Comunicación

La comunicación incluye todas las actividades requeridas para asegurar la apropiada y oportuna planeación, recolección, creación, distribución, almacenamiento, recuperación,

administración, control, monitoreo y la última disposición de la información del proyecto (PMI, 2013). Durante todo el ciclo de vida de la etapa de diseño de un proyecto sustentable se invertirá mucho tiempo en comunicar a los miembros del equipo sustentable y a los grupos de interés. La comunicación efectiva crea un puente entre todos los involucrados.

Según el PMI (2013) las actividades de comunicación pueden contar con dimensiones potenciales distintas que deben ser consideradas, incluyendo, pero no limitativo a:

 Interna (con el proyecto) y externa (clientes, vendedores, otros proyectos, organizaciones)

 Formal (reportes, minutas) e informal (emails, memorándums, discusiones)

 Vertical y horizontal

 Oficial y no oficial

 Oral y escrita, y verbal y no verbal.

Comunicación efectiva significa que la información se entregará en el formato adecuado, en el momento correcto, a la audiencia adecuada y con el impacto requerido. Entonces, para generar comunicación efectiva a lo largo de todo el ciclo de vida de la etapa del proyecto de diseño sustentable deberá desarrollarse un plan de administración de la comunicación que describa cómo será planeada, estructurada, monitoreada y controlada la comunicación; adicionalmente deberán administrar se las comunicaciones a través de la creación, recolección, distribución, almacenamiento, recuperación y su disposición final de acuerdo con el plan de administración de la comunicación. Por último se deberá controlar y monitorear la comunicación a través de todo el ciclo de vida de la etapa de diseño del proyecto sustentable para asegurar que la información requerida por los grupos de interés sea entregada efectivamente.

Enseguida se describirán cada uno de los procesos que conforman los grupos de procesos del modelo BERDE para la administración de la etapa de diseño de un proyecto sustentable:

1 Iniciación

1.1 Memoria del proyecto sustentable

De acuerdo con el PMI (2013) la memoria del proyecto es una descripción narrativa de las características de los servicios o resultados esperados por el proyecto. Esta memoria debe alinearse con la planeación estratégica de la compañía y asegurar que el proyecto contribuya con los objetivos generales considerando las metas adoptadas por la empresa en materia de sustentabilidad y responsabilidad social (Maltzman y Shirley, 2011). Debe ser desarrollada por el propietario, por el administrador de programas, por la oficina de administración de proyectos o por una persona de la alta gerencia de la compañía. El propietario debe esperar que su proyecto sea sustentable.

Entradas Salidas

Memoria del global de proyecto 1.4 Desarrollo del acta de constitución sustentable del proyecto

Tabla 1.1 Entradas y salidas de la memoria del proyecto sustentable

1.2 Definición de la necesidad del negocio sustentable

En la necesidad del negocio se determina el nivel de proyecto, se justifica y se delimita, por tal motivo la sustentabilidad debe formar parte del proceso de toma de decisiones y el propietario debe esperar que su proyecto o el producto del proyecto sea sustentable (Maltzman y Shirley, 2011). Una necesidad empresarial puede basarse en una demanda de mercado, en una necesidad propia de la empresa, en avances tecnológicos, en regulaciones ambientales, por responsabilidad social o por una mezcla entre ellas (PMI, 2013).

Entradas Salidas

Memoria del global de proyecto 1.4 Desarrollo del acta de constitución sustentable del proyecto

1.3 Identificación y atención a las necesidades de los grupos de interés sustentables

Identificar a los grupos de interés es el proceso de detectar a las personas, grupos u organizaciones que podrían ser impactados por una decisión, actividad, o resultado del proyecto. Debe analizarse y documentarse información importante acerca de sus intereses, de su nivel de involucramiento, de su interdependencia, de su influencia y de su impacto potencial en el éxito del proyecto (PMI, 2013). De acuerdo Maltzman y Shirley (2011) debe existir un común entendido entre los grupos de interés acerca de la filosofía de sustentabilidad y esta debe ser seriamente considerada por las personas involucradas en el proyecto. Para homogenizar esta filosofía puede recurrirse a capacitaciones y entrenamientos o a contratar a un consultor sustentable que trabaje con los grupos de interés durante el proyecto.

Este proceso debe retroalimentarse con la planeación del proyecto global en búsqueda de alinear los objetivos y de provocar sinergia entre ambos procedimientos. Para ello se necesita considerar dentro de los grupos de interés a las empresas que se encargarán de construir la instalación con la finalidad de conseguir un diseño con un elevado nivel de constructabilidad que responda eficazmente a los objetivos del proyecto sustentable.

Entradas Salidas

Memoria del global de proyecto 1.4 Desarrollo del acta de constitución sustentable del proyecto

2.4 Desarrollo del plan de administración de los grupos de interés

Tabla 1.3 Entradas y salidas de la identificación y atención a las necesidades de los grupos de interés sustentables

1.4 Desarrollo del acta de constitución sustentable del proyecto

El PMI (2013) determina como beneficio clave de este proceso el desarrollo de un documento que formalice la existencia del proyecto y dote al administrador con la autoridad para utilizar recursos de la organización en las actividades propias del proyecto. Debe documentar la

necesidad del negocio sustentable, los supuestos, las limitaciones, el entendimiento de las necesidades del cliente y los requerimientos sustentables de alto nivel pretendidos por el proyecto. Maltzman y Shirley (2011) establecen que la diferencia entre un acta de constitución del proyecto tradicional y una sustentable radica en la incorporación de la declaración sustentable del proyecto y sugieren establecer en este documento el compromiso de invertir recursos (un porcentaje del presupuesto) para generar un proyecto sustentable.

Entradas Salidas

Memoria del global de proyecto 2.1 Desarrollo de acuerdos

1.1 Memoria del proyecto sustentable 2.2 Desarrollo del plan de administración de recursos humanos sustentables

1.2 Necesidad de negocio sustentable 2.6 Desarrollo del plan de administración del proyecto sustentable 1.3 Identificación y atención a las

necesidades de los grupos de interés sustentables

2 Planeación

2.1 Desarrollo de acuerdos

Los acuerdos son utilizados para definir los objetivos iniciales del proyecto sustentable y en ellos debe especificarse el alcance pretendido por el proyecto en materia de sustentabilidad; estos acuerdos pueden adoptar la forma de diferentes documentos como contratos o memorándums (PMI, 2013).

Entradas Salidas

1.4 Desarrollo del acta de constitución sustentable del proyecto

2.6 Desarrollo del plan de administración del proyecto sustentable

Tabla 2.1 Entradas y salidas del desarrollo de acuerdos

2.2 Desarrollo del plan de recursos humanos sustentables

El PMI (2013) define el desarrollo del plan de recursos humanos como el proceso de identificar y documentar los roles del proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas y la creación de un plan de administración de la dotación del personal. El beneficio clave de este proceso es establecer los roles y las responsabilidades sustentables, los diagramas de la organización, la descripción de las posiciones y definir cuándo y hasta cuándo se requiere cada miembro del staff. Para mejorar los aspectos de sustentabilidad dentro del proyecto el equipo de diseño debe continuamente investigar nuevas tecnologías y emplear métodos sofisticados de evaluación de desempeño (Adler et al, 2011).

Entradas Salidas

1.4 Desarrollo del acta de constitución sustentable del proyecto

2.3 Constitución del equipo del proyecto sustentable

2.3 Constitución del equipo del proyecto sustentable

Durante este proceso se confirma la participación de los miembros del equipo necesarios para completar las actividades del proyecto. Según Adler et al (2011) la selección de individuos capaces y entusiastas para conformar el equipo sustentable es uno de los pasos más importantes dentro del diseño sustentable. El equipo debe conformarse por miembros que demuestren elevadas capacidades para responder a la sustentabilidad y a objetivos energéticos y que sean capaces de plasmarlas en los documentos de construcción. Por otra parte autores como Maltzman y Shirley (2011) indican que el equipo sustentable del proyecto debe incluir una variedad de individuos con diferentes capacidades y distintos puntos de vista pero todos ellos con formación en los aspectos de sustentabilidad involucrados en el proyecto. Es altamente recomendable incluir dentro del equipo sustentable elementos que formarán parte de las etapas posteriores a la entrega del diseño del proyecto sustentable. Contar con el punto de vista del constructor ayudará a despejar dudas y a generar un diseño sustentable más preciso y eficiente contribuyendo al cumplimiento de los objetivos del proyecto sustentable.

Entradas Salidas

2.2 Desarrollo del plan de administración de recursos humanos sustentables

2.6 Desarrollo del plan de administración del proyecto sustentable

Tabla 2.3 Entradas y salidas de la constitución del equipo del proyecto sustentable

2.4 Desarrollo del plan de administración de los grupos de interés

Maltzman y Shirley (2011) aseguran que el éxito de un proyecto sustentable está directamente influenciado por el involucramiento de los grupos de interés durante el ciclo de vida del proyecto. El PMI (2013) establece que el plan de administración de los grupos de interés es el proceso de desarrollar estrategias apropiadas de administración para comprometer efectivamente a los grupos de interés a través del ciclo de vida del proyecto, basado en el análisis de sus

necesidades, de sus intereses y en su impacto potencial en el éxito del proyecto. El beneficio clave de este proceso es proveer un plan para interactuar con los grupos de interés y apoyar los aspectos de sustentabilidad.

Kubba (2010) señala que la sustentabilidad no es solo construir verde sino construir una sociedad con una calidad de vida sostenida. Los edificios sustentables de alto desempeño deben satisfacer las expectativas establecidas por el propietario mientras se enfocan a la sustentabilidad considerando aspectos medioambientales, económicos y de impacto social desde la etapa de diseño y a través del ciclo de vida del edificio. Por su elevada complejidad los edificios sustentables de alto desempeño requieren de una interacción y colaboración mucho más cercana entre todos los grupos de interés involucrados desde los propietarios, desarrolladores, arquitectos, ingenieros, constructores, administradores de infraestructura, auditores, supervisores, hasta profesionales del negocio inmobiliario.

Entradas Salidas

1.3 Identificación y atención a las necesidades de los grupos de interés sustentables

2.7 Desarrollo del plan de administración del alcance del proyecto sustentable

2.6 Desarrollo del plan de administración del proyecto sustentable

2.17 Desarrollo del plan de administración de costos sustentables 3.3 Administración del desempeño del equipo sustentable

3.2 Administración del involucramiento de los grupos de interés sustentables

Tabla 2.4 Entradas y salidas del desarrollo del plan de administración de los grupos de interés

2.5 Outputs de otros procesos

Los procesos realizados fuera del marco del modelo sustentable que sean considerados por el equipo del proyecto sustentable como actividades con potencial de influir en el éxito del proyecto deben ser considerados e integrados como un input para desarrollar el plan de administración del proyecto sustentable y así mantener los esfuerzos del proyecto centrados en la sustentabilidad.

Entradas Salidas

Proyecto global 2.6 Desarrollo del plan de

administración del proyecto sustentable

Tabla 2.5 Entradas y salidas de los outputs de otros procesos

2.6 Desarrollo del plan de administración del proyecto sustentable

El PMI (2013) establece como beneficio clave de este proceso desarrollar un documento central que defina los fundamentos de todo el trabajo del proyecto sustentable. El plan de administración del proyecto define cómo el proyecto será ejecutado, monitoreado, controlado y cerrado; este plan debe ser progresivamente elaborado con actualizaciones controladas y aprobadas a través de control integrado de cambios. Cuando se desarrolle el plan de administración del proyecto sustentable debe considerarse el juicio de expertos para enfocar el proceso para satisfacer las necesidades del proyecto y determinar los recursos requeridos para desarrollar el proyecto incluyendo aspectos verdes y criterios sustentables. Durante este proceso debe priorizarse el trabajo del proyecto para asegurar que los recursos se asignen a la actividad apropiada en el tiempo adecuado.

Maltzman y Shirley (2011) señalan que para desarrollar el plan de administración del proyecto sustentable, la primera acción necesaria es comprender completamente la naturaleza del proyecto y definir qué incluye y qué no. Si algo se define posteriormente podrá incorporarse a través del control integrado de cambios del proyecto, sin embargo, si ese algo son aspectos relacionados con la sustentabilidad esta acción puede ser suficiente para desmotivar su adecuada integración al proyecto; de ahí la importancia de incorporarla desde las primeras etapas del proyecto. En el plan de administración del proyecto deben insertarse los elementos sustentables adecuados en los lugares correctos contemplando los aspectos de sustentabilidad y medioambientales involucrados en el proyecto en los objetivos, las políticas y los riesgos.

Entradas Salidas 1.4 Desarrollo del acta de constitución

sustentable del proyecto

2.4 Desarrollo del plan de administración de los grupos de interés 2.1 Desarrollo de acuerdos 2.8 Recolección de requerimientos

sustentable 2.3 Constitución del equipo del

proyecto sustentable

2.9 Definición del alcance sustentable del proyecto

2.5 Outputs de otros procesos 2.10 Creación de la WBS sustentable 2.13 Desarrollo del plan de administración de calidad sustentable 3.1 Dirección y administración del proyecto de diseño sustentable

Tabla 2.6 Entradas y salidas del desarrollo del plan de administración del proyecto sustentable

2.7 Desarrollo del plan de administración del alcance del proyecto sustentable

El plan de administración del alcance del proyecto sustentable es un componente del plan de administración del proyecto sustentable que describe cómo el alcance será definido, desarrollado, monitoreado, controlado y verificado (PMI, 2013). Algunos componentes del plan de administración del alcance son:

 Definición del proceso para preparar una detallada declaración del alcance sustentable del proyecto;

 Definición del proceso que permita la creación de la estructura de desglose del trabajo sustentable (WBS);

 Definición del proceso que establezca cómo la WBS sustentable será mantenida y aprobada;

 Definición del proceso que especifique cómo será obtenida la completa aceptación de los entregables sustentables del proyecto;

Entradas Salidas 2.4 Desarrollo del plan de

administración de los grupos de interés

2.10 Creación de la WBS sustentable

Tabla 2.7 Entradas y salidas del desarrollo del plan de administración del alcance del proyecto sustentable

2.8 Recolección de requerimientos sustentables

De acuerdo con el PMI (2013) recolectar requerimientos es el proceso de determinar, documentar y manejar las necesidades y las demandas del propietario y de los grupos de interés para alcanzar los objetivos del proyecto. El beneficio clave es proveer las bases de la definición y el manejo del alcance del proyecto sustentable. El descubrimiento y la descomposición de los requerimientos sustentables de los grupos de interés son actividades que influyen trascendentemente en el éxito del proyecto. Los requerimientos sustentables incluyen las necesidades y expectativas cuantificadas y documentadas del propietario, del cliente y de los grupos de interés. Estos requerimientos tienen que ser obtenidos, analizados y registrados con el suficiente detalle para ser incluidos en la línea base del alcance y para ser evaluados una vez que el proyecto comience. Los requerimientos sustentables son la base de la WBS sustentable. El costo, el programa, la calidad planeada y algunas veces la procuración sustentable están basados sobre estos requerimientos.

La documentación de los requerimientos sustentables debe especificar cómo las necesidades individuales cumplen las expectativas de negocio del proyecto. Los requerimientos pueden comenzar con un nivel alto y progresivamente detallarse más conforme los requerimientos son conocidos. Antes de ser incorporados a la línea base los requerimientos deben ser medibles, trazables, completos, consistentes y aceptados por los grupos de interés clave del proyecto sustentable.

El PMI (2013) recomienda la utilización de una matriz de trazabilidad en la cual los requerimientos verdes son vinculados con su origen y ayuda a asegurar que los requerimientos

aprobados sean entregados al final del proyecto. La implementación de una matriz de trazabilidad también ayuda a asegurar que cada requerimiento sustentable agregue valor al proyecto.

Entradas Salidas

2.6 Desarrollo del plan de administración del proyecto sustentable

2.10 Creación de la WBS sustentable

Tabla 2.8 Entradas y salidas de la recolección de requerimientos sustentables

2.9 Definición del alcance sustentable del proyecto

El PMI (2013) indica que la definición del alcance es el proceso de desarrollar una descripción detallada del proyecto y el producto. El beneficio clave de este proceso es describir el proyecto o servicio y sus límites, definiendo cuáles de los requerimientos sustentables recolectados serán incluidos y cuáles excluidos del alcance del proyecto.

En la definición del alcance sustentable del proyecto deben establecerse todos aquellos elementos que se requieren para satisfacer los requerimientos de sustentabilidad del propietario y de los grupos de interés, estos criterios deben ser claros y precisos, por ejemplo, indicar que se desea alcanzar cierto nivel de certificación LEED, establecer una cantidad máxima por unidad de área para gastos de operación, definir qué porcentaje de la energía total consumida por el proyecto provendrá de fuentes renovables, entre otros (Maltzman y Shirley, 2011).

Entradas Salidas

2.6 Desarrollo del plan de administración del proyecto sustentable

2.10 Creación de la WBS sustentable

Tabla 2.9 Entradas y salidas de la definición del alcance sustentable del proyecto

2.10 Creación de la WBS Sustentable

De acuerdo con el PMI (2013) la creación de la WBS es el proceso de subdividir el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y manejables. El beneficio clave es proveer una visión

estructurada de lo que se entregará en materia de sustentabilidad. Oberlender (2000) establece que la WBS define el trabajo a ser desarrollado y sienta la base para la programación del proyecto y el control. La WBS es un gráfico del proyecto que muestra la descomposición jerárquica del trabajo en un sistema multinivel y su desarrollo es continuo, la WBS es utilizada desde el comienzo hasta el fin del proyecto para planear y controlar.

Entradas Salidas

2.6 Desarrollo del plan de administración del proyecto sustentable

2.11 Declaración del alcance del proyecto sustentable

2.7 Desarrollo del plan de administración del alcance del proyecto sustentable

2.8 Recolección de requerimientos sustentable

2.9 Definición del alcance sustentable del proyecto

Tabla 2.10 Entradas y salidas de la creación de la WBS sustentable

2.11 Declaración del alcance del proyecto sustentable

La declaración del alcance del proyecto sustentable describe a detalle los entregables del proyecto y el trabajo requerido para crear estos entregables. También provee un entendimiento común del alcance del proyecto entre los grupos de interés. Puede incluir exclusiones del proyecto que permitan a los miembros del equipo sustentable realizar una planeación más detallada que los guíe durante las etapas posteriores del proyecto (PMI, 2013). La declaración del alcance del proyecto sustentable incluye:

 La descripción del alcance sustentable del proyecto progresivamente elaborada;

 Los criterios de aceptación de los entregables sustentables;

 Las características que deben tener los resultados del proyecto;

 Las limitaciones que afectan la ejecución de los procesos del proyecto sustentable;

 Los factores supuestos en el proceso de planeación que son considerados como verdaderos sin haber sido probados así como la descripción del impacto potencial si estos factores resultan falsos.

Entradas Salidas

2.10 Creación de la WBS sustentable 2.12 Definición de actividades sustentables y definición de recursos 2.17 Desarrollo del plan de administración de costos sustentables

Tabla 2.11 Entradas y salidas de la declaración del alcance del proyecto sustentable

2.12 Definición de las actividades sustentables y asignación de recursos

La definición de las actividades sustentables es el proceso de identificar y documentar las acciones a desarrollar para producir los entregables del proyecto. El beneficio clave de este proceso es desglosar los paquetes de trabajo en actividades que provean los básicos para estimar, programar, ejecutar, monitorear y controlar el trabajo del proyecto (PMI, 2013). Autores como Maltzman y Shirley (2011) destacan la importancia de mantener un pensamiento sustentable durante la definición de las actividades y garantizar que los aspectos que se encuentran alrededor del proyecto sean tan sustentables como sea posible, así, resulta mandatorio encontrar el equilibrio entre las necesidades sustentables esperadas por el proyecto y las necesidades y restricciones de tiempo en el programa. Durante este procesos se deben generar tres entregable: