21. Arquitectura del Sistema
3.6. Conclusiones Parciales del capitulo
La utilización de un ciclo de vida específico para el desarrollo de software, basándose en las condiciones del tipo de problemas que se va a tratar, constituye uno de los pasos muy importantes en el modelamiento del mismo. El ciclo de vida contempla la noción de fases generales que constituyen un marco de situación, estableciendo fases de solución.
La propuesta de metodología en este capítulo está basada en responder a las tres grandes interrogativas que un sistema informático debe seguir: Qué se va a desarrollar?, Cómo se va a modelar y a programar?, Por qué se va a
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Automatizar los procesos?, estructuralmente en cuatro fases importantes que cubre todo el ciclo completo en la administración de los procesos de negocio, en el área académica y financiera de la ESPOCH Extensión Morona Santiago.
Al momento de diseñar el sistema informático, se puede corroborar que en el área académica y financiera existen subprocesos innecesarios que en la actualidad se vienen ejecutando, demorando así la culminación de los mismos.
Todos los procesos a automatizar mejoraran los tiempos de respuesta, logrando garantizar una Eficiente y Eficaz ejecución de los mismos.
La utilización de herramientas BPM permiten controlar y validar los procesos antes de ser automatizados.
La aplicación de una metodología ágil en la ingeniería de software del sistema informático, permite corregir los constantes riesgos que aparecen en cada una de las fases.
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CONCLUSIONES GENERALES
La Aplicabilidad de la Tecnología BPM gestión de proceso de negocio, en las empresas dedicadas al negocio ha tenido un auge muy considerable, ya que por medio de estas tecnología han incrementado sus utilidades elevadas por encima del 25%.
La importancia de esta investigación radica en que se pudo comprobar que no necesariamente se debe aplicar BPM Gestión de Procesos de Negocio a empresas dedicadas al comercio, sino que se puede aplicar a todo tipo de empresas que tienen por objetivo Servicios al cliente, en nuestro caso la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo Extensión Morona Santiago ofrece un servicio de Educación Superior a sus estudiantes.
El 100% de los encuestados están de acuerdo en que todos los procesos académicos y financieros de la Extensión deben ser automatizados, con la finalidad de tener mejores resultados al momento de su ejecución.
Al momento de diseñar el sistema informático, se puede corroborar que en el área académica y financiera existen subprocesos innecesarios que en la actualidad se vienen ejecutando, demorando así la culminación de los mismos
El modelado de los procesos de negocio BPM está adquiriendo gran importancia en la ingeniería del software, priorizando el análisis y modelado de todos los procesos de una cada organización, con la finalidad de conseguir un perfecto conocimiento de las distintas actividades y flujos de trabajo que se siguen para así, más tarde, poder diseñar y construir aplicaciones que sigan escrupulosamente los deseos y necesidades del cliente, sin dejar a un lado la aplicación de un conjunto de métricas de Calidad de Software.
El presente trabajo, puede afirmar que dentro de los múltiples enfoques existentes para la Gestión Administrativa en el ámbito de las organizaciones, la Gestión
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basada en los procesos se presenta como una adecuada herramienta, que puede considerarse como fundamental para orientar a una organización hacia el logro de sus objetivos.
Mediante las estadísticas de nuestra investigación se pude corroborar que de todos los beneficios que nos ofrece la aplicación de las BPM en los procesos académicos y financieros el que más predomina es el beneficio intangible es decir la Satisfacción estudiantil en cuanto a la ejecución de sus procesos.
Para finalizar el presente trabajo, puede afirmarse que dentro de los múltiples enfoques existentes para su aplicación a la Administración en el ámbito de las organizaciones, la gestión basada en los procesos se presenta como una adecuada herramienta, que puede considerarse como fundamental para orientar a una organización hacia el logro de sus objetivos.
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RECOMENDACIONES
Aplicar las herramientas tecnológicas en cuanto a BPM Gestión de Procesos de Negocio, como por ejemplo Bonita BPM a todos los procesos existentes en la Institución.
Una vez comprobados los beneficios al momento de utilizar BPM y estando apegados a las leyes vigentes en cuanto a la Educación Superior, institucionalizar la automatización de todos los procesos referentes a la atención estudiantil.
Todo el presupuesto que se comprometa en la implementación de las BPM en la institución mirarla como una Inversión más no como un Gasto.
Al momento de diseñar un Sistema Informático utilizar metodologías Agiles en cuanto al desarrollo del Software, ya que por medio de estas nos permiten corregir fácilmente los errores y los riesgos que aparecen en toda la vida del software.
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BIBLIOGRAFÍA
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La gestión por procesos: un enfoque de gestión eficiente. Mendoza, La Puntilla.
ESPOCH. (2007). ESPOCH. Recuperado el 10 de mayo de 2015, de Escuela Superior Politécnica de Chimborazo: http://espoch.edu.ec/
ESPOCH, E. P. (2013). Riobamba.
ESPOCH, P. M. (16 de Octubre de 2006). Proyecto de Creación ESPOCH Extensión Morona Santiago. Proyecto de Creación ESPOCH Extensión Morona Santiago. Macas, Morona Santiago, Amazónica.
GARIMELLA, K., LEES, M., & WILLIAMS, B. (2008). Introducción a BPM para Dummies. Indianapolis: Wiley Publishing, Inc.
GIRON, A., & QUISHPE, P. (2008). Estudio Comparativo de Tecnologías BPM - Gestión de Procesos, caso práctico Escuela Superior Politécnica de Chimborazo.
Estudio Comparativo de Tecnologías BPM - Gestión de Procesos, caso práctico Escuela Superior Politécnica de Chimborazo. Riobamba, Chimborazo, Sierra.
Roure, J., Monino, M., & Rodriguez Badal, M. (1997). Gestión Procesos. Barcelona: IESE.
SOLARES, P., BACA, G., & ACOSTA, E. (2014). Administración Informática I, Análisis y Evaluación de Tecnologías de la Informción. Mexico: Grupo Patria Cultural, S.A. DE C.V.
Bouso, A. (2010). Análisis de la gestión estratégica como herramienta para el mejoramiento contínuo en la educación superior. Balance y prospectiva de la Educación Superior en el Marco de los Bicentenarios de América del Sur. Mar del Plata.
ANEXO 1.- ENCUESTA REALIZADA
ENCUESTA PARA EL PERSONAL ADMINISTRATIVO Y ESTUDIANTES DE LA ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO EXTENSIÓN
MORONA SANTIAGO
Para responder a la siguiente encuesta es necesario aclarar que se entiende como procesos académicos a:
Matrícula de estudiantes Regulares.
Matrícula de estudiantes Nuevos.
Retiro de una Asignatura matriculada por un estudiante
Graduación de un estudiante
Homologación de Asignaturas
Aprobación de prácticas pre-profesionales
1. ¿Considera Ud. que el personal Administrativo tiene experiencia en el manejo de los procesos académicos en la ESPOCH Extensión Morona Santiago?
Mucha Poca Ninguna
2. ¿Cree Ud. Que el proceso actual para los procesos académicos de los estudiantes se ejecutan eficientemente?
SI NO
3. ¿Cree Ud. Que el proceso actual para los procesos académicos de los estudiantes se ejecutan eficazmente?
SI NO
4. ¿Considera importante automatizar los procesos académicos de la ESPOCH Extensión Morona Santiago para mejor los tiempos de respuesta hacia el estudiante?
SI NO
5. ¿Conoce Ud. si se ha perdido documentos de los estudiantes que solicitan los procesos académicos?
SI NO
6. Considera Ud. que el personal Administrativo tiene experiencia en el manejo de los procesos financieros en la ESPOCH Extensión Morona Santiago?
SI NO
7. ¿Considera importante automatizar los procesos financieros de la ESPOCH Extensión Morona Santiago para mejor los tiempos de respuesta en el estudiante?
SI NO
8. ¿Conoce Ud. si existe un plan de mejoras que garanticen la seguridad y eficiente ejecución de los procesos financieros en nuestra institución.
SI NO
9. ¿Cree Ud. Que el trato del personal Administrativo de la Institución es Eficiente con respecto a la ejecución de los procesos académico y financieros?
ANEXO 2.- ANÁLISIS DE RIESGOS
1. INTRODUCCIÓN
El realizar el análisis y gestión de riesgos nos ayuda a tomar mejores decisiones creando planes de contingencia para que al momento de desarrollar el proyecto se los pueda tomar y así no sufra mayor consecuencia el proyecto y no pueda paralizarse.
2. IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO
ID RIESGOS CATEGORÍA
R1 El servidor web de la ESPOCH matriz puede no estar disponible para el acceso a la información
R. Técnico
R2 El ancho de banda de la ESPOCH Ext. Morona Santiago se puede saturar por exceso de tráfico en la red.
R. Técnico
R3 El servidor de base de datos recibe más peticiones de las que puede procesar.
R. Técnico
R4 Diseño inadecuado de la base de datos. R. Técnico
R5 El middleware encargado de consumir los recursos web cambia drásticamente su estructura.
R. Técnico
R6 No se cuenta con el personal necesario para la gestión del proyecto. R. Negocios
R7 La secretaria académica y financiera se niega a realizar los procesos utilizando BPM.
R. Negocios
R8 Los departamentos financiero y académico no están suficientemente disponibles para proporcionar información precisa de los requerimientos.
R. del Proyecto
R9 El software tiene una mayor concurrencia de la prevista en el desarrollo del sistema.
R. Técnico
R10 Los requerimientos definidos por los departamentos financiero y académico son confusos.
R. del Proyecto
R11 El software no puede adaptarse a tecnologías futuras. R. Técnico
R12 La tecnología utilizada para el desarrollo del software no es la adecuada y no permite cumplir con los requerimientos no funcionales del software
R. Técnico
R13 El personal docente y administrativo no utilizan el sistema de la manera adecuada.
R. Técnico
R14 La tecnología inicial se sustituye por una nueva, originando dudas en la viabilidad del proyecto.
R. Técnico
R15 La fecha de entrega del proyecto es modificada y no se realiza el ajuste en la planificación
R16 No existe el Hardware adecuado para implementar el proyecto R. Técnico
R17 El equipo de desarrollo no cuenta con la experiencia y conocimientos necesarios para elaborar el proyecto
R. Técnico
R18 La implementación de las BPM en la institución podría no optimizar los procesos financieros y académicos.
R. Negocios
R19 Mayor número de usuarios del software de lo planificado inicialmente.
R. Técnico
R20 El personal docente y administrativo no tienen los conocimientos técnicos para utilizar el software
R. Negocios
Fuente: Autor
1. ANÁLISIS DEL RIESGO
1.1. DETERMINACIÓN DE LA EXPOSICIÓN DEL RIESGO ID
PROBABILIDAD IMPACTO EXPOSICIÓN
PORCENT AJE DESCRIPCI ÓN VALO R IMPACTO VALO R EXPOSICIÓ N VALOR
R1 20% BAJA 1 CRÍTICO 4 MEDIA 4
R2 60% MEDIA 2 BAJO 1 BAJA 2
R3 50% MEDIA 2 BAJO 1 BAJA 2
R4 65% MEDIA 2 CRÍTICO 4 ALTA 8
R5 20% BAJA 1 ALTA 3 MEDIA 3
R6 60% MEDIA 2 CRÍTICO 4 ALTA 8
R7 40% MEDIA 2 ALTA 3 ALTA 6
R8 20% BAJA 1 MODERADO 2 BAJA 2
R9 30% BAJA 1 ALTA 3 MEDIA 3
R10 40% MEDIA 2 MODERADO 2 MEDIA 4
R11 80% ALTA 3 ALTA 3 ALTA 9
R12 30% BAJA 1 MODERADO 2 BAJA 2
R13 35% MEDIA 2 MODERADO 2 MEDIA 4
R14 80% ALTA 3 MODERADO 2 ALTA 6
R15 50% MEDIA 2 MODERADO 2 MEDIA 4
R16 30% BAJA 1 BAJO 1 BAJA 1
R17 30% BAJA 1 MODERADO 2 BAJA 2
R19 30% BAJA 1 ALTO 3 MEDIA 3
R20 30% BAJA 1 MODERADO 2 BAJA 2
Fuente: Autor
1.1.1. DETERMINACIÓN DE LA PRIORIDAD DEL RIESGO
ID EXPOSICIÓN PRIORIDAD EXPOSICIÓN VALOR R11 ALTA 9 1 R4 ALTA 8 2 R6 ALTA 8 3 R7 ALTA 6 4 R14 ALTA 6 4 R1 MEDIA 4 5 R10 MEDIA 4 5 R13 MEDIA 4 5 R15 MEDIA 4 5 R18 MEDIA 4 5 R5 MEDIA 3 6 R9 MEDIA 3 6 R19 MEDIA 3 6 R2 BAJA 2 7 R3 BAJA 2 7 R8 BAJA 2 7 R12 BAJA 2 7 R17 BAJA 2 7 R20 BAJA 2 7 R16 BAJA 1 8 Fuente: Autor
HOJA DE INFORMACIÓN DEL RIESGO
ID DEL RIESGO: R11 FECHA: 20/01/2015
PROBABILIDAD: 80% (ALTA) IMPACTO: 3 (ALTA) EXPOSICIÓN: 9 (ALTA) PRIORIDAD: 1
DESCRIPCIÓN: El software no puede adaptarse a tecnologías futuras
REFINAMIENTO:
Dado que los componente del sistema son reutilizables deben ajustarse a los requerimientos de nuestro software entonces existe la preocupación de que estos componentes reutilizables no se adapten a tecnologías futuras porque cumplen un diseño estándar para ser escalable llevando como resultado que el software no preste servicios a la institución
CAUSAS:
● No se maneja un estándar de diseño del sistema el cual en un futuro pueda evolucionar y ser escalable ● La utilización de tecnología para el desarrollo de software es desactualizada
● Diseño de software no se podría adaptar y escalar CONSECUENCIAS:
● El sistema no puede ser reutilizado
● El sistema deja de proporcionar los servicios en la institución REDUCCIÓN:
● Utilización de tecnología que pueda brindar un desarrollo escalable
● Planificación de la implementación de un diseño de software que se pueda adaptar a tecnologías futuras
SUPERVISIÓN:
● Verificar y controlar que los componentes del sistema siempre estén actualizados GESTIÓN:
● Cambio en el diseño del software
● Implementar un nuevo diseño de software de manera que el sistema pueda ser escalable ESTADO ACTUAL:
FASE DE REDUCCIÓN INICIAL FASE DE SUSPENSIÓN FASE DE GESTIÓN
Fuente: Autor
HOJA DE INFORMACIÓN DEL RIESGO
ID DEL RIESGO: R4 FECHA: 20/01/2015
PROBABILIDAD: 65%
(MEDIA)
IMPACTO: 4
(Crítico)
EXPOSICIÓN: 8 (Alta) PRIORIDAD: 2
DESCRIPCIÓN: Diseño inadecuado de la base de datos.
REFINAMIENTO:
Dado que el diseño de la base datos es inadecuado, entonces existe la preocupación de que exista problemas con el manejo de la información. Teniendo como resultado inconsistencia en los datos y en consecuencia datos redundantes o incorrectos.
CAUSAS:
● Mala definición de los requerimientos
● Mala documentación
● Cambios de requerimientos del usuario CONSECUENCIAS:
● Inconsistencia de Datos
● Redundancia de Datos
● Datos incorrectos
REDUCCIÓN:
● Establecer una buena comunicación entre el desarrollador y el usuario ● Definir concretamente los requisitos del usuario.
SUPERVISIÓN:
● Reuniones usuario – desarrollador
● Jefe de Proyecto pendiente del Diseño de la BD del sistema GESTIÓN:
● Usuario pendiente con lo que solicita acerca del Diseño de la Base de Datos ● Capacitación del personal acerca del funcionamiento de la institución ● Respaldo de la documentación del desarrollo del proyecto
ESTADO ACTUAL:
FASE DE REDUCCIÓN INICIAL FASE DE SUSPENSIÓN FASE DE GESTIÓN
Fuente: Autor
HOJA DE INFORMACIÓN DEL RIESGO
ID DEL RIESGO: R6 FECHA: 20/01/2015
PROBABILIDAD: 60% (MEDIA) IMPACTO: 4
(CRÍTICO)
EXPOSICIÓN: 8
(ALTA)
PRIORIDAD: 3
DESCRIPCIÓN: No se cuenta con el personal necesario para la gestión del proyecto.
REFINAMIENTO:
Dado que no se cuenta con el personal necesario para la gestión del proyecto, entonces es preocupante que en este proyecto no se pueda contar con el personal calificado. Teniendo como resultado el mal desempeño en el desarrollo del sistema dando lugar al retraso en la entrega del proyecto y por consecuencia puede dar lugar a la suspensión del proyecto. CAUSAS:
● El personal no tiene mucha experiencia en el ámbito de desarrollo. ● Falta de conocimiento para poder llevar adelante el desarrollo del sistema. ● Equivocación en la asignación del personal.
CONSECUENCIAS:
● Mal desempeño en el desarrollo del sistema. ● Retraso en la entrega del proyecto.
REDUCCIÓN:
● Desarrollar el proyecto con el personal necesario. ● Asignar a cada uno el trabajo correspondiente. ● Verificar que falencia tiene cada área de la institución. SUPERVISIÓN:
● Verificar el desarrollo del trabajo de cada empleado. ● Reuniones con los desarrolladores.
GESTIÓN:
● Buscar más personal especializado y capacitado.
ESTADO ACTUAL:
FASE DE REDUCCIÓN INICIAL FASE DE SUSPENSIÓN FASE DE GESTIÓN
Fuente: Autor
HOJA DE INFORMACIÓN DEL RIESGO
ID DEL RIESGO: R6 FECHA: 20/01/2015
PROBABILIDAD: 60% (MEDIA) IMPACTO: 4
(CRÍTICO)
EXPOSICIÓN: 8
(ALTA)
PRIORIDAD: 3
DESCRIPCIÓN: No se cuenta con el personal necesario para la gestión del proyecto.
REFINAMIENTO:
Dado que no se cuenta con el personal necesario para la gestión del proyecto, entonces es preocupante que en este proyecto no se pueda contar con el personal calificado. Teniendo como resultado el mal desempeño en el desarrollo del sistema dando lugar al retraso en la entrega del proyecto y por consecuencia puede dar lugar a la suspensión del proyecto. CAUSAS:
● El personal no tiene mucha experiencia en el ámbito de desarrollo. ● Falta de conocimiento para poder llevar adelante el desarrollo del sistema. ● Equivocación en la asignación del personal.
CONSECUENCIAS:
● Mal desempeño en el desarrollo del sistema. ● Retraso en la entrega del proyecto.
● Suspensión del proyecto.
REDUCCIÓN:
● Desarrollar el proyecto con el personal necesario. ● Asignar a cada uno el trabajo correspondiente. ● Verificar que falencia tiene cada área de la institución. SUPERVISIÓN:
● Verificar el desarrollo del trabajo de cada empleado. ● Reuniones con los desarrolladores.
GESTIÓN:
● Buscar más personal especializado y capacitado.
ESTADO ACTUAL:
FASE DE REDUCCIÓN INICIAL FASE DE SUSPENSIÓN FASE DE GESTIÓN
Fuente: Autor
HOJA DE INFORMACIÓN DEL RIESGO
ID DEL RIESGO: R7 FECHA: 20/01/2015
PROBABILIDAD: 40%
(MEDIA)
IMPACTO: 3 (ALTA) EXPOSICIÓN: 6
(ALTA)
PRIORIDAD: 4
DESCRIPCIÓN: La secretaria académica y financiera se niega a realizar procesos utilizando BPM
REFINAMIENTO:
Dado que las secretarías financiera y académica no tienen experiencia manejando software BPM entonces existe la preocupación de que los desarrolladores implementen un software el cual nadie quiera utilizar y no sea de utilidad para la institución donde funciona el software. Teniendo como resultado el desarrollo de un software BPM sin ningún beneficio por tanto existe un desperdicio de recursos
CAUSAS:
● Falta de conocimientos al manejar software actualizados que permitan automatizar los procesos
● Temor a que los sistemas desarrollados puedan reemplazar el trabajo de las secretarias por lo tanto pongan en peligro su empleo
● La automatización de procesos permite la menor intervención humana es posible que las secretarias se sientan en obligación de entregar los procesos por ellas mismas aunque no sea necesario
CONSECUENCIAS:
● Desarrollo de un software BPM sin ningún beneficio por tanto existe un desperdicio de recursos REDUCCIÓN:
● Capacitación al personal académico y financiero que se resiste a utilizar un software BPM
● Legalizar contratos de trabajo para que en dicho contrato se obligue a las secretarías financieras y académicas a utilizar procesos de forma automatizada
● Incentivar al personal académico y financiero para que se motiven a utilizar un software BPM
● Tener comunicación fluida con el personal académico y financiero para saber cuáles son las molestias y restricciones que presentan para utilizar el software BPM para hacer los procesos
SUPERVISIÓN:
● Verificar que las secretarías tanto académicas como financieras hagan cumplir su trabajo conforme dicta en el contrato de trabajo
GESTIÓN:
● Reemplazo a personal que se niegue a utilizar software BPM
● Contratar personal capacitado en el ámbito de manejo de software BPM ESTADO ACTUAL:
FASE DE REDUCCIÓN INICIAL FASE DE SUSPENSIÓN FASE DE GESTIÓN
HOJA DE INFORMACIÓN DEL RIESGO
ID DEL RIESGO: R14 FECHA: 20/01/2015
PROBABILIDAD: 80% (ALTA) IMPACTO: 2
(MODERADO)
EXPOSICIÓN: 6 (ALTA) PRIORIDAD: 4
DESCRIPCIÓN: La tecnología inicial se sustituye por una nueva, originando dudas en la viabilidad del proyecto.
REFINAMIENTO:
Dado que la tecnología inicial se sustituye por una nueva, originando dudas en la viabilidad del proyecto y puede ocasionar graves problemas entonces es preocupante que los componentes actuales no se adapten a la nueva tecnología. Teniendo como resultado el retraso de la entrega del proyecto por no tener las información necesaria sobre la nueva tecnología.
CAUSAS:
● La tecnología inicial es muy obsoleta.
● La nueva tecnología nos ayuda a cumplir con los requerimientos planteados. CONSECUENCIAS:
● Retraso en la entrega del proyecto.
● El desarrollador no cuenta con la información necesaria de la nueva tecnología.
REDUCCIÓN:
● Extender la fecha de entrega del proyecto. ● Actualizar todos los componentes.
SUPERVISIÓN:
● Verificar el cumplimiento de las funcionalidades del sistema. ● Adaptar los componentes actuales a la nueva tecnología.
GESTIÓN:
● Cambiar la tecnología del sistema a la que soporte los componentes.
ESTADO ACTUAL:
FASE DE REDUCCIÓN INICIAL FASE DE SUSPENSIÓN FASE DE GESTIÓN
Fuente: Autor
HOJA DE INFORMACIÓN DEL RIESGO
ID DEL RIESGO: R1 FECHA: 20/01/2015
PROBABILIDAD: 20%
(BAJA)
IMPACTO: 4
(CRÍTICO)
EXPOSICIÓN: 4 (MEDIA) PRIORIDAD: 5
REFINAMIENTO:
Dado que no se podría establecer comunicación con el servidor de la ESPOCH matriz entonces es preocupante que el funcionamiento del sistema se inutilice totalmente ya que no se puede acceder a la información necesaria. Teniendo como resultado la falla completa del sistema.
CAUSAS:
● El servicio de proveedor de internet de la ESPOCH matriz no está siendo utilizado. ● El servidor de la ESPOCH matriz no pueda procesar todas las peticiones pendientes.
● El protocolo de comunicación utilizado para establecer conexión con el servidor de la ESPOCH matriz no se encuentra en funcionamiento.
CONSECUENCIAS:
● Los procesos de los cuales depende el sistema del servidor de la ESPOCH matriz quedarán inválidos.
REDUCCIÓN:
● Tener un sistema de comunicación secundario en caso de que no funcionase el principal.
SUPERVISIÓN:
● Verificar que siempre exista la conexión con el servidor