CONCLUSIONES - Propuesta para la automatización de los procesos de gestión contractual en la Un

Después de un estudio detallado acerca de la contratación realizada en la Universidad Distrital Francisco José de Caldas en los últimos cuatro años se evidenció que la modalidad más utilizada es la contratación directa, dentro de la cual el tipo de contratación más común ha sido contratación por prestación de servicios, razón por la cual se escogió el proceso GC-PR-002, contratación CPS para la propuesta de automatización, donde se observó que los procesos se realizan de forma manual y los documentos exigidos deben ser entregados en físico, en algunas ocasiones pueden presentar demoras al contener errores o documentación incompleta. Por todo lo anterior el aplicativo proporciona una oportunidad de mejora, automatizando los procesos de contratación, obteniendo como resultado que los procesos sean más sencillos al hacer que algunas actividades se ejecuten de manera automática con ayuda de tareas Script o de Servicio, convirtiendo el modelo de contratación en una aplicación ejecutable de fácil manejo que ofrece beneficios para la Universidad como lo es el hecho de que los participantes pueden visualizar el estado de un proceso específico así como también estadísticas de todos los procesos realizados en la contratación a través del portal de trabajo.

La automatización de procesos permite entendedor todos los procesos de forma detallada de tal forma que cualquier persona que inicie a interactuar con el sistema pueda familiarizarse fácilmente, además de ello por medio del aplicativo utilizado para la automatización el proceso GC-PR-002, Contratación CPS se obtienen indicadores que permite llevar un control de todos los casos que se iniciaron, finalizaron (con o sin éxito) y los que se encuentran en marcha.

Debido a que la propuesta de automatización puede ser aplicada en todos los procesos de gestión contractual, se podrá observar de forma clara todos los contratos realizados en la Universidad Distrital, gracias a la estadística disponible en el aplicativo (BIZAGI), facilitando así la transición que se pueda realizar más adelante entre la Universidad y el SECOP II.

Con la automatización se elimina el tránsito y acumulación de papel, ya que todo se hace a través del aplicativo y muchos de las actividades manuales serán actividades automáticas que reducirán el tiempo de ejecución de las mismas.

Bibliografía

Bizagi. (02 de 11 de 2018). Artefactos. Obtenido de Bizagi:

http://help.bizagi.com/bpm-suite/es/index.html?artifacts.htm

Bizagi. (07 de 10 de 2018). Bizagi. Obtenido de http://help.bizagi.com/bpm- suite/es/index.html?glosario.htm

Bizagi. (12 de 10 de 2018). Bizagi Modeler. Obtenido de Bizagi:

http://help.bizagi.com/bpm-suite/es/index.html?productos_relacionados.htm Bizagi. (12 de 10 de 2018). Bizagi Studio. Obtenido de Bizagi:

http://help.bizagi.com/bpm-suite/es/

Bizagi. (7 de 10 de 2018). BPMN. Obtenido de Bizagi: http://help.bizagi.com/bpm- suite/es/index.html?what_to_avoid_when_process_model.htm

Bizagi. (3 de 10 de 2018). Glosario. Obtenido de Bizagi: http://help.bizagi.com/bpm- suite/es/index.html?glosario.htm

Bizagi. (9 de 10 de 2018). Modelado para Ejecución. Obtenido de Bizagi: http://help.bizagi.com/bpm-

suite/es/index.html?propiedades_de_las_tareas.htm

Bizagi. (9 de 10 de 2018). Plataforma de Negocios Digitales de Bizagi. Obtenido de Bizagi: http://help.bizagi.com/bpm-suite/es/index.html?overview.htm

BPMN. (03 de 11 de 2018). Carriles. Obtenido de BPMN: https://www.lucidchart.com/pages/es/simbolos-bpmn

Caldas, U. D. (15 de 10 de 2018). Acuerdo N° 03 11 de marxp de 2015. Obtenido de Universdad Distrital Francisco José de Caldas:

https://sgral.udistrital.edu.co/xdata/csu/acu_2015-03.pdf

Caldas, U. D. (02 de 11 de 2018). CONTRATOS SUSCRITOS POR LA

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS. Obtenido de Universidad Distrital Francisco José de Caldas:

http://www1.udistrital.edu.co:8080/web/oficina-asesora-juridica/contratos- realizados?fbclid=IwAR0b2r4GUtRODebfdqjRQL2zphDPxdmK8Efgw7iT3N_l 9M-gPn-5_hZ2BtE

caldas, U. D. (15 de 10 de 2018). Oficina Asesora de Planeación y Control. Obtenido de Universidad Distrital Francisco José de caldas :

http://planeacion.udistrital.edu.co:8080/sigud/pa/gc

Caldas, U. D. (05 de 10 de 2018). Resolución 003-2016. Obtenido de Universidad Distrital Francisco José de Caldas:

http://cidc.udistrital.edu.co/web/documentos/normatividad/normograma/contr atacion/res_2016-003regla_prestacion_servicios.pdf

Hitpass, B. (2017). Business Process Managenent Fundamentos y Conceptos de Implementación. En B. Hitpass, Business Process Managenent

Fundamentos y Conceptos de Implementación (pág. 16). Santiago de Chile : BHH Ltda.

Juridica, O. A. (9 de 10 de 2018). Universidad Distrital Francisco Jose de Caldas. Obtenido de Universidad Distrital Francisco Jose de Caldas:

http://www1.udistrital.edu.co:8080/web/oficina-asesora-juridica/contratos- realizados

SIGUD. (6 de 4 de 2018). Universidad Distrital FJC. Obtenido de Universidad Distrital FJC:

http://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/SIGUD%202018/Gestion%20 Contractual/GC-PR-002/#normal

ÍNDICE TEMÁTICO

A

Actividades, 78 Atributos, 4, 5, 46, 47, 48, 49, 50 Automatización, 3, 8, 10, 14, 16, 19, 36, 86

B

BIZAGI, 3, 10, 78 BPMN, 3, 8, 10, 14, 16, 19, 36, 86

C

Contenedor, 5, 7, 8, 9, 15, 20, 21, 22, 23, 28, 30, 32, 33, 35, 36, 38, 39, 40, 41, 42, 43, 44, 47, 50, 55, 56, 57, 59, 61, 62, 63, 65, 66, 67, 68, 69, 70, 74, 75, 76, 80, 84, 85 Contraseña, 71 correo, 6, 7, 37, 38, 39, 43, 44, 64, 65, 66, 83 CPS, 3, 5, 8, 9, 30, 32, 35, 36, 40, 44, 62, 63, 85

D

Dependencia, 37, 40, 41, 42, 43, 51, 53, 55, 57, 67, 68, 73 Directa, 21, 23

E

Entidad, 20 Evento, 21, 23

F

formas, 33, 50, 51, 74, 76

G

GC-PR-003, 66, 72 Grupo, 51

M

Modelamiento, 20 Modelo, 7, 33, 35, 38, 54, 55, 57, 68, 72

N

Nota, 7, 68, 72

O

Organigrama, 66, 72

P

Portal, 7, 33, 35, 38, 54, 55, 57, 68, 72 Portal de trabajo, 7, 68, 72 Posición, 3, 5, 8, 9, 30, 32, 35, 36, 40, 44, 62, 63, 85 Proceso, 5, 6, 44, 52, 53, 55, 56, 57, 58 Propuesta, 6, 10, 20, 52, 64, 66, 72, 76, 81 proyecto, 33, 50, 51, 74, 76

S

Script, 33, 35, 40, 64, 68, 71, 72, 76, 80, 81, 82 Sistema, 4, 5, 46, 47, 48, 49, 50 Solicitante, 37, 40, 41, 42, 43, 51, 53, 55, 57, 67, 68, 73

T

Tarea, 5, 7, 8, 9, 21, 23, 24, 25, 30, 40, 43, 53, 65, 85

U

Usuario, 6, 10, 20, 52, 64, 66, 72, 76, 81 Usuarios, 33, 35, 40, 64, 68, 71, 72, 76, 80, 81, 82

V

Validaciones, 3, 19, 20, 35, 40, 71, 72, 85, 86

7. ANEXOS

ANEXO A

. código RStudio

Versión RStudio: RStudio Desktop v1.1.463

Código Año 2015

se importan los datos desde Excel “BASE 2015” en RStudio Código para el grafico de cantidad de contratos por modalidad

> table(BASE_2015$`TIPO CONTRATACION`)

> table(BASE_2015$`TIPO CONTRATACION`)->CONTRATO > barplot(CONTRATO)

> barplot(CONTRATO, xlab = "MODALIDAD", ylab = "CANTIDAD")

Código para la tabla de Tipo de contrato

> table(BASE_2015$TIPOLOGIA) > table(BASE_2015$TIPOLOGIA)->TIPO > View(TIPO)

Código para la tabla relacionada de contratos por contratación directa

> TABLA<-BASE_2015[BASE_2015$`TIPO CONTRATACION`=="DIRECTA",] > TABLA<-TABLA$`TIPO DE CONTRATO`

> View(table(TABLA))

Código año 2016

se importan los datos desde Excel “BASE 2015” en Rstudio Código para el grafico de cantidad de contratos por modalidad

> table(BASE_2016$`TIPO CONTRATACION`)

> table(BASE_2016$`TIPO CONTRATACION`)->CONTRATO > barplot(CONTRATO)

> barplot(CONTRATO, xlab = "MODALIDAD", ylab = "CANTIDAD")

Código para la tabla de Tipo de contrato

> table(BASE_2016$TIPOLOGIA) > table(BASE_2016$TIPOLOGIA)->TIPO > View(TIPO)

Código para la tabla de contratos por contratación directa

> TABLA<- BASE_2016 [BASE_2016$`TIPO CONTRATACION`=="DIRECTA",] > TABLA<-TABLA$`TIPO DE CONTRATO`

> View(table(TABLA))

Código año 2017

se importan los datos desde Excel “BASE 2015” en Rstudio Código para el grafico de cantidad de contratos por modalidad

> table(BASE_2017$`TIPO CONTRATACION`)

> table(BASE_2017$`TIPO CONTRATACION`)->CONTRATO > barplot(CONTRATO)

> barplot(CONTRATO, xlab = "MODALIDAD", ylab = "CANTIDAD")

Código para la tabla de Tipo de contrato

> table(BASE_2017$TIPOLOGIA) > table(BASE_2017$TIPOLOGIA)->TIPO > View(TIPO)

Código para la tabla relacionada de contratos por contratación directa

> TABLA<- BASE_2017 [BASE_2017$`TIPO CONTRATACION`=="DIRECTA",] > TABLA<-TABLA$`TIPO DE CONTRATO`

> View(table(TABLA))

Código año 2018

se importan los datos desde Excel “BASE 2015” en Rstudio Código para el grafico de cantidad de contratos por modalidad

> table(BASE_2018$`TIPO CONTRATACION`)

> table(BASE_2018$`TIPO CONTRATACION`)->CONTRATO > barplot(CONTRATO)

> barplot(CONTRATO, xlab = "MODALIDAD", ylab = "CANTIDAD")

Código para la tabla de Tipo de contrato

> table(BASE_2018$`Tema gasto o inversion`) > table(BASE_2018$`Tema gasto o inversion`)->TIPO > View(TIPO)

Código para la tabla relacionada de contratos por contratación directa

> TABLA<- BASE_2018 [BASE_2018$`TIPO CONTRATACION`=="DIRECTA",] > TABLA<-TABLA$`TIPO DE CONTRATO`

MANUAL DE

INSTALACIÓN Y

REQUERIMIENTOS

BIZAGI

En este manual encontrará los pasos necesarios para la instalación de Bizagi

Studio y la creación de un nuevo proyecto.

Elaborado por Angie Roa Anni Zúñiga

MANUAL DE INSTALACIÓN Y

REQUERIMIENTOS BIZAGI

STUDIO V.11.1

Contenido

MANUAL DE INSTALACIÓN BIZAGI STUDIO V.11.1 ... 2 REQUERIMIENTOS PARA ACTIVAR LAS NOTICACIONES ... 7 Instalación del servidor SMTP activar las notificaciones automáticas ... 7 Configuración del IIS ... 8 VERIFICACIONES PARA INICIAR UN PROYECTO EN BIZAGI ... 11 CREAR UN NUEVO PROYECTO ... 12

MANUAL DE INSTALACIÓN Y

REQUERIMIENTOS BIZAGI

STUDIO V.11.1

MANUAL DE INSTALACIÓN BIZAGI STUDIO V.11.1

Para la instalación de Bizagi Studio se requiere un sistema operativo de 64 bits instalado. 1. Ingresar a la url: https://www.bizagi.com/es/productos/bpm-suite/studio

Para ver los requerimientos del sistema ingrese a http://help.bizagi.com/bpm- suite/es/index.html?requerimientos_enterprise_net.htm

STUDIO V.11.1

7. Escoja la ruta o de clic en siguiente si desea escoger la ruta predeterminada.

8. Marque la casilla, si desea que bizagi le envíe notificaciones acerca de nuevas versiones disponibles. De clic en siguiente.

MANUAL DE INSTALACIÓN Y

REQUERIMIENTOS BIZAGI

STUDIO V.11.1

9. Clic en instalar

10. Al terminar la instalación, seleccione reiniciar el computador y de clic en finalizar

Nota: En algunas ocasiones Bizagi le pedirá un usuario y contraseña para crear un proyecto: Login: sa

MANUAL DE INSTALACIÓN Y

REQUERIMIENTOS BIZAGI

STUDIO V.11.1

REQUERIMIENTOS PARA ACTIVAR LAS NOTICACIONES

1. Contar con un Servidor SMTP 2. Configuración del IIS

MANUAL DE INSTALACIÓN Y

REQUERIMIENTOS BIZAGI

STUDIO V.11.1

VERIFICACIONES PARA INICIAR UN PROYECTO EN

BIZAGI

1. Diríjase al icono de búsqueda y escriba servicios. De clic sobre servicios

MANUAL DE INSTALACIÓN Y

REQUERIMIENTOS BIZAGI

STUDIO V.11.1

CREAR UN NUEVO PROYECTO

Abra Bizagi e inicie sesión en la ventana emergente o simplemente de clic en cerrar.

Clic en nuevo proyecto, asigne el nombre, la ubicación y clic en siguiente.

Para la realización de este manual se tuvo las recomendaciones de BIzgi. Disponibles en http://help.bizagi.com/bpm-suite/es/index.html?instalacion_enterprise_net.htm

MANUAL DE

Descripción del proceso

El proceso inicia con la identificación de la necesidad por parte de la dependencia solicitante, una vez creada la necesidad se envía a la Vicerrectoría Administrativa y Financiera para ser incluida en el Plan Anual de Adquisición. Después de incluida la necesidad la dependencia solicitante realiza los estudios previos y solicita el certificado de no existencia de personal en planta a Recursos Humanos, al tiempo se crea la necesidad en el SiCapital. La solicitud de necesidad debe ser firmada por el jefe de dependencia para su posterior remisión al profesional ordenador del gasto, quien verifica el cumplimiento de los requisitos de la solicitud, en caso de no cumplir se devuelve a la dependencia, de lo contrario el jefe ordenador del gasto aprueba la necesidad en el sistema SiCapital. El profesional ordenador del gasto solicita el certificado de disponibilidad presupuestal ante la división de Recursos Financieros, una vez estos últimos generen respuesta, el profesional ordenador del gasto aprueba o no la solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal, de no aprobarse se notifica a la dependencia solicitante, en caso contrario se verifica su conformidad, de no estar conforme se solicita la modificación, si está conforme se pide la carpeta con los documentos requeridos al profesional de la dependencia solicitante para la contratación. El profesional de la dependencia solicitante verifica que la persona a contratar está inscrita en el banco de proveedores, de no ser así se solicita la inscripción; si la persona se encuentra inscrita el profesional de la dependencia le solicita los documentos, una vez recibidos, los organiza y envía al ordenador del gasto, quien los verifica, en caso de no contener toda la documentación requerida se notifica a la dependencia solicitante, de lo contrario se remiten a la Oficina Asesora Jurídica todos los documentos necesarios para la elaboración del contrato.

El proceso GC-PR-002, contratación CPS está constituido por tres subprocesos y un evento. Se definirá de la siguiente manera

AUTOMATIZACIÓN DEL

PROCESO GR-PR-OO2,

CONTRATACIÓN CPS

AUTOMATIZACIÓN DEL

PROCESO GR-PR-OO2,

CONTRATACIÓN CPS

El sub-proceso Aprobar la Solicitud se verá de la siguiente manera:

AUTOMATIZACIÓN DEL

PROCESO GR-PR-OO2,

CONTRATACIÓN CPS

1. MODELO DE PROCESO

Una vez abierto el nuevo proyecto en Bizagi, clic en nuevo proceso.

AUTOMATIZACIÓN DEL

PROCESO GR-PR-OO2,

CONTRATACIÓN CPS

Automáticamente se abrirá el modelador de procesos. Modele el diagrama de proceso creando dos carriles, tres fases y cámbieles el nombre.

Clic derecho sobre el subproceso identificar la necesidad y seleccione editar subproceso.

Diagrame el siguiente flujo

AUTOMATIZACIÓN DEL

PROCESO GR-PR-OO2,

CONTRATACIÓN CPS

Para el subproceso Aprobar la Solicitud el diagrama deberá verse así

AUTOMATIZACIÓN DEL

PROCESO GR-PR-OO2,

CONTRATACIÓN CPS

Transformación de una tarea

Para transformar el tipo de tarea deseado clic derecho sobre la actividad, luego seleccione el tipo de tarea y se escoge la tarea de la siguiente forma.

Parámetros adicionales para tareas

Una vez finalizada la transformación de todas las tareas, se deben adicionar algunos parámetros en la configuración de las tareas en cada subproceso. Para ello clic derecho en la tarea y seleccione propiedades

AUTOMATIZACIÓN DEL

PROCESO GR-PR-OO2,

CONTRATACIÓN CPS

Ingrese una Descripción. seleccione Runtime para activar las notificaciones y establecer la duración de la actividad.

Para cada una de las actividades en los subprocesos ingrese la siguiente información:

SUBPROCESO: IDENTIFICAR LA NECESIDAD Actividad Tipo de

tarea

Descripción Duración Notificación por Email Identificar la Necesidad Tarea de Usuario La Dependencia Solicitante identifica los bienes y/o servicios a ser contratados

24 ✔ Enviar Necesidad para ser Incluida al PAA Tarea Script La dependencia solicitante debe registrar la relación de bienes y servicios en el formato GC-PR-001-FR-001 y enviarlo a la Vicerrectoría Administrativa y Financiera. 24 ✔ Realizar Estudios Previos Tarea de Usuario La dependencia solicitante deberá elaborar los estudios previos según lo dispuesto en el acuerdo 262 del 2 de junio de 2015 24 ✔ Diligenciar Formato de certificado Tarea de Usuario

Diligenciar el formato, para solicitar el certificado de no existencia de personal en planta

AUTOMATIZACIÓN DEL

PROCESO GR-PR-OO2,

CONTRATACIÓN CPS

Crear la Necesidad Tarea de Servicio

Detalle de las razones que justifican la contratación 24 ✔ Solicitar Certificado de No Existencia Tarea Script

Detalle de las razones que justifican la contratación 24 ✔ Firmar la Solicitud de Necesidad Tarea de Usuario El jefe de la dependencia solicitante firma la solicitud de contratos de prestación de servicios y la anexa al portal de trabajo para su posterior remisión. 24 ✔ Remitir la Necesidad Tarea Script Se envía la necesidad al ordenador del gasto por medio de correo electrónico automático.

24 ✔

SUBPROCESO: APROBAR SOLICITUD Actividad Tipo de Actividad Descripción 24 _✔ Verificar Solicitud Tarea de Usuario El ordenador de gasto verifica la correspondencia con el Plan Anual de Adquisiciones, adjuntando observaciones de ser necesario. 24 ✔ Devolver a la Dependencia Solicitante

In document Propuesta para la automatización de los procesos de gestión contractual en la Universidad Distrital Francisco José de Caldas (página 79-191)