Constataciones físicas - Modelo de control de inventarios

E) FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA-CONCEPTUAL DE LA PROPUESTA

7. Modelo de control de inventarios

7.4 Constataciones físicas

El inventario desde el punto de vista físico, por ser la demostración de los productos existentes a determinada fecha, permite que sus valores sean conciliados con aquellos que se reflejan en la contabilidad de la entidad, resguardando de esta manera el patrimonio institucional.

El control contable de los inventarios está a cargo de la unidad de contabilidad, mientras que el control físico lo ejerce la Unidad de Bodega. (SECAP, 2014, pág. 41)

7.5 Límites de existencias

El control de mercaderías comprende el establecimiento de tres niveles de existencias que están dados por las máximas y mínimas.

7.5.1 Existencias máximas

Para mantener lo normal de la mercadería, es indispensable calcular las existencias mínimas y máximas. Lo máximo está relacionado con varios factores, como el tiempo de rotación del inventario, la cantidad de dinero que se necesita para tenerlo invertido en stock de mercaderías, etc. Es decir, es la cantidad máxima que económicamente puede mantenerse es stock de cada producto, con el fin de cubrir eventuales deficiencias en los suministros.

7.5.2 Existencias mínimas

Las existencias mínimas se relacionan con la velocidad con que se mueven las mercaderías en función diaria y el tiempo que se requiere para la reposición de dicho artículo o producto. Es decir, que considera el periodo más corto de abastecimiento junto con los consumos mínimos mensuales.

F) LA METODOLOGÍA

Métodos: En la presente investigación se utilizaron los siguientes métodos:

Inductivo-deductivo.- En la presente investigación este método estuvo presente en el problema y en la investigación de campo.

Analítico-sintético.- a través del uso de este método se recolectó toda la información referente a inventarios para posteriormente realizar un adecuado análisis de la situación en la que se encuentra la empresa en este ámbito.

Histórico-lógico. Para el presente trabajo de investigación fue necesario conocer como ha venido evolucionando el control de los inventarios hasta la actualidad, para lograr identificar la causa del problema y darle solución.

Sistémico.- mediante el método sistémico se definirá los componentes del modelo de control de inventarios para la Empresa AGROVENTAS S.F.

Técnicas:

Observación.- Se utilizó la técnica de la observación para describir la situación del manejo actual de la bodega de la Empresa AGROVENTAS SF.

Entrevista.- la entrevista se utilizó para obtener información directa y detallada acerca de los principales inconvenientes que se manifiestan en la compañía en lo referente al manejo de los inventarios en bodega, la misma que se aplicó al Gerente General, Contador y Bodeguero.

Instrumentos de la investigación

Para la recopilación de información respecto al manejo de bodegas en la empresa, se utilizó la observación como instrumento de investigación y sus resultados se recopilo en una ficha de observación, en la que se describe los aspectos relevantes sobre el manejo de los inventarios en la bodega de la Empresa AGROVENTAS S.F. (Anexo 1).

Para la aplicación de la entrevista al gerente general, contador y bodegueros, se utilizó como instrumento una guía de entrevista en la que constan preguntas abiertas acerca del

tema a investigar, las cuales contribuyen a obtener información veraz sobre el control y manejo de los inventarios en la bodega de la Empresa AGROVENTAS. (Anexo 2)

Población y Muestra

Población

La población está constituida por el personal que laboran en la empresa AGROVENTAS, relacionada con el área de estudio como lo indica el cuadro siguiente:

Tabla #01 Población de la empresa AGROVENTAS S.F.

PERSONAL DE LA EMPRESA AGROVENTAS S.F CARGO Nº Gerente General 1 Contador 1 Bodegueros 2 Total 4 Elaborado: El investigador

Gerente General: Dr. Hernán Riofrío

Contador: Ing. Roberto Marcillo

Bodegueros: Sr. Matías García y Sr. Diego Chimbo

Muestra

Por ser un universo pequeño no se aplicó muestra alguna, se trabajó con el 100% de la población.

Análisis de la observación

Para el efecto se procedió a observar parámetros de manejo y control de inventarios, tales como: instalaciones, inventario, Kárdex, ubicación, clasificación y manipulación.

25 Tabla #02 Análisis de la observación

Elaborado: El investigador

De acuerdo a la técnica de observación se pudo rescatar del área de bodega, en primera instancia que cuenta con instalaciones adecuadas y los productos se encuentran correctamente ubicados y clasificados, sumado a eso la experiencia que tiene el personal para su manejo y manipulación. En segundo lugar la parte débil del proceso es la recepción de la producción, así como la falta de control de ingresos y salidas de productos, y la inexistencia de tarjetas kárdex que permitan controlar los inventarios y manejar saldos actuales, así mismo, existe la no realización de inventarios de manera oportuna para constatar que lo que existe contablemente es igual a lo que realmente tiene la bodega, por lo que se puede concluir como parte de esta observación que no existe un manejo técnico de inventarios.

ASPECTOS OBSERVADOS SI NO OBSERVACIONES

¿Las instalaciones de las bodegas cumplen con las normas técnicas adecuadas?

X Espacio adecuado y cuenta con estanterías para la mercadería, con oxigenación y luz adecuada.

¿Se realiza una adecuada recepción de los productos que salen del área de producción?

¿Los productos se encuentran correctamente ubicados y clasificados?

X Tiene ubicación de acuerdo al tipo del producto y están etiquetados correctamente para su identificación. ¿Los bodegueros realizan un buen manejo y

manipulación de los productos?

X La experiencia de los bodegueros permite de alguna manera un manejo adecuado.

¿Se controla el ingreso y salida de productos?

X Se lleva el registro en hojas de manera manual y por día.

¿Se utiliza tarjetas kárdex para el control de inventarios de producción?

¿Realizan inventarios de manera oportuna? X

¿El manejo del Inventario en Agroventas S.F es manejado técnicamente?

Análisis de las entrevistas

Entrevista realizada al Dr. Hernán Riofrio Gerente General de la Empresa AGROVENTAS S.F.

1. ¿Cómo está organizada la bodega en el manejo de inventarios?

La bodega está organizada de manera manual por parte de dos bodegueros contratados por la empresa, los mismos, que son responsables de la mercadería existente

2. ¿Qué tipo de control realiza para el manejo de inventarios?

No se realiza ningún tipo de control, solo se elabora un inventario por muestreo los fines de año para la elaboración de balances.

3. ¿A su criterio en qué medida es real la información de inventarios?

Pienso que no es nada real, ya que no se realizan inventarios permanentes solo por muestreo.

4. ¿Se cuenta con la información oportuna para la toma de decisiones de inventarios en cuanto a la rotación?

No, ya que solo se realiza un registro manual del movimiento de mercadería, el mismo que no siempre está al día.

5. ¿Con que frecuencia se realiza la toma de inventarios?

Una vez al año para la elaboración de estados financieros y solo son por muestreo.

6. ¿Las personas asignadas para el control de los inventarios tienen conocimiento sobre su manejo y control?

No tienen conocimiento técnico, y los bodegueros responsables del área realizan empíricamente su labor.

Entrevista aplicada al Ing. Roberto Marcillo Contador de AGROVENTAS S.F.

1. ¿En la empresa se utiliza algún sistema para el control de inventarios?

No solo se registra los ingresos y salidas de mercancía en un cuaderno de registro.

2. ¿La empresa se preocupa por mejorar el manejo y control de bodegas?

No, únicamente revisa cuando sobra o falta mercadería para la venta.

3. ¿Cómo se realiza en la empresa el control de inventarios de productos terminados?

No se realiza, únicamente se toman los saldos existentes en el registro contable y se hace un inventario por muestreo.

4. ¿Cada que tiempo se realizan los inventarios?

Cada año por cierre del ejercicio económico.

5. ¿Cómo se registran las entradas y salidas de mercadería?

A través de un cuaderno que manejan los bodegueros.

6. ¿En qué medida se observan faltantes o sobrantes de inventario en la empresa?

Por lo general en la mayoría de productos, lo que se carga a los bodegueros responsables del área.

7. ¿Cómo se establece los precios de venta de la mercadería?

Entrevista aplicada a los Bodegueros de AGROVENTAS S.F.

1. Describa las responsabilidades asignadas a su área de trabajo

Recepción y entrega de la mercadería.

Ingresar de manera manual los registros de los productos a la bodega. Realizar el conteo físico de los productos en la bodega

2. ¿Cada qué tiempo y en qué temas ha recibido capacitación por parte de la empresa?

No se ha recibido ninguna clase de capacitación por parte de la empresa.

3. ¿Indique el proceso que lleva acabo en el manejo de inventario de bodega?

No tenemos ningún proceso de manejo de inventarios, solo se registra el ingreso y salida de mercadería y la toma de inventario una vez al año.

4. ¿Con qué frecuencia se realizan ingresos y salidas de mercaderías y cómo se registran?

Los ingresos de mercadería se realizan los días viernes y las salidas los días lunes; son registrados de manera manual en un Kárdex

5. ¿Cada cuando realizan inventarios y quién controla el movimiento de mercaderías?

Se lo realiza una vez al año y es controlado por el personal de contabilidad.

6. ¿Cómo se registran o quién es responsable de las pérdidas de la mercadería?

No se registran las pérdidas de mercadería solo son informadas de manera verbal y el responsable es el personal de bodega.

Como se evidencia en las respuestas a los cuestionarios aplicados se pudo constatar que la carencia de un modelo de control de inventarios ocasiona una serie de inconvenientes dando lugar a situaciones desfavorables para la empresa Agroventas S.F, tal como llevar inadecuados informes sobre los inventarios y que no lleva un control regular y oportuno a los materiales en bodega, razón por la que existen valores negativos de inventarios.

G) PROPUESTA 1. Tema:

Modelo de Control de Inventarios de Productos Elaborados y comercializados en la Empresa AGROVENTAS S.F en la ciudad de Otavalo

2. Antecedentes

AGROVENTAS S.F. es una empresa dedicada a la producción y comercialización de productos agrícolas y veterinarios, sus comienzos datan del 10 de febrero del 1979 como una iniciativa privada del Doctor Veterinario Hernán Vicente Riofrío Fajardo, empieza con la formulación de productos bajo la marca AGROVENTAS SF, con su producto principal en su línea agrícola GUARDIAN y en la línea veterinaria sales minerales LA LECHERITA; su mercado está orientado a almacenes, florícolas, plantaciones frutales y granjas avícolas de la Región Sierra, abarcando las provincias de Tungurahua, Bolívar, Chimborazo, Cotopaxi, Pichincha, Imbabura y Carchi con más de 100 clientes. Actualmente, la planta se encuentra ubicada en el Cantón Otavalo, km 1 ½ Vía a Quichinche, su actividad económica la realiza bajo responsabilidad personal con RUC. 1100422359001.

De la investigación aplicada se deduce que la empresa no cuenta con un modelo de control de inventarios para los productos, lo que viene afectando en los resultados económicos de la empresa.

3. Objetivos

3.1 Objetivo General

Promover la eficiencia y eficacia en el manejo de los inventarios, mediante el diseño y aplicación de un modelo de control de inventarios.

3.2 Objetivos Específicos

 Determinar la organización de la bodega en la empresa

 Describir los procedimientos Ingreso y salida de existencias

 Determinar el método de Control y valoración de las existencias

 Establecer los procedimientos para las constataciones físicas

 Definir el cálculo Máximos y mínimo de los inventarios para la empresa

4. Justificación

El diseño del modelo de control de inventarios para la empresa Agroventas S.F, es relevante y trascendental; por cuanto su aplicación contribuirá a que la empresa cuente con un instrumento técnico, útil y práctico, beneficiando a la administración de Agroventas S.F., y a todo el personal de la misma, de manera especial a las áreas de producción y bodega, ya que al obtener información oportuna y fiable en un momento determinado, permitirá tomar decisiones adecuadas que conlleven a una administración eficaz y eficiente.

Así mismo, el manejo y control de inventarios garantizará que los productos lleguen a donde tiene que llegar, es decir, al mercado de consumidores con que cuenta la empresa garantizando de esta manera la continuidad del proceso productivo y logrando los beneficios que como tal busca la empresa al participar en el mercado.

5. Componentes de la Propuesta

La presente propuesta está elaborada con los siguientes componentes:

 Organización y estructura de la bodega

 Procedimientos de ingreso y salida de existencias

 Método de Control y valoración de las Existencias

 Procedimientos para constataciones físicas

Gráfico #01 Componentes de la propuesta Elaborado: El investigador

6. Desarrollo de los componentes

6.1. Organización de las bodegas

La bodega de Agroventas S.F., para su gestión de almacenamiento, operación y control estará constituida por dos áreas de productos terminados, claramente identificadas como son:

1.- El área de productos agrícolas, en cuanto a su ubicación la bodega se encuentra a 5 metros del área de producción, y se estructura en los siguientes aspectos técnicos:

 Colocar en 4 perchas clasificadas por tipo de productos tanto a nivel de contenido como a nivel de tipo de abonos, las dos primeras estarán constituidas por frascos de 500 gramos y las otras dos con galones de uno y cuatro litros respectivamente.

I Organización y estructura de la Bodega COMPONENTES DEL MODELO DE CONTROL DE INVENTARIOS EN LA EMPRESA AGROVENTAS S.F II Procedimientos para el Ingreso y salida de Inventarios III Método de Control de Existencias V Cálculos de Máximos y mínimos IV Procedimiento para Constataciones físicas

 El ambiente de la bodega considerará la humedad y temperatura por medio de un termómetro al interior de la bodega, donde se recomienda mantener el nivel 30 grados centígrados para su conservación.

 Así mismo la ubicación del producto tendrá que considerar la codificación y fecha de caducidad para la colocación en las perchas, es decir, los primeros en llegar deben ser los primeros en salir.

 El nivel de funcionalidad de la bodega considerará el acceso y despacho de la mercadería, tomando en cuenta el acceso del personal y manejo adecuado de los pedidos por parte de los almacenes.

2.- El área de productos veterinarios, su ubicación se encuentra junto a la bodega agrícola y como se trata de dos tipos de productos como son vitamínicos e insecticidas, para su estructuración se tomara en cuenta los siguientes aspectos técnicos:

 Realizar una división de cuatro perchas cada una, con la finalidad de diferenciar el tipo de producto que se encuentra embodegado.

 Apilar en botellas de 500mg por tipo de producto, para una visualización y manejo adecuado.

 La ubicación del producto tendrá que considerar la codificación y fecha de caducidad para la colocación en las perchas, es decir, los primeros en llegar deben ser los primeros en salir.

 El nivel de funcionalidad de la bodega considerará el acceso y despacho de la mercadería, tomando en cuenta el acceso del personal y manejo adecuado de los pedidos por parte de los almacenes.

La consideración de estos puntos técnicos en cuanto a la estructuración de las bodegas de productos agrícolas y veterinarios, garantizará una conservación y rotación adecuada de la mercadería, evitando pérdidas por los malos manejos que se venían realizando anteriormente, pero sobre todo permitirá conocer el inventario real con que cuenta la empresa.

6.2. Procedimientos para el ingreso y salida de existencias

Con la finalidad de optimizar los recursos empresariales en cuanto a sus inventarios, se establecen los procedimientos a seguir en las bodegas de AGROVENTAS S.F, en relación con el ingreso y salida de los productos. Para el efecto, en el gráfico #02 se sintetiza los elementos relacionados a estos procesos.

Gráfico #02 Elementos en el flujo de los productos Elaborado: El investigador

La bodega estará estructurada desde dos puntos de vista, el primero por la recepción de productos provenientes del área de producción, la misma, que considerará los siguientes pasos: recepción, conteo, costos, valor total y las firmas de entrega y recepción.

Salida Productos

BODEGA

Recepción de productos Clasificación Conteo Costos Valor Total Firma de Entrega Firma de Recepción Requisición Kardex Entrega

La segunda estará orientada a la salida de productos a través de una requisición con las firmas de responsabilidad, esta requisición será registrada en el kárdex para la actualización de saldos una vez que se haya entregado los productos solicitados.

Este manejo organizado de la bodega permitirá contar con información real de las existencias de productos para una correcta toma de decisiones en cuanto a los requerimientos de recursos que requiere el área de producción y comercialización.

Los ingresos y salidas de existencias, estarán sujetos a las hojas de recepción y entrega de productos, es decir, el ingreso a través del informe de recepción de productos y la entrega a través de una requisición debidamente autorizada, por cuanto permite controlar el flujo de productos al interior de la empresa.

Los procedimientos para el ingreso de los inventarios, se describen en el siguiente cuadro:

Tabla #03 Procedimientos para el ingreso de existencias

Elaborado: El investigador

Responsable Descripción de la Actividad

Producción  Elabora al final de la producción la hoja de entrega y recepción de productos terminados para el envío a bodega

Bodega  Recibe la hoja de entrega de recepción de productos terminados, revisa y aprueba la recepción, realiza el ingreso correspondiente en el kárdex y sumilla a contabilidad para que efectué el registro y control.

Tabla #04 Procedimientos para la salida de existencias

Elaborado: El investigador

6.2.1. Hoja de recepción

Es un documento interno que se utilizara para recibir los productos terminados procedentes de la fabricación, donde el bodeguero responsable de ingreso verifica que la documentación este conforme para autorizar el ingreso de los productos.

Tabla #05 Hoja de recepción

AGROVENTAS S.F

Km 1 1/2 Vía a Quichinche Otavalo-Ecuador HOJA DE RECEPCIÓN Nº: Fecha:

Descripción de Producto Código Cantidad Recibida

Observaciones: RESPONSABLE

Elaborado: El investigador

Responsable Descripción de la Actividad

Almacenes  Realizan la requisición de pedidos de productos terminados a bodega, con la aprobación correspondiente y entrega de dicha requisición a bodega.

Bodega,  Entrega los productos solicitados en la requisición de productos terminados, para posteriormente realizar el registro en el kárdex y envía a contabilidad para el registro y control.

6.2.2. Orden de requisición

Esta forma se utilizará para realizar los requerimientos de productos o artículos una vez que se haya constatado la cantidad mínima que existe en los almacenes, y previa autorización respectiva.

Tabla #06 Orden de requisión

Elaborado: El investigador

6.3. Recepción e inspección de inventarios

La inspección y recepción de productos requiere de una serie de procesos y procedimientos, entre ellos tenemos:

AGROVENTAS S.F

Km 1 1/2 Vía a Quichinche Otavalo-Ecuador ORDEN DE REQUISICIÓN Nº 0092

Fecha de Pedido: Fecha de Entrega: Lugar de Entrega:

Cantidad Numero de Código Descripción

Solicitado por : Entregado por :

………. ………..

37 Tabla #07 Recepción e inspección de inventarios

Elaborado: El investigador

Responsable Descripción de la actividad

Bodeguero Recepción:

 Recibe los productos entregados por producción, en base a la hoja de recepción.

Inspección

 Procede a inspeccionar los productos, verifica, controla, mide, pesa y constata su estado.

 Si se encuentran a entera satisfacción del Bodeguero, sumilla la hoja de recepción y pone el visto bueno, caso contrario, se procede a su devolución.

 Envía hoja de recepción a Contabilidad para el registro correspondiente.

Codificación

 Procede a codificar a los productos y almacenarlos temporalmente, luego de que se ha realizado el registro en las tarjetas kárdex individuales.

Gráfico #03 Flujograma de procedimientos para la recepción e inspección Elaborado: El investigador INICIO Recepción de Productos Inspección y verificación Devolución por inconformidad Codificación de los productos Registro en kárdex individual Envía a Contabilidad Archivo FIN

6.4. Almacenamiento y entrega de inventarios

In document Modelo de control de inventarios de productos elaborados y comercializados en la empresa Agroventas S. F. en la ciudad de Otavalo (página 32-73)