Secretaría de Gobierno
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y ENTREGA DE
SOLICITUD COMPROBACIÓN DE RECURSOS MINISTRADOS
C
¿SON CORRECTOS LOS DATOS? NO SI UNIDAD PRESUPUESTAL OFICIO O ELABORA, FOTOCOPIA Y RECABA ACUSE RECIBO DE ARRENDAMIENTO 1 OFICIO 1 UNIDAD PRESUPUESTAL C OFICIO O RECIBE RECIBO DE ARRENDAMIENTO UNIDAD PRESUPUESTAL CORRECTO O C OFICIO O ELABORA, ENVÍA Y RECABA ACUSE RECIBO DE ARRENDAMIENTO INCORRECTO O OFICIO 1 C 3 3
Manual Específico de Procedimientos
Vo.Bo, Unidad Administrativa Revisión:
Departamento de Recursos Financieros Emisión:
Unidad Administrativa
Oficina de Desarrollo Organizacional Junio 2010 Autorización: Secretaría de Gobierno 33 ARRENDADOR RECIBE Y VERIFICA DATOS RECIBO DE ARRENDAMIENTO O
¿SON CORRECTOS LOS DATOS? NO SI DEVUELVE RECIBO DE ARRENDAMIENTO O ARRENDADOR 2 ENTREGA Y RECABA FIRMA CHEQUE O DE RETENCIÓNCONSTANCIA O PÓLIZA CHEQUE O 2 CONSTANCIA DE RETENCIÓN 1 SELLA DE PAGADO RECIBO DE ARRENDAMIENTO O PÓLIZA CHEQUE O CONSTANCIA DE RETENCIÓN 1 FIN C
Nombre: Objetivo: Frecuencia: 34 Vo.Bo Autorización Secretaría de Gobierno Unidad Administrativa Oficina de Desarrollo Organizacional Unidad Administrativa Departamento de Recursos Financieros Revisión Emisión Junio 2010 Manual Específico de Procedimientos
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
Procedimiento
Normas
Realizar la cancelación de los cheques emitidos erróneamente.
La cancelación de Cheques se realizará cuando algún beneficiario (arrendador o representante de la unidad presupuestal) reciba un Cheque y manifieste que los datos son incorrectos y cuente con la autorización del Jefe del Departamento de Recursos Financieros.
El Cheque deberá tener legible el sello de cancelado. Cancelación de Cheques.
35 Junio 2010 Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Oficina de Contabilidad 1 2 3
4
Verifica en el Cheque original y la Póliza Cheque original el error. Sella de cancelado el Cheque original y la Póliza Cheque original.
Emite el Cheque Corregido original y la Póliza Cheque Corregida original, entrega al beneficiario el Cheque Corregido original y procede a archivar de manera cronológica definitiva la Póliza Cheque Corregida original. Ordena y archiva de manera cronológica definitiva el Cheque Cancelado y Póliza Cheque Cancelada originales para su custodia.
Manual Específico de Procedimientos SECRETARÍA DE GOBIERNO Unidad Administrativa Cancelación de cheques Vo.Bo, Unidad Administrativa Revisión:
Departamento de Recursos Financieros Emisión:
Unidad Administrativa Oficina de Desarrollo Organizacional
Junio 2010 Autorización: Secretaría de Gobierno 36 INICIO VERIFICA EL ERROR CHEQUE O PÓLIZA CHEQUE O EMITE Y ENTREGA CHEQUE CORREGIDO O PÓLIZA CHEQUE CORREGIDA O ¿FUE AUTORIZADA LA CANCELACIÓN? NO SI ENTREGA CHEQUE O PÓLIZA CHEQUE O BENEFICIARIO FIN SELLA DE CANCELADO CHEQUE O PÓLIZA CHEQUE O ORDENA CHEQUE CANCELADO O PÓLIZA CHEQUE CANCELADA O C FIN SOLICITA AUTORIZACIÓN JEFE DEL DEPARTAMENT O DE RECURSOS FINANCIEROS BENEFICIARIO C C
Nombre: Objetivo: Frecuencia: 37 Vo.Bo Autorización Secretaría de Gobierno Unidad Administrativa Oficina de Desarrollo Organizacional Unidad Administrativa Departamento de Recursos Financieros Revisión Emisión Junio 2010 Manual Específico de Procedimientos
Procedimiento
Normas
Emisión, entrega y comprobación de Cheques Prefirmados.
Emitir cheques para el pago de estímulo a estudiantes destacados beneficiados por el Programa Estatal de Becas, entregarlos a la Dirección General del Sistema Estatal de Becas y recibir la comprobación de los mismos.
La Emisión de Cheques Prefirmados únicamente se realizará para el pago de "Estímulo a Estudiantes Destacados ".
La Dirección General del Sistema Estatal de Becas, remitirá a la Dirección General de Innovación Tecnológica de la Secretaría de Finanzas y Planeación a través de Oficio, la Base de Datos de los beneficiarios del Programa Estatal de Becas, mismo que señalará periodo, total de beneficiarios y monto de la misma, y deberá turnar copia de conocimiento a la Unidad Administrativa de la Secretaría de Gobierno, inclusive en aquellos casos en que dicha base deba modificarse.
Del Listado de Órdenes de Pago autorizado por la Oficina de Cuentas por Pagar, se validará contra la Base de Datos del Programa de Caja de la Secretaría de Finanzas y Planeación la siguiente información:
- Número de Orden de Pago - Periodo de Pago
- Número de cheques a expedir - Monto de la Orden de Pago
La Póliza Cheque deberá contener el número de folio del Cheque Prefirmado al que corresponda, nombre, fecha e importe.
La cancelación de un Cheque Prefirmado deberá realizarse cuando presente error en su emisión.
Para la entrega y comprobación de los Cheques Prefirmados, se estará a lo establecido en los Lineamientos para la Entrega y Comprobación de los Cheques del Programa de Becas.
El Concentrado de Seguimiento de Cheques Prefirmados Actualizado Definitivo será el que contenga los datos de la comprobación total del a emisión de Cheques Prefirmados.
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
38 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Oficina de Contabilidad Recibe de la Oficina de Cuentas por Pagar copia del Listado de Órdenes de Pago y copia de la Orden de Pago.
Recibe de la Dirección General del Sistema Estatal de Becas, copia del Oficio de Envío de la Base de Datos a la Dirección General de Innovación Tecnoló- gica de la Secretaría de Finanzas y Planeación.
Elabora Oficio en original y copia a la Dirección General de Innovación Tecno- lógica de la Secretaría de Finanzas y Planeación donde solicita se inicie el proceso de generación de información en el Programa de Caja, Módulo de Becas, con la base de datos enviada por la Dirección General del Sistema Estatal de Becas, entrega y recaba acuse de recibido en la copia, misma que archiva de manera cronológica definitiva.
Pasa el tiempo.
Recibe Oficio de Notificación original de la Dirección General de Innovación Tecnológica de la Secretaría de Finanzas y Planeación donde se informa el número secuencial del proceso, número de Cheques Prefirmados y monto, y valida con la copia del Oficio de envío de la Base de Datos y archiva el Oficio de Notificación de manera cronológica definitiva.
¿Es correcta la información?
En caso de no ser correcta la información:
Elabora Oficio en original y copia a la Dirección General de Innovación Tecno- lógica de la Secretaría de Finanzas y Planeación a través del cual se informa sobre las inconsistencias para que lleve a cabo las correcciones necesarias, acusa de recibido en la copia, misma que archiva de manera cronológica defi- nitiva.
Continúa con la Actividad No. 4. En caso de ser correcta la información:
Accesa al Programa de Caja, Módulo de Becas y captura el número de cuenta bancaria, fecha, número de quincena, número inicial de cheque, tipo de che- que, número de orden de pago y número de proceso de emisión a generar. 1 2 3 4 4A 5
39 Junio 2010 Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Oficina de Contabilidad Accesa al Programa de Caja , Módulo de Reportes e imprime el Reporte Esta- dístico de Cheques en un tanto, mismo que valida contra la copia de la Orden de Pago la siguiente información:
- Número de Orden de Pago - Periodo de pago
- Número de Cheque a expedir - Monto de la Orden de Pago ¿Es correcta la información? Es caso de no ser correcta:
Elabora Oficio en original y copia mediante el cual informa a la Dirección General de Innovación Tecnológica de la Secretaría de Finanzas y Planeación sobre las inconsistencias para que lleve a cabo las correcciones necesarias, entrega y recaba acuse de recibido en la copia, misma que archiva de manera cronológica definitiva.
Continúa con la Actividad No. 4 En caso de ser correcta:
Archiva el Reporte Estadístico de Cheques en un tanto de manera cronológica definitiva junto con la copia del Listado de Órdenes de Pago, la copia de la Orden de Pago y copia del Oficio de Envío de la Base de Datos.
Accesa al Programa de Caja, Apartado Becas, Opción Reportes y emite Oficios por Municipio en dos tantos con los siguientes datos: número de cheque, beneficiario, importe por cheque, cantidad total de cheques Cheque Prefirmados y monto y elabora Concentrado de Seguimiento de Cheques Prefirmados con el número de Cheques Prefirmados por Municipio y mon- to por municipio en dos tantos y conserva el archivo magnético de manera temporal.
Accesa al Programa de Caja, Apartado Reportes, Opción Cheques y emite los Cheques Prefirmados originales con Póliza Cheque original y verifica que el número progresivo del Cheque Prefirmado generado por el Sistema coincida con el consecutivo de la forma valorada.
¿Se emiten correctamente los Cheques Prefirmados? 6
6A
7
8
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
40 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Oficina de Contabilidad En caso de no haberse emitido correctamente:
Accesa al Programa de Caja, Apartado Procesos, Opción Cambio de Número para cancelar el número erróneo y asignar nuevo número al Cheque Prefirmado y Póliza Cheque, sella de inutilizado el Cheque Prefirmado original y la Póliza Cheque original erróneos y archiva de manera cronológica definitiva.
Continúa con la Actividad No. 8.
En caso de haberse emitido correctamente:
Integra un tanto del Oficio por Municipio junto con los Cheques Prefirmados originales con la Póliza Cheque original correspondiente y archiva el segundo tanto del Oficio por Municipio de manera cronológica temporal.
Elabora Oficio de Notificación de Conclusión del Proceso de Emisión de Cheques Prefirmados en original y dos copias, entrega original al Titular de la Dirección General del Sistema Estatal de Becas, una copia al Enlace Admi- nistrativo de la Dirección General del Sistema Estatal de Becas y recaba acuse de recibo en la segunda copia, misma que archiva de manera cronológica definitiva.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Dirección General del Sistema Estatal de Becas Oficio de Res- puesta original en el que se indique el nombre completo del personal encar- gado del conteo y revisión de los Cheques Prefirmados originales y las Póli- zas Cheque originales, así como la fecha y hora en la cual se llevará a cabo la entrega de dichos documentos, mismos que archiva de manera cronológica definitiva.
Elabora Oficio de Entrega de Cheques Prefirmados en original y copia. Pasa el tiempo. 9A 10 11 12 13
41 Junio 2010 Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Entrega mediante Oficio de Entrega de Cheques Prefirmados en original y copia al personal de la Dirección General del Sistema Estatal de Becas lo si- guiente:
- Concentrado de Seguimiento de Cheques Prefirmados, un tanto. - Oficios por Municipio, un tanto.
- Cheques Prefirmados originales. - Pólizas Cheque originales.
recaba acuse de recibido en la copia del Oficio de Entrega de Cheques Prefirmados y en el segundo tanto del Concentrado de Seguimiento de Cheques Prefirmados, documentos que ordena y archiva de manera cronológica definitiva.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Dirección General del Sistema Estatal de Becas la siguiente docu- mentación:
- Oficio original de entrega de documentación comprobatoria,
- Pólizas Cheque originales ordenadas por municipio y por folio consecutivo, debidamente firmadas por el beneficiario y en su caso Cheques Prefirmados Cancelados originales y Pólizas Cheque Canceladas originales,
- Formato Concentrado de Comprobación por Municipio del Programa de Estímulos Económicos a Estudicantes Destacados,
- Formato Desglose de Cheques Cancelados por Municipio del Programa de Estímulos Económicos a Estudiantes Destacados, en su caso,
- Relación de Cheques a Reexpedir, en su caso,
- Actas de Hechos por Cheques Prefirmados y Pólizas Cheque Extravia- dos, en su caso,
verificando que dichos documentos reúnan los requisitos establecidos en los Lineamientos para la Entrega y Comprobación de los Cheques del Pro- grama de Becas.
¿La documentación comprobatoria reúne los requisitos por municipios? En caso de que el municipio no reúna los requisitos:
Elabora Tarjeta en original y copia informando a la Dirección General del Sis- tema Estatal de Becas, las causas por las cuales no fue recibida la comproba- ción de municipio, entrega y recaba acuse de recibido en la copia, misma que archiva de manera cronológica definitiva.
Continúa con la Actividad No. 16 14
15
15A Oficina de Contabilidad
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
42 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
En caso de que el municipio reúna los requisitos:
Sella de cancelado los Cheques Prefirmados Cancelados originales y las Pólizas Cheque Canceladas originales y archiva la documentación comprobatoria de manera cronológica temporal.
Obtiene en medio magnético el Concentrado de Seguimiento de Cheques Prefirmados, el cual actualiza con los datos de los Cheques Prefirmados entregados, cancelados y los pendientes de comprobar y emite en dos tantos el Concentrado de Seguimiento de Cheques Prefirmados Actualizado. Elabora Oficio en original y copia y envía a la Dirección General del Sistema Estatal de Becas junto con un tanto el Concentrado de Seguimiento de Cheques Prefirmados Actualizado, recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y archiva junto con el segundo tanto del Concentrado de Seguimien- to de Cheques Prefirmados Actualizado de manera cronológica definitiva. Obtiene del archivo cronológico temporal los Oficios por Municipio, en un tanto, ordena y custodia en el archivo de la Unidad Administrativa la compro- bación de la emisión total de los Cheques Prefirmados de la siguiente mane- ra:
- Cheques Prefirmados Cancelados, originales, - Pólizas Cheque Canceladas originales,
- Pólizas Cheque Pagadas originales, - Oficios por Municipio, un tanto,
- Formato Concentrado de Comprobación por Municipio del Programa de Estímulos Económicos a Estudiantes Destacados,
- Formato Desglose de Cheques Cancelados por Municipio del Programa de Estímulos Económicos a Estudiantes Destacados, en su caso,
- Relación de Cheques a Reexpedir, en su caso,
- Actas de Hechos por Cheques Prefirmados y Pólizas Cheque Extravia- dos, en su caso,
- Concentrado de Seguimiento de Cheques Prefirmados Actualizado De- finitivo, un tanto.
- Oficio de Entrega de Documentación Comprobatoria original
FIN DEL PROCEDIMIENTO. 16
17
18
19 Oficina de Contabilidad
Manual Específico de Procedimientos
Vo.Bo, Unidad Administrativa Revisión:
Departamento de Recursos Financieros Emisión:
Unidad Administrativa
Oficina de Desarrollo Organizacional Junio 2010 Autorización: Secretaría de Gobierno 43 PROGRAMA DE CAJA / MÓDULO DE BECAS C OFICIO DE ENVÍO DE BASE DATOS 1 OFICIO DE NOTIFICACIÓN O REPORTE ESTADÍSTICO DE CHEQUES 1T LISTADO DE ÓRDENES DE PAGO 1 INICIO RECIBE LISTADO DE ÓRDENES DE PAGO 1 OFICINA DE CUENTAS POR PAGAR PROGRAMA DE CAJA / MÓDULO DE REPORTES ACCESA, EMITE Y VALIDA REPORTE ESTADÍSTICO DE CHEQUES 1T ORDEN DE PAGO 1 ¿ES CORRECTA LA INFORMACIÓN? NO SI ELABORA, ENVÍA Y RECABA ACUSE DIRECCIÓN GENERAL DE INNOVAIÓN TECNOLÓGICA SEFIPLAN 1 ORDEN DE PAGO 1
NO. Y MONTO DE ORDEN