CONSIDERACIONES BÁSICAS ACERCA DE UN SISTEMA

La meta por parte del graduando que estudia un tema es explicar en detalle qué es el sistema integral, el medio ambiente en el cual se desenvuelve, su objetivo y cómo está apoyado por las actividades de las partes. Para los efectos anteriores tiene que considerar:

1. LOS OBJETIVOS DEL SISTEMA

Más bien referido a las medidas de actuación del sistema que a los objetivos vagos o de la “buenas intenciones”. Se necesita establecer los verdaderos objetivos del sistema. Así, un trabajador tiene como objetivo al asistir a un evento de capacitación que éste le dé nuevos instrumentos para su desempeño laboral; sin embargo, él está más interesado en el objetivo de que le provea de mayores posibilidades de ascenso en su trabajo, lo que se constituiría en su verdadera medición de actuación.

2. MEDIO AMBIENTE DEL SISTEMA

Decimos que algo está fuera del sistema cuando éste no puede hacer nada respecto a sus características y a su comportamiento. Por ejemplo: el presupuesto con relación a una entidad pública es parte del medio ambiente de este sistema.

Además de estar fuera del sistema, el medio ambiente determina cómo opera el sistema.

Así, la “demanda” de un producto está dentro del medio ambiente del sistema porque está “dada” y porque su naturaleza influye sobre la actuación del sistema.

Por ejemplo, en un estudio sobre la incidencia de la introducción del llamado “pan popular”, ocurrido en el segundo lustro de la década del 80, el que tomó la decisión de aplicarlo (el Gobierno) no tuvo en cuenta las costumbres (medio ambiente), por lo que pasado un período corto de “novedad”, el poblador continuó consumiendo pan blanco.

3. RECURSO DEL SISTEMA

Son las cosas que el sistema puede cambiar y utilizar para su propio provecho. Tradicionalmente los consideramos como los recursos de capital, por ejemplo: el dinero, de trabajo; hora- hombre, de tecnología (equipo); de tiempo, etc.

En algunos casos los verdaderos recursos son difíciles de identificar. A veces se cree en un primer análisis que la empresa tiene recursos ociosos; sin embargo, cuando se hace un análisis minucioso se encuentra que éstos no podrían ser suprimidos salvo a costa de la disminución de los propios recursos, debido al carácter estacional de las actividades.

Tradicionalmente se cuentan con instrumentos que expresan numéricamente los recursos, por ejemplo: el balance en una empresa o los informes memoria en las entidades sin fines de lucro; sin embargo, éstas no consideran todos los recursos importantes tales como la contabilidad de recursos humanos, que es algo a lo que no se le presta la debida atención. Asimismo, es necesario aprender de la experiencia a través del análisis de las oportunidades perdidas y las posibilidades que nunca se cristalizaron porque los recursos fueron utilizados en otra parte. Estas oportunidades desperdiciadas indican los casos que deben vigilarse, pero que nunca se describen en el estado de resultados o informes de gestión en los negocios y en las instituciones sin fines de lucro.

Al enfrentar un tema de tesis, el graduando que utílice el enfoque de sistemas habrá de registrar la información relevante sobre el uso de los recursos, incluyendo las oportunidades desperdiciadas, tratando de sistematizar los elementos del sistema de información en el área-problema analizado.

Otro aspecto importante en el análisis del sistema problemático analizado es atender las posibilidades que la nueva tecnología pueda aportar para ayudar a aumentar considerablemente los recursos; por ejemplo, con la inclusión de la computadora en el uso de investigaciones específicas, mediante el entrenamiento y la educación de los trabajadores o por la participación de la gerencia como líder dentro de la sociedad, a fin de incrementar el presupuesto y/o el potencial de inversión.

4. COMPONENTES DEL SISTEMA, SUS ACTIVIDADES, METAS Y MEDIDAS DE ACTUACIÓN

Las partes del sistema se conciben aquí como las áreas de responsabilidad de los resultados más que a las áreas funcionales del organigrama de la organización. También pueden ser denominadas “misiones”, “tareas” o “actividades” básicas. En otras palabras, consiste en la división reflexiva de las tareas que el sistema debe realizar.

Una de las tareas del graduando que desarrolla un tema de tesis es descubrir los verdaderos componentes del sistema problemático escogido. El principal inconveniente es que los sistemas restrictivos de donde partirían sus estudios forman parte de otro mayor, lo cual dificulta obtener la información necesaria

para evaluar el estado de operación del sistema y su contribución al sistema total; así, por ejemplo, si se trata de analizar la educación de adultos, este aspecto está inmerso tanto en el sistema escolar como en las tareas educativas de las empresas, lo que hace difícil la contribución de cada uno al objetivo de medir la actuación del sistema de educación de adultos. El graduando de todas maneras podría estar satisfecho de su trabajo si es que logra verdaderos componentes o misiones de un sistema.

Además de descubrir los componentes del sistema, es necesario como meta última de reflexión, establecer las medidas de actuación de un componente, en el entendido de que la medida de actuación de un componente debe aumentar la medida de actuación total del sistema. Así, si la medida de actuación de un determinado componente cambia, puede resultar necesario cambiar la medida de actuación de otro componente. Por ejemplo, cuando se trató de introducir el consumo del “pan popular” fabricado con harina más gruesa, el consumo parcial alcanzado de 50% de la demanda se mantuvo en la medida que los ingresos de las clases populares seguían deprimidos; cuando éstos mejoraron, manteniéndose un control de precios de este producto a pesar de su menor precio de consumo, bajó hasta que no fue conveniente para los industriales fabricar este tipo de pan. Lo anterior demuestra que la medida fue ajena al sistema o en términos de sistemas, esta medida no fue componente del mismo.

5. ADMINISTRACIÓN DE UN SISTEMA

Comprende la operación de los planes y alternativas estudiadas en las fases anteriores. Esta etapa no corresponde al graduando en cuanto está utilizando el enfoque de sistemas; él sólo recomienda, no actúa, él no puede garantizar que los planes se lleven a cabo según sus ideas originales. Sin embargo, su contribución y enriquecimiento profesional podría estar dado en función de considerar temas que evalúen el funcionamiento de planes que hayan sido ejecutados siguiendo el enfoque de sistema mediante estudios analíticos de control, relativos al funcionamiento de planes de ejecución.