Constituir el Comité de Seguimien to de la evaluación

Como ya se ha señalado, es necesario abrir un espacio para que los beneficiarios, los socios locales u otros actores puedan participar en el diseño de la evalua- ción de forma que sus necesidades también queden reflejadas en los objetivos de la misma. Para ello se propone la creación de un grupo de trabajo o Comité

de Seguimiento en el que se vean representados los

grupos de actores más relevantes para la evaluación. Comprobará que la participación activa de estos acto- res en la fase de diseño de la evaluación, además de una mayor exactitud y profundidad de la información que requiera el proceso, proporcionará más credibili- dad y aceptación de los resultados que se generen, que es un elemento clave para asegurar la aplicación efectiva de las recomendaciones de la evaluación para mejorar la calidad del conjunto de la política de ayuda. Además, más adelante verá cómo la eficacia de la eva- luación mejora si la participación se mantiene durante el desarrollo de la evaluación.

Siempre que asegure una coordinación mínima entre su unidad como gestora de la evaluación, el equipo evaluador y los informantes clave, quedará garanti- zado en gran medida el desarrollo de una evaluación participativa, sin necesidad de crear un órgano formal y específico para ello. Sin embargo, en este epígrafe se presenta una propuesta de máximos. Es decir, se describen la naturaleza y funciones de una estructura formal de apoyo a la gestión del proceso evaluativo, el Comité de Seguimiento, capaz de dar respuesta a las evaluaciones más complejas que requieren de espa- cios de participación amplios.

El Comité de Seguimiento le proporcionará un canal de coordinación y comunicación para facilitar y propiciar la participación de los actores clave durante todo el pro- ceso de evaluación. Recuerde que el objetivo último de la participación es el de mejorar la calidad y utilidad

de la evaluación gracias a la apropiación de sus resul- tados por parte de todos los actores involucrados en la intervención.

Las funciones del Comité de Seguimiento se extienden a todas las fases de la evaluación, y no sólo a la de dise- ño, en la que se encuentra ahora. A continuación se pre- senta un listado con algunas de las más importantes:

Facilitar la participación de los actores implicados en el diseño de la evaluación: identificación de ne- cesidades de información, definición de objetivos y delimitación del alcance de la evaluación.

Aprobar los documentos de planificación de la eva- luación: Plan de Evaluación, Plan de Trabajo y Plan de Comunicación.

Aportar insumos y participar en la redacción de los Términos de Referencia para la contratación de los servicios de asistencia técnica para la evaluación.

Facilitar al equipo de evaluación el acceso a toda la in- formación y documentación relevante de la interven- ción, y a los agentes e informantes clave que deban participar en entrevistas, grupos de discusión o cual- quier otra técnica de recopilación de información.

Supervisar la calidad del proceso y los documentos e informes que se vayan generando para enrique- cerlos con sus aportaciones y asegurar que se da respuesta a sus intereses y demandas de informa- ción sobre la intervención.

Difundir los resultados de la evaluación, especial- mente entre las organizaciones y entidades de su grupo de interés.

De estas funciones se deriva un perfil de los in- tegrantes del Comité de Seguimiento eminente- mente técnico que, además de una implicación directa en la intervención, requiere un compromi- so y dedicación importantes con la evaluación.

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FASE I: Diseñando la evaluación

Aunque como responsable de la gestión de la evalua- ción deberá coordinar la actividad del Comité de Segui- miento, su funcionamiento se debe basar en una serie de compromisos y acuerdos entre sus integrantes. Cuando establezca las bases sobre las que se definan estos acuerdos, tenga presente que en todo momen- to deberá velar porque el funcionamiento del Comité permita la participación igualitaria de todos los agentes clave que ha seleccionado. Para ello, es aconsejable que se defina un mecanismo de funcionamiento (nú- mero de reuniones a mantener, dinámica de las reunio- nes, revisión de informes intermedios, etc.) acordado entre todos los miembros que lo compongan.

Sin embargo, esto no impide que se puedan estable- cer roles diferentes para cada actor. Así, además de la suya, otras entidades pueden ser nombradas como responsables de la organización y funcionamiento del Comité de Seguimiento.

Para asegurar el correcto cumplimiento de las funcio- nes del Comité de Seguimiento, es preciso que progra- me la celebración de, al menos, cuatro reuniones:

Inicial. Durante esta primera sesión se deberá cons- tituir formalmente el Comité de Seguimiento y llegar a un acuerdo sobre sus normas de funcionamiento. Pero el objetivo principal es discutir y analizar las de- mandas de información de cada integrante para al- canzar un acuerdo sobre las preguntas clave a las que debería dar respuesta la evaluación.

De comienzo del estudio. En esta sesión se presenta el equipo evaluador ante el Comité de Seguimiento y se revisa el Plan de Trabajo y la propuesta metodoló- gica para llevar a cabo la evaluación.

Intermedia/s. Durante la fase de desarrollo del estudio de evaluación, será necesaria una segunda sesión (o las que se estimen oportunas) para supervisar el in- forme borrador de la evaluación u otros productos

Existe un consenso generalizado sobre la importancia de incorporar progresivamente las demandas informativas de los socios locales y los beneficiarios de la ayuda para asegurar el éxito y la calidad de los procesos de evaluación. Sin embargo, es frecuente observar cómo las evaluaciones desatienden estas demandas para volcarse preferentemente en las de los agentes que generan la motivación para evaluar, principalmente los organismos donantes.

Por ello, resulta esencial que al definir la composición y normas de funcionamiento del Comité de Seguimiento, incorpore fórmulas que eviten sesgos en la participación de estos actores en la evaluación y refuercen su papel como demandantes de resultados específicos, y no solo como informantes clave.

Algunas de estas fórmulas pueden ser, por ejemplo, apoyar económicamente los gastos que se deriven de la participación de estos grupos en el Comité de Seguimiento, programar la celebración de las sesiones del Comité en los lugares de ejecución de las intervenciones, o crear canales de comunicación y mecanismos de toma de decisiones no presenciales, específicamente diseñados para facilitar la participación de estos actores

PARTE II: El ciclo de la evaluación: un itinerario a recorrer

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preliminares, de forma que los miembros del Comité tengan acceso a un avance de los resultados y la po- sibilidad de realizar las observaciones y aportes que estimen oportunos de acuerdo a sus expectativas.

Final. Esta última sesión servirá para la presentación del Informe Final de evaluación y el lanzamiento del Plan de Comunicación y la preparación de la incorpo- ración de las recomendaciones correspondientes. Recuerde que, aunque se hayan avanzado algunas de las responsabilidades que el Comité de Seguimiento asumirá durante el resto del proceso de evaluación, su papel central durante la etapa en la que se encuentra es la de asegurar que las necesidades de los agentes clave se ven correctamente reflejadas en los objetivos de la evaluación que debe definir.

2.4 Definición de los objetivos de la