CONFORMACION JURIDICO LEGAL DE LA EMPRESA

Los pasos más importantes en la fundación de una empresa en nuestro país independientemente del ramo o sector de la producción escogido por los socios de la misma son:

• Reunión de fundación: Realizar la reunión de socios para constituir formalmente la empresa. De ella se debe levantar un acta que contenga mínimo: fecha, hora, socios asistentes, monto del capital con el que se formara la empresa, tipo de sociedad a fundar, designación del gerente y subgerente y por último la firma de los presentes.

En esta misma reunión se debe estudiar y aprobar el borrador de la escritura de constitución que se ha de llevar a la notaria. De acuerdo a la CAMARA DE COMERCIO DE BOGOTA.

• Confirmación en la cámara de comercio del nombre de la

empresa: En la cámara de comercio respectivamente se llevan

mínimo cinco nombres o razones sociales de la nueva empresa para que ellos confirmen si alguno de estos nombres ya están registrados en esta localidad o existe uno similar.

• Borrador de la escritura de constitución: En la notaria se verifica que todo lo que se ha estipulado en la escritura este de acuerdo a lo establecido por los socios, que no haya enmendaduras que puedan hacer que la escritura pierda validez.

• Inscripción de la sociedad en la cámara de comercio: La solicitud de matricula debe efectuarse a mas tardar dentro del mes siguiente a la fecha de escritura de constitución y si se trata de compañías vigiladas, dicho mes debe contarse a partir de la expedición del permiso de funcionamiento.

• Obtención del NIT: Una de las copias del certificado de constitución y gerencia se debe llevar, junto con la solicitud respectiva, en original y copia a la dirección de Impuestos Nacionales, para solicitar el NIT (Numero de identificación tributaria) respectivo de la empresa.

• Inscripción de los libros de contabilidad en la cámara de

comercio: Estos libros son los medios de prueba ante particulares y

entidades oficiales de los negocios de la empresa y exime a los comerciantes e industriales de la imposición de multas por parte del Estado. Como diligenciar el registro de los libros:

- La solicitud de registro debe efectuarse a través de una carta firmada por el comerciante o por el representante o revisor fiscal, si se trata de sociedad se debe indicar:

1. Nombre del comerciante a quien pertenece. 2. Numero y fecha de la matricula del comerciante. 3. Nombre de los libros.

4. Numero de las hojas útiles de que esta compuesto cada libro.

• Inscripción de la empresa ante una caja de compensación

familiar:

- Diligenciar el formulario de afiliación, que debe incluir de acuerdo con el artículo 57 de 1982 lo siguiente:

™ Comunicación escrita dirigida a la respectiva Caja en la que se informa: nombre, domicilio, identificación, lugar donde se causen los salarios y la manifestación sobre si estaba o no afiliado a alguna caja de compensación familiar.

™ Prueba de existencia y representación legal tratándose de personas jurídicas. En el caso de las personas naturales bastara la presentación de la cedula de ciudadanía.

™ Certificado de paz y salvo en el caso de la afiliación anterior a otra caja de compensación familiar.

™ La relación de trabajadores y salarios.

- La solicitud se estudio dentro de un término no superior a 30 días. La caja debe comunicar por escrito todo rechazo o aceptación.

- Una vez aprobada la solicitud por el consejo directivo, generalmente se cita a las empresas aprobadas en el mes, a una reunión de carácter informativo sobre los trámites para el pago de los aportes y el

subsidio familiar y se amplía la explicación sobre los servicios que prestan.

- Posteriormente a esta reunión, se fija una fecha limite para efectuar su PRIMER APORTE, momento en el cual se considera la empresa legalmente afiliada a la caja.

- Adjuntar a la solicitud los libros debidamente rotulados, con el nombre de la sociedad o de la persona natural a quien pertenezca, y el nombre de los mismos.

- Las hojas de los libros deben presentarse debidamente foliadas a través de una enumeración sucesiva y continua.

• Inscripción al SENA y al ICBF: Esta inscripción se hace por medio de inscripción a la caja de compensación familiar.

• Inscripción de los trabajadores al ISS:

a. Inscripción de trabajadores independientes. Adquirir el formulario de inscripción patronal por triplicado, adjuntar el formulario de el estado de salud por triplicado, fotocopia de la declaración de renta autenticada o declaración juramentada de ingresos sin olvidar el certificado de actividad económica y la fotocopia de la cedula de ciudadanía del trabajador.

b. Requisitos para la inscripción de empresas nuevas. Diligenciar formulario oficial por triplicado (FORMA 32) y adjuntar la fotocopia del NIT de la empresa, fotocopia de la escritura o registro mercantil actualizado, fotocopia de la cedula de ciudadanía del representante legal y la licencia de funcionamiento si la persona es natural. 8

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CAMARA DE COMERCIO DE BOGOTA. Folleto de información para la inscrpcion de una empresa. Bogota 1993. p.4

• Pasos para la obtención de la licencia de funcionamiento: Esta es concedida por la alcaldía menor o por la respectiva autoridad en el municipio. Para su inscripción debe adjuntar los siguientes documentos:

- Concepto de Planeación Distrital - Ubicación del local comercial - Destinación

- Licencia sanitaria expedida por la secretaria de salud - Recibo de pago de bomberos

• Permiso de bomberos: Se debe solicitar por escrito al cuerpo de Bomberos de la localidad, una visita a la empresa con el objetivo de que emitan un concepto sobre las condiciones de seguridad y los equipos de prevención de incendios mínimos exigidos, pagando los derechos correspondientes.

• Permiso de Planeación Distrital o Municipal: Para obtener este permiso se envía una carta a la respectiva oficina de Planeación Municipal o Distrital, solicitando un concepto de dicha entidad sobre el manejo y el uso del suelo donde se instalara la empresa. 9