CONSIDERANDOS DE LA COORDINACIÓN DE PLANIFICACIÓN Y

ANUAL DE CONTROL DE LA CGE.

La Planificación y Evaluación Institucional para la realización del Plan Anual de Control de la CGE, se efectúa de según el Acuerdo 019-CG-2012, de 13 de septiembre de 2012, en el cual se emitieron las políticas para la programación, ejecución y evaluación del plan operativo anual 2014, de las unidades de la Contraloría General del Estado-CGE.

Dentro de las Políticas para la programación, ejecución y evaluación del plan operativo anual 2014, de las unidades de la Contraloría General del Estado-CGE, se encuentran las siguientes:

- Políticas para la Programación

1) Las unidades de la Contraloría General del Estado-CGE, a nivel nacional formularán el plan operativo anual, considerando las actividades y metas para el año, las cuales se deben planificar en función al recurso humano disponible.

2) Los planes operativos deben ser formulados considerando las funciones y productos establecidos en el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos

3) Para establecer las metas se debe considerar la información del Plan Anual de Control de las acciones de control planificadas, de arrastre, acciones complementarias, y otra información que sea requerida.

4) No se incluirán en los planes operativos proyectos hasta que se apruebe el Plan Estratégico Institucional que señala los objetivos y la visión de hacia dónde apunta el crecimiento de la entidad.

5) Los planes operativos de las unidades serán reformulados cuando se haya aprobado el Plan Estratégico Institucional.

6) Los planes operativos de las unidades de asesoría y apoyo serán remitidos a la Coordinación General de Planificación y Evaluación Institucional para su análisis y proceso de aprobación.

- Políticas para la ejecución

1) El Plan Anual de Control, será ejecutado sujetándose a las disposiciones constitucionales, legales, reglamentarias, normas, acuerdos y políticas vigentes.

2) Las Unidades de Auditoría Interna coordinarán la ejecución de acciones de control de sus planes, a efectos de optimizar los recursos disponibles; y, evitar omisiones o implicaciones; y, evitar omisiones o duplicidades.

3) Los equipos de trabajo las acciones de control utilizarán evaluaciones de control interno efectuadas por las Direcciones de Auditoría Interna.

4) El responsable de la unidad de control, gestionará oportunamente ante la máxima autoridad de la entidad a ser auditada, la logística necesaria para que el equipo de trabajo inicie sus actividades en la fecha que se emite la orden de trabajo

5) Las modificaciones a las órdenes de trabajo tales como: ampliaciones de plazo, conformación de quipos, alcance o nombre de la entidad, serán autorizadas por el titular de la unidad de control.

6) Las modificaciones que tramiten las Unidades de Auditoría Interna a las órdenes de trabajo emitidas, serán autorizadas por la Dirección de Auditorías Internas y Delegaciones Provinciales, de acuerdo a su ámbito, siempre que se encuentren debidamente justificadas por el jefe de equipo, supervisor y avaladas por el titular de la unidad.

7) Previa autorización del Subcontralor General del Estado, las órdenes de trabajo pueden quedar sin efecto.

8) Los requerimientos de personal, logísticos y coordinación que realicen los equipos de trabajo deben ser atendidos oportunamente por las unidades operativas y de apoyo de la CGE; y, por las Unidades de Auditoría Interna.

9) Durante todo el proceso de auditoría debe efectuarse el control de calidad, de acuerdo a la función de cada miembro del equipo de auditoría, dejando constancia de tales acciones en las hojas de supervisión.

10) Las Unidades de Auditoría Interna, deben coordinado con las unidades de Control de la CGE, la ejecución de acciones de control de las áreas críticas.

11) En la ejecución de las acciones de control llevadas a cabo por las Unidades de Auditoría Interna, se definirán las herramientas informáticas a ser implementadas en coordinación con la Dirección de Tecnología de la Información y Comunicaciones.

12) “Las acciones de control Imprevistas”, deben ser autorizadas por los Directores de las Unidades de Auditoría.

13) La fecha de corte de las acciones de control imprevistas, será la más cercana a la fecha de emisión de las órdenes de trabajo.

14) Los titulares de las unidades de control son responsables de la verificación de la información sobre el procesos de control que se efectúa.

15) Una vez aprobado el informe, las unidades de control externo y las Unidades de Auditoría Interna hasta máximo 60 días deben realizar la predeterminación y notificación de responsabilidades.

Al respecto debo manifestar que los 60 días de plazo no son determinados en base a una evaluación que considere el volumen de información, la magnitud de la responsabilidad; la cantidad de presuntos servidores responsables; así como la obtención de información, la dificultad de efectuar la notificación de manera personal.

Si se trabaja en una matriz de riesgo en donde el examen se orienta detectar desviaciones en la Subasta Inversa Electrónica, existe un altísimo riesgo de querer cumplir el examen especial en un determinado tiempo el cual no es establecido técnicamente; y, la predeterminación de responsabilidades en 60 días, lo que ha ocasionado que: no se documente de manera adecuada los comentarios; la predeterminación de responsabilidades no disponga de evidencia adecuada para establecer sanciones; y, que los servidores no presten las facilidades para contactarlos a fin de que reciban las notificaciones de inicio y comunicación de resultados.

El hecho de que se haya modificado el trámite de la predeterminación de responsabilidades a los auditores internos existe grande riesgo de que por acción u omisión se dejen pasar por alto sin revelarse o en el caso contrario inventar una desviación que no se ha dado en la realidad. Entonces la norma de auditoría de la independencia de profesión, se ve altamente cuestionadas al dejar en manos de los mismos auditores la predeterminación que debe ser fruto de otra unidad y por ende un proceso más riguroso de control de calidad, especialmente en el ámbito legal.

Será importante un pronunciamiento sustentado de la Dirección Jurídica de la Contraloría General del Estado, ante la Procuraduría general del Estado, para que ésta de su dictamen en este tema controversial.

De lo citado, las políticas señaladas para la ejecución del trabajo de auditoría, aún contienen deficiencias que generan inconvenientes en el proceso de inicio, ejecución, lectura del borrador; y, predeterminación de responsabilidades de un examen especial

- Políticas para la evaluación

1) Trimestralmente se debe realizar una autoevaluación del Plan Anual de Control, con la finalidad de adoptar medidas correctivas oportunas.

2) Existe constante seguimiento de la ejecución del Plan Anual de Control por parte de la Coordinación General de Planificación y Evaluación Institucional.

3) La Coordinación General de Planificación y Evaluación Institucional y la Dirección de Auditorías Internas, evalúan trimestralmente el cumplimiento de las políticas de programación, ejecución y evaluación del Plan Anual de Control.

Las acciones de control que realiza la Contraloría General del Estado, son planificadas en un 60%, y el margen del 40% restante es destinado para acciones de control surgidas por denuncias o circunstancias especiales y que los denominan trabajos imprevistos, sin embargo, la planificación de las acciones de control que

alcanzan un 60% deben regirse a las políticas y normas establecidas que se enunciaron.