1) La primera columna contiene el número del requerimiento;
2) La segunda columna contiene la descripción del requerimiento técnico;
3) La tercera columna debe ser diligenciada por el PROPONENTE anotando si cumple o no la totalidad del requerimiento Si = Cumple NO = No cumple;
4) La cuarta columna puede ser diligenciada por el PROPONENTE con las OBSERVACIONES que considere necesarias según el requerimiento, siempre y cuando no modifiquen o desmejoren el requerimiento descrito.
ÍTEM DESCRIPCIÓN Si No
1. CON RESPECTO A LA ASESORIA EN LA FORMULACION Y MANEJO DEL PROGRAMA DE SEGUROS
a. Evaluar el plan del Programa de Seguros que actualmente tiene la UNIVERSIDAD y examinar las condiciones de riesgo con el objeto de prestar asesoría y acompañamiento a la entidad en los procesos de invitación, selección, ejecución y seguimiento de los contratos de seguros con las aseguradoras seleccionadas, para la contratación de las pólizas que cubrirán la prevención de pérdidas y riesgos de la UNIVERSIDAD, así como aquellos que se deriven de las acciones y omisiones imputables a los funcionarios de la UNIVERSIDAD.
b. Sugerir a la UNIVERSIDAD los términos, condiciones, coberturas, primas y posibles valores a asegurar dentro del programa de seguros para la vigencia 2013-2014.
c. Apoyar a la UNIVERSIDAD en la estructuración y redacción de los pliegos de condiciones, para adelantar los procesos de invitación a contratar las pólizas que componen cada uno de los Grupos del programa de seguros, así como la redacción de las minutas de los contratos a suscribirse con las aseguradoras seleccionadas.
Nota: En concordancia con lo estipulado en el numeral 1.5. del presente pliego de condiciones, el corredor de seguros seleccionado tendrá a cargo más de un proceso de contratación, para la selección de las Compañías aseguradoras requeridas para los amparos que constituyen los dos grupos del programa de Seguros de la UNIVERSIDAD.
d. Acompañar a la UNIVERSIDAD en la elaboración y aplicación de la evaluación técnica de las propuestas presentadas por las compañías aseguradoras para los procesos de contratación del Programa de Seguros, garantizando que la UNIVERSIDAD obtenga las mejores condiciones del mercado.
e. Revisar el clausulado y liquidación de las primas de las pólizas, desde el inicio de los contratos de seguros y durante el lapso de tiempo en que estén vigentes las pólizas contratadas con su intermediación.
f. Presentar los informes que requiera la UNIVERSIDAD con base en las necesidades que se presenten, en los términos y plazos en los que ésta los requiera.
g. Presentar una descripción periódica y detallada de los reportes de siniestralidad de acuerdo con los reportes exigidos por la UNIVERSIDAD. h. Servir de conducto entre la UNIVERSIDAD y las compañías de seguros para
todos los asuntos en los que así lo requiera.
con las obligaciones a las que se comprometen y advertir a la UNIVERSIDAD cualquier tipo de anomalías que se presenten en el desarrollo de los contratos.
j. Prestar todos los demás servicios que emanan de la actividad de intermediación de seguros y aquellos especiales ofrecidos en la propuesta. k. Obrar con lealtad y buena fe en las diferentes etapas contractuales.
2. CON RESPECTO A LA OBLIGACIÓN DE INTERMEDIACIÓN PARA LA ATENCION ESPECIFICA DEL GRUPO 1( Grupo descrito en el numeral 1.2.3 del presente pliego de condiciones)
a. Adicional a las personas designadas para la ejecución del programa de prevención de riesgos, deberá designar de tiempo completo a una persona (técnico o tecnólogo) con conocimiento en las pólizas de seguros que conforman el Grupo 1 del programa de seguros de la Universidad descritas en el numeral 1.2.3 del presente pliego de condiciones con mínimo cinco (5) años de experiencia en seguros y con disponibilidad permanente para que preste sus servicios en la División Nacional de Servicios Administrativos, para atender las solicitudes, trámites y requerimientos que realice la Universidad incluidas todas sus sedes. La persona designada no podrá realizar trámites ni actividades de carácter particular ajenas a la ejecución del objeto a contratar, tales como la intermediación de pólizas para los contratistas o funcionarios de la UNIVERSIDAD, entre otras.
b. Revisar detalladamente la documentación remitida realizando el estudio y análisis de cada uno de los eventos reportados por la UNIVERSIDAD. c. Asesorar, presentar y tramitar en forma oportuna las reclamaciones de
siniestros ante las aseguradoras procurando obtener las indemnizaciones que correspondan en las mejores condiciones de modo, tiempo y cuantía, durante el tiempo de ejecución del contrato de seguros y hasta el período de vencimiento de las acciones derivadas del mismo.
d. Informar por escrito y de manera formal todas las actuaciones y requerimientos que se deriven del estudio y análisis de los eventos entregados al intermediario.
e. Hacer seguimiento permanente para que la compañía de seguros cumpla con las obligaciones a las que se compromete y advertir a la UNIVERSIDAD cualquier tipo de anomalías que se presenten en el desarrollo del contrato.
f. Servir de conducto entre la UNIVERSIDAD y la compañía de seguros para todos los asuntos en los que la UNIVERSIDAD así lo requiera. g. Aplicar el procedimiento definido por la UNIVERSIDAD para realizar los
trámites correspondientes a los reportes de novedades y a las reclamaciones ante la aseguradora en caso de siniestro, los cuales serán informados por la UNIVERSIDAD una vez se inicie la ejecución del contrato.
h. Socializar en coordinación con la División Nacional de Servicios Administrativos. a los funcionarios encargados en todas las sedes de la UNIVERSIDAD el manejo del programa de seguros y en los procedimientos para hacer efectivo dicho programa.
i. Acompañar a la UNIVERSIDAD en el desarrollo de todo el proceso de reclamación de los siniestros ocurridos durante la vigencia del contrato de seguros celebrado, desde su reporte hasta su cierre definitivo, bajo las mismas condiciones pactadas inicialmente en el contrato.
j. Revisar, analizar y avalar las comunicaciones, liquidaciones y demás documentos relativos a la ejecución del programa de seguros, que remitan la compañía aseguradora y la UNIVERSIDAD, garantizando que las mismas se ajusten a las condiciones pactadas dentro del contrato de
Bogotá D.C., Abril de 2013 seguros.
k. Presentar un informe mensual, que contenga como mínimo, el avance por mes de cada una de las obligaciones estipuladas en el contrato, anexando adicionalmente información referida a pólizas contratadas, control de vencimientos, cartera, siniestralidad, estado de reclamaciones, primas pagadas, la información referida a los reportes causados en el programa de seguros, de acuerdo con las directrices emitidas por la UNIVERSIDAD. Esta información deberá describir detalladamente el estado actual de cada una de las variables descritas. El informe deberá ser presentado, durante los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente.
l. Analizar los riesgos a los cuales están expuestos los bienes y funcionarios de la UNIVERSIDAD en todas sus sedes, diseñando un programa de prevención de Riesgos y perdidas, orientado a contribuir a la satisfacción de las necesidades de la UNIVERSIDAD en todas las áreas para cubrir la prevención de perdidas y daños materiales de los bienes muebles e inmuebles de la UNIVERSIDAD, así como aquellos que se deriven de las acciones y omisiones imputables a los funcionarios de l UNIVERSIDAD. El programa deberá contener como mínimo, planes de capacitación y acciones de promoción y prevención para la UNIVERSIDAD. el programa de prevención de riesgos y pérdidas será concertado con el interventor del contrato dentro del primer mes de ejecución del contrato.
3. CON RESPECTO A LA OBLIGACIÓN DE INTERMEDIACIÓN PARA LA ATENCION ESPECIFICA DEL GRUPO 2 Grupo descrito en el numeral 1.2.3 del presente pliego de condiciones).
a. Analizar los riesgos a los cuales están expuestos los estudiantes de la UNIVERSIDAD en todas sus sedes, diseñando un programa de prevención de riesgos. El programa deberá contener como mínimo: planes de capacitación, diseño y aplicación de herramientas y estrategias pedagógicas hacia los usuarios de la póliza de seguro y orientadas a la mitigación de los mayores riesgos de accidentalidad en la Universidad, especialmente los relacionados con los accidentes durante práctica deportiva, a través de acciones de promoción y prevención en cada una de las Sedes de la Universidad. El programa y el cronograma de prevención de riesgos serán concertados con el supervisor del contrato dentro de los dos (2) primeros meses de ejecución del contrato.
b. Para la ejecución del programa de prevención de riesgos, deberá designar mínimo dos (2) personas que desarrollen las actividades en las Sedes, con el siguiente promedio de dedicación de tiempo: en la Sede Bogotá cuarenta y ocho (48) horas/mes, apoyando también a las Sedes Amazonía, Caribe, Orinoquia y Tumaco con un plan diseñado para tal fin, para la Sede Medellín veinticuatro (24) horas/mes, y en las Sedes Manizales y Palmira dieciséis (16) horas/mes por cada Sede. Es de anotar que al hacer referencia a la Sede Bogotá, se involucra a los estudiantes de pregrado y posgrado de la Universidad, como a los estudiantes del Jardín Infantil y del Instituto Pedagógico Arturo Ramírez Montufar, Sede Bogotá, de la Universidad Nacional de Colombia.
c. Implementar las acciones que sean necesarias para mitigar la siniestralidad causada por accidentes durante la práctica deportiva de los estudiantes de la UNIVERSIDAD.
d. Participar en la semana de inducción que tiene lugar en cada uno de los semestres académicos y que se realizan en cada una de las sedes de la Universidad, para dar a conocer los aspectos fundamentales del seguro de
accidentes personales estudiantiles y los procedimientos a seguir en caso de accidente.
e. Proponer correctivos que sean necesarios para reducir los índices de siniestralidad presentados en la Universidad.
f. Adicional a las personas designadas para la ejecución del programa de prevención de riesgos, deberá designar de tiempo completo a una persona (técnico o tecnólogo) con conocimiento en pólizas de seguro de accidentes personales, que es la póliza que conforma el Grupo 2 del programa de seguros de la Universidad descrita en el numeral 1.2.3 del presente pliego de condiciones, con mínimo cinco (5) años de experiencia en atención de programa de seguros y con disponibilidad exclusiva para que preste sus servicios en la Dirección Nacional de Bienestar, para atender las solicitudes, trámites y requerimientos que realice los beneficiarios de la póliza y la Universidad incluidas todas sus sedes. La persona designada no podrá realizar trámites ni actividades de carácter particular ajenas a la ejecución del objeto a contratar, tales como la intermediación de pólizas para los contratistas o funcionarios de la UNIVERSIDAD, entre otras.
g. Diligenciar los formatos de autorización de servicios ambulatorios (controles, terapias, imágenes diagnósticas, etc.) para los estudiantes que requieran la asistencia médica en las diferentes IPS adscritas a la red de la aseguradora. h. Remitir a la aseguradora copia de los formatos de autorización de servicios
ambulatorios (controles, terapias, imágenes diagnósticas, etc.).
i. Revisión de los call center de las entidades para certificar el buen servicio al asegurado.
j. Informar y orientar a los estudiantes sobre el procedimiento a seguir en caso de requerir cualquiera de los servicios objeto de cobertura y ofrecidos por la aseguradora.
k. Brindar información sobre los aspectos relacionados con el tipo de documentos requeridos para el trámite de las reclamaciones.
l. Asesorar, presentar y tramitar en forma oportuna las reclamaciones de siniestros ante la aseguradora, procurando obtener las indemnizaciones que correspondan en las mejores condiciones de modo, tiempo y cuantía, durante el tiempo de ejecución del contrato de seguros que se suscriba y hasta el período de vencimiento de las acciones derivadas del mismo.
m. Informar por escrito y de manera formal todas las actuaciones y requerimientos que se deriven del estudio y análisis de los eventos entregados al intermediario.
n. Recibir documentos y tramitar ante la aseguradora los reembolsos correspondientes por servicio médicos atendidos o por adquisición de medicamentos ordenados, con cargo a la póliza.
o. Expedir certificaciones de la póliza a los estudiantes que lo requieran.
p. Solicitar a la aseguradora información sobre siniestros pagados para preparar un informe de siniestralidad mensual, y enviarlo al tomador de la póliza y a la aseguradora.
q. Presentar un informe mensual, detallando para el efecto la siniestralidad ocurrida, reclamaciones presentadas a la compañía aseguradora, primas canceladas, indemnizaciones obtenidas, número de casos por patología, actividad realizada durante el accidente, entre otros; por cada una de las sedes y de manera global, de acuerdo a los requerimientos que realice la UNIVERSIDAD.
r. Apoyar y resolver las consultas que requieran a nivel nacional los funcionarios de la UNIVERSIDAD y los estudiantes de las diferentes sedes.
s. Asistir al comité que se efectúa periódicamente, con el fin de hacer seguimiento al desarrollo de la póliza del Grupo 2, y el cual deberá reunirse como mínimo ocho (8) veces al año.
Bogotá D.C., Abril de 2013 informes respectivos.
u. Reportar a la UNIVERSIDAD casos críticos como enfermedades crónicas y fallecimientos.
v. Revisión de las bases de datos que envíe la UNIVERSIDAD, la actualización de las mismas, así como la validación de la facturación y el seguimiento al respectivo pago de primas, con el propósito de garantizar la protección de estudiantes objeto del presente proceso.
w. Mantener una comunicación permanente con el Área de Salud y la Dirección de Bienestar de cada Sede.
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Firma Representante Legal
Nombre del Representante Legal: [ ]
Cédula de Ciudadanía del Representante Legal No. [ ] de [ ]
Nombre o Razón Social del oferente: [ ]
NIT del oferente: [ ]
ANEXO No. 1 MINUTA DEL CONTRATO CONTRATO No. ____ de 2013, DE INTERMEDIACIÓN DE SEGUROS