Fase 5: Go Live & Soporte
6. Conclusiones
1. La gestión adecuada de datos e información (estructurada y no estructurada) constituye un reto complejo para cualquier tipo de empresa ya que a través de un correcto control le permite asegurar la “evidencia” y “trazabilidad” de su actividad a través de los documentos electrónicos y datos generados en los diferentes procesos del negocio. 2. Sin la información de soporte adecuada que proporcione contexto y antecedentes, los
procesos empresariales centrales quedan comprometidos, y ello puede causar riesgos como el incumplimiento de entrega de información a los organismos reguladores como SUNAT.
3. La diversidad de funcionalidades entregadas por la solución Livelink de Open Text y su integración nativa con SAP R/3 fueron el sustento necesario para la decisión de adquisición tomada por la empresa.
4. La implementación de la solución de Gestión Documental Livelink de Open Text y su integración con la aplicación central SAP R/3 permitió a tgestiona poder optimizar su proceso de Gestión de Facturas logrando minimizar los riesgos de falta de cumplimiento de entrega de información sustento a procesos de auditorías tanto al interno como al externo.
5. Dentro del principal valor añadido dado por la solución se puede mencionar:
Tabla 19 Valores añadidos para la solución
Áreas Claves Descripción Valor
Costos por factura
Solución de procesos optimizada garantiza la utilización de descuentos por pronto pago y elimina los errores de facturas
Reducción del coste de Cuentas a pagar.
Uso estructurado de descuentos por pronto pago.
Eliminar los pagos de facturas físicas por duplicados.
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físicas duplicadas.
Visibilidad de las Obligaciones
El estado de todas las facturas recibidas puede verse en una sola pantalla de consulta
Las facturas se procesan de forma precisa y puntual, de modo que siempre se pagan según la planificación de la gestión de caja.
Mejorar la toma de decisiones.
Relación con los Proveedores
Las facturas se procesan de forma precisa y puntual. Los pagos a los proveedores se realizan a tiempo.
Se elimina una gran cantidad del coste provocado por solicitudes de estado de facturas y quejas de los proveedores.
El área de aprovisionamiento puede negociar mejores tarifas y condiciones de pago.
Las calificaciones de solvencia mejoran gracias a los pagos puntuales.
6. Finalmente podemos mencionar como resumen que el beneficio más importante logrado con la implementación de la solución de gestión documental fue la mejora de la imagen de la empresa frente a sus clientes y potenciales nuevos clientes.
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Capítulo7
7.Recomendaciones
Se recomienda seguir con la implementación de los siguientes módulos que quedaron fuera del alcance de esta primera fase de proyecto y que han sido identificados como puntos importantes de mejora dentro del flujo de proceso de la Gestión de Facturas de Proveedores:
1. Tratamiento del escenario de Facturas electrónicas
Se debe iniciar la fase de incorporación y adecuación de las funcionalidades que permitan el tratamiento de las facturas electrónicas en este caso se deberá realizar el análisis respectivo para los cambios a efectuar en el flujo del proceso actual.
2. Interpretación automática de las facturas digitalizadas (a través de OCR)
Un punto que puede optimizarse es la actividad de registro y contabilización de la factura en SAP R/3 con el uso de OCR que permita extraer de manera automática los datos mínimos requeridos para la creación de la factura, de esta manera se podría evitar el riesgo manual y el tiempo que este proceso conlleva.
El proceso podría crear una prefactura de manera automática que luego sería validad por el área de Cuentas Por Pagar.
3. Implementación de Portal Web de Consulta para Proveedores
El portal Web permitiría independizar al personal de Cuentas Por Pagar en la atención de consultas de proveedores y permitirles utilizar este tiempo para el cumplimiento de sus actividades centrales en beneficio del área.
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Capítulo8
8.Glosario de Términos
Benchmarking Comparación con las mejoras prácticas
BPO Son las iniciales de Business Process outsourcing, es la subcontratación de funciones de procesos de negocios en proveedores de servicios, ya sea internos o externos a la compañía, usualmente en lugares de menores costos. BPO en español se traduce como “Externalización de Procesos de Negocios”.
CMR Software para la administración de la relación con los clientes. Sistemas informáticos de apoyo a la gestión de las relaciones con los clientes, a la venta y al marketing.
ECM Son las iniciales de Enterprise Content Management o administración de Contenido Empresarial.
ERP Es un sistema de gestión de la información estructurado para satisfacer la demanda de soluciones de gestión empresarial, basado en ofrecimiento de una solución completa que permite a las empresas evaluar, implementar y gestionar más fácilmente su negocio.
FI Es el componente o módulo de SAP orientado al área de Finanzas. Gartner Es una compañía que ofrece servicios de investigación y consultoría
sobre sistemas de información, anualmente publica sus predicciones en tendencias de tecnología.
HR Es el componente o módulo de SAP orientado al área de recursos Humanos.
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Livelink ECM Nombre de la suite de productos orientadas a la gestión de contenido empresarial ofrecida por la empresa Open Text.
Lotus Notes Aplicación que administra los correos electrónicos de la empresa. MFS Son las iniciales de microforma digital o documentos producidos por
procedimientos informáticos o telemáticos en computadoras o medios similares como los producidos por procedimientos técnicos de microfilmación siempre que cumplan con los requisitos establecidos en la ley.
MM Es el componente o módulo de SAP orientado al área de Logística. OCR Son las iniciales de Optical Carácter Recognition, es un software de
reconocimiento de texto que saca de una imagen el texto que contienen y lo transforma en cadenas de caracteres para guardarlos en un formato que se pueda utilizar en programas de edición de texto. Open Text Empresa fabricante del producto Livelink ECM.
Outsourcing Tercerización, contratar servicios a terceros.
SAP ArchiveLink Es una interface de comunicación que permite el enlace entre los componentes de SAP R/3 y componentes externos (servidor de contenido o aplicaciones de escritorio).
SAP R/3 Es un sistema integrado de gestión que permite controlar todos los procesos que se llevan a cabo en una empresa, a través de módulos (FI Financiero, MM Logístico, etc.)
SD Es el componente o módulo de SAP orientado al área de Ventas. SUNAT La Superintendencia Nacional de Administración tributaria (SUNAT)
es una entidad de administración pública peruana adscrita funcionalmente al Ministerio de Economía y Finanzas, que mantiene autonomía económica, administrativa, financiera, funcional y técnica.
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Tgestiona Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. empresa del grupo Telefónica que provee servicios integrales de soporte a la gestión de las diversas líneas de negocios para empresas.
Workflow Se refiere al flujo de trabajo a seguir para la consecución de una tarea o trabajo predeterminado.
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Capítulo9
9.Bibliografía
DOYLE, Murielle, Freniere, André. La preparación de manuales de gestión de documentos para las administraciones públicas: un estudio del RAMP. Paris: UNESCO, 1991. P.11 REVISTA GESTION DOCUMENTAL. Gestión Documental Empresarial N° 08. 2009
http://www.revistagestiondocumental.com/
IBM. Enterprise Content Management (ECM).2006. http://www- 142.ibm.com/software/products/es/es/category/SWN00
SAP AG. SAP ArchiveLink (BC-SRV-ARL) release 4.6C. SAP AG. 2001
OPEN TEXT. Corporation. Enterprise Integration with Livelink: Partner Solutions and Add-on Modules. Open text. 2001
KLAPACZ, Andreas. Livelink Enterprise Archive vs. SAP Content Server DETAILED. 2005
GONDROM, Tobias. Livelink ECM Platform Security. 2006
BECK, Héctor. Soluciones SAP de gestión Documental y de Archivo de OPEN TEXT. 2007.
VELIZ GRANADOS, Miguel. Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión documental. 2010.
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ANEXO 1
Proceso del Proyecto
1. Recepción de la imagen (inputs)Figura 20 Recepción de la imagen (inputs)
2. Archivado de la Imagen en SAP
El proceso de archivado de las imágenes en SAP, se realizará mediante la Transacción SAP (la cual llamaremos TX SAP) estándar OAWD (“SAP Archivelink: Archivar documentos”).
En esta TX SAP dentro de la carpeta de escenarios (Figura 21) se podrán diferenciar los escenarios de IM con y sin OCR. A su vez, dentro de los escenarios de facturas sin OCR, tendremos las facturas con y sin Orden de Compra.
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Figura 21 Transación OAWD
Una vez que las facturas estén escaneadas en la pila del Enterprise Scan y se haya seleccionado un escenario, se procederá a tomar todas las imágenes de la herramienta de escaneo con la opción “Archivado Masivo” (Figura 22).
Figura 22 Pantalla del Archivado
En resumen, el proceso sería el siguiente: el proceso comienza en la OAWD donde se archiva la imagen y se da comienzo al proceso de VIM. Luego de ejecutar dicha transacción, ya en el sistema queda registro de que ingreso un documento y se puede ir viendo desde VIM en que etapa del proceso se encuentra: escaneado, en reconocimiento, en validación, etc. (ver Figura 22). Luego del archivado, pasa al reconocimiento por OCR y luego es enviado al validador ICC.
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Figura 23 Pantalla de Proceso de documento
3. Validación de datos en ICC
Una vez reconocidos los caracteres de la factura, se enviará el documento a una cola para que un usuario valide los datos reconocidos. Este grupo de usuarios (de ahora en más “ROL Validador” estará ubicado en el Centro de Servicios de Perú y trabajará con la herramienta “ICC Validator”.
En esta etapa el usuario deberá corroborar que todos los datos son correctos a simple vista, y determinar (en caso de ser posible) los datos marcados como Importantes y/o obligatorios para proceder con la factura. En el caso que un campo obligatorio no pueda ser reconocido o ingresado manualmente por parte del ROL Validador, se podrá ingresar la factura a SAP IM de todas formas, aunque con el error de datos obligatorios no completados, lo que luego terminará en una excepción de SAP IM.
4. Procesamiento de reglas y excepciones
Una vez creado el documento en SAP IM, pasará a ser un documento interno de IM, llamado “Documento DP”. Este documento en una primera instancia deberá ser clasificado según una regla de determinación de clase de documento.
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Esta regla, evaluará datos de sociedad, proveedor, y por ultimo de lugar de escaneo, y determinará la clase documental de IM.
Las clases documentales de SAP IM a crear están detalladas en la siguiente tabla:
Tabla 20 Clases Documentales VIM
Una vez determinada la clase documental, el sistema ejecutará una serie de reglas de validación sobre los documentos. Si una de estas reglas da como resultado que el documento en cuestión no ha pasado la validación, se creará una excepción que será tratada por las áreas correspondientes.
5. Bloqueo de Documentos
En el caso que la factura no se haya podido contabilizar automáticamente debido a discrepancias de cantidad o precio, existen los siguientes diagramas a continuación.
El siguiente diagrama muestra el proceso de bloqueo de precios. Este caso práctico se incluye con la configuración básica de SAP IM. La fase trata las opciones de proceso que están disponibles para cada actor de este caso práctico. (Figura 21)
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Figura 24 Proceso de Bloqueo de Precios
El siguiente diagrama muestra el proceso de bloqueo de cantidad. Este caso práctico se incluye con la configuración básica de SAP IM. La fase trata las opciones de proceso que están disponibles para cada actor de este caso práctico. (Figura 24)
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Figura 25 Diagrama Proceso de Bloqueo de Cantidad
6. Contabilización
La contabilización directa de una factura desde SAP IM se realiza automáticamente, es decir, si el introductor o el OCR introducen los datos de indexación correctos y los envía, la factura se contabiliza automáticamente, si no hay excepciones. También se puede realizar una contabilización manual desde varios paneles de excepción en SAP IM.
Para que el autoposteo no falle cuando el periodo se encuentre cerrado, haremos una validación para que el documento sea contabilizado con la fecha del primer día del periodo siguiente.
7. Workflow de Aprobación para facturas FI (Externo a SAP IM)
Una vez contabilizadas las facturas de FI, estas quedarán bloqueadas para el pago. Ahí un Workflow de aprobación (ya existente) se lanzará para su posterior desbloqueo y pago. Cada cambio de estado que tenga el Workflow, será reflejado en SAP IM en cuanto al cambio de estado se refiere.
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A continuación se muestra el flujo que los workflows seguirán para su aprobación.
Figura 26 Modelo Workflow para Aprobación de Facturas FI
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ANEXO 2
Máscaras de las Facturas Con y Sin Orden de Compra
1. Máscara para facturas con Orden de Compra
Figura 27 Facturas con orden de compra 1
Figura 28 Facturas con orden de compra 2
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Figura 29 Facturas con orden de compra 3
2. Máscara para facturas sin Orden de Compra
Figura 30 Facturas sin orden de compra 1
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Figura 31 Facturas sin orden de compra 2
Figura 32 Facturas sin orden de compra 3