Un sistema es un conjunto de partes o acontecimientos que son interdependientes entre sí e interaccionan, por lo que puede ser considerado como un todo sencillo, es decir, llamamos sistemas a los conjuntos compuestos de elementos que interactúan. Un sistema es mayor que la suma de sus partes, ya que de las interacciones entre las mismas y del comportamiento global surgen las propiedades emergentes a las que, sin estar presentes en los componentes separados, surgen del comportamiento global de todos ellos.
2.4.1. SISTEMA DE CONTROL INTERNO
El Sistema de Control Interno provee una garantía razonable del logro de los objetivos y la metas organizacionales, no una garantía absoluta. Un adecuado Sistema de Control Interno podrá alertar oportunamente y reportar sobre el bajo rendimiento de una gestión, pero no podrá transformar o convertir una administración deficiente en una administración destacada. En este sentido, el control interno es sólo una de los componentes básicos de la labor gerencial La importancia del Sistema de Control Interno se manifestó inicialmente en el sector privado, donde se reconoció como fundamental e indispensable, en virtud del crecimiento de las organizaciones, el volumen de las operaciones, los niveles de riesgo, la complejidad de los sistemas de información y el aumento en los niveles de riesgos reales y potenciales. Por otra parte desde mi punto de vista el Sistema de Control Interno es aquel que persigue un objetivo de eficacia para la organización. Esto conlleva que el administrador se centre en tres grandes aspectos: 12
12 Martinez, José Luis Auditoría III. Control Interno. Cultural de Ediciones S.A. España,2001.
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Lograr objetivos dentro de plazos oportunos.
Lograr objetivos con economía de medio, se obtienen beneficios.
Mantener motivado al equipo de trabajo humano involucrado en la consecución de objetivos
Gracias a los aspectos mencionados en los párrafos anteriores se saca como conclusión que el Sistema de Control Interno es una herramienta importante para todo tipo de empresas ya que el mismo es un apoyo gerencial, orientado hacia una meta o fin.
2.4.2. SUBELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
FIGURA No. 1 AUDITORÍA U OFICINA DE CONTROL INTERNO PLAN ORGANIZACIONAL POLÍTICAS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS NORMAS DE CALIDAD Y EJECUCIÓN SISTEMA DE EVALUACIÓN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PROCESOS PROCEDIMIENTOS FORMALES PERSONAL IDONEO PRÁCTICAS SANAS
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2.4.3. PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO
El ejercicio de control interno implica que éste se debe realizar siguiendo los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de los costos ambientales. 6El Principio de Igualdad
reconoce a todos los ciudadanos la capacidad para ejercer los mismos derechos para garantizar el cumplimiento del precepto constitucional según el cual "todas las personas nacen libres e iguales ante la ley, recibirán la misma protección y trato de las autoridades y gozarán de los mismos derechos, libertades y oportunidades sin ninguna discriminación por razones de sexo, raza, origen nacional o familiar, lengua, religión, opinión política o filosófica". Según el Principio de Moralidad se manifiesta, en la orientación de las actuaciones bajo responsabilidad del Servidor Público, el cumplimiento de las normas constitucionales y legales vigentes, y los principios éticos y morales propios de nuestra sociedad.
El Principio de Eficiencia vela por la igualdad de condiciones de calidad y oportunidad, porque la provisión de bienes y/o servicios se hagan al mínimo costo, con la máxima eficiencia y el mejor uso de los recursos disponibles. El Principio de economía, vigila que la asignación de los recursos sea la más adecuada en función de los objetivos y las metas de la organización.El Principio de Celeridad, consiste en que uno de los principales aspectos sujeto a control debe ser la capacidad de respuesta oportuna, por parte de la organización, a las necesidades que atañen a su ámbito de competencia. El Principio de Imparcialidad, es la falta de designio anticipado o de prevención a favor o en contra de personas, a fin de proceder con rectitud, dictaminar y resolver los asuntos de manera justa. El Principio de Publicidad, es el derecho de la sociedad y de los servidores de una entidad pública al acceso pleno, oportuno, veraz y preciso a las actuaciones, resultados e información de las autoridades estatales. 13
13Br. Tovar C, Yennis , Análisis del Sistema de Control Interno Aplicado a las cuentas por cobrar en el hotel Stauffer Maturin en el I- semestre del 2004.
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El Principio de Valoración de los Costos Ambientales, es la reducción al mínimo del impacto ambiental negativo, debe ser un factor importante en la toma de decisiones y en la conducción de sus actividades rutinarias en aquellas organizaciones en las cuales su operación pueda tenerlo.
2.4.4. RESPONSABILIDAD DEL CONTROL INTERNO
El Control Interno es fundamentalmente responsabilidad de la gerencia ya que éste es desarrollado en forma autónoma y para que rinda verdaderos frutos, debe adjuntarse a las necesidades y requerimientos de cada organización.
La responsabilidad por las actuaciones recae en el gerente y en sus funcionarios, por lo cual es necesario establecer un Sistema de Control Interno que les permita tener una seguridad razonable de que sus actuaciones administrativas se ajustan en todo a las normas aplicables a la organización.
Los responsables directos de llevar un excelente Control Interno son:
El representante legal.- Corresponde a la máxima autoridad del organismo o entidad, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el sistema de control interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la entidad.
Funcionarios de la organización.- La responsabilidad de cada uno de los jefes es innegable, pero también cada uno de los empleados desde el gerente hasta el más elemental integrante de la entidad, debe ejercer un control en cada una de sus funciones y actuaciones.
La oficina de control interno o auditoría interna.- Recae sobre esta unidad la verificación, evaluación, examen y análisis crítico de todo el sistema integral de control interno; así mismo tiene la responsabilidad de proponer al representante legal las recomendaciones, correctivos, ajustes y mejoramientos pertinentes.
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2.4.5. COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO
En cada una de las empresas, ya sean estas públicas o privadas, es conveniente conformar un comité de coordinación del Sistema Control Interno que estará conformado por funcionarios, los mismos que deberán tener las más altas jerarquías. “Este comité está formado por un máximo de cinco (5) integrantes los que cumplirán las siguientes funciones:
Estudiar, revisar y asesorar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos de la organización.
Recomendar prioridades para la adopción, adaptación del adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información gerencial, estadístico, financiero, de planeación y evaluación de procesos, así como para indicadores de gestión tanto generales como por áreas.
Presentar a consideración del respectivo gerente o director propuestas de modificación según las normas vigentes sobre el Control Interno”6