La comunicación organizacional

Cuando falla la comunicación organizacional, se ve reflejado en los niveles de productividad así como en la calidad de los productos o servicios que ofrece la empresa. La Comunicación Organizacional se debe plantear como esencia y herramienta de las relaciones empresariales, en donde tanto trabajadores como empresarios actúen como emisores y receptores, en busca de un bien común que es la "Comunidad laboral", el desarrollo empresarial para la efectiva competitividad en mercados tanto nacionales como internacionales. En el caso de las organizaciones la competencia está dada en la efectividad de los servicios que ofrece y en el reconocimiento de sus públicos. Hoy día la comunicación organizacional, no es una opción elegible ni para las empresas, ni para los organismos; es una necesidad imperiosa. En el mundo de los intangibles lo que tiene peso son la marca, la calidad, control ambiental, trabajo en equipo, las relaciones, la identidad, innovación, creatividad y la inteligencia empresarial. Es muy necesario en una pequeña o mediana empresa un comunicador organizacional o relacionista profesional, que sensibilice a sus trabajadores para producir mejor en equipo, obtener metas colectivas, o competir más con el mercado. (BISQUET, 2013)

Las organizaciones hacen uso de la comunicación organizacional para mantener informado a los medios, a sus públicos locales y hasta de alguna manera a su competencia. En 1978 la comisión Mc. Bride rinde informe a la UNESCO sobre las nuevas tendencias de la comunicación. El informe indica que la comunicación organizacional es una nueva especialidad en la que se están desempeñando varios profesionales. A partir de este momento, algunas de las universidades latinoamericanas

19

incluyen la comunicación organizacional con énfasis en sus programas de comunicación. (COSTA, 2011)

Dentro de un sistema la Comunicación Organizacional gestiona la comunicación total de la empresa coordinando la labor de cada área de la misma para su total integración. Una organización es un ente perceptor de señales, informaciones y mensajes convirtiéndolo en un organismo vivo, útil e inteligente. La Comunicación Organizacional intenta personalizar, identificar y dar a conocer una empresa o institución, además pretende relacionar y conectar a los públicos mediante el dialogo, la mediación previo conocimiento de la labor que realiza y el objetivo que desea alcanzar; es decir cumplir con la idea: “De la buena relación con sus públicos depende el éxito de la gestión institucional”. (BISQUET, 2013)

En este contexto, la comunicación, cumple las funciones de proporcionar información de procesos internos, que posibilitan la toma de decisiones y soluciones de problemas o diagnósticos de la realidad empresarial. Este tipo de comunicación consiste en determinar la identidad de la empresa sacando a relucir su visión, misión, filosofía, políticas, objetivos planteados para de esta manera proyectar una buena imagen a sus públicos ya sean internos o externos. (FERNANDEZ, 2011)

Según Urrina (2011) la comunicación organizacional es: Un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organización, o entre la organización y su medio; o bien, a influir en las opiniones, actitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que esta última cumpla mejor y más rápidamente con sus objetivos. En una empresa la comunicación genera acción y da vida a los procesos de elaboración, emisión, circulación y retroalimentación en las diversas áreas de trabajo, promoviendo así mayor productividad y calidad en las organizaciones. La Comunicación Organizacional es un género comunicacional que por su forma y contenido intenta personalizar, distinguir y hacer conocer a una empresa. Es evidente que los trabajadores y clientes son punto de

20

partida para el desarrollo de esta comunicación dentro de un proceso de interacción directa, llegando a comunicarse el contexto en el que se desenvuelve la empresa.

Para Páez (2009) el sistema de comunicación organizacional tiene tres funciones vitales: “Primero, acercar la información del entorno, lograr que esta información se transforme en conocimiento útil, y finalmente propiciar una efectiva toma de decisiones”. Se entiende a la comunicación dentro de una organización de forma sistémica, determinando un conjunto de las partes que afectan el todo y viceversa; es por eso que se deja a un lado esa concepción de que solamente los directivos y autoridades generan la información y plantean el proceso comunicativo, ahora es tarea de todos los miembros que pertenecen a la empresa, incluso de los individuos que están fuera de ella. Por lo tanto, es fácil entender que los problemas de una institución, residen en el sistema más que en la gente.

Tipos de Comunicación Organizacional.

Existen dos categorías de comunicación organizacional, aclarando que va a depender en gran parte de los públicos a los que se dirige el esfuerzo comunicativo.

 Comunicación externa

La comunicación externa implica dar y recibir información entre organizaciones y sus entornos relevantes. En este tipo de comunicación los públicos externos a la empresa son los principales protagonistas como pueden ser: Accionistas, clientes, proveedores, autoridades gubernamentales, medios de comunicación, y ciudadanía en general. Abarca tanto lo que en términos generales se conoce como Relaciones Públicas, como la Publicidad. La comunicación externa se utiliza para proporcionar información persuasiva a los representantes del entorno acerca de las actividades, productos o servicios de la organización. La información enviada por medio de canales externos pueden utilizarse para influir sobre las actividades de los individuos y los grupos del entorno relevante.

21

Gráfico 1: La comunicación externa Fuente: Andrés José Adell Echevarría

 Comunicación interna

Se determina comunicación interna, cuando los programas de la empresa están dirigidos al personal de la organización como son: Directivos, gerencia, trabajadores y obreros. Se puede decir que la comunicación interna es compromiso, trabajo y responsabilidad de cada uno de los trabajadores de una empresa sin olvidar que esta debe ser participativa, activa y dinámica para alcanzar resultados de manera satisfactoria. (KING, 2012)

Mientras que Antonio Marín afirma que “La comunicación interna es el patrón de mensajes compartidos por los miembros de la organización; es la interacción humana que ocurre dentro de las organizaciones y entre los miembros de las mismas”. Podemos notar una relación muy interesante dentro de la comunicación interna que lo podemos detallar a continuación. Una buena comunicación interna tiene por propósito, proyectar una imagen interna favorable y crear un clima laboral. Tomando en cuenta las fases de la comunicación comprenderemos que implica también el profundo conocimiento de las políticas, cultura, filosofía de la empresa para así determinar necesidades de los empleados. (MARÍN, 2008)

22

El objetivo principal es fortalecer el ambiente de trabajo equilibrando la voluntad de los funcionarios con una actitud beneficiosa para la empresa. El personal interno lo que busca y lo que necesita es sentirse identificado con lo que hace y con la empresa en la que labora, y esto se puede lograr con un conocimiento general y particular de la organización, administración y funcionamiento de la misma valorando los resultados obtenidos sin olvidar los errores que esta ha tenido a nivel profesional para poder cambiar y mejorar día a día. Es necesario mantener un nivel adecuado de comunicación para estabilizar las relaciones humanas y laborales.

Justo Villafane afirma que el principal cometido de la comunicación interna es “Apoyar estructuralmente el proyecto empresarial”, debido a que la comunicación interna además de cumplir un sinnúmero de funciones encaminadas a conseguir los objetos inmediatos y a largo plazo de la organización, también se encarga de la información, motivación y coordinación interna de determinada empresa. (VILLAFANE, 2014)

El hecho de comunicar puertas adentro en una institución, implica desarrollar buenas relaciones de trabajo además de crear un ambiente de sinceridad, de diálogo, de negociación y de circulación de la información por lo que se requiere implementar mecanismos de diagnóstico y planificación participativas creando un vínculo entre trabajadores, vías de intercambio para generar creatividad y trabajo en equipo. Aunque muchos desconocen la importancia de la comunicación interna debemos saber que sirve para que la misión, visión, políticas y la historia de la organización sean compartidas y conocidas y valoradas por todos, de esta manera habrá mayor compromiso con la empresa y sus directivos. (RODRIGUEZ, 2009)

Entre las estrategias de la empresa actual es muy básico hacer llegar la suficiente información a los miembros de la misma para que se sientan implicados e identificados en los distintos proyectos. Además es necesario contar siempre con su opinión, este es un proceso de participación activa. En las organizaciones es de gran importancia seleccionar el medio más conveniente para enviar la información con el objetivo de que quienes la reciban puedan tener un mayor entendimiento de lo que se desea transmitir. Esto depende

23

en gran medida del tipo de información, de los trabajadores que la reciban, del grado de implicación con el que se transmite, entre otros aspectos.

Gráfico 2: La comunicación interna Fuente: Andrés José Adell Echevarría

La comunicación en el trabajo

Debe asumirse como un acto complejo, en el que las organizaciones y las personas se implican en una interacción múltiple y continua, ya que las personas pasan la mayor parte de su tiempo en las organizaciones, de las cuales dependen para vivir y éstas, a su vez están conformadas por personas sin las que no podría existir. La comunicación institucional y la corporativa al llegar a los públicos objetivos proporcionan grados de credibilidad y confianza. No se puede concebir una empresa sin comunicación y con este parámetro la Comunicación Organizacional es una agrupación de todos los mensajes transmitidos de diversas formas e intercambiados entre los miembros de una organización. (PAEZ, 2001)

La Comunicación Organizacional: “Es el proceso por medio del cual los miembros recolectan información pertinente acerca de su organización y los cambios que ocurren

24

dentro de ella”. Además de responder al cumplimiento de mecanismos para facilitar la recepción de información entre los integrantes generando opiniones, conductos, acciones. La Comunicación Organizacional, se convierte en una “Herramienta estratégica, de vital importancia en la redefinición de las relaciones de las organizaciones con el entorno, en la interacción de los públicos y elementos internos y externos, y en el desarrollo del potencial humano y tecnológico con el que cuentan estas micro–sociedades”.

(KREPS, 2015)

Se genera de esta manera una nueva cultura de trabajo, tomando como referencia la misión y visión, incluyendo a todas las áreas de trabajo para conseguir el desarrollo de la empresa, de las personas que la componen y el de la sociedad en general. La comunicación dentro de una empresa va cumpliendo un sinnúmero de funciones como: Proporcionar información certera de los procesos internos, jerarquizar funciones de mando, crear estrategias comunicacionales, manejo de crisis, negociación, toma de decisiones, trabajo en equipo, aceptación de la realidad. Por su parte, en su intento de dar cuenta de un concepto de la comunicación en las organizaciones, plantea que las intervenciones en la empresa requieren de una comunicación con uno o varios interlocutores internos o externos. Para él, la comunicación está omnipresente en la empresa. (FRANCOIS, 2010).

Así, afirma que toda insuficiencia en los actos de comunicación incide sobre la calidad o el costo del proceso de producción y viceversa. La comunicación organizacional debe ampliar y perfeccionar sus propios sistemas de comunicación, por lo que tiene que ser a la vez dinámica y antes planificada, llegando a ser una verdadera herramienta de apoyo, direccionamiento y guía obteniendo una retroalimentación satisfactoria. (EMANUELLI, 2000)

Integración de las funciones laborales y administrativas

Necesariamente debemos utilizar la comunicación organizacional sobre todo para el correcto desempeño de cada funcionario en un área determinada. Aquí juega un papel muy importante el liderazgo que produzca un ambiente de motivación, dinamismo y

25

compañerismo. Dentro de una institución la comunicación es parte fundamental, es clave para abrir las puertas de la organización a una realidad que evoluciona y cambia constantemente.

Esta propuesta de trabajo se guía en el cambio de percepción de los trabajadores tomando como punto de partida la comunicación organizacional en el ámbito interno para que desde el público perteneciente a la empresa se proyecte una percepción positiva a los públicos externos. “Hoy entendemos a la comunicación como un eje central del negocio; comprendido como el quehacer central de la organización. En algún tiempo lo fue la administración, en otro la comercialización y hoy es la Comunicación. Una organización que no visualiza la comunicación como un factor central en su planificación estratégica, estará falta en uno de los pilares que la soportan. En ese sentido la Comunicación suma valor y rentabiliza al negocio” (BISQUET, 2013)

La Comunicación jamás puede desligarse de una organización, una organización necesita de ella para surgir, para innovar, y para desarrollarse. Para analizar los diferentes procesos de comunicación de una empresa, cualquiera que esta sea, facilita la comprensión de pasos para lograr el cambio y la innovación buscando la mejor técnica y mecanismo que intente crear una gestión empresarial con estrategias comunicativas que proporcionan una imagen favorable a la labor de la empresa. La Comunicación prácticamente define estratégicamente el espacio y el contexto en el que una organización se desarrolla por lo tanto, promueve un eje de gestión que implica cambio y renovación de la misma. Sin embargo, el cambio es un factor determinante que a la gente no le llama la atención sin saber que es un elemento clave dentro de una empresa. El hecho de cambiar, innovar, evolucionar trae consigo un sin número de alcances que permite lograr resultados. (http://www.academia.edu/)

Identificar públicos objetivos.

En esta sección, deberíamos describir de forma detallada los principales públicos objetivos a los que nos dirigimos (tanto externos como internos). Muchas organizaciones se encuentran en este análisis con una gran cantidad de público con los que pueden

26

interactuar. Una de las partes de la estrategia debe contener aquel público que podrá estar interesado en partes de la organización o actividades que desarrolla. Comprender esto hace más fácil priorizar el trabajo de comunicación.