Componentes de control interno

El control interno está integrado en los procesos de la organización y forma parte de las actividades de planeamiento, ejecución y monitoreo, representan herramientas útiles para la gerencia. Los componentes del modelo internacional de control interno The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO), hacen las veces de criterios generales que aseguran la preparación de estados financieros libres de errores materiales o fraude, dentro de niveles de riesgo aceptable. COSO, está conformado por cinco (5) componentes interrelacionados de igual importancia. Cuatro (4) de ellos se refiere al diseño y operación del control interno. El quinto componente, es decir, el monitoreo, está diseñado para asegurar que el control interno continua operando con efectividad. (MANTILLA, 2005).

25

2.3.3.1 Ambiente de control

El ambiente de control expresa el tono de una organización, influenciado la conciencia de control de su gente. Es el fundamento de todos los otros componentes del control interno, proveyendo disciplina y estructura. Los factores del ambiente de control incluyen la integridad, los valores éticos y la competencia de la gente de la entidad; la filosofía y el estilo de operación de la administración: la manera como la administración asigna autoridad y responsabilidad, y como organiza y desarrolla a su gente; y la atención y dirección prestadas por el consejo de directores (MANTILLA, 2005).

Los problemas relacionados con el ambiente de control son tan pertinentes para las actividades de derivados como los son para cualquier otra área de las operaciones de una entidad. Son pertinentes para usuarios de alto volumen y alta complejidad, así como para quienes negocian con ellos, las diferencias de control entre esos tipos de entidades generalmente son asunto de grado y se relacionan directamente con la naturaleza y extensión del uso. Para todas las entidades, las actividades de derivados se deben considerar como parte integral de las operaciones de una entidad.

Los factores del ambiente interno de control son: la integridad y valores éticos, filosofía y estilo de operación de la administración, la asignación de autoridad y responsabilidad y las políticas y prácticas sobre recursos humanos.

De lo anteriormente expuesto, se concluye que el primer elemento del Control Interno, Ambiente de Control, define la base para el desarrollo de los subsiguientes componentes, en virtud que fomenta integridad, valores éticos, filosofía y estilo en la administración, creando un compromiso entre los miembros de la entidad para mantener disciplina, orden en las actividades, salvaguardando los recursos y disminuyendo los riesgos.

2.3.3.2 Valoración de riesgos

Es la Identificación y análisis de riesgos relevantes para el logro de los objetivos y la base para determinar la forma en que tales riesgos deben ser mejorados. Así mismo, se refiere a los mecanismos necesarios para identificar y manejar riesgos específicos asociados con los cambios, tanto los que influyen en el entorno de la organización como en el interior de la misma (Cano Donaliza, Lugo Danilo, 2006).

En toda entidad, es indispensable el establecimiento de objetivos tanto globales de la organización como de actividades relevantes, obteniendo con ello una base sobre la sean identificados y analizados los factores de riesgo que amenazan su oportuno cumplimiento.

26

La evaluación de riesgos debe ser una responsabilidad ineludible para todos los niveles que están involucrados en el logro de los objetivos. Esta actividad de autoevaluación debe ser revisada por los auditores internos para asegurar que tanto el objetivo, enfoque, alcance y procedimiento han sido apropiadamente llevados a cabo.

Factores Internos:

- Ruptura en el procesamiento de los sistemas de información.

- Calidad del personal vinculado y los métodos de entrenamiento y motivación. - Cambio en las responsabilidades de la administración.

- Naturaleza de las actividades de la entidad.

- Un Consejo o comité de auditoría que no actúa o que no es efectivo. Factores externos:

- Cambios en el entorno de operación. - Crecimiento rápido.

- Nueva Tecnología.

- Modelos de negocio productos o actividades nuevas. - Restructuración corporativa.

- Operaciones extranjeras expandidas. - Nuevos pronunciamientos de contabilidad.

Entendamos que un riesgo es la probabilidad de ocurrencia que un evento afecte de forma negativa a la consecución de los objetivos, es por ello que el segundo componente del Control Interno es la Valoración de Riesgos. Por tanto, es necesario que toda organización defina con claridad cuáles son los factores internos y/o externos que puedan limitar en el logro satisfactorio de objetivos y establecer mecanismos para el control y mitigación.

2.3.3.3 Actividades de control

Las actividades de control son aquellas que realizan la gerencia y demás personal de la organización para cumplir diariamente con las actividades asignadas. Estas actividades están expresadas en las políticas, sistemas y procedimientos (ESTUPIÑAN, 2006).

Ejemplo de estas actividades son la aprobación, la autorización, la verificación, la conciliación, la inspección, la revisión de indicadores de rendimiento, la salvaguarda de los recursos, la segregación de funciones, la supervisión y entrenamiento adecuados.

27

Políticas y procedimientos que se desarrollan a través de toda la organización y garantizan que las directrices de la gerencia se lleven a cabo y los riesgos se administren de manera que se cumplan los objetivos.

Incluyen actividades preventivas, detectivas y correctivas tales como: - Aprobaciones y autorizaciones.

- Reconciliaciones.

- Segregación de Funciones.

- Análisis de registros de información. - Verificaciones.

- Revisión de desempeño operacional.

Las actividades de control tienen distintas características. Pueden ser manuales o computarizadas, administrativas u operacionales, generales o específicas, preventivas o detectivas.

De los conceptos expuestos anteriormente, se puede analizar que las actividades de control constituyen acciones que se desarrollan de forma ordinaria propias de las actividades asignadas al personal, por aquello es necesaria la cultura de valores en la organización que motive al cumplimiento responsable. Las actividades de control, son elaboradas por la misma organización, de acuerdo a la especificación de las operaciones, los procesos y el nivel de seguridad.

2.3.3.4 Información y comunicación

Los sistemas de información están diseñados en todo el ente y todos ellos atienden a uno o más objetivos de control. De manera amplia, se considera que existen controles generales y controles de aplicación sobre los sistemas de información (ESTUPIÑAN, 2006).

Controles generales: Tienen como propósito asegurar una operación y continuidad adecuada, e incluyen el control sobre el centro de procesamiento de datos y su seguridad física, contratación y mantenimiento del hardware y software, así como la operación propiamente dicha. También se relacionan con las funciones de desarrollo y mantenimiento de sistemas, soporte técnico, administración de base de datos, contingencia y otros.

Controles de aplicación: Están dirigidos hacia el interior de cada sistema y funcionan para lograr el procesamiento, integridad y confiabilidad, mediante la autorización y validación correspondiente.

28

Los sistemas de información y tecnología son y serán sin duda un medio para incrementar la productividad y competitividad. Ciertos hallazgos sugieren que la integración de la estrategia, la estructura organizacional y la tecnología de información es un concepto clave para el nuevo siglo.

Es conveniente considerar en esta parte las tecnologías que evolucionan en los sistemas de información y que también, en su momento, será necesario diseñar controles a través de ellas. Tal es el caso de internet, el procesamiento de imágenes, el intercambio electrónico de datos y hasta asuntos relacionados con los sistemas expertos.

Finalmente, es necesario recalcar que la comunicación es fundamental en toda sociedad, proceso y organización, es por ello que el tercer componente del sistema de control interno, se ha denominado: información y comunicación, demostrando la necesidad de crear sistemas de información y tecnología que alimenten mutuamente información entre los diversos procesos, actividades y operaciones en una entidad para garantizar desarrollo y competitividad.

2.3.3.5 Monitoreo

En general, los sistemas de control están diseñados para operar en determinadas circunstancias. Claro está que para ello se tomaron en consideración los objetivos, riesgos y las limitaciones inherentes al control; sin embargo, las condiciones evolucionan, debido tanto a factores externos como interno, provocando con ello que los controles pierdan su eficiencia (ESTUPIÑAN, 2006).

Función de controlar:

- Controlar se define como un proceso que compara lo ejecutado con lo programado. - Para establecer si hay desviaciones y adoptar las medidas correctivas que

mantengan la acción dentro de los límites establecidos.

- El propósito del control es tomar acción correctiva para asegura el cumplimiento de los objetivos organizacionales.

La evaluación debe conducir a la identificación de los controles débiles, insuficientes o innecesarios, para promover con el apoyo decidido de la gerencia, su implementación y robustecimiento. Esta evaluación puede llevarse a cabo de tres formas: durante la realización de las actividades diarias en los distintos niveles de la organización; de manera separada por personal que no es el responsable directo de la ejecución de las actividades (incluidas las de control) y mediante la combinación de las dos formas anteriores.

29

La realización de las actividades diarias permite observar si efectivamente los objetivos de control se están cumpliendo y si los riesgos se están considerando adecuadamente. Los niveles de supervisión y gerencia juegan un papel importante al respecto, ya que ellos son quienes deben concluir si el sistema de control es efectivo o ha dejado de serlo, tomando las acciones de corrección o mejoramiento que el caso exige.

De los temas tratados anteriormente, se puede concluir que el sistema de control interno se fundamenta en cinco componentes principales interrelacionados e interdependientes el uno del otro, es por ello que la Supervisión se encuentra en lo más alto de la pirámide del Control Interno, precautelando que todo lo que la organización ha creado se desarrolle favorablemente. En Supervisión, se puede tomar consideraciones básicas que promuevan un adecuado monitoreo en el cumplimiento del Control Interno, tales como:

- El personal debe tener evidencia de que el control interno está funcionando, de no ser así, debe comunicar las desviaciones encontradas a la alta gerencia.

- Se debe revisar periódicamente el cumplimiento a las recomendaciones recibidas por auditores y/o profesionales independientes de la organización.

- Se debe reportar periódicamente informes sobre el cumplimiento de las actividades de control.

- Es necesario la aplicación continua de indicadores para cada departamento, proceso y operación, indicando los resultados alcanzados, a fin de motivar a continuar en las labores o definir nuevas estrategias o lineamientos.