos humanos, impuestos por la organización.
• Consideraciones financieras.
• Requisitos de programación y calendarios.
• Disponibilidad, motivación y capacidad de los individuos para ser formados. • Factores tales como la disponibilidad de recursos en la empresa para realizar la formación o la disponibilidad de proveedores de formación reconocidos. La lista de limitaciones se debería utilizar en la selección de métodos de formación y pro- veedores de formación, y para el desarrollo de una especificación del plan de formación.
Métodos de formación y criterios de selección
Se deberían enumerar los métodos potenciales de formación que cumplan las nece- sidades de formación. La forma apropiada de formación dependerá de los recursos, las limitaciones y los objetivos enumerados.
Los métodos de formación podrían incluir:
• Cursos y talleres dentro o fuera del lugar habitual de trabajo. • Aprendizajes.
• Tutor y consejero en el trabajo. • Autoformación.
• Enseñanza a distancia.
Se deberían definir y documentar los criterios para la selección de los métodos apro- piados, o una combinación de los mismos. Estos pueden incluir:
• Fecha y lugar. • Instalaciones. • Costes.
• Objetivos de la formación.
• Grupo objetivo de aprendices (por ejemplo, categoría profesional prevista o actual, experto específico o experiencia, número máximo de participantes). • Duración de la formación y secuencia de implementación.
• Formas de valoración, evaluación y certificación.
Especificación del plan de formación
Se debería establecer una especificación del plan de formación con el objetivo de negociar con un potencial proveedor de formación la prestación de procesos de formación específicos, por ejemplo: entrega del contenido específico de for- mación.
Una especificación del plan de formación es apropiada en relación a establecer un conocimiento claro de las necesidades de la organización, los requisitos de forma- ción y los objetivos de la formación que definen lo que los alumnos serán capaces de lograr como resultado de la formación.
Los objetivos de la formación deberían estar basados en las expectativas de compe- tencia desarrolladas en la especificación para las necesidades de formación con el objeto de asegurar la prestación eficaz de formación y para crear una comunicación abierta y clara.
La especificación debería considerar lo siguiente: • Objetivos y requisitos de la organización. • Especificación de las necesidades de formación. • Objetivos de la formación.
• Prácticas (por grupos o por personas).
• Métodos de formación y resumen del contenido.
• Requisitos de calendario, tales como duración, fechas e hitos significativos. • Requisitos de recursos, tales como material para formación y personal. • Requisitos financieros
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• Criterios y métodos desarrollados para la evaluación de los resultados de la formación para medir los puntos siguientes:
– Satisfacción de los alumnos.
– Adquisición de conocimientos, destreza y comportamiento de los alumnos. – Características del trabajo de prácticas.
– Satisfacción de la gestión de las prácticas. – Impacto sobre la organización de las prácticas. – Procedimientos para vigilar el proceso de formación.
Selección de un proveedor de formación
Cualquier proveedor potencial de formación, interno o externo, debería estar some- tido a un examen crítico antes de ser seleccionado para impartir la formación. Este examen puede incluir la información escrita sobre el proveedor (por ejemplo, catá- logos, folletos) e informes de evaluación del proveedor. El examen debería estar basado en la especificación del plan de formación y en las limitaciones identificadas.
Prestación de la formación
Es responsabilidad del proveedor de la formación realizar todas las actividades decla- radas en la especificación del plan de formación para la prestación de la misma. Sin embargo, a la vez que se proporcionan los recursos necesarios para asegurar los servicios del proveedor de formación, el papel de la organización en lo referente a apoyar y facilitar la formación podría incluir:
• Apoyo tanto al alumnado como al profesorado. • Vigilancia de la calidad de la formación impartida.
El éxito de las actividades depende de la eficacia de las interacciones entre la orga- nización, el proveedor de formación y el alumnado.
Evaluación de los resultados de la formación
El propósito de la evaluación es confirmar que se han cumplido los objetivos de for- mación y organizativos, es decir, que la formación ha sido eficaz.
Los datos de partida para la evaluación de los resultados de la formación son las espe- cificaciones para las necesidades de formación y para el plan de formación, y los regis- tros de la prestación de la formación.
A menudo, los resultados de la formación no pueden ser analizados y validados en su totalidad hasta que los alumnos puedan ser observados y probados durante el trabajo.
Dentro de un período de tiempo especificado después de que el alumno haya com- pletado la formación, la dirección de la organización debería asegurarse de que se realiza una evaluación para comprobar el nivel de competencia adquirido.
Las evaluaciones deberían realizarse sobre las bases a corto y largo plazo:
• A corto plazo, la información de retroalimentación obtenida del alumnado debería ser acerca de los métodos de formación, recursos empleados, y cono- cimientos y destrezas adquiridos como resultado de la formación
• A largo plazo se debería evaluar la mejora de las prestaciones del trabajo y de la productividad del alumnado.
La evaluación debería ser realizada sobre la base de los criterios establecidos.
5.2.2.3. Toma de conciencia
La organización debería dotar al personal bajo su control del conocimiento suficiente acerca de:
• La necesidad del cumplimiento de la política de SST. • La necesidad de ajustarse a los procedimientos. • Los procedimientos de emergencia.
• Las consecuencias de sus acciones y comportamientos en relación con los riesgos.
• Los beneficios de la mejora de los resultados en materia de SST.
5.2.3. Paralelismo con la legislación
5.2.3.1. Competencia
Si bien no son muchos los casos en que la Ley de Prevención de Riesgos Laborales y el Reglamento de los Servicios de Prevención hacen referencia al término compe- tencia, es de destacar que lo hacen en uno de los apartados más cruciales: la evalua- ción de riesgos.
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• Contenido general de la evaluación (artículo 4 del Reglamento de los Servicios de Prevención):
1. La evaluación inicial de los riesgos que no hayan podido evitarse deberá exten- derse a cada uno de los puestos de trabajo de la empresa en que concurran dichos riesgos. Para ello, se tendrán en cuenta:
a. Las condiciones de trabajo existentes o previstas, tal como quedan definidas en el apartado 7 del artículo 4 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales. b. La posibilidad de que el trabajador que lo ocupe o vaya a ocuparlo sea especialmente sensible, por sus características personales o estado bioló- gico conocido, a alguna de dichas condiciones.
[…]
2. A partir de dicha evaluación inicial, deberán volver a evaluarse los puestos de trabajo que puedan verse afectados por:
a. La elección de equipos de trabajo, sustancias o preparados químicos, la introducción de nuevas tecnologías o la modificación en el acondiciona- miento de los lugares de trabajo.
b. El cambio en las condiciones de trabajo.
c. La incorporación de un trabajador cuyas características personales o estado biológico conocido lo hagan especialmente sensible a las condiciones del puesto.
3. La evaluación de los riesgos se realizará mediante la intervención de personal competente, de acuerdo con lo dispuesto en el capítulo VI de esta norma. Donde realmente la legislación recoge temas específicos de competencias es en la nor- mativa de desarrollo de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales; veamos algunos ejemplos:
• Formación de los trabajadores (artículo 13 del Real Decreto 396/2006, por el que se establecen las disposiciones mínimas de seguridad y salud aplicables a los trabajos con riesgo de exposición al amianto):
1. De conformidad con el artículo 19 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, el empresario deberá garantizar una formación apropiada para todos los tra- bajadores que estén, o puedan estar, expuestos a polvo que contenga amianto. Esta formación no tendrá coste alguno para los trabajadores y deberá impar- tirse antes de que inicien sus actividades u operaciones con amianto y cuando se produzcan cambios en las funciones que desempeñen o se introduzcan
nuevas tecnologías o cambios en los equipos de trabajo, repitiéndose, en todo caso, a intervalos regulares.
2. El contenido de la formación deberá ser fácilmente comprensible para los trabajadores. Deberá permitirles adquirir los conocimientos y competencias necesarios en materia de prevención y de seguridad, en particular en relación con:
a. las propiedades del amianto y sus efectos sobre la salud, incluido el efecto sinérgico del tabaquismo;
b. los tipos de productos o materiales que puedan contener amianto; c. las operaciones que puedan implicar una exposición al amianto y la impor-
tancia de los medios de prevención para minimizar la exposición;
d. las prácticas profesionales seguras, los controles y los equipos de pro- tección;
e. la función, elección, selección, uso apropiado y limitaciones de los equipos respiratorios;
f. en su caso, según el tipo de equipo utilizado, las formas y métodos de com- probación del funcionamiento de los equipos respiratorios;
g. los procedimientos de emergencia; h. los procedimientos de descontaminación; i. la eliminación de residuos;
j. las exigencias en materia de vigilancia de la salud.
• Obligaciones generales (artículo 3 del Real Decreto 1389/1997, por el que se aprueban las disposiciones mínimas destinadas a proteger la seguridad y la salud de los trabajadores en las actividades mineras):
1. Con objeto de garantizar la seguridad y la salud de los trabajadores, el empre- sario deberá tomar las medidas necesarias para que:
a. Los lugares de trabajo sean diseñados, construidos, equipados, puestos en servicio, utilizados y mantenidos de forma que los trabajadores puedan efectuar las tareas que se les encomienden sin comprometer su seguridad, ni su salud, ni las de los demás trabajadores.