3. FUNCIONALIDADES DE LA ENTRADA DE COMPROBANTES
3.1 CONSULTA DE COMPROBANTES
Para consultar la contabilización de un comprobante, basta con ingresar al módulo de Contabilidad – Generación de Comprobantes – Entrada de comprobantes y llamar el tipo de comprobante a consultar.
En la parte inferior aparecerán tres opciones, las cuales son ANULA, BORRA O IGNORA.
¾ IGNORA: Esta opción es utilizada cuando se quiere consultar un comprobante sin realizar ninguna modificación en el.
¾ ANULA: Esta opción se usa para anular documentos que no van a ser utilizados posteriormente.
¾ BORRA: Esta opción se utiliza para modificar o corregir comprobantes ya sea en su valor, producto, etc. o simplemente para reversar un documento que será utilizado posteriormente.
Si se quiere modificar un documento sin perder lo digitado, al borrar el comprobante se deberá llamar inmediatamente sin salir de la Entrada de comprobantes, ya que al hacerlo, el comprobante quedará borrado.
Al llamar de nuevo el comprobante, aparecen en la pantalla las siguientes opciones:
¾ REGISTRO A REGISTRO: Permite repasar el comprobante desde el primer hasta el último ítem.
¾ UNO EN ESPECIAL: Esta opción es utilizada cuando se conoce el ítem del comprobante que se va a modificar, evitando así repasar todo el comprobante.
RECUERDE: Si modifica un valor en la partida débito, debe modificar la partida crédito, ya que SIIGO no permite grabar comprobantes descuadrados.
TALLER
DEFINICION DE DOCUMENTOS
Y SALDOS INICIALES
SIIGO VENDEDOR
WINDOWS
3
PORTAL DE CLIENTES
Acceso a Actualizaciones
Ubíquese en el escritorio del equipo y de clic al icono para acceso a la página www.siigo.com, y allí ingrese por el portal de clientes
Digite su usuario y clave de acuerdo a la que le fue asignada por el Asesor en la Sesión 2, teniendo en cuenta que User Name corresponde a su serial y Password a su clave.
Una vez allí, a modo de prueba ingrese por la opción de Actualizaciones, escoja Actualización Parcial lea las instrucciones que aparecen a continuación y paso seguido genere dicha actualización cualquier inquietud consulte al Asesor de Servicios.
1. Por favor verifique la versión que aparece en la parte superior derecha, ya que de esta depende la que le entrega el sistema: Desea saber que versión le entregará el sistema?
Nota: Si por algún motivo la versión no corresponde ingrese a 51 - Solicitud de Servicios Vía Web y reporte la novedad.
2. Revisada la versión de click en el botón Iniciar.
3. Al ingresar aparece la versión en la cual se encuentra y sobre la cual el sistema le entregara los archivos correspondientes.
Indique los archivos y de qué módulo, basta con digitar el nombre del archivo mas no necesariamente la extensión, ya que el sistema busca todos los archivos que inicien con el nombre indicado.
Ejm. Archivos de Cartera Z301. El sistema busca todos los archivos que inician por Z301* de acuerdo con la versión.
4. Luego de indicar los archivos de clic en el botón Continuar y el sistema inicia la búsqueda de los archivos indicados.
5. Después de terminado el proceso el sistema muestra como resultado los link de los archivos solicitados más los archivos de personalización. Para el ejemplo
Acceso a Preguntas Frecuentes
Ingrese por la opción de Preguntas Frecuentes / FAQ.
Una vez allí, Ingrese por la opción de búsqueda por modulo, ubique el modulo CONTABILIDAD categoría PARAMETROS y busque los siguientes instructivos, léalos y relaciónelos con la información expuesta en la Teoría de esta Sesión.
Cómo se define la factura de venta? Cómo se define el Recibo de Caja?
Por ultimo, Ingrese por la opción de búsqueda por tema, ubique los siguientes instructivos, léalos y relaciónelos con la información expuesta en la Teoría de esta Sesión.
Cómo se realiza la formulación del presupuesto contable?
Cómo se realiza la formulación del presupuesto de Inventarios? Qué se debe tener en cuenta para el ingreso de los saldos iniciales?
DEFINICION DE DOCUMENTOS
RUTA: Contabilidad – Definición de documentos
Tipo F Factura de Venta
Comprobante 001
Descripción Factura de Venta
Numeración Inicial 1
Numeración Automática Seleccione el campo
Numero de Ítem 64
Pagina Completa Seleccione el campo
Numero de Copias 1
Titulo Factura de Venta
Leyenda Seleccione el campo
Usa Generador No seleccione el campo Actualiza e Imprime Seleccione el campo
Multiusuario No seleccione el campo Redondea Cifras Seleccione el campo
Actualiza Inventarios Seleccione el campo Actualiza Seriales No seleccione el campo Numero de Vencimientos 006
Descuento en Producto No seleccione el campo
Régimen Común 47859
Cuenta de Retención Dto. 3 Seleccione el campo Cruza Remisión/Pedido/etc No seleccione el campo Obliga el Cruce No seleccione el campo
Cuentas de ICA: Anticipo 135518 Retenido 236805 Cta.Rte.IVA 135517
Descuentos Cargos
Descuento 417510 Fletes 423580
Retención 135515 IVA 240805
Datos Complementarios
Impuesto Estándar Dto. x ítem S Numero de Autorización de la DIAN 145787
Numeración Autorizada 00001 88000
Fecha de Autorización 2006/10/30
Recalcula el IVA en el Total No seleccione el campo Utiliza cantidades de Productos
con 2 decimales No seleccione el campo Utiliza Precio Unitario Con 2 Decimales Seleccione el campo
Mensaje Fijo para la factura Gracias por su compra _________________________________
Tipo P Registro de compras
Comprobante 001
Descripción COMPRAS INV.
Numeración Inicial 00001
Numeración Automática Seleccione el campo
Numero de Ítem 64
Pagina Completa Digite S
Numero de Copias 1
Titulo COMPROBANTE DE COMPRA DE INV.
Leyenda Seleccione el campo
Usa Generador No seleccione el campo Actualiza e Imprime Seleccione el campo
Multiusuario No seleccione el campo Redondea Cifras Seleccione el campo
Numero de Vencimientos 006
Cruza o.Compra/N.Ent/NoCruza No seleccione el campo Obliga el Cruce No seleccione el campo Actualiza Inventarios Seleccione el campo Cuenta de Retención Dto. 3 Seleccione el campo Imp. Cetif. No seleccione el campo IVA a reg.simplif. 240830
Cuentas de ICA Retenido 236805 Cta.Retencion.IVA 236705
Descuentos Cargos
000000 000000
000000 000000
Retención 236540 IVA 16% 240810
Utiliza cantidades de Productos
Tipo G Egresos
Comprobante 001
Descripción Comprobante de Egreso Numeración Inicial 00001
Numeración Automática Seleccione el campo
Numero de Items 64
Pagina Completa Seleccione el campo
Numero de Copias 1
Titulo Comprobante de Egreso
Leyenda Seleccione el campo
Usa Generador No Seleccione el campo Actualiza e Imprime Seleccione el campo
Multiusuario No Seleccione el campo Redondea Cifras Seleccione el campo
Cuenta de Bancos 1110050101 __________________________________________
Tipo R Recibo de Caja
Comprobante 001
Descripción Recibo de Caja
Numeración Inicial 00001
Numeración Automática Seleccione el campo
Numero de Ítem 64
Pagina Completa Seleccione el campo
Numero de Copias 1
Titulo Recibo de Caja
Leyenda Seleccione el campo
Usa Generador No Seleccione el campo Actualiza e Imprime Seleccione el campo
Multiusuario No Seleccione el campo Redondea Cifras Seleccione el campo
Cuenta de Caja 1105050000
Cuenta de Int. De Mora 4210050000 Cuenta de Bono 0000000000
INFORME DE DEFINICION DE DOCUMENTOS
RUTA: Contabilidad – Definicion de documentos – Impresión parámetros de documentos.
SALDOS INICIALES DISPONIBLE
La sistematización de la información se programó con fecha de Diciembre 31 de 2003, por tanto se incluirá saldos iniciales de disponible, inventarios, cartera y proveedores a esta fecha.
RUTA: Contabilidad – Generación de comprobantes – Entrada de comprobantes.
Digitar L y la tecla F2 o , elegir el L que se titule saldos iniciales, al digitar enter se ubica en numero, iniciamos con el No. 1, Vendedor 001, fecha 31 Diciembre de 2003.
Se incluirá la información del disponible de acuerdo al siguiente cuadro:
CUENTA 1105050000 NATURALEZA Debito
NIT 800.200.300
DESCRIPCION Saldos iniciales disponible
VALOR 1.000.000
CUENTA 1110050100 NATURALEZA Debito
DESCRIPCION Saldos iniciales disponible (Digite la tecla de función F2 para repetir la descripción)
NATURALEZA Debito DESCRIPCION Saldos iniciales disponible (Digite la tecla de función F2 para repetir la descripción)
VALOR 10.000.000
CUENTA 1120050100 NATURALEZA Debito
DESCRIPCION Saldos iniciales disponible (Digite la tecla de funcion F2 para repetir la descripción)
VALOR 2.500.000
CUENTA 9999990000 NATURALEZA Crédito
DESCRIPCION Saldos iniciales disponible (Digite la tecla de funcion F2 para repetir la descripción)
VALOR 15.500.000
RECUERDE
La cuenta 999999 o cuenta puente es la que sirve para realizar el cuadre en los comprobantes de saldos iniciales.
Digite la tecla F1 o nos permite grabar el respectivo comprobante.
CARTERA o CUENTAS POR COBRAR
RUTA: Contabilidad – Generación de comprobantes – Entrada de comprobantes.
La Empresa Inversiones KBO S.A. tiene saldos en sus cuentas por cobrar, por esta razón es necesario incluir las facturas pendientes por cobrar vencidas y por vencer por cada uno de los clientes de la empresa.
Digite L y la tecla F2 o , escoja el L que se titule saldos iniciales, al digitar enter se ubica en numero, continuamos con el No. 2, Vendedor 001, fecha 31 Diciembre de 2003.
Se incluirá la información de las cuentas por cobrar de acuerdo al siguiente cuadro, y crear los datos del Cliente en caso de ser necesario:
CUENTA 1305050000
CENTRO DE COSTO 1
NIT NIT DEL CLIENTE (Ver recuadro inferior)
DATOS GENERALES Documento cruce
Fecha de vencimiento
NATURALEZA Debito
DESCRIPCION Saldos iniciales de cartera
VALOR Valor del documento
CUENTA NIT DEL
CLIENTE NOMBRE DEL CLIENTE DOCUMENTO FECHA VENCIMIE NTO NA T VALOR 1305050000 860522232 ALMACEN EL MAXIMO F-001-00001- 001 2006-10- 15 D 3125000 1305050000 860522232 ALMACEN EL MAXIMO F-001-00001-002 2006-11-15 D 2500000 1305050000 830608862 DISTRIBUID ORA SAN FELIPE F-001-00002- 001 2006-12-01 D 1000000 1305050000 890546987 COMERCIALI ZADORA DIRO LTDA. F-001-00003- 001 2006-12-24 D 6400000 1305050000 820159753 ALMACEN DON FERNANDO F-001-00004- 001 2006-02-29 D 10000000 9999990000 C 2302500 0 RECUERDE
La cuenta 999999 o cuenta puente es la que sirve para realizar el cuadre en los comprobantes de saldos iniciales.
Digite la tecla F1 o nos permite grabar el respectivo comprobante. Terminado el proceso verificamos dichos saldos con los siguientes listados:
ESTADO DE CUENTA
RUTA: Cartera – Estados de cuenta – Pantalla Se incluirá la información de acuerdo al siguiente cuadro:
A UN CORTE ANTERIOR N
NIT 860522232
CARTERA MOROSA - TOTAL
RUTA: Cartera – Cartera Morosa – Total – Ordenada por Nro.
Se incluirá la información de acuerdo al siguiente cuadro:
A UN CORTE ANTERIOR N ORDENAMIENTO ALFABETICO NIT DESDE 0 NIT HASTA 9999999999999 SUCURSAL DESDE 0 SUCURSAL HASTA 999 CUENTA DESDE 1305050000 CUENTA HASTA 1305050000
COMANDOS DE IMPRESIÓN VISTA PRELIMINAR
PROYECCION DE VENCIMIENTOS
RUTA: Cartera – Proyección de vencimientos – Proyección general. Se incluirá la información de acuerdo al siguiente cuadro:
FECHA INICIAL 2004-01-01 FECHA FINAL 2004-12-31 NIT DESDE 0 NIT HASTA 9999999999999 SUCURSAL DESDE 0 SUCURSAL HASTA 999
INVENTARIOS
La Empresa de capacitación s.a tiene saldos en materia prima y producto
terminado, por esta razón es necesario incluir las dos por cada una de las bodegas existentes.
Digite L y la tecla F2 o , escoja el L que se titule saldos iniciales, al digitar enter se ubica en numero, continuamos con el No. 3, Vendedor 001, fecha 31 Diciembre de 2003.
Se incluirá la información de los inventarios de acuerdo a la siguiente información:
DESCRIPCION Saldos iniciales de inventario NATURALEZA Debito DATOS GENERALES Remítase a la tabla de datos generales BODEGA 001 CANTIDAD Remítase a la tabla de datos generales
VALOR Cantidad X Vr unitario
TABLA DATOS GENERALES
Digite L y la tecla F2 o , escoja el L que se titule saldos iniciales, al digitar enter se ubica en numero, continuamos con el No. 4, Vendedor 001, fecha 31 Diciembre de 2003.
CUENTA DESCRIPCION CANTIDAD NAT VALOR
140505 Caliza Mineral Ref. 3030 200 Deb 3000000 140505 Caliza Mineral Ref. 4040 300 Deb 4500000 143005 Vajilla Toscana 6 puestos 150 Deb 6000000 143005 Vajilla Valladolid 4 puestos 100 Deb 3000000
999999 Cuenta Puente Cred 16.500.000
RECUERDE
La cuenta 999999 o cuenta puente es la que sirve para realizar el cuadre en los comprobantes de saldos iniciales.
Digite la tecla F1 o nos permite grabar el respectivo comprobante.
Terminado el proceso verificamos dichos saldos con los siguientes listados:
VALORIZACIÓN DE SALDOS
RUTA: Inventarios – Valorización de saldos – Valorización de saldos genreales.
MES DE CORTE 12
PRODUCTO DESDE 0000000000000
PRODUCTO HASTA 9999999999999
COSTO UNITARIO / ULT VALOR COMP. COSTO UNITARIO
INCONSISTENCIAS N CANTIDADES A 5 DECIMALES N
COMANDOS DE IMPRESIÓN VISTA A EXCEL
Este listado se titula VALORIZACIÓN DE SALDOS y permite analizar la valorización total del inventario mostrando saldos y costo de cada uno de los productos y el valor total del inventario.
Al analizar el listado notara que muestra el costo unitario de cada producto, la cantidad existente como saldo y la valorización total del inventario.
MOVIMIENTO CUENTAS
RUTA: Contabilidad – Administración de cuentas contables – Movimiento general.
CUENTA: Digite la cuenta 1430050000
PROVEEDORES o CUENTAS POR PAGAR
RUTA: Contabilidad – Generación de comprobantes – Entrada de comprobantes.
La Empresa Inversiones KBO LTDA. tiene saldos en sus cuentas por cobrar, por esta razón es necesario incluir las facturas pendientes por cobrar vencidas y por vencer por cada uno de los clientes de la empresa.
Digite L y la tecla F2 o , escoja el L que se titule saldos iniciales, al digitar enter se ubica en numero, continuamos con el No. 2, Vendedor 001, fecha 31 Diciembre de 2003.
CUENTA 2205050000
CENTRO DE COSTO 1
NIT NIT DEL PROVEEDORE (Ver recuadro
inferior)
DATOS GENERALES Documento cruce
Fecha de vencimiento
NATURALEZA Debito DESCRIPCION Saldos iniciales de proveedores
VALOR Valor del documento
CUENTA NIT DEL
CLIENTE NOMBRE DEL CLIENTE DOCUMENTO FECHA VENCIMIEN TO NA T. VALOR 220505000 0 83021498 7 INMOBILI ARIA BECERRA Y FONSECA S.A. P-001-00178- 001 2006-12-15 C 500000 220505000 0 830214987 INMOBILIARIA BECERRA Y FONSECA S.A. P-001-00178- 002 2007-01-15 C 500000 220505000
0 98741236 ARENAS ARENAS & LTDA P-001-4377- 001 2006-12-01 C 4100000 220505000 0 899952123 KADELL INTERNA CIONAL LTDA. P-001-15452- 001 2006-12-24 C 860000 220505000 0 899952123 KADELL INTERNA CIONAL LTDA. P-001-8778- 001 2006-08-29 C 910000 999999000 0 D 687000 0 RECUERDE
La cuenta 999999 o cuenta puente es la que sirve para realizar el cuadre en los comprobantes de saldos iniciales.
Digite la tecla F1 o nos permite grabar el respectivo comprobante. Terminado el proceso verificamos dichos saldos con los siguientes listados: ESTADO DE CUENTA
RUTA: Proveedores – Estados de cuenta – Pantalla Se incluirá la información de acuerdo al siguiente cuadro:
A UN CORTE ANTERIOR N
NIT 899952123
MOVIMIENTO DE PROVEEDORES
RUTA: Proveedores - Movimiento de proveedores – Movimiento auxiliar.
Se incluirá la información de acuerdo al siguiente cuadro:
MES 12 a 12
NIT 830214987
SALDOS MOROSA - TOTAL
RUTA: Proveedores – Saldos moroso – total – Cuenta –General Se incluirá la información de acuerdo al siguiente cuadro:
A UN CORTE ANTERIOR N
CUENTA DESDE 2205050000
CUENTA HASTA 2205050000
CENTRO DE COSTO DESDE 0000
CENTRO DE COSTO HASTA 9999
DESEA EL INFORME CON SUBCENTROS N