1. MARCO TEÓRICO 8
1.4 CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO 26
Es fundamental que las empresas u organizaciones realicen auditorías, consiste en un proceso de revisión y verificación de documentos como declaraciones de hechos, registros o cualquier otra información pertinente, con el fin de conseguir evidencia suficiente para expresar razonablemente la situación en la que está la empresa y determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría, hay que tener en cuenta que una auditoría no es una persecución de culpables ni mucho menos sirve para solucionarle los problemas empresariales, es una serie de métodos de investigación y análisis con el objetivo de cuidar la integridad del patrimonio y eficiencia de la gestión económica de la empresa.
El informe COSO “Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commission” es un documento que permite dar soporte a las actividades de planificación, estrategia y control interno de una entidad. El control interno es un conjunto de actividades, planes, procedimientos entre otros, desarrollado por la gerencia, administradores y su personal a cargo, con el objetivo de evaluar las operaciones de la entidad y prevenir riesgos. Es de mucha importancia que la empresa aplique el control interno porque mediante esta herramienta va a mejorar todos los procesos que se refieran a seguridad, tiempo, desarrollo ente otros, implicando un crecimiento favorable en la empresa logrando metas y objetivos. La gestión de compras es realizada por todas las empresas tanto pequeñas, medianas y grandes, por lo general está encabezada por el departamento de compras el cual está encargado de procesar todos los requerimientos de materiales que se realizan en la empresa, esto implica una serie de pasos el cual ayuda a las empresas a adquirir bienes y servicios necesarios para su correcto funcionamiento, garantizando las cantidades requeridas en términos de tiempo, calidad, precios, entre otros requerimientos. Por lo tanto hay que tener muy en cuenta que una buena gestión de compras es necesarias porque es definitiva para que la empresa tenga éxito o fracaso.
27 CAPÍTULO II.
2. MARCO METODOLÓGICO.
2.1 CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA EN EL CONTEXTO
INSTITUCIONAL.
Acces@net es una empresa pequeña, creada por una persona, con nacionalidad ecuatoriana, inició sus actividades el dieciséis de noviembre del dos mil cuatro, cuenta con dos locales en la ciudad de santo domingo, uno se encuentra en la Av. 29 de mayo y Av. Quito y el otro local se encuentra entre la Tulcán y Machala.
La empresa cumple con el marco legal y demás disposiciones establecidas por el SRI, es obligada a llevar contabilidad, está dedicada a la venta al por menor de partes, piezas y accesorios de equipos de computación como: teclados, mouse, parlantes, cartuchos, impresoras, pantallas, flash, tintas, memorias, entre otros.
Actualmente cuenta con cuatro empleados, aproximadamente 800 clientes y diez proveedores, los cuales son: TecnoMega, Siglo XXI, Intcomex, Computoner, XPC, Tintas y Toner, Global Company, Pinsoft, Compucintas e Importadora Gavilánez, sus mayores competidores en el mercado de Santo Domingo son, Sistema 2000, Compustore y Masternet.
2.1.1 Base legal.
Tabla 5: Base Legal.
BASE LEGAL Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno (LORTI).
Reglamento a la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno (RLORTI).
Reglamento de comprobantes de ventas, retenciones y documentos complementarios. Ley del Registro Único de Contribuyentes.
Código Tributario (CT).
28 Normas Ecuatoriana de Contabilidad (NEC).
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA). Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS).
Código de trabajo (CT).
Fuente: Investigación de campo Empresa Acces@net Elaborado por: Moreira Cevallos Verónica Areopaguita.
2.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO.
2.2.1 Modalidad de la investigación.
A continuación de describen las modalidades de investigación, estas herramientas permitieron conocer el problema planteado y a su vez proporcionar las respectivas alternativas de solución al problema.
2.2.1.1 Cualitativo – Cuantitativo.
La investigación fue cualitativa debido a que se efectuó preguntas mediante cuestionario, entrevistas y encuestas, se desarrolló preguntas técnicas para recopilar información, las mismas que permitieron evaluar las falencias que presentan los diferentes procesos que lleva la empresa Acces@net con respecto a la Gestión de Compras, fue cuantitativa porque se utilizaron los datos obtenidos del cuestionario, entrevistas y encuestas, se realizó la tabulación correspondiente de los datos los mismos que permitieron tomar las decisiones más acertadas al problema y razón de la investigación sobre la Gestión de Compras.
2.2.2 Tipos de investigación.
2.2.2.1 De campo.
La investigación de campo se la realizó en la empresa Acces@net, se acudió al lugar donde se producen los hechos con el fin de llegar a obtener información referente al problema en
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la gestión de compras, esta información se la obtuvo a través de la entrevista que se realizó a la gerente propietaria y encuestas a los empleados de la empresa.
2.2.2.2 Bibliográfica.
La investigación bibliográfica consistió en la utilización de documentos para la recopilación adecuada de los datos de investigación, se la realizó a través de fuentes bibliográficas mediante, libros, módulos, trabajos relacionados con el tema, publicaciones e internet, con el fin de obtener un sustento científico sobre la investigación.
2.2.2.3 Descriptiva.
La investigación descriptiva consistió en llegar a conocer las situaciones, costumbres y actitudes a través de la descripción exacta de las actividades, objetos, procesos y personas. Se examinó las características del problema existente en la gestión de compras, mediante técnicas para la recolección de datos con el fin de clasificarlos, adecuarlos al propósito del estudio y manifestar las semejanzas, deferencias y relaciones significativas.
2.2.3 Métodos, técnicas e instrumentos de la investigación.
Los diferentes métodos, técnicas e instrumentos de investigación que se utilizaron, ayudaron en la realización de la misma, mediante la información obtenida de la empresa Acces@net.
2.2.3.1 Métodos.
2.2.3.1.1 Método Inductivo – Deductivo.
En la presente investigación se utilizó el método inductivo – deductivo porque se requería conocer toda la información que la empresa maneja, mediante este método se detectó el problema existente en las compras, se los generalizó para luego determinar en forma más explícita las causas por las que fueron provocadas, las cuales están relacionadas con el proceso de compras, la selección y la evaluación de proveedores.
30 2.2.3.1.2 Método Analítico – Sintético.
A través del uso de este método se efectuó un análisis del proceso que se va cumpliendo referente al manejo de las compras, posteriormente se realizó un adecuado seguimiento de los resultados obtenidos sobre la situación actual de la empresa Acces@net, mediante el cual se estudió la información para realizar el respectivo procedimiento.
2.2.3.2 Técnicas.
2.2.3.2.1 Entrevista.
Es una técnica que se utilizó para obtener información directa y detallada acerca de los inconvenientes que se manifiestan en la institución, los cuales están relacionados con el proceso de compras, la selección y la evaluación de los proveedores, la entrevista se la aplicó a la Gerente propietaria de la empresa Acces@net, con el fin de identificar las diferentes falencias anteriormente mencionadas.
2.2.3.2.2 Encuesta.
Esta técnica se utilizó para lograr obtener la información necesaria y el conocimiento profundo sobre el manejo de las compras, la evaluación y la selección de proveedores de la empresa Acces@net, la encuesta estuvo basada con preguntas cerradas, las cuales se las realizó a los empleados que laboran en la institución y mediante la información obtenida se procedió al respectivo análisis.
2.2.3.3 Instrumentos de la investigación.
2.2.3.3.1 Guía de entrevista.
Se utilizó una guía de entrevista dirigida a la Gerente propietaria de la empresa Acces@net, donde constaron preguntas sobre el tema a investigar, las mismas que están relacionadas con
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el proceso de compras, la evaluación y la selección de proveedores, las cuales contribuyeron para obtener información relevante para el posterior análisis.
2.2.3.3.2 Cuestionario de encuestas.
El cuestionario se compone de una serie de preguntas que fue utilizado para la realización de la encuesta dirigida al personal que labora en la empresa Acces@net, mediante la recaudación de la información por medio de las preguntas se obtuvo un diagnóstico sobre la situación actual en la que atraviesa la institución referente a la gestión de compras.
2.2.3.3.3 Citas bibliográficas.
Consiste en la presentación textual o resumida de las ideas expresadas por otros autores que sirvieron de apoyo en la investigación, se utilizó varias citas bibliográficas para investigar documentalmente los aspectos primordialmente del tema en desarrollo logrando afianzar todos los argumentos obtenidos en el proceso indagatorio con la finalidad de cumplir con la investigación.
2.2.4 Población y muestra.
La población y muestra permiten identificar la cantidad de los individuos que integran la empresa Acces@net, los cuales serán utilizados en el levantamiento de la información para en la investigación.
2.2.4.1 Población.
La población del presente trabajo de investigación estuvo integrada por un grupo de 4 personas que realizan diferentes operaciones en la empresa, a continuación se Detallada la población de la empresa Acces@net.
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Tabla 6: Distribución de la población de la empresa Acces@net. POBLACIÓN Gerente propietario Empleados 1 4 Total 5
Fuente: Investigación de campo Empresa Acces@net Elaborado por: Moreira Cevallos Verónica Areopaguita.
2.2.4.2 Muestra.
Al ser Acces@net una empresa pequeña, no se pudo establecer ninguna muestra, por el motivo de que la población está basada por 5 personas, por lo tanto se efectuó el levantamiento de la información a todos los empleados que laboran en la empresa.
2.2.5 Interpretación de resultados.
2.2.5.1 Entrevista a la gerente propietaria.
Entrevista dirigida a la Gerente propietaria de la empresa Acces@net.
1era pregunta. ¿La empresa cuenta con un organigrama general y departamental?
Realmente no existe un organigrama en la empresa que esté documentado, pero cada uno de los empleados conoce el rol que les corresponde por tal motivo no he tenido problema en cuanto a las funciones de cada uno de ellos, pero si me gustaría establecer un organigrama. 2da pregunta. ¿Quién está encargado de realizar las compras?
La única persona encargada de realizar las compras soy yo como gerente de la empresa, pero en realidad hace falta la ayuda de otra persona para poder realizar compras por el motivo de
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que no siempre puedo estar presente esto es un inconveniente porque no puedo ausentarme por mucho tiempo y en caso de hacerlo me toca realizarla desde el lugar donde esté.
3era pregunta. ¿Mediante que modalidad se realizan las compras en la empresa?
Las compras la realizo mediante internet pero en el caso de que tenga alguna duda o quisiera que me ayuden con una información utilizo el medio telefónico esto vendría hacer como un refuerzo sobre la compra que voy a realizar.
4tapregunta ¿Existe un catálogo de proveedores cuyo contenido se actualiza periódicamente? Utilizo Excel como herramienta para comparar los proveedores con sus productos y precios, no cuento con un cuadro comparativo, al momento de realizar una compra escojo entre dos a tres proveedores y hago un cuadro en donde especifique el proveedor, el producto y su valor, dependiendo de eso yo veo en cual es más factible realizar la compra.
5ta pregunta. ¿Con cuántos proveedores actualmente cuenta la empresa y cuáles son los principales proveedores?
Actualmente son 10 proveedores que se encuentra entre Quito y Guayaquil, los cuales están, XPC, Tintas y Toner, Global Company, Pinsoft, e Importadora Gavilánez. Entre los principales están cinco, Tecnomega, Siglo XXI, Intcomex, Computoner, Compucinta. 6ta pregunta. ¿Se analizan en cada compra las condiciones de mercado y los costos de transportación?
Si, en cuanto al mercado si porque analizo los precios, pero en los costos de transportación no, porque eso no lo decido yo eso lo hace el proveedor dependiendo con que empresa de transporte tengan convenio que por lo general es Servientrega, pero aun así yo soy quien asume el costo del transporte, claro que en algunos proveedores me sale un poco económico el transporte porque soy clienta fija, pero en otros que no se comprar mucho sale más caro, solo hay un proveedor Siglo XXI el cual asumen el transporte pero de igual manera no decido en qué medio de transporte me envíen la mercancía.
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7ma pregunta. ¿Podría describir brevemente el procedimiento para solicitar una cotización de precios?
Por lo general hago una lista de lo que necesito, después reviso los precios en las páginas web de los proveedores, de los cuales solo dos tienen páginas y a los otros pido proformas, después utilizo la herramienta del Excel para colocar los proveedores y los productos con sus respectivos precios, a continuación hago un filtro para saber con qué proveedor es conveniente comprar y según eso hacer el pedido, pero casi nunca hago todo un pedido a un solo proveedor porque no siempre va a estar todo barato en el mismo lugar.
8va pregunta. ¿Se verifica que la mercadería que llega conste en el pedido realizado y una vez revisada se registra oportunamente en el sistema?
Si, al momento de recibir la mercadería se verifica primeramente que el cartón esté sellado, después mediante la factura y el pedido se revisa que esté todo lo que se pidió, después se verifica cada una de la mercancía para ver si está en buen estado y después de eso se recibe la mercancía, una vez realizado todo lo anterior se la ingresa al sistema con sus respectivos códigos y después de eso se procede a percharlas, igualmente queda registrada si es que la mercadería es vendida.
9na pregunta. ¿Mediante qué mecanismo realiza el pago a los proveedores?
El pago a los proveedores se lo realiza mediante cheques y transferencia dependiendo de la política de la empresa que me provee, pero por lo general la mayor parte de pagos son con cheques.
10ma pregunta. ¿En el caso de que esté insatisfecho con el producto, cual es el procedimiento para la devolución y en qué tiempo solucionan el problema?
Bueno, para devolver el producto se procede a llamar al proveedor manifestando el porqué de la devolución, después de eso se procede a enviar el producto, pero ese gasto del envío me toca asumirlo porque a pesar de que el proveedor se equivocó ellos nunca asumen el transporte, entonces eso es una desventaja.
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2.2.5.2 Encuesta a los empleados de la Empresa Acces@net.
Tabla 7: Encuesta a los empleados de la Empresa Acces@nar.
N° Pregunta SI NO Gráfico
1. ¿La empresa cuenta con un organigrama estructural?
0% 100%
2. ¿Conoce usted el procedimiento para realizar las adquisiciones?
25% 75%
3. En el caso de no encontrarse la persona encargada de realizar las compras se le asigna la responsabilidad a un empleado de confianza.
0% 100%
4. ¿Considera usted necesario que la empresa disponga de un asistente para que lleve a cabo el proceso de adquisiciones?
50% 50%
5. ¿Se verifica la mercadería llegada con el pedido que se realiza al proveedor?
100% 0%
6. ¿La mercadería es registrada
detalladamente con los códigos
correspondientes de cada producto?
100% 0% SI 0% NO 100% SI NO SI 25% NO 75% SI NO Si 0% No 100% Si No SI 50% NO 50% SI NO Si 100 No 0% Si No Si 100% No 0% Si No
36 7. ¿Conoce usted cuantos proveedores
actualmente tiene la empresa para la realización de adquisiciones?
25% 75%
8. ¿Conoce usted si la empresa dispone de un catálogo de proveedores donde se detallen los productos que ofrece, el costo, descuentos, entre otros?
25% 75%
9. ¿La mercadería que llega con fallas es notificada y enviada al proveedor?
100% 0%
2.2.6 Verificación de la idea a defender.
Con los resultados que se obtuvo mediante la entrevista realizada a la Gerente propietaria de la empresa Acces@net se identificaron algunos factores tantos internos como externos que afectan de alguna manera a la empresa, entre los factores externos se encuentra la competencia en el mercado generando riesgo en la sostenibilidad de la empresa y las políticas establecidas por los proveedores, específicamente cuando se trata de una devolución de mercancía ya que la empresa debe asumir los gasto de transporte, en cuanto a los factores internos se destacan la ausencia de un asistente para que se haga cargo de los procesos que conlleva las adquisiciones de mercadería y además no existe un control interno adecuado. En la pregunta 2, 3 y 7 de la entrevista con la 3 y 4 de la encuesta, se confirma que la única persona quien realiza las adquisiciones es la gerente y además ningún integrante de la empresa conoce como se debe llevar a cabo el proceso para realizar las compras. También se verificó que la empresa dispone de 10 proveedores, pero que el 75% de los empleados no tienen conocimiento de cuantos proveedores son. La empresa cuenta con un catálogo de proveedores diseñado por la gerente, además se verificó que en caso de llegar la mercadería
SI 25% NO 75% SI NO SI 25% NO 75% SI NO SI 100% NO 0% SI NO
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con defectos se realiza el contacto con el proveedor y es regresada mediante garantía pero el costo del trasporte es pagado por la empresa.
A pesar de los inconvenientes se verificó que solo el 50% de los empleados considera necesario que exista otra persona para realizar las adquisiciones. Por lo tanto se considera que, el desconocimiento que tienen los empleados con todos procesos necesarios que conlleva las adquisiciones de mercadería empezando desde la selección de proveedores hasta la requisición de la misma, no les permiten ver el panorama completo sobre el problema que está pasando la empresa, porque tomando en cuenta este proceso permite que la empresa obtenga beneficios y que los artículos no sean comprados con un volumen no deseado.
2.3 PROPUESTA DE LA INVESTIGACIÓN.
Para poder realizar el levantamiento de la información y conocer la situación actual de la empresa Acces@net, el procedimiento se llevó a cabo basándose con el modelo COSO I con sus respectivos componentes los cuales se especifican a continuación.
Ambiente de control
Integridad y valores éticos.
Participación de la junta o comité de auditoría. Filosofía y estilo operativo de la gerencia. Estructura organizacional.
Dedicación a la competencia.
Asignación de autoridad y responsabilidad. Políticas y prácticas de recursos humanos.
Evaluación de riesgos
Objetivo de la información financiera. Riegos de la información financiera. Riesgos de fraude.
Actividades de control
Integración con la valoración de riesgos.
Selección y desarrollo de las actividades de control. Revisión del desempeño.
38 Información y
comunicación
Información para la presentación de reportes financieros. Información sobre el control interno.
Comunicación interna. Comunicación externa.
Monitoreo Evaluaciones continuas y separadas
Presentación de reportes sobre las deficiencias.
2.4 CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO.
En el Capítulo II, la recolección de la información se la realizó mediantes varios métodos y técnicas para tener conocimientos sobre la situación en la que atraviesa la empresa Acces@net, por lo tanto se concluyó lo siguiente.
Se identificó las características de la empresa como la actividad principal, su ubicación, cuantas sucursales tiene, la base legal que la constituye y cuantos son sus proveedores. Para poder desarrollar la investigación se utilizó las modalidades de investigación, los tipos de investigación, métodos, técnicas e instrumentos con el fin de obtener información necesaria sobre el problema en el que atraviesa la empresa acerca de la gestión de compras y la falta de un catálogo y evaluación de proveedores. Con los resultados que se obtuvieron mediante la entrevista a la gerente y encuesta a
los empleados se pudo verificar que el inconveniente que tienen con la gestión de compras es que solo cuentan con una persona para realizar el proceso de adquisición que en este caso es la gerente propietaria, aparte de eso no tienen un selector y evaluador de proveedores por lo tanto es un grave problema porque en el caso de