Comunicación de resultados

La Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su Reglamento, establecen:

Art. 90, párrafo final: “Al finalizar los trabajos de auditoría de campo, se dejará constancia de que fue cumplida la comunicación de resultados y la conferencia final en los términos previstos por la ley y las normas profesionales sobre la materia”.

Art. 22: _“Comunicación de resultados.- En el transcurso de una auditoría o examen especial, los auditores (…)mantendrán constante comunicación con los servidores, ex servidores y demás personas vinculadas con la acción de control, dándoles oportunidad de presentar pruebas documentadas, así como información escrita relacionada con los asuntos sometidos a examen.

La comunicación de resultados durante y al finalizar la auditoría deberá constar en los contratos de servicios como un requisito obligatorio del trabajo, debido a que los auditados necesitan conocer con oportunidad las deficiencias o incumplimientos, con el propósito de ejercer su derecho a defensa y/o exponer los puntos de vista u opiniones sobre las causas que originaron los asuntos observados.

Las conclusiones del auditor se consolidarán en el documento que será el producto terminado del trabajo de auditoría, el que será oficial cuando se cumpla la reunión con los directivos de la sociedad para la discusión de su contenido.

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En la auditoría integral, se emitirán informes durante el transcurso del trabajo conocidos como informes eventuales y el informe final.

a) El informe de auditoría integral

a.1) Informes Eventuales o Intermedios

Blanco Luna Y.(2007): “En el curso de la auditoría integral y al menos trimestralmente (…) presentaremos informes donde se resumirá el trabajo efectuado con las observaciones y recomendaciones acerca de la organización contable, administrativa, eficacia de los controles internos y otros aspectos(…) que hubieren sido detectados en el curso del trabajo”.

Sotomayor A.A.(2008): “Es recomendable que en el desarrollo de la actividad de evaluación, se efectúen periódicamente informes de su avance y no esperar a que ésta concluya para hacerlo de cualquier manera no se debe descartar la presentación del informe final(…) Los informes preliminares representan una retroalimentación entre el directorio y el auditor(..)”.

Lo descrito, confirma que la comunicación de resultados es una cuestión de principios que observa la auditoría, por cuanto no sería factible que la administración se entere de los resultados por fuentes ajenas al personal de auditoría, lo que conllevaría actitudes adversas o negativas hacia el trabajo realizado.

Generalmente, en el trabajo de auditoría uno de los informes eventuales es la Carta de Control Interno que debe ser presentada en el transcurso del examen, a través de la cual se harán conocer las debilidades del sistema de control interno implementado en la organización, cuyos resultados aportarán elementos para que la administración adopte las medidas necesarias para superarlas.

La comunicación permanente a través de informes parciales de actividades o avances es una labor constructiva que ayuda a evitar contratiempos en la recopilación de datos y permite al auditor dar seguimiento a aspectos contenidos en los programas de trabajo.

75 a.2) Informe final

Sotomayor A.A.(2008): “El proceso de auditoría concluye con el informe, que constituye el medio a través del cual el auditor comunica de manera formal y directa el reporte final de la auditoría, junto con las recomendaciones correspondientes a la empresa que solicitó los servicios específicamente a la alta gerencia”.

“El informe de auditoría como un producto terminado, debe tener la calidad suficiente para responder a las exigencias de la alta gerencia. Los objetivos de la auditoría deben cumplir con estándares de calidad, los cuales se refieren a dos aspectos: la comunicación escrita y la finalidad”.

a.3) La Comunicación

El informe debe cumplir con los objetivos de su elaboración, como son informar con veracidad los hechos evaluados, convencer al auditado del contenido presentado, hacer recomendaciones apropiadas, viables, conseguibles y presentar alternativas; por lo tanto debe cumplir con las siguientes características:

 Debe ser Directo.- enfocarse en el tema central, sin ahondar en términos intermedios; sin abundar dicción innecesaria, esto facilitará su lectura y comprensión, es importante no utilizar términos muy técnicos y rebuscados, que provocan en los usuarios confusión sobre el tema comunicado y distraen al lector.  Debe ser Persuasivo.- es decir debe ser convincente, debe comunicar los aspectos

observados de forma que revelen los riesgos que implican y que han causado deficiencias o daños a la organización.

 Debe ser Contundente y Preciso.- Debe ser redactado sin expresar imprecisiones, de tal forma que se enfoque a los hallazgos encontrados, emplear conceptos claros que no generen dudas sobre la observación que se manifiesta.

 Debe ser Atractivo.- La forma de presentación y el estilo de la redacción deben ser características que agrade al lector. Para este aspecto, se tomará en cuenta la destreza en la redacción y la terminología clara, objetiva y sencilla que debe contener.

76 a.4) La Finalidad

El informe cumplirá los objetivos de su elaboración, por tanto la finalidad tiene que ver con las siguientes características:

 Debe ser Oportuno.- El informe tiene valor significativo cuando es presentado a tiempo y en lugar conveniente para comentarse y dar oportunidad para que la administración adopte las acciones necesarias apropiadas.

 Debe ser Constructivo y de Apoyo.- el informe debe ser una herramienta que impulse acciones para corregir las deficiencias, por tanto debe ser objetivo e identificar aspectos susceptibles de corrección o mejora. Debe evitarse utilizar terminología subjetiva o agresiva, que provoquen en el usuario una actitud negativa.  Debe estar Orientado a resultados y con recomendaciones.- porque incorpora los

resultados del examen y aporta por medio de recomendaciones propuestas, las soluciones para superar las deficiencias.

 Debe estar Identificado con la evaluación solicitada.- debe centrarse en la evaluación realizada y que han sido parte del acuerdo inicial de prestación del servicio, no podrá comentar asuntos que no fueron previamente acordados o que no tengan relación con los requisitos del contrato.

En la elaboración del informe, debe evitarse expresar o manifestar los procedimientos de auditoría utilizados, pues lo que interesa son los resultados mas no los medios para conseguirlos; tampoco es recomendable, citar reiteradamente un punto o asunto, que menoscabe el contenido y lo que es aún más importante, no personalizar los errores ya que causa actitud negativa y predisposición.