CAPITULO III. VALIDACIÓN Y/O EVALUACIÓN DE RESULTADOS DE SU
3.3. Conclusiones parciales del capítulo
Con la exposición de los resultados por medio de la validación de la propuesta con la consulta a expertos, se obtienen las siguientes conclusiones:
Las 2 personas que validaron consideran que la explicación de la propuesta es clara y muy entendible y deben ponerlas en práctica para poder obtener buenos resultados, mejorar la capacidad de procesos de las gestiones administrativas, brindar un buen servicio a los usuarios y para poder ser una mejorar los procesos internos.
Los expertos consideran que la gestión administrativa representa en la institución o en todo tipo de servicios los pasos a seguir ya que todo ejercicio necesita de una buena organización, coordinación, dirección y control para prosperar en el mercado Por otra parte, es necesario que el analista responsable del trabajo tenga los miembros parroquiales un Primer Contacto con el Sistema-Publico, a fin de dejar sentadas las condiciones básicas del trabajo.
Con la consulta a los expertos se pudo conocer que el punto que ellos consideran más fuerte de la propuesta es la gestión de proceso, es decir, los procesos administrativos, ya que con estos parámetros los propietarios deben tomar mejores decisiones para el bienestar de la institución pública y de sus trabajadores el cual le va a ayudar a mejorar su rendimiento.
CONCLUSIONES GENERALES
Se concluyó que el personal del GAD Parroquial de San Juan realiza empíricamente un proceso para el cumplimiento de los objetivos trazados y que la delegación de funciones está diseñada de tal forma que los empleados realicen diversas acciones con el fin de mejorar la imagen institucional, pero la ausencia de un modelo de gestión administrativa es cada vez más evidente por lo que requiere su implementación de forma inmediata.
La aplicación de un modelo de gestión permitirá una mejor coordinación en los procesos internos de la empresa pública y se elevará los estándares de calidad, con lo que se dinamizará la ejecución de los proyectos y se viabilizará las obras para la ciudad.
La falta de capacitación al personal es otro punto que debe ser considerado, si se quiere mejorar el cumplimiento de los logros de forma ágil, razón por la cual el personal debería ser capacitado en el área donde se desenvuelve o en forma general en temas de calidad y calidez en la atención al usuario y en el cumplimiento y determinación de las funciones que deben cumplir para el logro de objetivos.
RECOMENDACIONES
Para lograr que el GAD crezca en el sector público y aumente su aceptación, debe comenzar por crear una cultura organizacional, como se menciona en el capítulo anterior, un direccionamiento estratégico, con énfasis en el diseño de un modelo de gestión administrativa que permita al empleado conocer sus funciones dentro de la institución y como emplearlos para mejorar los procesos internos.
En esta investigación se identificó un modelo idóneo para mejorar los procesos administrativos el cual fue establecido por Henry Fayol, pero para ser implementado en el día de hoy se requirió un análisis causa y efecto, con el cual da como resultado el modelo expuesto en el capítulo anterior.
Es muy importante a la hora de ejecutar el modelo de gestión tomar en cuenta que es un manual que se debe seguir para el logro de los objetivos y el conocimiento de los empleados sobre las funciones que desempeñan dentro de la institución, a su vez no está exento a cambios los cuales serán oportunos si así requiere la presidenta o presidente del GAD Parroquial de San Juan.
Otra recomendación importante es que se debe realizar periódicamente una evaluación de desempeño de acuerdo al entorno en el que se desenvuelve el empleado en caso de ser interno es con el personal administrativo y en caso de ser externo consultar a los habitantes la opinión sobre las funcionabilidades del empleado en el puesto o cargo encomendado.
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Anexo 2: Análisis e interpretación de datos
1. ¿Considera usted que la administración del GAD Parroquial de San Juan es correcta y funcional?
TABLA # 1
Aspectos Frecuencia Absoluta
SI 7
NO 21
TOTAL 28
Elaboración: María Belén Alvario
Fuente: Personal Administrativo del GAD Parroquial San Juan
GRÁFICO # 1
INTERPRETACIÓN: El 75% de los empleados encuestados asegura que la administración en el GAD Parroquial de San Juan no es correcta ni adecuada de acuerdo a los parámetros que se deben seguir para el desarrollo de la Institución mientras que el 25% opina lo contrario.
25%
75%
SI NO
2. ¿Conoce usted sobre la existencia de un manual de gestión administrativo en el GAD parroquial de San Juan?
TABLA # 2
Aspectos Frecuencia Absoluta
SI 16
NO 12
TOTAL 28
Elaboración: María Belén Alvario
Fuente: Personal Administrativo del GAD Parroquial San Juan
GRÁFICO # 2
INTERPRETACIÓN: El 57% de los encuestados aseguran tener conocimiento del manual de gestión administrativa que posee el GAD Parroquial de San Juan, mientras que por su parte el 43% de los empleados asegura no saber, ni conocer sobre su existencia.
57%
43% SI
3. ¿Son tomados en cuenta todos los empleados en la elaboración de la proforma presupuestaria institucional?
TABLA # 3
Aspectos Frecuencia Absoluta
SI 28
NO 0
TOTAL 28
Elaboración: María Belén Alvario
Fuente: Personal Administrativo del GAD Parroquial San Juan
GRÁFICO # 3
INTERPRETACIÓN: En su totalidad el 100% de encuestados asegura que si son tomados en cuenta todos los empleados del GAD Parroquial de San Juan para la elaboración de la proforma presupuestaria institucional.
100% 0%
SI NO
4. Cree usted que el reclutamiento y selección del personal que se realiza en el GAD Parroquial de San Juan es de manera objetiva y justa.
TABLA # 4
Aspectos Frecuencia Absoluta
SI 17
NO 11
TOTAL 28
Elaboración: María Belén Alvario
Fuente: Personal Administrativo del GAD Parroquial San Juan
GRÁFICO # 4
INTERPRETACIÓN: Un 67% de los encuestados están de acuerdo y piensan que es adecuada la forma del reclutamiento y selección del personal que se realiza en el GAD Parroquial de San Juan mientras que el 39% opina lo contrario.
61% 39%
SI NO
5. ¿Considera que el GAD Parroquial de San Juan cuenta con profesionales capacitados de acuerdo a las diversas áreas de la institución?
TABLA # 5
Aspectos Frecuencia Absoluta
SI 26
NO 2
TOTAL 28
Elaboración: María Belén Alvario
Fuente: Personal Administrativo del GAD Parroquial San Juan
GRÁFICO # 5
INTERPRETACIÓN: Un 93% de los empleados y funcionarios encuestados opinan que el GAD Parroquial de San Juan si cuenta con profesionales capacitados de acuerdo a las diversas áreas de la institución es decir que tienen las capacidades técnicas y prácticas para desenvolverse en el puesto encomendado mientras que el 7% asegura lo contrario.
93% 7%
SI NO
6. ¿Los servicios y procesos que presta el GAD Parroquial de San Juan deben ampliarse y modernizarse?
TABLA # 6
Aspectos Frecuencia Absoluta
SI 28
NO 0
TOTAL 28
Elaboración: María Belén Alvario
Fuente: Personal Administrativo del GAD Parroquial San Juan
GRÁFICO # 6
INTERPRETACIÓN: el 100% de los empleados encuestados está totalmente de acuerdo en que los servicios y procesos que presta el GAD Parroquial de San Juan deben ampliarse y modernizarse.
100% 0%
SI NO
7. ¿Existen políticas, normas o procedimientos definidos en torno al
cumplimiento de las funciones internas y publicas en el GAD Parroquial de San Juan?
TABLA # 7
Aspectos Frecuencia Absoluta
SI 9
NO 19
TOTAL 28
Elaboración: María Belén Alvario
Fuente: Personal Administrativo del GAD Parroquial San Juan
GRÁFICO # 7
INTERPRETACIÓN: El 68% de los encuestados asegura que, si existen políticas, normas y procedimientos definidos en torno al cumplimiento de las funciones internas y publicas en el GAD Parroquial de San Juan mientras que por su parte el 32% opina lo contrario. 32% 68% SI NO
8. ¿El GAD Parroquial de San Juan, otorga capacitación exclusiva en el área en que se desempeñan a sus funcionarios?
TABLA # 8
Aspectos Frecuencia Absoluta
SI 5
NO 23
TOTAL 28
Elaboración: María Belén Alvario
Fuente: Personal Administrativo del GAD Parroquial San Juan
GRÁFICO # 8
INTERPRETACIÓN: Con un 82% la mayoría de encuestados afirma que el GAD Parroquial de San Juan otorga capacitación exclusiva en el área en que se desempeñan a sus funcionarios mientras que por su parte el 18% afirma lo contrario.
18%
82%
SI NO
9. Considera usted que se realiza de manera eficiente y regular la evaluación de su desempeño.
TABLA # 9
Aspectos Frecuencia Absoluta
SI 5
NO 23
TOTAL 28
Elaboración: María Belén Alvario
Fuente: Personal Administrativo del GAD Parroquial San Juan
GRÁFICO # 9
INTERPRETACIÓN: el 82% de los empleados encuestados aseguran que no consideran de manera eficiente y regular la evaluación que el GAD Parroquial de San Juan realiza acerca de su desempeño en el área de trabajo mientras que el 18% asegura lo contrario.
18%
82 %
SI
10. Se siente satisfecho con las tareas que está desempeñando en su puesto actual de trabajo.
TABLA # 10
Aspectos Frecuencia Absoluta
SI 27
NO 1
TOTAL 28
Elaboración: María Belén Alvario
Fuente: Personal Administrativo del GAD Parroquial San Juan
GRÁFICO # 10
INTERPRETACIÓN: Casi en su totalidad el 96% de encuestados asegura sentirse satisfecho con las tareas que está desempeñando en su puesto actual de trabajo en el GAD Parroquial de San Juan mientras que 4% opina lo contrario.
96% 4%
SI NO
INFORME TÉCNICO
A: MARÍA BELÉN ALVARIO DE LOOR
EGRESADO DE LA UNIVERSIDAD UNIANDES DE: ___________________________________
FUNCIÓN QUE DESEMPEÑA
ASUNTO: INFORME TÉCNICO DEL MODELO DE GESTIÓN
ADMINISTRATIVA PARA LOS PROCESOS INTERNOS Y PÚBLICOS DEL GADP DE SAN JUAN
FECHA: 04/07/2016
Con respecto al documento es un placer dirigirme a usted para saludar e informar lo siguiente:
INTRODUCCIÓN
En el presente informe técnico se sintetiza el manejo de la gestión administrativa desarrollada para el GAD Parroquial de San Juan. Aportando con un análisis sobre el tema tratado, siendo una herramienta importante con la que cuenta cualquier organización para proporcionar la mejora del desempeño de trabajo de los funcionarios parroquiales y en consecuencia de la sociedad.
REVISIÓN DE LA BIBLIOGRAFÍA
Para el presente informe se utilizó los siguientes textos:
Manual de buenas prácticas de atención al cliente dirigido a gerentes, administradores y mando medios autor Ferrayros.
Dirección Estratégica, autor Johnson.
Evaluación del desempeño por Nicolás Webber
OBJETIVO
Realizar un análisis sobre la propuesta presentada del Modelo de Gestión administrativa para los procesos internos y públicos del GAD Parroquial de San Juan.
JUSTIFICACIÓN
El presente informe se realiza con la finalidad de dar un análisis de la propuesta planeada en la presente tesis de grado.
CUERPO DEL INFORME
La propuesta “Modelo de Gestión administrativa para los procesos internos y públicos del GAD Parroquial de San Juan”, desarrollada por la Sra. María Belén Alvario de Loor, ha sido realizado en una forma sencilla, explicativa y adecuada de acuerdo al manual de investigación impuesta por la Universidad Uniandes. Define en una forma práctica y viable su aplicación.
El siguiente informe se refiere al tema del análisis de Gestión Administrativa, área de la Administración, destacando su importancia de su implementación en las diferentes entidades o en las diversas unidades que la puedan constituir. Se hace un reconocimiento del origen, proceso y resultados para la empresa además las cualidades y conocimientos que la presidenta del GAD debe cumplir como requisitos indispensables para poder llevar a cabo una efectiva labor.
Es una poderosa herramienta de control dentro del modelo, que permite analizar las decisiones tomadas, en un lapso de tiempo determinado, si fueron correctas o no, si los datos utilizados para caracterizar o dimensionar las actividades fueron las más acertadas. Las causas de las discrepancias encontradas entre lo previsto y lo realmente ocurrido son muy variables, por ejemplo: estimaciones de precios o rendimientos equivocados, problemas del entorno, entre otros. Lo más precioso
de este recurso es, la probabilidad real de evaluar las diferencias dentro de un marco de análisis técnico y económico.
Este hecho forma experiencia e información para tomar mejores decisiones y generar mejores planes para la rentabilidad y éxito empresarial. Lo que significa que es un proceso dinámico donde convergen: pasado, presente y futuro. Dicho proceso, mezcla cíclicamente análisis del pasado (gestión), posición y evaluación de las elecciones futuras (planeamiento), y la instrumentación del plan presente.
Por otra parte, es necesario que el analista responsable del trabajo tenga los miembros parroquiales un Primer Contacto con el Sistema-Publico, a fin de dejar sentadas las condiciones básicas del trabajo. Este primer contacto es considerado como el primer paso en el Análisis de Gestión Administrativa, debido a que es fundamental para el desarrollo de los siguientes pasos. Además de, poseer ciertas cualidades que le permitan desenvolverse como profesional en ésta área específica:
Confianza y seguridad Imagen de Publica Comunicación eficaz Imagen positiva
Identificar la necesidad del potencial Sistema-Cliente Lenguaje fluido y uso adecuado de la terminología técnica Capacidad para transmitir las ideas que se desean expresar
Disposición para escuchar atentamente los planteamientos del Sistema-Cliente Estar respaldado de impecables recursos de papelería, tarjetería, de
presentación, logos, entre otros detalles
1. Recopilar datos de la Entidad Documentos constitutivos.
Los objetivos que definen la naturaleza de la organización. Composición empresarial (organigrama)
Reseña histórica.
2. Conocer las definiciones fundamentales de la Entidad: Misión.
Objetivos. Metas. Políticas.
3. Reuniones en los distintos niveles gerenciales de la empresa. 4. Recorrido por las instalaciones de la organización.
En general el modelo propuesto tiene puntos altos y algunos bajo que pueden servir para su desarrollo e implementación, y tomar algunos criterios expuestos en este informe para así mejorar la gestión en el modelo de gestión administrativa para los procesos internos y públicos del GADP de San Juan.
CONCLUSIONES
Concluyendo, las empresas, mayormente sus irregularidades radican y se manifiestan delante de formas de pensar muy conservadoras o vanguardistas, siempre rondando los extremos, afectando el buen desarrollo de las actividades y a su vez esto conlleva a consecuencias muy graves, inclusive la quiebra. Situaciones que fácilmente se pueden solucionar con efectivos sistemas de control y el mejoramiento profesional, apoyándose en la estrecha y armoniosa relación jefe-subalterno.
Los procesos de la organización dependen y está en total correspondencia con la gestión administrativa para los procesos internos y públicos, eslabón indispensable en el logro de la meta.
RECOMENDACIONES
Los Programas de gestión administrativa para la procesos internos y públicos son flexibles en cuanto a su aplicación, pero se recomienda que se realicen al menos una vez al año al revisión de los objetivos constituciones evaluación a su progreso y también para mejorar los que estén estancados, lo cual no limita la posibilidad de tener reuniones de seguimiento trimestrales o semestrales con la finalidad de mejorar la gestión administrativa de cada año, pero si considera que el periodo anual de evaluación debe empezar en cualquier otro mes, no hay inconveniente alguno.
Informe Técnico
Título del Proyecto: “Modelo de Gestión administrativa para los procesos
internos y públicos del GAD Parroquial de San Juan”
Beneficiario: María Belén Alvario de Loor
Elaborado Por: Lcda. Lucrecia Marisol Galarza
Fecha: 05 septiembre de 2016
Marco Conceptual Introducción:
Los términos utilizados para denominar este análisis han sido muy variados y muchos se ubican, en esencia, dentro de la concepción de lo que se desea hacer, otras, muestran limitaciones y algunas hasta crean confusión. Entre los nombres que ha recibido el análisis de gestión administrativa están: Presidencia Gerencial, Evaluación de la Empresa, Análisis Administrativo, Análisis de Operaciones, Investigación de la Empresa, y Rendimiento.
Objetivos:
Diseñar parámetros que sustente la propuesta del “Modelo de Gestión Administrativa para los procesos internos y públicos del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de San Juan”.
Resultados
La propuesta del “Modelo de Gestión Administrativa para los procesos internos y públicos del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de San Juan”, desarrollada por la Sra. María Belén Alvario, ha sido realizado en una forma espontánea, aclarativa y adecuada de acuerdo con los formatos establecidos por la Universidad. Concreta en una forma práctica y factible su aplicación, orienta al modelo idóneo y oportuno de las necesidades de la empresa.
A través de esta herramienta es posible evitar cualquier desperdicio de tiempo y evaluar los grados de eficiencia y efectividad de los sistemas de control interno, propios de la organización. También es posible afirmar, que el Análisis de Gestión Administrativa pone en evidencia aquellas áreas problemáticas y las debilidades que existen dentro de la empresa.
El Análisis de Gestión Administrativa del GADP de San Juan, como herramienta