Para un adecuado desarrollo del presente escrito, delineare- mos un análisis de los riesgos
en la conservación de los do-
cumentos de archivo en las entidades públicas y privadas. Aunque se han generado es- fuerzos en la asignación de re- cursos, en concordancia con las políticas y reglamentación del Archivo General de la Nación,
los recursos no son suficientes para la organización, la conser-
vación y el uso adecuado del
patrimonio documental, de conformidad con los planes y programas liderados por los directivos de cada entidad. En consecuencia, se requiere del compromiso permanente y responsabilidad (Procuraduría General de la Nación, 2002) de todos los servidores de las en- tidades en concordancia con el Código Disciplinario Único, que en el artículo 34 establece que «Son deberes de todo servidor público (…) Responder por la conservación».
De otro lado, la Ley 594 de 2000 en el titulo xi, «Con- servación de Documentos», artículo 46, establece con fe- haciente claridad lo siguiente respecto a la conservación de los documentos: «Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un siste- ma integrado de conservación en cada una de las fases del ci- clo vital de los documentos».
A partir del tipo de infor- mación y el soporte donde (…) la historiadora e investigadora mexicana, Ángeles Magdaleno, hace referencia al valor
que puede tener el receptáculo de información de una persona, institución y nación como eslabón, espejo y testigo de momentos históricos determinados, lo que le permite al investigador poseer un sitio en donde buscar los datos que el pasado le ha legado». Foto en archivo AGA, Alcalá de Henare, España, 2006.
Elvia María Soler Olart
se fija la información, se debe contar con los factores que deterioran y ponen en riesgo la pérdida de la información.
Se deben tener en cuen- ta las causas que dañan los soportes identificando dos ti- pos de factores así: extrínsicos
(externos al documento como los factores ambientales, hi- grocopicidad, agentes biológi- cos, desastres) y los intrínsicos
(inherentes a la naturaleza del
documento como materiales de baja calidad papel, tintas, unidades de conservación).
Las entidades han veni- do estableciendo medidas de conservación preventiva para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. A continuación, nos detendremos en detalle sobre los factores de riesgos externos de alteración en los documentos de archivo.
I. Riesgos ambientales
Las principales condiciones de riesgos ambientales que abor- daremos son:1. La humedad relativa, que
como menciona Páez V. (1997), es un factor determinante de conservación de documentos. Teniendo en cuenta que es la relación entre la cantidad de vapor de agua que tiene una masa de aire y la máxima que podría tener, en el territorio colombiano puede fluctuar entre el porcentaje aceptable de humedad que se sitúa entre un 45% y un 60% de humedad relativa. Es importante que no exceda del 5% entre valores, en especial durante los días de llu- via, puesto que si los termohi- grómetros registran índices por encima de los 60%Hr es nece- sario activar los deshumidifica- dores en las áreas de archivo.
2. La temperatura es otra
condición ambiental que como factor externo altera los docu- mentos. Por ejemplo, en los do-
cumentos en soporte de papel la temperatura aceptable debe estar entre 15 a 20 grados centí- grados con una fluctuación dia- ria. Así mismo, es fundamental establecer controles periódicos de temperatura en regiones con condiciones climáticas que afectan directamente la conser- vación de los distintos soportes, en especial el papel.
Es importante controlar las altas temperaturas porque ellas propician básicamente que se generen agentes bioló- gicos que aceleran el proceso de oxidación e hidrólisis, que provocan modificaciones y de- terioros altos sobre los docu- mentos originales, en especial la descomposición y el debili- tamiento de los documentos.
En otras ocasiones, la pre- sencia de la pulga pulveriza el so- porte papel en climas tropicales con temperaturas y humedades altas. De igual forma, los encola- dos también pueden reblande- cerse y ocasionar un problema físico sobre la documentación. Así, es importante que estas ««En las entidades ubicadas en zonas climáticas húmedas, los documentos tienen un
alto riesgo, causado por agentes biológicos (microorganismos, insectos y roedores). Por citar un ejemplo, en la imagen (...) podemos observar cómo termitas, hormigas blancas o comejenes alteran, degradan y deterioran los distintos soportes de la documentación con rapidez». Foto en archivo de Puerto Berrio, Colombia, 2014.
Elvia María Soler Olart
temperaturas sean controladas periódicamente y se activen las acciones para mitigar los riesgos.
3. La iluminación. La docu- mentación debe exponerse el menor tiempo posible (horas laborables) a la iluminación artificial. Igualmente, cuando se usen bombillos deben tener filtros para no exponer direc- tamente la documentación y evitar el deterioro.
II. Riesgos bióticos
En las entidades ubicadas en zo- nas climáticas húmedas, los do- cumentos tienen un alto riesgo, causado por agentes biológicos (microorganismos, insectos y roedores). Por citar un ejem- plo, en la imagen del archivo de Puerto Berrio podemos ob- servar cómo termitas, hormigas blancas o comejenes alteran, de- gradan y deterioran los distintos soportes de la documentación con rapidez.El comején ataca todo tipo de material provocan- do perforaciones de entrada en forma de cráter a nivel de encuadernación y galerías irregulares al interior del libro o expediente. Son indicios de actividad la presencia de ex- cremento en forma de bolitas duras de color amarillo o café y presencia de alas. Estos facto- res demandan la restauración de documentos de manera di- recta, orientada a asegurar su conservación a través de la es- tabilización de la materia. Estas acciones son urgentes en los documentos cuya integridad material física se encuentra en riesgo inminente de deterio- ro o pérdida, como resultado de los daños producidos por agentes internos y externos.
Los principales factores de deterioro en los documentos de archivo básicamente obe- decen a un descuido adminis-
trativo y a la falta de programas de limpieza y fumigación. La carencia de personal idóneo y el bajo presupuesto asignado a la adecuación de la infraestruc- tura física de los depósitos des- tinados para los archivos donde se albergan los documentos, constituyen un ejemplo de es- tas dificultades.
III. Riesgos
antropogénicos
La falta de programas de lim- pieza permanente incrementa la acumulación de polvo sobre los documentos Del mismo modo, es importante tener en cuenta el uso de deficientes medios de agrupación (clips, ganchos de cosedora, etc.), unidades de almacenamiento (carpetas, cajas), también los soportes se deterioran por la inadecuada manipulación. Así mismo, la calidad de los sopor- tes, el gramaje del papel (a me- nor gramaje mayor fragilidad), los dobleces, las manchas y el tipo de tinta son otros factores que ponen en riesgo la pérdida de la información.
La manipulación duran- te el fotocopiado, el mal al- macenamiento y ausencia de unidades de conservación, así como la falta de los depósitos destinados únicamente para la documentación, facilitan que cada vez se pierda más infor- mación.
Para contrarrestar estos factores, las entidades cuen- tan hoy con políticas para no agrupar los documentos con elementos que causan daño como los clips, los ganchos de cosedora, las ligas o bandas, entre otros. Es por este motivo que se recomiendan las car- petas cuatro aletas, en tanto permiten agrupar los docu- mentos en las unidades de al- macenamiento dejando libres
los folios de manera ordenada cronológicamente sin tener que legajarlos en carpetas.